【2023年】メール配信システムとは？機能やサービス比較、目的別の選び方。おすすめポイントを解説！

デジタルマーケティングにおいて今もなお高い効果を期待できる「メールマーケティング」。そこで必要不可欠なのが「メール配信システム」の活用です。なぜなら、多くの会員・ユーザーを有する企業から個人への一斉メール配信においては、私たちが普段使用しているGmailやyahoo等のWebメールサービスや、Outlook、thunderbird等のデスクトップクライアントを利用することができないからです。

加えて、高速かつ確実に大量のメールを配信するためには、独自のノウハウや技術が必要となってきます。そこで今回は、企業におけるメール配信システムの選び方や比較のポイント、導入にあたってのメリット・デメリットまで詳しく解説します。

メール配信システムの導入を検討している、またはすでに運用しているが、改善を図りたいとお考えの方は是非参考にしてみてください。

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●メール・メルマガ配信システムの比較ポイントは？
●メール・メルマガ配信システムを導入するメリット・デメリットと注意点は？
●【2023年最新版】メール・メルマガ配信市場の動向とは？

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メール配信システムとは

メール配信システムとは、「メール文面を作成する」「配信先のメールアドレスを登録する（リスト化する）」「指定したアドレスに対し、メールを一斉送信する」といった、メール配信における一連の流れを簡単に行うことができるツールです。

本コラムを読まれている方の中にも、一度は企業や店舗からのプロモーションメールを受信したことがあるのではないでしょうか。メルマガやお知らせメールなど、一斉に送る必要があるメールのほとんどはこのメール配信システムを利用して配信されています。

メール配信システムを導入するメリット

メール配信業務の効率化になる

メール配信システムを導入していない場合、個別にメールを作成・送信する必要があります。複数人に送る場合は配信先アドレスの設定を毎回行うなど、膨大な時間がかかってしまいます。メール配信システムを導入することでこれらの作業が自動化され、時間短縮になるだけでなく、送信先アドレスの打ち間違いによる送信ミスや情報漏洩のリスク低減にも繋がります。

専門知識不要でデザイン性の高いメールを作成できる

主にプロモーション用途にメールを活用したい場合、受信者に「読みたい」と思ってもらえるメール、すなわちデザイン性の高いメールを作成することが求められます。通常、このようなメールを作成するにはHTMLやCSSの専門知識が必要になりますが、メール配信システムを導入することで、専門知識が無くても直感的な操作でHTMLメールを作成できるようになります。

メールの到達率が改善される

メール配信システムを使わずに、何千件～何万件といった大量のメールを確実に配信することは、実は難しいことなのです。送信者側は送った気になっていても、受信者のフォルダにはメールが届いていなかったということも珍しくありません。メール配信システムを導入することでメールが届かない要因を分析し切り分けることで適切な対応がなされるため、結果として到達率が改善されます。

メール配信システムの選び方・比較すべきポイント

複数サービスがある場合、どこを比較すれば良いのか？

メール配信システムを導入する際や、サービスの乗り換え（リプレイス）を行う際に数社の製品資料を取り寄せ、比較を行う方も多いのではないでしょうか。そんなときに参考にしていただける比較ポイントを書き出しました。

・メールの到達率やスピードなどの実績

実は、大量のメルマガを高速・確実に配信することは蓄積されたノウハウを必要とし、技術力があるベンダーでないと難しいのです。特にメールの到達率や配信スピードはベンダーごとに異なるため、しっかりとした配信実績を持っているベンダーを選ぶのが安心です。

特に大量の顧客リストに対し配信を行う「大規模配信」の用途でメール配信システムを導入する場合は、配信通数や配信実績、サービス稼働率が国内最大規模のベンダーを選ぶことをおすすめします。

　

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・HTMLエディタの有無

デザイン性の高い「HTMLメール」を簡単に作成できるシステムかどうか確認しましょう。画像やタイトルの設定を直感操作で行うことができたり、プレビュー画面を確認することができると、メール作成にかかる時間も短縮できます。

・必要なマーケティング機能が備わっているか

メールマーケティングを行いたい場合、セグメント配信、属性情報の差し込み、行動に応じたシナリオ配信、ABテスト、カゴ落ちメール、API（システム連携）等が備わっているか確認しましょう。

