ビジネスメールの書き方ガイド：効果的なコミュニケーションを実現するコツとテクニック

宛先（複数） 　　　　
メールの宛先は用途により複数指定することができます。不要な宛先が含まれていないか、必要な宛先に漏れがないか、送信前にしっかり確認しましょう。

差出人（From） 　　　　
通常のメーラーであれば、差出人は予め設定された自身のメールアドレスが自動挿入されますが、「差出人名」を指定することで、受信側メーラーに文字として表示させることも可能です。

件名（タイトル） 　　　　
受信側メーラーの一覧に表示されるタイトルとなりますので、簡潔にメールの内容が把握できるように記載します。

添付ファイル 　　　　
資料などの添付ファイルを送信する場合、添付誤りがないか、適切に保護（パスワード付与など）が行われているか、送信前にしっかり確認しましょう。

宛名（本文） 　　　　
メール冒頭では、受信者の宛名を記載します。社名・部署・名前を明記し適切な敬称を使用しましょう。（既に複数回のやり取りがあり、相手方との関係性が出来ている場合は、社名、部署名は省略する場合もあります。）

挨拶（本文）
内容・趣旨に入る前に、適切な挨拶と相手への尊重の表現を記載します。相手との関係性やその時の状況に合わせた適切な挨拶の形式や敬語の使用、丁寧な表現などを心掛けましょう。相手への尊重を示すことで、良好なコミュニケーションを築くことができます。

内容・趣旨（本文）
冒頭挨拶のあとは、メールで最も伝えたい本題を記載します。丁寧な言葉を心掛けますが、文書で全て伝えようとすると長文になってしまいますので、箇条書きなどを使い要点を簡潔に伝えると読み手の負担が少なくなります。

結びの表現
メールの末尾では、相手に対する感謝の言葉とともに、締めくくりの言葉を述べることが一般的です。丁寧な言葉遣いと共に、必要な場合は依頼事項の念押しや返信をお願いする内容など、失礼のない範囲で相手方への期待を示すとよいでしょう。

署名
メール末尾には、送信者の所在・連絡先などを記した署名を付与するのが一般的です。社名、企業サイト、電話番号、メールアドレスなど、必要事項を記載してテンプレート化しておきます。

　　　　
　　　　

これらの基本構造を理解した上で、メールのフォーマットを作成しておくとよいでしょう。

以上が、ビジネスメールの構造とフォーマットの一般的な例です。特定の状況や相手に合わせて微調整することも重要です。また、メールの長さや詳細度も状況に応じて適切に調整しましょう。

次に、「伝えたいことをクリアに伝えるためのコミュニケーション方法」で具体的なメール内容について解説していきます。

確実に伝えるためのコミュニケーション方法

効果的なビジネスメールを作成するためには、クリアで明確なコミュニケーションを追求し相手に正しく確実にメッセージを伝えることが重要です。以下に、コミュニケーションのクリアさを高めるための方法やポイントをご紹介します。

　

■簡潔で明確な文章の書き方

1. 長文を避ける 　　　　
   受信者は忙しい業務中にメールを読んでいますので、できるだけ読み手の負担と時間を節約し、重要なポイントを明確に伝えるために、冗長な文章を避けましょう。
　　　　

2. 主語と述語、必要に応じて「5W1H」を明確にする
   文章の主語と述語を明確に記載することで、相手に対してこちらの意図を明確に伝えることができます。必要に応じて「5W1H」を明確に伝えることと簡潔に記載することを意識しましょう。
　　　　

3. 専門用語などは避け簡潔な言葉遣いを心掛ける
   社内・特定業界だけの専門用語や難解な言葉を使ってしまうと伝わりにくく、認識相違も生じてしまいますので、できる限り避けましょう。また、冗長な表現は避け、簡潔で分かりやすい言葉遣いを心掛けましょう。
　

■適切な表現や文体の選択

1. 目的や相手に合わせた文体を選ぶ 　　　　
   相手方の企業社風や役職、立場、年齢などの環境や関係性を考慮した文体とする必要があります。伝える内容やその時々のシーンにより、フォーマルな表現からカジュアルな表現まで、相手や目的に合わせた適切な文体を選びましょう。
　　　　

2. 具体的な表現を使う
   ビジネスメールは、相手に意図を伝えることが最重要目的です。曖昧な表現や抽象的な表現はできるだけ避け、より具体的で明確な表現を使用しましょう。
　　　　

