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【ローコードでのイベント運営】カコムス社共催セミナーの内容をご紹介!

公開日:2023/11/14  更新日:2024/02/17
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2023年10月18日(水)カコムス社共催セミナー実施!

弊社とカコムス株式会社(以下、カコムス社)は、2社共同でのセミナーを実施いたしました。

カコムス社はMicrosoft 365の構築支援サービスを提供しており、Microsoft 365を利用した様々な運用改善を得意としている企業です。
弊社は『Cuenote FC』というメール配信システムを活用した高速確実かつ簡単なメール配信を得意としています。

この記事では、共催セミナーでは各社の得意領域についてどのようなテーマ、建付けで話したのか、セミナー内で話した実際の運用例と併せて紹介します。


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本セミナーの実現に至った経緯

昨今、BtoBマーケティングにおいて、リードの獲得に大きく寄与する『イベント』
この『イベント』をいかに最小の工数で数をこなすかが重要になってきています。

しかし、現状多くの企業ではイベント運営を手作業メインで行い、多くのリソースを割いてしまっています。なるべく工数を割きたくないという思いはあるものの、自動化のやり方がわからずに悩まれている方も多いと思います。

そこで、Microsoft 365の構築支援サービスを提供している「カコムス株式会社」とメール配信システムを提供している「ユミルリンク株式会社」での共催セミナーを実施することが決まりました。

これより、「Microsoft 365」と「メール配信システム」を利用して実際どのように工数を削減するのかをお話したセミナー本編の内容をご紹介します。

当日のセミナーを視聴できなかった方はぜひご覧ください。

ローコードで業務改善!手作業満載のイベント準備をMicrosoft365とCuenoteで効率化

カコムスについて

カコムス株式会社は50年以上の業務経験により培われた業務知識や技術、ノウハウ等を活かし各ソリューションを提供しています。

近年ではBIを起点にデータドリブン経営をご支援するITコンサルや、自社商材として社内ポータルサービスやバーチャルイベントプラットフォームといったものも手掛けているそうです。今回のセミナーでご紹介するMicrosoft 365では専門部署がライセンス販売から導入支援、教育など幅広く対応されております。

スピーカーは営業部の岡田 麻由さんです。ローコード開発のプラットフォームであるPower Platformを活用して、非エンジニアの営業部メンバーが、どのように業務を自動化・効率化したのかについて、お話頂きました。

ローコードについておさらい

ローコード開発とは、ほとんどコードを書かずに開発することであり、高度なプログラミングや専門的な知識がなくても開発ができるものです。
近年とても注目されている手法で、ガートナー(IT分野を中心とした調査・助言を行う企業)によると「新しいアプリケーションの70%は2025年にはローコードで開発される」と予測されています。

なぜ今、ローコード開発が注目されているのか?

従来のシステム開発は、IT部門ITベンダーが主導で現場へのヒアリングやベンダーとの調整・要件定義・設計・構築・導入までを実行していました。
しかし、従来のシステム開発では以下のような課題が出てきています。

・スピード感がない
・予算規模が大きい
・運用保守に工数がかかる

システム開発には多くのリソースと時間、工数、お金がかかります。また、近年、開発者が不足してきていることも課題の一つです。

ローコード開発を現場部門が習得することで、高度なプログラミングのトレーニングを受けなくても現場が必要な仕組みを必要な時に作ることができるのです。
最近では現場部門で開発する人のことを『市民開発者』と呼ぶことも増えています。

Power Platform 概要

Microsoft社が提供しているローコード開発ツールが今回ご紹介するPower Platformです。
データ分析やアプリ開発、プロセス自動化、チャットボット開発、ウェブサイト開発が、ほとんどコードを書かずにできるサービス群となっております。

Power Platform・Power BI・Power Apps ・Power Automate ・Power Virtual Agents・Power Pages ・Microsoft Dataverse・データコネクタ・AI Builder