・効果測定、分析機能

開封率、クリック率、コンバージョン率。効果測定を視覚的に確認しやすいか確認しましょう。

・操作性

業務上で使用する機会の多いメール配信システムは、シンプルで使いやすい操作性が求められます。メール作成から配信リスト設定、配信までの一連の動作を簡単に行えるかを確認しましょう。サービス導入前に無料トライアルを実施できる場合もあるので、サービスを提供している会社に問い合わせてみるのがよいでしょう。

・料金

料金形態には、固定型と従量課金の2パターンがあります。配信通数や必要な機能に応じて、可能な限りコストを抑えられるメール配信システムを探すのがおすすめです。また、マーケテイング機能などが標準装備（追加費用無し）で使用できるかどうかも固定費に大きく関わりますので、注意が必要です。

・セキュリティ対策がされているか

メール配信は個人情報を取り扱うため、下記のセキュリティ対策項目が実装されているか確認しましょう。

・通信が暗号化されるか

・データは安全な場所（国内データセンター）で管理されているか

・TLS暗号化に対応しているか

・管理画面へのログイン時に多要素認証を採用しているか

・金融機関など、セキュリティ要求の高い企業に導入されているか

・第三者期間認証（Pマーク、ASP・SaaS情報開示認定、ISMS認証）があるか

※さらに、セキュリティレベルの高い「ISMSクラウドセキュリティ認証」を取得しているベンダーは、より安心した環境でシステムを利用することができます。

・サポート体制は万全か

最後に、サービスの活用に大きくかかわるサポート体制について解説します。電話、メールでのサポートが受けられるかといった基本的な点に加え、導入前からサポートしてもらえ、フレキシブルに対応してもらえるか、導入前後にメール配信の方法やノウハウなどを提供している場（セミナーやブログコンテンツなど）があるか確認しましょう。また、導入事例などのコンテンツがある場合は参考にすると、他社がどのようなサポートを受けていたか具体的に知ることもできます。

クラウド(ASP)型とオンプレミス型とは？

メール配信サービスには大きく分けてクラウド型とオンプレミス（パッケージ）の2種類の提供形態があります。

【クラウド型の特徴】

利用開始までのリードタイムが短い

クラウド型メール配信サービスはSaaS（Software as a Service）としての提供が一般的で、IDとパスワードでブラウザからログインすることで直ぐに使い始めることができます。面倒なソフトのインストールや購入などが不要で、パソコンと通信環境があればOKです。

イニシャルコストが低い

オンプレミスの場合、構築費用やライセンス料として利用開始時に一定のイニシャルコストが発生します。また買い切り型のパッケージソフトの場合も、ソフトの購入代金が発生します。一方、クラウド型サービスではこうした費用は無料もしくは低廉に抑えられているケースが多いです。仮想基盤上にサービスを構築しているため新規顧客毎にハードウェアを導入・整備する必要が無く、基盤の共通化により1社あたりの提供コストを低く抑えられている為です。

必要なセキュリティ対策やアップデートが適宜受けられる

自社でシステムを構築する場合、セキュリティ対策も自社で行う必要があります。加えて、スケールに伴う性能向上のためのアップデートや不具合の修正など、システムの維持には想像以上のコストと手間がかかることがあります。その点クラウドサービスでは、これら必要な対策は提供事業者側が行う為、対策の手間とコストを削減しながら安心して利用することができます。

拡張性、可用性に優れている

メール配信サービスは多くの場合、配信規模や通数によってプランが分かれており、自社ビジネスの伸長に伴いより大規模なメルマガ配信を実施することとなった場合にも、プランの変更などにより容易に環境を拡張することができます。加えて、冗長化などの必要な対策を行っているサービスは可用性にも優れており、99.99%を超えるサービス稼働を実現している事業者もおります。

