展示会のお礼メールはどうやって書く？ポイントから例文までご紹介！

展示会で多くの名刺交換をしたものの、その後のコンタクトに悩んでいませんか？展示会のお礼メールは、自社の認知や今後の営業活動にも関わる大切なファーストコンタクトです。今回は展示会のお礼メールを送る重要性から、実際に送る際のポイントや例文まで具体的にご紹介します。

展示会のお礼メールはなぜ送る？

展示会では、様々な企業や来場者が集まります。そのため、一度に多くの方と名刺交換が行われるため、誰とどんなやり取りをしていたか、印象が薄れてしまうことも少なくありません。こうした状況で展示会のお礼メールを送ると、以下のようなメリットと意味があります。

感謝を伝え、顧客との良好な関係を構築するため

数あるブースの中から自社のブースに足を運んでくれたことに対する感謝をすぐに伝えることで、相手にいい印象や丁寧な印象を持ってもらえる可能性があります。迅速に連絡をすることにより、相手が自分とのつながりを大切にしてもらえていると感じるきっかけとなり、その後の関係構築の第一歩となります。

次のアクションにつなげるため

お礼メールは、展示会後の来場者との関係を築く上で重要な足がかりとなります。お礼を兼ねて連絡することで、相手に不信感を与えずにメールを読んでもらいやすくなります。例えば、限定のキャンペーンなどを行っていた場合、お礼メールにさりげなくその内容を添えることで相手に興味を持ってもらえる可能性があります。

自社の認知を深めるため

展示会の来場者は様々なブースを回るため、時間が経つにつれて自社のブースに訪れたことを忘れてしまうケースも珍しくありません。お礼メールを送ることで、自社ブースに訪れたことやサービスについて改めて認知してもらいやすくなるというメリットがあります。相手の検討度合いや温度感に関わらず、展示会で得た認知を関心や検討につなげていくために、お礼メールは効果的な手法です。

お礼メールの基本的な構成と書き方

展示会のお礼メールでは、展示会へのお礼と次のアクションに繋がる情報提供を行うことが一般的です。ただし、あくまでお礼メールであるため、自社のサービスや製品の情報を過度に盛り込みすぎないように注意しましょう。

お礼メールの基本的な項目

お礼メールは基本的に以下の項目で構成されます。

簡潔でわかりやすい件名

まずは、展示会のお礼でメールをした趣旨が伝わるわかりやすい件名をつけましょう。件名は開封率を左右する重要な要素のため、展示会名や自社名を必ず入れ、相手が一目でどこからのメールか把握できるようにすることが大切です。

宛名と丁寧な挨拶

本文のはじめには、宛名と丁寧な挨拶を入れます。ここは一般的なビジネスメールと同様ですが、初めての連絡であるため、どこの誰から連絡しているかはわかりやすく明記しましょう。

来場への感謝の言葉と展示会での会話内容

挨拶の次は展示会で自社ブースに訪れていただいたことへの感謝と、展示会で会話できた内容があれば簡潔に記載します。これにより、ブースに訪れたことを相手に思い出してもらえるきっかけになる可能性があります。

情報やコンテンツの提供

展示会で興味を持ってもらえた製品やサービスに関する補足情報・関連資料などを送ります。まだニーズが明確でない場合や、あまり会話がなかった場合は、キャンペーン・お役立ち資料ダウンロードなどの相手にとってメリットとなる情報を提供すると効果的です。ここでは製品・サービスの宣伝ではなく、あくまで「役立つ情報」「お得な情報」を提供することを目的に提供することをおすすめします。

次回アクションを促すCTA

メールを読んだ相手が、次のアクションが取りやすいようなCTAを設置します。これにより、顧客が興味を持った際にすぐに次の行動につなげられます。

署名

署名は通常利用している署名の基本的な内容で問題ありません。誰からの連絡か相手が把握できるように、社名、担当者名、連絡先を記載します。また、会社やサービスに関する公式サイトのURLも記載すると、相手が安心してメールを見ることができるためおすすめです。

名刺交換をした顧客をセグメントする

展示会で名刺交換した顧客は、これまで接点がない新規のリードが多いでしょう。展示会後の問い合わせや商談を最大化するために、すべての顧客に対して同じ内容のお礼メールを一斉送信するのではなく、名刺交換時の状況や関心度に合わせて顧客をセグメントすることが重要です。

例えば、当日の温度感（課題がある、情報収集のみなど）や、提供した資料などのメモがあれば、名刺情報に付随してリストに入れることで、セグメントの基準とすることができます。それぞれの顧客に合わせた内容で送ることで、次のアクションに繋がりやすくなる可能性があります。

展示会で自社に強い興味を示した/具体的なニーズがある場合

熱量は高くないが名刺交換をした/ブース来場者への一斉配信の場合

展示会お礼メールを書く際に意識したいポイント

お礼メールをより次につながる効果のあるものにするために以下のポイントを意識して送付することをおすすめします。

できるだけ当日～2日後以内にメールを送付する

お礼メールはできるだけ早く送ることが大切です。可能であれば名刺交換をした当日中、遅くとも２営業日以内には送付すると良いでしょう。展示会来場者は様々なブースを巡っているため、時間が経つにつれ自社の印象は薄くなる可能性があります。相手が覚えているうちに次のアプローチにつなげることで、開封率や返信率を高めることができます。

また、他社も同様にお礼メールを送っているため遅くなればなるほど埋もれてしまう可能性があります。こうした点から、当日～2日後以内にメールを送ることが大切です。

会話内容を入れるなどパーソナライズを意識する

展示会で相手と具体的な会話ができている場合は、その内容をメールに盛り込むことで、パーソナライズされたメールを作成しましょう。ある程度会話をしたにも関わらず、一斉送信と同じ汎用的な内容にしてしまうと冷たい印象を与える可能性があります。

顧客のメリットになりそうな情報やコンテンツを入れる

お礼メールにも次のアクションにつなげるために自社の製品やサービスの情報を入れる場合は、なるべく顧客のメリットになりそうな情報を入れましょう。商品の過度な宣伝よりも、お役立ち情報などの情報提供の方が、顧客のハードルを下げ、次のアクションに繋がる可能性があります。

長文を避け、簡潔でわかりやすい文章にする

お礼の内容と情報提供を詰め込むとメールが長文になるケースがあります。ただ、来場者はたくさんのお礼メールを受信している可能性があることから、メールを開いたとしても内容を読み飛ばす可能性があります。そのため、流し見していたとしても重要な情報や伝えたい内容が目に留まるように、できるだけ簡潔に記載することが大切です。

まとめ

展示会のお礼メールは、単なるビジネス上のマナーにとどまらず、展示会後のアプローチの一歩目として大切な役割を果たします。本記事でご紹介した、基本的な要素や効果を上げるためのポイントを意識して、お礼メールを作成してみてください。また、お礼メール後は適切なフォローアップでより顧客との良好な関係を築いていきましょう。