同報メールの配信方法とは？メーリングリストとの違いも解説

メーリングリストも同じ内容のメールを複数の宛先に送信することで同じ意味ですが、メールアドレスの管理方法が大きく異なってきます。

同報メールは、送信先メールアドレスが100件ある場合、メールの送信者が100件分のメールアドレスを管理して宛先を設定しなければなりません。

メーリングリストの場合は、送信先メールアドレスが100件あったとしても、１つの決まったメールアドレスに送信すればそのメーリングリストに登録している人に届くという仕組みです。

すなわち、メーリングリストであれば送信先メールアドレスすべてを管理する必要がありません。

上記の画像で、送信者Aさんも受信側にいますがそのメーリングリストに登録されている人全員に送られるので送信したAさんにも届く仕組みとなります。

この点も同報メールとは大きく異なりますね。
また、ちなみにですがメーリングリストは、フリーソフトで利用できることが多いです。

同報メールを送る方法について

それでは、同報メールはどのようにして送信するのでしょうか？

同報メールを送信する際の代表的な送信方法とメリットとデメリットも併せて解説していきます。

Cc・Bccメールを利用

一般的な無料で利用できるメーラーソフト(Outlook等のメール閲覧ソフト）やWebメールソフト（Gmailが有名です)で同報メールを送信する方法です。

宛先設定でCcもしくはBccに送信者が宛先を指定して送信する方法です。

CcやBccの意味や詳しい使い方については、メールのCcとBccの違いで詳しく紹介しているのでそちらをご確認ください。

■Ccを使って同報メールを送る

Cc(カーボンコピー)は、通常のToに設定されている宛先よりも重要度が低く参考までに確認してください。の意味合いが強い宛先設定です。

同報メールを一斉に送る際に、送信したメールが他の誰に送られているかを知らせたいときに使用すると便利です。

ただし、Ccに入っている人は他のメールアドレスを見ることができるので受信者全員がメールアドレスを見られても問題ない時に使用しましょう。

■Bccを使って同報メールを送る

Bcc(ブラインドカーボンコピー)は、送信するメールが他の人にも送信していることを知られたくないときに使う宛先設定です。

同報メールを一斉に送る際に、他の人にメールアドレスを知られたくない時に使用することができます。

例えば、宛先にはさまざまな取引先が含まれていて互いに面識がない人がいる場合は、個人情報保護のためにBccに設定して見えないようにすることができます。

Cc・Bccメールを利用するメリット・デメリット

Cc・Bccを利用して同報メールを送る際のメリットは、普段使い慣れているメールソフトでコストがかからずに無料で利用できることです。

宛先設定を分けるだけで送信できる手軽さがあります。

デメリットは、送信する宛先が増えるとメールアドレスの入力間違いやCc・Bccの入れ間違い、宛先の設定漏れなどのヒューマンエラーによるリスクがあることです。

10件程度でしたらメールアドレスや宛名を１つずつ設定することはそこまで難しくはないのですが、
宛先が50件、100件となると注意をしていてもミスやエラーは起こってしまう可能性は拭えません。

加えて、技術的な観点でみると、ただ単に大量のメールを送信すると、受信側のISP（インターネットサービスプロバイダ）が迷惑メールと判断してブロックするということも起こり得ます。