【オンプレミス型の特徴】

自社の環境内でクローズドな運用ができる

オンプレミスでの構築が要件となるケースの多くは「運用上、メール配信のサーバーを社外に置くことができない」といった理由によるものです。メール配信には、メールアドレスに加え氏名等の個人情報も含まれるため、そうしたデータを社外のサーバーで管理・運用することをセキュリティ対策上禁じている場合もあります。オンプレミス運用とすることでこうした懸念点をクリアしつつ、高速・確実なメール配信のノウハウを採り入れることができます。

事業者側のメンテナンスなど、使いたい時に使えないリスクが少ない

クラウドサービスでは、事業者及び上位サービス（データセンター等）のメンテナンスなどにより、一時的にサービス利用が出来なくなるケースがあります。オンプレミスでは当然ながらそのような心配はなく、自社の管理下において自由にサービスを利用できます。尤も、最近のクラウド型サービスでは「定期メンテナンス無し」としていたり、サービス停止を伴わずにメンテナンスや更新が行えたりするものも多いため、オンプレミス固有のメリットではなくなりつつあるのも事実です。

メール配信システム　有料/無料の比較

メール配信サービスには無料と有料のサービスがありますが、どちらも機能やメリットが変わらなければ当然コストは抑えたいもの。無料と有料のシステムを比較してメリット・デメリットをそれぞれ簡単にご紹介します。

無料のメール配信システム

無料のメール配信サービスの最大のメリットはなんといっても"無料"で利用できるという点です。しかし、使える機能やできることは有料のサービスと比較して限定されます。例えばメールの通数や登録できる宛先のメールアドレス数に制限があり、配信規模によっては無料のサービスでは適さないことがあります。また、特定の機能の利用については有料プランの契約・オプションの申込が必要になるケースもあります。

加えて、設備やセキュリティ投資が最低限でしかないケースもあり、一定レベルの「企業」が使うというよりは「個人事業主」やお試しで利用している割合が多いです。

有料のメール配信システム

有料システムは、特に一定規模以上の顧客に対するメール配信用途において、法人による利用が盛んです。先に触れた通り「高い到達率が実現でき」「機能が充実」していることに加え、サービス利用者向けのサポートデスクによる電話やメール等による手厚いサポート、フォローアップを受けることができるのもメリットです。

加えて、「システムの冗長化」「データセンターの災害対策」等、緊急時でも運用を止めないバックアップ体制が敷かれている、不正アクセスや情報漏洩を防ぐセキュリティ対策が施されている、それを証明する公的認証を取得している、など、安心して利用してもらうための取り組みがされていることも大きな違いです。これらは有料システムの中でも取組レベルに差があるため、比較の際はこれらの有無について見てみると良いでしょう。

上記から、もし一定レベルの運用を目指す場合は無料のシステムでは配信性能・機能共に不足する要素が多くなるため、有料のメール配信サービスを検討する必要があると言えます。一方、有料ですから当然導入後に後悔しないように、次に「失敗しないシステムの選び方」についてもご紹介します。

メール配信市場の最新動向

多彩なマーケティングチャネルが存在する中で、メール配信サービスの導入を検討している方の疑問として、

「デジタルマーケティングの方法として、メルマガは今でも効果があるのか」

「SNSや動画など、新しい手法の方がユーザーに好まれるのではないか」

「費用をかけてメール配信サービスを導入するほどメリットはあるのか？」

といったお声を頂くことも多く、メールが有効なチャネルであるのか懐疑的な面もあると思います。

そこで、これらの疑問について、当社が独自に調査を行った最新のデータを元に、解説していきたいと思います。

メールマーケティングの効果

ECサイトのメルマガ配信

2022年に、当社が独自で行った「国内売上上位のEC事業者を対象にしたメルマガの活用動向調査」では、多いサイトでは1日に14通以上のメールを配信しており、45.0%が1日1通以上のメール配信を行っていることが分かりました。昨年の同調査と比較してもメールマガジンの配信総数は増えており、メールマーケティングの活用は年々益々活発になる傾向にあります。