事例紹介

今回紹介する事例で使ったサービス

これから紹介するカコムス社での事例で使用したサービスは以下になります。

Microsoftソリューション・Power Automate ・Power BI ・Power Apps ・Forms ・SharePoint Online

これらのMicrosoftソリューションに加えて、メール配信部分では弊社のソリューションである『Cuenote FC』をご利用いただいています。

申込から当日受付までの流れ

イベントの基本的な流れとして、申込~当日受付までがあります
以下ではそのフローについて紹介します。

  • 1申込
    イベントの申込フォームから申し込みを受け付けます。
  • 2受付完了連絡
    申込が正しく受け付けられたことを申込者にメール通知をします。
  • 3申込者管理・集客
    申込者がどれだけいるのかを管理し、申込状況に応じて集客を行います。
  • 4リマインド連絡
    参加率を高めるために申込者に対してリマインドのメール通知をします。
  • 5当日受付
    当日の出欠確認をします。

業務フロー(Before)

※下記の図は10月18日の共催セミナーにてカコムス社が実際に投影した資料から切り取ったものです。

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こちらの図からわかるように、イベント運営の一連のフローの中で課題となっている箇所が4つあります。

【課題】
1. Excelへの申込者情報の手作業転記
2. 集客状況や定員もExcelを都度確認
3. 受付は紙運用、出欠結果は帰社してからExcelへ転記
4. 集客メールやリマインドメールはメーラーでのBCC配信

上記の4つの工程にて『Power Platform』と『Cuenote FC』を使用して工数の削減、効率化を行っていきます。
この次では改善後の業務フローをお見せします。

業務フロー(After)

※下記の図は10月18日の共催セミナーにてカコムス社が実際に投影した資料から切り取ったものです。

after_flow.png

以下、4つの改善方法を紹介します。

【改善方法】
1. Excelへの手作業転記をSharePoint OnlineのリストとPower Automateを使って自動化(①②)
2. 集客状況確認をPower BIでリアルタイムに可視化。(③)
定員チェックはPower Automateを使い、Excelを見に行かずとも自動通知(④)
3. 当日受付はPower Appsでアプリ化。タブレットからその場で出欠状況を更新。(⑤)
4. メールはCuenoteで一斉配信(⑥)
※①~⑥は図の箇所に対応

『Power Platform』と『Cuenote FC』を使用した運用に変えるだけでこれだけの工数の削減が実現できるようになります。イベント運営の工数削減方法は他にもあるので、一気にすべてを変更しようとするとどうしても気が重くなってしまいます。簡単に変えられる部分から自動化していくことがポイントです。

〇カコムスで導入したお客様のPower Platform活用事例はこちら
ソシオークホールディングス株式会社様
Microsoft 365を活用し、社員同士が「感謝の気持ち」を送り合える仕組みを構築
https://www.kacoms.co.jp/example/jirei_socioak/

業務効率が格段に上がるメール活用術

ここからは弊社ユミルリンクのパートを紹介します。弊社ではイベント運営の中からメール配信部分の工数削減についてお話ししました。
イベント運営の中のメール配信部分を「集客メール」「リマインドメール」「お礼メール」の3つの工数に分けてそれぞれの効率化について紹介します。

集客メールで工数削減

皆さんがイベントを企画、運営する立場だとします。折角企画したイベントですからたくさんの人に来てもらいたいと思うのは当然です。

なので皆さんよくやりがちなのが「集客メールの文面にたくさんの情報を書いてしまう」これだと思います。もちろん一概によくないというわけではありませんが、毎回の集客メールの本文検討に時間を割いているとかなりの時間を取られてしまいます。

そこで弊社が行ったのがテンプレート運用での作業効率改善です。実際にこの運用をする前と後では作業時間が2時間→30分に削減されました。

しかし、ここで疑問になるのが「文面をテンプレートにしたら見てもらえないんじゃないの?」という疑問です。そこで、弊社では「しっかり作り込んだ文面」と「文字を削減かつテンプレート化した文面」でクリック率の調査を行いました。

集客メールの工数を減らすために検証!