3. 相手方への配慮を忘れず、丁寧な表現を心掛ける
   挨拶やお礼の言葉や相手方への尊重を示す表現など、丁寧な表現を加えることで好印象を与え、円滑なコミュニケーションを図ることができます。
　

■迷惑メール扱いを受けないためのポイント

1. 迷惑メール扱いを受ける可能性のあるタイトルや内容を避ける 　　　　
   メールタイトルと本文に、迷惑メールフィルタに引っかかりやすい単語やフレーズを使うのを避けましょう。 　　　　
   例としては、過度に相手方を煽るような内容や、
　　　　

2. メール本文を明確に読み易く工夫する
   わかりやすい構造で本文をまとめ、要点を明確に伝えるようにしましょう。先にもお伝えしましたが、長文を避け、箇条書きや適切な改行を入れるなど読み易さに配慮すると効果的です。
　　　　

3. 外部システムなどによる配信を行う場合は「なりすましメール対策」が必須
   メール大量配信や、マーケティングオートメーションツールなど、外部サーバから自社送信元アドレスを使ってメール配信する場合、送信元アドレスへの「なりすましメール対策」を適切に行う必要があります。（参考：DKIMやSPFでなりすまし対策をしたい）
　　　　


以上が、伝えたい内容をクリアにし伝わりやすい内容とする方法の一部となります。これらのポイントを意識してビジネスメールを作成することで、相手方との円滑なコミュニケーションを実現し、効果的なビジネスメールを送ることができます。

これらの点を抑えた上で、よりビジネスメールの効果を高めるためのテクニックを活用することが重要です。



ビジネスメールの効果を高めるテクニック

　

1通のメールで伝えたい内容が多く長文となってしまい、伝えたい内容が埋もれてしまうケースもありますが、そのような時に活用できるテクニックの一例をご紹介します。

　

ビジネス上のメールでは、大量の宛先に対して同一内容を一斉送信し自社活動や商品内容を伝える、販促・PRを行う、といったメールマーケティングを行うケースも考えられますが、その時にも活用できるテクニックも合わせてご紹介します。

1. 強調したい箇所を装飾する・画像挿入する 　　　　
   メール内で強調したいポイントには、太字や下線、テキストに色をなどを活用するなど、適切な手法を用いて強調するのが効果的です。オフィスで利用されているメーラーによって異なりますが、例えば「Outlook（Microsoft）」などのHTML型式のメールを作成できるエディタが備わっているメーラーであれば、知識のない方でも簡単に文字の装飾が行えますので、必要に応じて活用するとより読み手に伝わりやすい、訴求しやすいメールを送ることができます。 　　　　
   
   また、メール一斉配信によるメールマーケティングを行う際には、より効果的に文字装飾や強調を活用する他、商品画像を挿入してアピールする事も効果的です。その際は画像挿入などのメール装飾が簡単に行えるエディタが備わったメール配信サービスを活用する手段もとても有効です。
2. 受信者の状況や趣味趣向に応じて、内容をカスタマイズする
   ビジネスメールは、相手に内容を伝えることが最も重要な目的となりますので、曖昧な表現や抽象的な表現はできるだけ避け、より具体的で明確な表現を使用しましょう。 　　　　
   さらに、メルマガやメールマーケティングのような一斉配信となると、受信側は多数の商用・営業メールを受信しているため、興味のない内容と判断されてしまうと、読み飛ばされてしまうこともあります。 　　　　
   前述の内容を参考に、タイトルや本文の冒頭などで、明確に伝えたい内容や受信側にメリットがあることを示し、メールに興味を持ってもらう事が重要となります。 　　　
   また、メール配信サービスが使える場合、「差し込み配信機能」を使うと手間やミスなく、カスタマイズしたメールを一斉送信することができます。



まとめ

本記事では、ビジネスメールの書き方について、基本的なマナーからコミュニケーションという観点で重要なポイントをお伝えしました。

　

BtoBのビジネスシーンにおいて、メールはコミュニケーションに欠かせないツールとなり、相手方と関係性を構築する第一歩となりますが、不適切な内容で送信してしまうと、良好な関係性構築を阻害してしまいます。

「相手に配慮し伝えたい内容を正しく伝える」というのは、要件や伝えたい内容により複雑に考えてしまいがちですが、本記事をヒントに各ポイントを見直し、メールの効果を高めていただければと思います。