このように、メールマーケティングを行っている企業は今もなお増加し、企業側のマーケティング担当者もメール配信の効果に注目していることが分かります。

※本調査データは下記ページより無料ダウンロードが可能です。
『2022年度最新メール・メルマガ配信の統計調査』

ユーザー（受信者）側の購買行動

一方、メールマガジンを受け取る側＝ユーザーにとって、メルマガはどれだけの効果をもたらしているのでしょうか。

2022年に当社が実施した調査では、メルマガを受信したユーザーの実に4割が「メルマガをきっかけに商品・サービスの購入を行った」と回答しています。

オンラインに加え、オフラインでの購買においても同等の行動促進の効果が見られ、メールマガジンを受け取るユーザーは「送り元の企業に対する高いエンゲージメント」と「高い購買意欲」を有していることが見て取れます。

一方で、1人当たりの受け取る情報量の増加に伴い、ユーザーは送られる情報の内容により敏感になっており、「自分に関係の無い・興味のない情報」に対してはブロックをする傾向があります。

「どのようなときにメルマガの購読を解除するか」というアンケートでは、実に半数以上のメルマガ受信者が「興味が無い情報ばかりが送られると感じるとき」を挙げています。特に、複数のターゲット層やジャンルを跨いでサービス・商品を展開しているtoCサービスの場合、「男性ユーザーに女性向けの特集メルマガが届いた」等、異なるターゲットへのメルマガ配信が起こりがちです。

ユーザー層毎に異なる興味・関心に応じた細やかなセグメンテーションによりこうしたミスマッチを防ぎ、購読を継続してもらうために、メール配信システムの活用による送り分けを実践している企業も多く存在します。

メルマガ配信については、「メルマガの配信方法とは？作り方からNG手法まで徹底解説」をご一読ください。

SNSとメール配信の目的・効果の違い

ユーザーに対するメッセージ訴求の上で、SNSとメール配信では役割や目的・効果が違います。それぞれの特性に応じた使い分けを実践している企業も多く、「どちらかが優れている」と言うよりは、チャネルごとの役割分担が進んでいる印象です。

SNS

「認知」や「興味」の段階において、消費者にとって身近なメディアであるSNSの活用により「名前・サービスを知ってもらう」ことに繋がります。また、拡散力に優れ、自社のフォロワー以外へのリーチも可能になります。

メール

既にパーミッションを取得したユーザーに対してのみ送られるため、対象数や拡散といった点ではSNSに分がありますが、「比較・検討」「購入」の段階においては情報の「質と量」が求められるため、リッチコンテンツを含めた十分な情報量を持つメールの活用は有用です。

※あるCRMのチャネルごとのコンバージョン率を調べた調査データ

メール配信システムを活用した成功事例

ここでは、メール配信システムをどのように役立てているのか、企業の導入事例を紹介します。

▶サッポロビール株式会社様

▶株式会社エニグモ様

メールやメルマガの配信は顧客とのコミュニケーションに欠かせない日常業務ですが、それゆえ導入しているシステムが自社の用途に合っていないと、コストがかさんでしまうことや、業務効率の低下に繋がってしまうことがあります。 「メール配信システムを活用して実現したいことは何か」を改めて整理し、それを実現できる機能やプランを保有しているサービスを導入することがポイントになります。

メール配信システムを導入する際の注意事項

メールマガジンの配信を行ううえで、必ず守っていただきたいのがオプトイン/オプトアウトの義務。迷惑メールを規制するための法律規制として、「特定電子メール法」と「特定商取引法」があります。簡単に言うとメールマガジンの配信前後に受信者へ許諾を得ることで、合意を取ってから情報発信を行いましょうというものです。これはすべてのメールマガジン配信者・企業が該当しますので、下記の記事を参考に必ず対策するようにしましょう。

▶▶メールマガジンにおける基本中の基本！オプトイン/オプトアウトとは？

まとめ

今回はメール配信システムを選ぶ際に、実際にどのような項目をチェックすべきかという点や、またメールマーケティングを行う上で必要となる機能を具体的に紹介いたしました。

メルマガ活用に関する調査結果を意外に感じた方も少なくないのではないでしょうか。

是非、自社顧客のエンゲージメント向上や掘り起こしによる成果アップ、ロイヤルカスタマーの育成を通じた顧客単価・LTV向上といった取り組みに、メールマーケティングの活用をご検討ください。そして本記事が、メール配信サービスをご検討される皆様にとって少しでもお役に立てましたら幸いです。

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