見積依頼メールの書き方は？ポイントと例文を交えて紹介！

このような時に、見積依頼をメールで送ることがよくあります。電話ではなくメールを使うのは、見積の内容や金額、提示された日時などを残すことができるためです。 本記事では、見積依頼メールの書き方とポイントについて、例文を交えて紹介します。

見積書とは？

見積書とは、提供する（される）商品やサービスの種類、範囲などの契約内容を発注者に前もって提示するための文書です。 会社によってルールは異なりますが、商品やサービスを発注する際に内容と金額を確認するだけでなく、社内稟議や発注先を比較検討する際に用いる場合もあります。

見積依頼メールの書き方ポイント

件名は分かりやすく簡潔に

メールの件名は用件を分かりやすく・簡潔にすることを心掛けましょう。
見積依頼メールの件名の例文は以下の通りです。

用件にかかわらず、件名を分かりやすくするのは最低限のマナーです。見積依頼を多く受ける部署や担当者にとっては、件名に会社名や送信者名が入っていると管理しやすくなるため配慮できると良いです。

見積依頼よりも前に発注する内容に関するやりとりをメールで行っている場合は、件名を変更する必要はありません。 本文内で、分かりやすく見積依頼の旨を記載するようにしましょう。

本文は希望条件を具体的に

それではここから、本文を作成する際のポイントを3つ紹介します。見積依頼メールを送る際には以下3点のポイントを抑えられているかどうか確認しましょう。

見積書の回答期限を明確にする

メールを送る段階で、見積書をいつまでに送って欲しいか、回答期限を明確にしましょう。
たとえ急いでいなくても、期限を共有していないと自分が考えているスケジュールよりも見積書の提出が大幅に遅れる可能性もあります。 依頼相手のスケジュールがひっ迫している可能性もあるため、「1週間以内にはもらえるだろう」などと勝手に判断するようなことは避けましょう。

急いでいる際は、期日を明記し、「お忙しいところ恐れ入りますが」などの言葉を添えると印象が良くなります。または、「社内稟議で必要なため」「上長確認に使用したいため」など急いでいる理由を伝えると丁寧です。

希望の取引内容を提示する

提案の段階で、複数の商品やプランを紹介される場合があります。そのような場合、見積依頼メールで希望の取引内容を明確にしておくと認識のズレが生じるのを防ぐことができます。

以下を参考に、希望の取引条件を明確に提示しましょう。

見積依頼に至った経緯を補足する

また、補足情報として以下も合わせて伝えると、相手側も見積の重要度を理解することができ、目的に沿った内容で見積を出してもらいやすくなります。

見積依頼メールの例文

初めての取引先に送る場合

既存の取引先に送る場合

見積書ではなく、概算見積が欲しい場合はどうする？

概算とは「おおよその計算」の意味であり、概算見積とは「暫定的な見積」のことを指します。
ビジネスシーンでは、予算と合致するかどうかの確認や、類似のサービスを提供する他社との比較の際など、正式な見積書までは不要だが大まかな金額感を知りたいときに概算見積を依頼することがあります。

概算見積であれば、正式な見積書を発行するよりも短い期間で出してもらえることがあります。メールで概算見積を依頼する場合は、本文に以下のような文章を入れると分かりやすいです。

見積書を受領したら確認すべきポイント

見積依頼メールを送った後、実際に見積書を受領してから確認するポイントや返信の際に気を付けるべきことを紹介します。

希望の取引条件に合っているか

まずは送信済のメールと照らし合わせ、希望の取引条件と見積書の内容を確認します。 特に数量や納期が合っているかどうかは予算や施策に大きく影響する可能性があるため、入念に確認しましょう。

想定していた予算と合うか

想定していた予算から大幅に乖離する場合、せっかく見積書をもらったにもかかわらず、発注できなくなってしまったり比較検討の土台に乗らなかったりと、せっかくかけた工数が無駄になってしまう可能性があります。 想定していた予算と合わないケースでは、

等の理由が挙げられます。発注や比較検討をする目的で見積書を依頼するケースが多いため、可能な限り迅速に原因を確認し、先方に確認するなどの対応をとりましょう。

契約書や発注書の手続き

見積書の内容が想定していた金額感と相違なく、発注に進めたい場合は契約締結の方法や発注書の提出有無を確認しましょう。 契約書については相手方に雛形があるか、自社の雛形を利用するか、はたまた新規で作成するか等さまざまです。担当部署だけでなく法務部など他部署の確認が必要になることも多いため、納品希望時期から遡って早めに手続き方法の確認をしましょう。

また、発注書についてもメールエビデンスで発注が完了する場合や、発注書への押印・提出が必要な場合など企業によってさまざまです。

見積依頼メールでは、相手に明確な情報を送ろう

ご紹介した通り、見積書を作成するためにはいくつかのフローが生じる企業も多いため、可能な限り差し戻しや修正がないように工夫して進める必要があります。 そのために、

に注意すると、相手との認識を合わせることができ、発注までスムーズに進めることができます。

そのほか一斉メールやメールマーケティングに関するお悩み等についてはお気軽にお問い合わせください。