メール一斉送信でBCCは危険!リスクと注意点について解説
メールでは、同一の内容を複数の人に送信する一斉送信があります。その中でも、メルマガなど受信者達が知り合いではないケースでは「メール配信システム」「MAツールなど一斉送信があるツール」で送る方法に加え「BCCでの送信」があります。
このBCC送信は、セキュリティリスクから法的なリスクまであるため、注意が必要です。今回はBCCで送信する時のリスクや気を付けるべき点を解説します。
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そもそもBCC送信とは?
BCC送信とは、メーラーでメールを作成する時のアドレスを「BCC」の欄に記入して送信することです。BCCは「Blind Carbon Copy」の略で、BCCに記載したアドレスがどれであるか確認することができるのは「送信者のみ」です。
送信相手が知らない人同士で、アドレスを共有したくない・送られたことを知られたくないときに活用する機能です。そのため、メルマガなどでも使うことはできます。
近しい用途として「CC」がありますが、これは受信した人同士が誰であるか見える状態になります。取引先で関係者が複数いるときなどに、CCにメールを追加することで、誰が受け取っているか把握することができ、業務の効率化に繋がります。
BCC送信のリスクについて
BCC送信には大きなトラブルを招く3つのリスクがあります。BCC送信の活用を検討している場合には、必ず把握しておきましょう。
CCに入れてしまう誤送信リスク
BCC送信する時に入力欄の1つ上などにあるCCに誤って入力してしまうと、受信者同士がそれぞれのアドレスが見えてしまう状態になり、個人情報流出につながります。基本的なメールの用途でBCCを使うケースが少ないことや、入力箇所が近いことなどから「うっかり」でミスにつながる可能性が非常に高く、事例も多々あります。
「うっかり」が社会的信用を失う事態につながるため、BCCでの送信は非常にリスクを伴う行為と言えます。BCCで送信しなければならないケースでは、一番に気を付けるべきポイントです。
特定電子メール法へのリスク
メルマガなど営利目的のメールを送る場合には「特定電子メール法」に準拠する必要があります。これは営利目的のメールを送る場合、許可を得た人に対してのみ送信してよいという法律です。
そのため、一度許可を得たとしても、購読や送信を拒否した場合にはすみやかに送信を止めなければなりません。また、メールの表示義務により購読解除(オプトアウト)の通知を受けるためのメールアドレスやURLなどを記載して管理する必要があります。
BCCの場合は、自動で登録解除のシステムを用意できなければ、解除を受け付けるメールアドレスで解除申請を受け付け、手動で購読解除の対応をしなければなりません。解除を怠って送信を行ってしまっていると特定電子メール法に準拠した運用にならないため、罰則を受ける可能性もあるため注意が必要です。
メール配信システムなどは、これらを簡単に行えるよう機能が備わっています。
スパムメール判定へのリスク
メールは迷惑メールであふれています。利便性を高めるため、各団体やプロバイダ、メールサービスなどにおいてスパムメールを事前に除外するための対策が取られています。
なかでもBCCで大量のメールを何度も送るとスパムメール判定を受けてしまう可能性があります。スパム判定=ブラックリスト登録をされてしまうと、多くの送信先に届かなくなる可能性があります。
BCC送信でできないこと
大きなリスクを解説しましたが、そもそも機能やルールによりできないこともあります。
送信上限がある場合、多くは送ることができない
Gmailなど各メーラーで送る場合、1日や1回の送信上限数が定められている場合があります。そのため、数百件レベルの規模でも、BCCでの送信は現実的ではなくなります。上限に達しないよう日をまたいで送ることはできますが、スパムメール判定のリスクが伴います。
効果測定ができない
メルマガなどのメールマーケティングを行う場合、送信後の到達率・メールの開封率・リンクのクリック率などデータを取得して改善することが一般的です。しかし、BCCでは効果測定は基本的にできません。
そもそも送ったメルマガが良かったのか悪かったのか判別することができないため、今後の改善につなげることができません。
上限がない場合で、メールの遅延が起きやすい
送信上限がない場合でも、BCCの送信を行うことができるメーラーは、一斉送信を前提としていないため、比較的到達までの遅延が大きくなる可能性があります。
例えば夕方に送ったメールが深夜に届いてしまうと、迷惑行為に繋がります。
BCCが有効なケースとは?
BCCが有効!となるケースは基本的にありません。プライベートだとしてもBCCを使うべきケースでは、同様に個人情報流出のリスクが発生します。できるだけ使用を避けたほうがよいでしょう。
ただし、プライベートでメール配信システムを導入することは得策ではないため、BCCの機能を活用が現実的です。ご家族や近くにいる友人などにダブルチェックをお願いするなど、最大限注意しましょう。
メールの一斉送信を行うなら「メール配信システムが最適」
企業がメールの一斉送信を行うなら「メール配信システム」の活用がおすすめです。メール配信システムには以下のようなメリットがあります。
セキュリティ対策が施されている
メール配信システムでは、アドレス帳に送信したいアドレスリストを登録すれば、以後は該当のアドレスリストを選択して送信したいメールを作成すれば送ることができます。また誤配信を抑制するために「配信承認機能」があることや、ツール自体に2段階認証の設置などセキュリティを高める対策が豊富に施されています。
誤配信などのリスクを0にすることはできませんが、BCCと比べ各段にリスクを抑えることができます。
高性能な配信システム
メール配信システムは、一斉送信を前提とするサービスです。そのため、大量のメールを送っても高速に送れることや、大量にメールを送ってもスパムメール判定されずに高い確立で届くことができるよう開発されています。
メールマーケティングの効果を高める機能が豊富
メール配信システムは、ただ一斉メール配信を行うだけでなく、クリック率や開封率などを計測することや、ABテストを行うこともできます。また、アドレスリストにある性別や年齢といった属性項目のうち、該当する人にのみメールを送るセグメントメールなどメールマーケティングの効果を高める機能が豊富に備わっています。
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