メーリングリストとは？仕組みやメリット・デメリットを詳しく解説

メーリングリストを活用すると、大勢の人々に対して一斉に情報を発信することができるため、効率的な情報伝達や円滑なコミュニケーションが可能です。 さらに、受信者は自身の関心に合わせて適切なメーリングリストに参加することで、興味のあるトピックに関する情報を容易に入手することができます。

この記事では、メーリングリストの基本的な仕組みや利点、活用方法について詳しく解説していきます。さまざまなビジネスや組織でメーリングリストを活用し、円滑なコミュニケーションを実現するためのヒントや注意点もご紹介します。

メーリングリストとは？

メーリングリストとは、電子メールで複数の人に同じメールを送信できる仕組みのことです。メーリングリストは、「ML（エムエル）」や「メーリス」などとも呼ばれています。

メーリングリストを作成すると1つの宛先（メールアドレス）に対して、メールを送るだけで、メーリングリストに登録されている複数の人にメールを送れます。

チーム単位で連絡を行いたい、社内の複数部署に同じ内容のメールで送りたい場合など、毎回一人ずつメールアドレスを宛先に指定する作業が省ける非常に便利な仕組みです。

メーリングリストのメリット

複数人に手間なく送れる

最大のメリットは、1つの宛先に送るだけで、複数人にメールを送れることです。 　メーリングリストを使わない場合、宛先を複数選択したり、送信先が正しいかチェックしたりといった手間が掛かります。こうした手間を省けるのが最大のメリットです。

コスト不要

メーリングリストは、メールサーバーやメールサービスの設定を行うだけで作成できますので、無料で作成できることが多いこともメリットです。

GmailやOutlookでも、無料でメーリングリストが作成できます。

誤送信の防止

宛先の人数が多い場合、誤って送信先を設定してしまった...ということも起き得ます。万が一、宛先を誤った場合には情報漏洩にも繋がってしまうため、慎重になる必要があります。

一方、メーリングリストであれば、宛先は予め設定されており、固定化されているため、このような誤送信のリスクを抑制できます。

メーリングリストのデメリット

管理に手間が掛かる

リストに登録する人数やグループ数が多いとメンバーの把握やメンバー追加・削除時の管理に手間が掛かります。

正しく管理できていないと不要なメンバーに対してメールが届くことになり、情報漏洩に繋がることもあります。

メルマガ、メールマーケティングでの利用は不向き

メーリングリストは人数が増えると管理に手間が掛かり、宛先の登録や退会が定期的に発生するメルマガの会員管理には不向きです。

また、メールマーケティングに必須となる効果測定（開封率、クリック率、コンバージョン）ができないことも大きなデメリットです。

さらに、一人一人にメールをカスタマイズし案内する商品やセミナー情報を変更する、特定の顧客のみにセグメントして配信するなどといったこともできないことから、メールマーケティングでの利用は避けておくべきと思います。

このようにメーリングリストには、メリット、デメリットが存在するため、利用する用途は事前に考えておくようにしましょう。

メーリングリストの作り方

ここでは、代表的に使われるGmailとOutlookでメーリングリストを設定する方法を詳しく説明していきます。とても簡単に作成できますので、一度作成してしまえば、すぐに覚えることができます。

Gmailでメーリングリストを作る方法

①Gmailの右上にあるアプリボタンをクリック

はじめにGmailを開いたら、画面右上にある「丸が9個並んでいるボタン」をクリックします。

②「その他ソリューション」をクリック

開いたメニューウィンドウの1番下にある「その他ソリューション」をクリックします。

③「Googleグループ」のページを開く

開いたページの下の方に「プロダクト一覧」が表示されますので、「Googleグループ」をクリックします。

④グループを作成する

Googleグループのページ左上にある「グループを作成」をクリックします。

⑤グループ名を登録

作成するグループの名前、メールアドレスを登録してください。

⑥プライバシーを設定

メーリングリストの権限を設定します。

⑦メンバーを追加

メーリングリストに追加したい人を追加し、招待してください。

以上で、簡単にGmailでメーリングリストを作成できます。

Outlookでメーリングリストを作る方法

①Outlookを開く

②連絡先グループを作成

「ホーム」メニューから「新しい連絡先グループ」をクリックし、名前やメールアドレスなどを登録します。

③メンバーを追加

グループに追加するメンバーを登録します。

以上で、簡単にOutlookでメーリングリストを作成できます。

メーリングリストと同報メールとの違い

これまで、メーリングリストのメリットやデメリット、作成方法を解説してきましたが、メールマーケティングなどを行いたい場合は、どのようにしたらよいでしょうか？

「同報メール」を利用するという方法がありますので、ご紹介します。

同報メールとは？

同報メールとは、同じ内容のメールを複数の相手に同時に送ることで、「一斉送信」や「一括送信」とも呼ばれます。

同報メールは、一斉送信や一括送信のように、一度に複数のメールアドレスに送信することの総称として使われています。

イベントの日時確定の連絡や通知で、あまり返信を必要としない情報を知らせる際によく使われるメール配信の一種です。

メーリングリストと同報メールとの違い

メーリングリストも同じ内容のメールを複数の宛先に送信することで同じ意味ですが、メールアドレスの管理方法が大きく異なってきます。

同報メールは、送信先メールアドレスが100件ある場合、メールの送信者が100件分のメールアドレスを管理して宛先を設定しなければなりません。

メーリングリストの場合は、送信先メールアドレスが100件あったとしても、１つの決まったメールアドレスに送信すればそのメーリングリストに登録している人に届くという仕組みです。

