確認メールとは-すぐに使える例文と送る際のマナーを紹介

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ビジネスシーンでは、プロジェクトの進捗や手続きの状況など、確認しておきたいことが発生するとメールを送ることもしばしば。 メールを送る場合は、相手の立場に立って文面を作るなどの気遣いが欠かせません。

本記事では、確認メールとは？という基本の情報から、送る際のマナーや例文を紹介いたします。

確認メールの基本形式

確認メールを送る際、以下のような形式で文面を作成します。

件名：【ご確認ください】〇〇の進捗状況について

株式会社◯◯(会社名) 営業部 △△(相手の名前)様

平素より大変お世話になっております。
株式会社■■(自社名) 営業部(部署名)の□□(自分の名前)です。

先日お話ししておりました○○の件で、スケジュールの見直しが必要となる可能性がございます。
そのため、現在までの進捗状況をお伺いしたくご連絡を差し上げました。

お手数ですが、〇月〇日の〇時までにご返信をいただきたくお願い申し上げます。

お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社■■(自社名)
○○部(部署名)
□□(署名)

確認メールを作る際のポイント

件名に要確認の旨を記載する

まずは件名を見ただけで大まかな内容が分かるよう、用件を簡潔に記載することが重要です。 件名には、記号【】などを活用しておおよその分類ができるように設定をしましょう。 また、状況に応じて【至急】【要返信】など、相手にお願いしたいことを記載するのもおすすめです。

正しい敬語を使う

確認メールを受け取った相手は、少なからず「催促されている」という印象を抱くことがあります。 今後の関係性をよりよく保つためにも、相手の心理的負担を軽減させられるように、直接的な表現は避けるようにするのがベターです。

正しい敬語に修正する例文を以下に記載します。

相手への気遣いを盛り込む

確認メールを送る際は、念のため本当に確認メールを送る必要があるのか確認したうえで、相手が回答しやすいように配慮をして送信しましょう。

・一般的な就業時間内（できれば午前中など）に送る

・回答に必要となる関連資料を添える

・急ぎの場合は電話やビジネスチャットなど他のツールでフォローを行う

確認メールの例文

例文１：取引先に不明点を確認したい場合

この場合ポイントになるのは、当方が指定した期日に回答可能かどうかを確認することです。 取引先の都合が分からないため、期日を記載しても難しい場合があるためです。

例文

例文２：取引先に進捗を確認したい場合

ビジネスシーンでは、社内外問わず進捗確認が必要となるケースがよくあります。 ここでは、取引先に対し進捗確認をする場合の例文を紹介します。

例文

例文３：メールが届いているかどうかを確認するメール

送信済みのメールに反応がない場合は、相手がメールを確認できていない可能性があります。 その場合、相手の返信を待ち続けるより、リマインドの意味合いも込めてメールを再送する方がスムーズな時もあります。

例文

まとめ

本記事では、確認メールのマナーや例文を紹介しました。ビジネスシーンでメールを送る際に気を付けるポイントは、相手への気遣いです。 送信先の相手は、何らかの事情でメールチェックを行う時間が少なかったり、すぐに返信できる状況にないかもしれないということを念頭に置いておきましょう。 また、確認メールを送る際は、必要な情報を簡潔に記載することが最重要になります。 メール文面の中には、相手にどのような行動をとってほしいのか（返信してほしい、電話をかけてほしいなど）を盛り込むようにしましょう。 相手のことを気遣った確認メールを送り、ビジネスをスムーズに進めていただければと思います。