採用・人材業界でショートメッセージを活用するメリットとは？活用シーンも解説

採用・人事担当・人材紹介・派遣など、採用や人事に関連する部署・企業にはショートメッセージサービス（SMS）の活用は非常に有効です。

なぜなら、たくさんの人と非接触でのコミュニケーションや面接・面談日程、業務指示など多岐に渡る連携が必要になるためです。

今回はそんな人事関連の人に対するショートメッセージの活用方法を紹介します。

ショートメッセージサービス（SMS）についておさらい

ショートメッセージサービス（以降ショートメッセージ）は、電話番号を宛先として短い文章の送受信ができるコミュニケーションツールです。通知が届くとスマートフォンではTOP画面に、PCでは右側にポップアップ形式で表示されるプッシュ通知で届くため、非常に目立ちます。

友人・家族間などでのやり取りで使用されることや、メルマガのような広告目的のメッセージは少ないことから、本人認証や重要通知といった企業から顧客に対してお知らせを送る用途が一般的です。

それゆえ、企業から求職者や社員などに連絡する場合においても非常に有効な連絡手段です。

採用・人材業界でショートメッセージを活用するメリット

電話番号のみでやり取りができるため、負担が減る

ショートメッセージは、電話番号が分かれば連絡することができます。メールアドレスは取得できておらず、電話番号ならわかるというケースにおいて、ショートメッセージは有効です。

特に求職者面談や、派遣先などについての連絡など電話でやり取りを行った後、その番号にメッセージを送ることで、スムーズに確認してもらうこともできます。

人事では、面接日の設定・変更などの連絡がラクになる

例えば、ショートメッセージの本文に、面接や面談の候補日を入力してもらうことや、予約システムなどのURLを記載することで、求職者にとっては簡単に日程変更ができるようになります。

人手不足の昨今、人材業界や採用活動において、以前に比べて求職者に対して一定の配慮が求められています。また、求職者対応を行う側の対応も簡単になることで、双方にメリットが生まれます。

到達やクリックの有無が測定できる

ショートメッセージを送信できる専用のツールである「SMS送信サービス」を利用すれば、相手に届いたかどうか、またURLのクリックの有無などを集計することができます。

毎回定型文や同じような内容を送っている場合には、定量的なデータを取ることで、より読まれるメッセージに改良することができます。

採用・人材業界でショートメッセージを活用するシーン

人材紹介では、求職者に電話した番号にメッセージが送れる

メリットでも紹介した通り、ショートメッセージは電話番号宛てにメッセージを送ることができるため、通電した後の話した内容のまとめを送ることや、通電しなかった場合に要件をお伝えすることもできます。

【例】
〇〇様、先ほどお電話でご興味がありました求人ページのURLをご案内します。
ご興味がございましたら是非お問合せください。
https://～～～～

【例２】
〇〇様、この度は〇〇社へご応募頂きありがとうございます。
面談日程についてお電話いたしました。お手数おかけしますが、折り返しお電話いただけますでしょうか。
00-0000-0000

リマインド通知として利用できる

面接・面談や、資料の提出日が近づいているなど、リマインドのメッセージを送る時には、プッシュ通知で表示されるショートメッセージが有効です。

【例】
〇〇様
転職エージェントの〇〇です。
〇〇社の面接が明日となりましたので、ご連絡します。

日程：yyyy/mm/dd
時間：hh:mm

オンライン開催となります。日程変更は下記URLよりお願いいたします。 ご不安・ご不明な点があれば、いつでもお電話ください。

人材紹介の例を挙げましたが、企業が求職者に対して連絡する場合や、入社日直前の従業員に対して持ち物等のリマインドをするなどの利用もできます。

採用・人材業界でショートメッセージを活用する時の注意点

送信予定の番号を事前に伝えないと不審に思われる可能性がある

ショートメッセージの送信元は、送信した電話番号が表示されます。一見、どの企業から送られてきたか分からず、不審に思われる可能性もあります。一度も電話等のやり取りが無い場合には、サイト上や登録時にショートメッセージが送られる旨、また送信元となる番号を記載するなど、安心してみて頂けるように配慮しましょう。

双方向でショットメッセージのやり取りができる環境が必須になる

採用・人材業界でショートメッセージを送信する場合は、求職者など相手からお返事をもらう可能性が十分にあり得ます。一方、企業向けのショートメッセージを送れるサービスである「SMS送信サービス」は、送信しかできないサービスも多くあります。

選定時には「双方向SMS」ができるかの有無を確認しましょう。

SMS送信サービスの選び方

SMS送信サービスは、企業がショートメッセージを送るための専用ツールで、権限管理などセキュリティ対策が行われていることや、クリック率など送信効果を確認することができます。個人情報の取り扱いが重要である今、基本的にはSMS送信サービスを活用することをオススメします。

国内４キャリア直収接続のサービスを選ぶ

採用・人材業界のみならず、国内でSMS送信サービスを利用するのであれば「国内４キャリア直収接続のサービス」を選びましょう。SMSは海外では日本より利用頻度が高いため、迷惑メッセージが溢れています。そのため、各キャリアは海外通信網からのSMSをブロックする傾向があります。国内４キャリア直収接続サービスにすることで、高い到達率を維持することができます。

双方向のショートメッセージができるものを選ぶ

採用・人材業界であれば基本的に双方向SMSが利用できるSMS送信サービスを選びましょう。PCからチャット形式のようなやり取りが行えます。

CRMと連携できるサービスを選ぶ

面接日程や個人情報を含むメッセージは、特に誤送信に注意しなければなりません。顧客関係管理ツールであるCRMと連携することで、CRMの顧客情報から直接メッセージを送ることもできるため、誤送信防止だけなく、業務効率化にもつながります。

API連携ができれば、多くのCRMと連携できますが、API不要でも連携できるほうがよりベターです。

SMS送信サービスなら「Cuenote SMS」で

Cuenote SMSは、国内４キャリア直収接続しており、双方向でのメッセージも可能です。採用・人材業界にとってもオススメのサービスです。kintoneやSalesforceとも連携ができます。ぜひお問合せください。