すなわち、メーリングリストであれば送信先メールアドレスすべてを管理する必要がありません。

下記の画像で、送信者Aさんも受信側にいますがそのメーリングリストに登録されている人全員に送られるので送信したAさんにも届く仕組みとなります。

こうした点も同報メールとは大きく異なるポイントです。

同報メールを送る方法について

それでは、同報メールはどのようにして送信するのでしょうか？同報メールを送信する際の代表的な送信方法とメリットとデメリットも併せて解説していきます。

Cc・Bccメールを利用

一般的な無料で利用できるメーラーソフト(Outlook等のメール閲覧ソフト）やWEBメール（Gmailなど)で同報メールを送信する方法です。宛先設定でCcもしくはBccに送信者が宛先を指定して送信する方法です。

Ccを使って同報メールを送る

Cc(カーボンコピー)は、通常のToに設定されている宛先よりも重要度が低く参考までに確認してください。の意味合いが強い宛先設定です。

同報メールを一斉に送る際に、送信したメールが他の誰に送られているかを知らせたいときに使用すると便利です。

ただし、Ccに入っている人は他のメールアドレスを見ることができるので受信者全員がメールアドレスを見られても問題ない時に使用しましょう。

Bccを使って同報メールを送る

Bcc(ブラインドカーボンコピー)は、送信するメールが他の人にも送信していることを知られたくないときに使う宛先設定です。

同報メールを一斉に送る際に、他の人にメールアドレスを知られたくない時に使用することができます。

例えば、宛先にはさまざまな取引先が含まれていて互いに面識がない人がいる場合は、個人情報保護のためにBccに設定して見えないようにすることができます。

Cc・Bccメールを利用するメリット・デメリット

Cc・Bccを利用して同報メールを送る際のメリットは、普段使い慣れているメールソフトでコストがかからずに無料で利用できることです。 宛先設定を分けるだけで送信できる手軽さがあります。

デメリットは、送信する宛先が増えるとメールアドレスの入力間違いやCc・Bccの入れ間違い、宛先の設定漏れなどのヒューマンエラーによるリスクがあることです。

メール配信サービスを利用

同報メールの宛先が増えたり、宛先設定不備による情報漏洩を防ぐためにメール配信サービスで送る方法があります。イメージとしては、通常のメーラーとメーリングリストによる送信のいいとこどりです。 メーリングリストのように、送信する宛先はあらかじめ用意しておきメール配信サービスのデータベースに格納しておきます。

次に、同報メールを送信する対象を選択して送信ボタンを押すだけです。 この時に、Bcc設定はしなくていいのか？と思うかもしれませんが、メール配信サービスを利用すると自動的にメールアドレスが他の人には見られない設定になっています。 宛先を１個ずつBccに入れなくてもワンクリックで送れることで工数が減り効率的になり、一斉送信することに強みをもったサービスになります。

メーリングリストとメール配信サービスの使い分け

メーリングリストとメール配信サービスは、それぞれに特徴や適した用途、目的があります。

メーリングリストは、特定のグループなどに属するメンバーに対してメールを一斉送信する仕組みで、メーリングリストに属するメンバー同士でコミュニケーションを取り合うことを目的としています。 そのため、情報共有やコミュニケーションを目的としていることから、企業内の部署単位やプロジェクト単位でのコミュニケーション、業務連絡、情報共有を行うことなどに適しています。

一方、メール配信サービスは、マーケティングや広告、通知などで大量の宛先に対してメールを送信するためのサービスです。 メール配信サービスは、一般的にキャンペーンメールの作成、宛先（配信リスト）の管理、パーソナライズしたメールの送信、効果測定などの機能を提供しています。

そのため、メールを活用したマーケティング（BtoC、BtoB双方での活用）、メール広告、顧客への通知、IRに関するお知らせを行うことに適しています。

まとめると、メーリングリストは特定のグループやコミュニティに向けて一斉にメールを送信するための仕組みであり、メール配信サービスはマーケティングや広告、通知目的で大量のメールを送信するためのツールです。

まとめ

ここまでで、メーリングリストとはどのようなものか、メーリングリストの作成方法から適した利用方法などについて解説してきました。 メーリングリストは無料で使える仕組みであるため、適した目的・利用用途で活用いただければ、便利なツールとして利用でき、無駄な時間の削減にも繋がりますので、ぜひ利用してみてください。