近年、迷惑メール対策にはかなり厳しくなっているので、迷惑メールを送っているつもりでなくてもブロックされてしまうリスクがあります。

メール配信サービスを利用

同報メールの宛先が増えたり、宛先設定不備による情報漏洩を防ぐためにメール配信サービスで送る方法があります。

イメージとしては、通常のメーラーとメーリングリストによる送信のいいとこどりです。

メーリングリストのように、送信する宛先はあらかじめ用意しておきます。
メール配信サービスを利用する場合は、宛先を配信サービスのデータベースに格納しておきます。

次に、同報メールを送信する対象を選択して送信ボタンを押すだけです。

この時に、Bcc設定はしなくていいのか？と思うかもしれませんが、メール配信サービスを利用すると自動的にメールアドレスが他の人には見られない設定になっています。

たくさんの人に送る場面で、Ccに設定することはほとんどなくBcc設定されているかと思います。

宛先を１個ずつBccに入れなくてもワンクリックで送れることで工数が減り効率的になり、一斉送信することに強みをもったサービスになります。

メール配信サービスを利用するメリット・デメリット

メール配信サービスを利用して同報メールを送るメリットは、上述したとおり宛先を１個ずつ入力する必要がなく工数削減になることです。

メールを送信したい対象も簡単に絞り込み選択も可能です。
またCc・Bccメール送信のデメリットで挙げた迷惑メール判定される確率が限りなく低いという点もメリットにあげられます。

配信サービスはメールを大量に配信することに特化したサービスです。
配信サービスを提供しているベンダーは送信元の信用度をあげるために様々なセキュリティ対策を行っています。

各社で実施していることに違いがあるので比較して確認してみましょう。

また通常メーラーではできない、クリックカウントや開封結果を確認する機能もあります。

デメリットは、配信サービスを導入する費用がかかることです。

通常のメーラーですと無料でメールを送信できていましたので、メールを送るだけにお金がかかることにためらうことも理解できます。

しかし、昨今の個人情報の取り扱いの厳格化も伴ってもし今後、自分が送信したメールのミスにより個人情報が漏洩して賠償金の請求をされ、更に信用を失うリスクが起こりうることを考えると配信サービスを導入するための費用がかかる意味が少し理解いただけるかと思います。

長い目でみた際に、あらゆるトラブル・リスクを未然に防ぎ、リスクを最小限に抑えるために各配信サービスベンダーを比較検討してみるのを推奨します。

同報メールを送る時の注意点

同報メールを送る時の注意点は、どの配信方法を選択しても重要なのが個人情報の管

同じ内容のメールを複数の人に送信するので、必然的にメールアドレスを扱っていますよね。

個人情報が漏洩しないようにメールアドレスのセキュリティ対策・管理はしっかり行いましょう。

出典：個人情報保護委員会ウェブサイト<個人情報の適正な取扱いに関する実態調査(令和2年3月)>

同報メールの効果を高める方法

これまで同報メールの活用は、イベントの日時の通知やお知らせを送信することだけに使っていませんか？

せっかくメールを送信するためのメールアドレスを取得しているのであればステップアップして自社のファンになってくれるような情報発信のメールを取り組んでみるのも良いでしょう。

いわゆるメールマガジンの配信です。
どうせ、読んでくれないから工数だけかかってやる意味がない。なんて思っていませんか？

実は、メルマガは顧客を優良顧客に引き上げやすいチャネルだったりします。

メルマガを始めるにあたっては、オプトイン（メルマガ送信の同意を得る）といった事前に行っておくことが必要ですが、
許諾がすでにとれている場合は、今からでも遅くないのでメルマガ配信を検討してみましょう。

メルマガ配信を何から始めたら良いのか分からない方は下記の記事をご覧ください。

ウィズコロナ時代で、対面する機会が減ってきたこともありBtoB、C事業に関わらずメールによる顧客との接点を作っている企業が増えてきています。

上記はほんの一例ですが、メルマガ配信を行うことで自社のPRする場が増えます。
メルマガ配信を始めたからといってすぐには効果は出てきません。継続的にコツコツと効果検証を行いながら実施することが重要となります。

同報メールとは～まとめ～

同報メールの概要から効果的な活用方法までご紹介しました。

同じ内容のメールを送るためだけではなく、自社のプロモーションの場としても同報メールは活用できます。

メールは新たなビジネスチャンスを生む可能性もあるツールですので是非、最大限に活用の幅を広げてみてください。

当社は、月額5,000円～送信通数無制限で利用できるメール配信サービスを提供しております。

送り放題なので、コストを気にせずに始められるので初めての方にも安心してご利用できると思います。

無料体験も可能ですので、お気軽にお問合せください。

それぞれの活用例や意味については下記の記事に紹介してあるので是非、ご覧ください。

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