メーリングリストとは？仕組みやメリット・デメリットを詳しく解説

メーリングリストとは？

メーリングリストとは、特定のグループに属する人たちに、一度のメール送信で全員が受け取れる仕組みのことです。例えば、部署・部内、社内全員にメールでお知らせを行いたい場合に、専用のメールアドレス宛に送ることで、対象者全てに届くアドレスが該当します。「ML（エムエル）」や「メーリス」などとも呼ばれています。

本来であれば、社員全員をTO、CC、BCCなどの宛先欄にアドレスを入力する必要があり、数十名いる場合には送信設定するだけで時間がかかることや、誤送信・漏れが発生するリスクが高まります。メーリングリストがあれば、宛先１つ設定するだけで済み、設定に漏れがなければ、全員に正しくメールを届けることができます。

また次項よりメーリングリストのメリットや作成方法など解説していきます。

メーリングリストのメリット

複数人に手間なく送れる

最大のメリットは、1つの宛先に送るだけで、複数人にメールを送れることです。

メーリングリストを使わない場合、宛先を複数選択したり、送信先が正しいかチェックしたりといった手間が掛かります。こうした手間を省けるのが最大のメリットです。特に会社では営業所単位や部署単位などで活用できます。プライベートにおいても、サークルなど一定のグループがあれば活用できます。

誤送信と漏れを防止できる

メーリングリストを使わず多くの人にメールを送る場合、漏れなく間違いなく人数分のメールアドレスを宛先に記入しなければなりません。何らかのミスで他人や意図しない人のアドレスが含まれてしまうと、メールの情報が流出してしまいます。宛先に漏れがあれば、届いていない人が発生してしまうため、トラブルにつながる可能性もあります。

メーリングリストも登録・削除時にミスがあれば同じことが起きますが、送信するたびに確認する必要はなくなるため、リスクは大きく低減します。

メーリングリストのデメリット

メーリングリストの管理を継続するのが難しい

メーリングリストの管理は、届けたい人を追加し、不要になった人を削除する程度であり非常に簡単です。しかし、更新する頻度が少ないケースが多くあり、対応漏れが発生するリスクがあります。例えば、採用や退職者がほとんど発生しない会社の場合、その分更新頻度が減るため、対応が漏れてしまうこともあり得ます。

スパムメールなど迷惑メールが増える可能性

メーリングリストは、第三者からの送信ができないものと、送信が可能なオープンなものがあります。オープンなメーリングリストの場合、推測されやすいメールアドレスが使用されることや、サイト上に公開しているケースもあります。その分、スパムメールや不要な営業メールなど迷惑メールも増えます。

量が多い場合には、大切な内容が埋もれてしまう可能性もあるため、各受信者のメールボックスの振り分け設定などを工夫する必要があります。

メルマガ、メールマーケティングでの利用は不向き

顧客を同一のメーリングリストに登録してメルマガを行うことは、仕組上不可能ではありません。しかし、メーリングリストでは開封率・クリック率」などのデータ取得もできません。

その他、特定電子メール法など順守すべき内容もあるため、メルマガでのメーリングリスト活用は、基本的に避けたほうが良いでしょう。

メーリングリストの作り方

ここでは、代表的に使われるGmailとOutlookでメーリングリストを設定する方法を詳しく説明していきます。とても簡単に作成できますので、一度作成してしまえば、すぐに覚えることができます。

Gmailでメーリングリストを作る方法

以上で、簡単にGmailでメーリングリストを作成できます。

Outlookでメーリングリストを作る方法

以上で、簡単にOutlookでメーリングリストを作成できます。

メーリングリストと同報メールとの違い

これまで、メーリングリストのメリットやデメリット、作成方法を解説してきましたが、メールマーケティングなどを行いたい場合は、「同報メール」を利用するという方法があります。

同報メールとは？

同報メールとは、同じ内容のメールを複数の相手に同時に送ることで、「一斉送信」や「一括送信」とも呼ばれます。

同報メールは、一斉送信や一括送信のように、一度に複数のメールアドレスに送信することの総称として使われています。イベントの日時確定の連絡や通知で、返信が必要ない情報を知らせる際に、よく使われるメール配信の一種です。