※下記の図は10月18日の共催セミナーにて弊社が実際に投影した資料から切り取ったものです。

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検証の結果、文面を削減かつテンプレート運用に変更してもクリック率に変化は見られませんでした
何度か試してみましたがどの検証においてもクリック率に差が見られないことから、文面を最後までしっかり見ている人は多くないということがわかりました。

もちろん文面がしっかりと作り込まれている方が読みごたえがあっていいという意見もありますが、大部分の人は1スクロール以内に欲しい情報が「ある」か「ない」かで判断していると考えました。

リマインドメールで工数削減

集客メールを送って申込をしてくれたお客様が必ず当日に参加してくれるとは限りません。申込んだことを忘れてしまっている方も時にはいます。
そんな時に改めてセミナー当日の参加を促すメールをリマインドメールとして送ると思いますが、これが意外と手間となるのです。

できれば5営業日前、3営業日前、開催前日の3回のリマインドをおくりたいが毎回設定を行っているとそれだけで合計1時間以上の作業となりかねません。
そんなときに便利なのがステップメール機能です。一度の配信設定で3回分のリマインドを設定可能になります。以下では実際にどのくらい工数を削減できるか検証しています。

リマインドメールの工数を減らすために検証!

※下記の図は10月18日の共催セミナーにて弊社が実際に投影した資料から切り取ったものです。

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検証の結果、合計で1時間~1.5時間かかっていたリマインドメール設定の作業が30分の作業1度のみで行えるようになりました。リマインドメールは地味ですが参加率を高めるために大切な作業になるため、いかに時間をかけずに作業を回していくかがポイントになります。

皆さんもぜひステップメールを活用した運用をしてみてください。

お礼メールで工数削減

イベントに参加してくれたお客様へのお礼メールは、セミナー参加者を商談まで繋げるうえで一番大切な工程になります。
しかし、意外とやってしまいがちなコンタクト方法として、初回のお礼メールを送付後にコンタクトを取らなくなってしまうというやり方です。
折角セミナーに参加してもお礼メールが一度きりではお客様の熱もすぐに冷めてしまいます。できるだけ時間をかけずに2度目3度目のメールを送信するためにシナリオメールを使いましょう。以下では実際にどのくらい工数を削減できるか検証しています。

お礼メールの工数を減らすために検証!

※下記の図は10月18日の共催セミナーにて弊社が実際に投影した資料から切り取ったものです。

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検証の結果、合計で1時間を超えてくるお礼メールの配信作業が30分以内で3度目までのメール配信設定が可能となりました。相手のメール開封状態やURLクリック状態に応じたメール文面の出し分けができるため、都度の配信設定にかけていた時間を1度にまとめてかつ効果的な配信ができます。

皆さんもぜひシナリオメールを活用した運用をしてみてください。

まとめ

今回は、「Microsoft 365」と「メール配信システム」を活用したイベント運営の効率化をテーマとしてセミナーを開催いたしました。もちろん今回紹介したローコードでの運営やメール配信システムの利用だけですべてが自動化というわけにはいきませんが、多くの時間を割いている運営工程をかなり効率的に改善できるものとなっています。

弊社とカコムス社は今後も様々なテーマでセミナーを開催しようと考えているため、前回参加してくださった方もそうでない方も次回以降のセミナーに期待していただけると幸いです。


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この記事の著者

五月女 翔
某ITベンチャー企業にてフィールドセールスに携わる。 ユミルリンク入社後はインサイドセールス担当として、獲得リードのナーチャリング~商談化を担う。普段お客様との電話コミュニケーションで得た経験から、「お客様に寄り添ったわかりやすい記事」を心掛けています。
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東証グロース上場のユミルリンク株式会社は、18年以上にわたり、メール配信システムをクラウドサービス・ソフトウェアとして提供し、メールに関する専門的な技術や運用ノウハウを蓄積してきました。
メール以外にも、SMS配信サービスWEBアンケート・フォームシステムもクラウドサービスとして提供しています。

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