メーリングリストと同報メールとの違い

メーリングリストも同じ内容のメールを複数の宛先に送信することで同じ意味ですが、メールアドレスの管理方法が大きく異なります。

同報メールは、送信先メールアドレスが100件ある場合、メールの送信者が100件分のメールアドレスを管理して宛先を設定しなければなりません。 メーリングリストの場合は、送信先メールアドレスが100件あったとしても、１つの決まったメールアドレスに送信すればそのメーリングリストに登録している全員に届く仕組みです。

すなわち、メーリングリストであれば送信先メールアドレスすべてを管理する必要がありません。

下記の画像で、送信者Aさんも受信側にいますがそのメーリングリストに登録されている人全員に送られるので送信したAさんにも届く仕組みとなります。

こうした点も同報メールとは大きく異なるポイントです。

同報メールを送る方法について

同報メールを送信する際の代表的な送信方法とメリットとデメリットも併せて解説していきます。

Cc・Bccメールを利用

一般的な無料で利用できるメーラーソフト(Outlook等のメール閲覧ソフト）やWEBメール（Gmailなど)で同報メールを送信する方法です。宛先設定でCcもしくはBccに送信者が宛先を指定して送信する方法です。

Ccを使って同報メールを送る

Cc(カーボンコピー)は、通常のToに設定されている宛先よりも重要度が低く参考までに確認してください。の意味合いが強い宛先設定です。

同報メールを一斉に送る際に、送信したメールが他の誰に送られているかを知らせたいときに使用すると便利です。ただし、Ccに入っている人は他のメールアドレスを見ることができるので受信者全員がメールアドレスを見られても問題ない時に使用しましょう。

Bccを使って同報メールを送る

Bcc(ブラインドカーボンコピー)は、送信するメールが他の人にも送信していることを知られたくないときに使う宛先設定です。同報メールを一斉に送る際に、他の人にメールアドレスを知られたくない時に使用することができます。

例えば、宛先にはさまざまな取引先が含まれていて互いに面識がない人がいる場合は、個人情報保護のためにBccに設定して見えないようにすることができます。

Cc・Bccメールを利用するメリット・デメリット

Cc・Bccを利用して同報メールを送る際のメリットは、普段使い慣れているメールソフトでコストがかからずに無料で利用できることです。 宛先設定を分けるだけで送信できる手軽さがあります。

デメリットは、送信する宛先が増えるとメールアドレスの入力間違いやCc・Bccの入れ間違い、宛先の設定漏れなどのヒューマンエラーによるリスクがあることです。

メール配信システムを利用

一般的に企業がメルマガなどの一斉メールを送る場合には「メール配信システム」や同等の機能があるツールを使用されます。 Cc・Bcc欄に記入することが不要で、宛先はあらかじめ登録しているメールアドレスリストを選択するだけ完結します。誤送信のリスクが大きく低減されます。

メーリングリストとメール配信システムの使い分け

メーリングリストとメール配信システムは、それぞれに特徴や適した用途、目的があります。

メーリングリストは、特定のグループなどに属するメンバーに対してメールを一斉送信する仕組みで、メーリングリストに属するメンバー同士でコミュニケーションを取り合うことを目的としています。 そのため、情報共有やコミュニケーションを目的としていることから、企業内の部署単位やプロジェクト単位でのコミュニケーション、業務連絡、情報共有を行うことなどに適しています。

一方、メール配信システムは、マーケティングや広告、通知などで大量の宛先に対してメールを送信するためのサービスです。 メール配信サービスは、一般的にキャンペーンメールの作成、宛先（配信リスト）の管理、パーソナライズしたメールの送信、効果測定などの機能を提供しています。

そのため、メールを活用したマーケティング（BtoC、BtoB双方での活用）、メール広告、顧客への通知、IRに関するお知らせを行うことに適しています。

まとめ

ここまでで、メーリングリストとはどのようなものか、メーリングリストの作成方法から適した利用方法などについて解説してきました。 メーリングリストは無料で使える仕組みであるため、適した目的・利用用途で活用いただければ、便利なツールとして利用でき、無駄な時間の削減にも繋がりますので、ぜひ利用してみてください。