メール配信システムでPTA活動がスムーズに！導入のメリットとポイントを解説

PTA活動での連絡手段として、メールを活用している保護者の方も多いでしょう。しかし、個別に手作業で送る方法は時間も手間もかかり、効率的ではありません。そこで役立つのがメール配信システムです。

今回は、PTA活動におけるメール配信システムのメリットや選び方について紹介します。

PTA活動でメール配信システムを利用するメリット

PTA活動では、連絡事項やイベントの案内など、多くの情報を保護者に伝える必要があります。従来通りに一通一通メールを送ると手間がかかり、連絡漏れが発生する可能性もあるでしょう。

一方、メール配信システムを導入すると手間を減らし、連絡漏れを防ぐことができます。具体的なメリットは次の通りです。

1.一度に大量のメールを送信できる

一度に大量の宛先にメールを送信でき、手作業での個別送信に比べて大幅に時間を節約できます。そもそもメール配信システムは一斉送信に特化したサービスです。そのため、大量のメールに関しても低遅延で高い到達率で送信することができます。

2.個人情報の漏洩を防げる

手作業でメールを送るとTo、Cc、Bccに入れるアドレスを間違えてメールアドレスが他の送信先に見えてしまうリスクがあります。一方、メール配信システムではTO、CC等の入力が不要であるため、個人情報の漏洩リスクを回避できます。PTA活動で扱う個人情報を安全に管理する上で大いに役立ちます。

またメール配信システムによっては、ダブルチェック後に配信される承認機能や、不正ログインを防止するためのログイン時の2段階認証や、アクセスするIPを制限する機能などを搭載している場合もあります。

3.配信後の状況を把握できる

メール配信システムから送信する場合、メールの到達状況やクリックの有無、開封状況などを確認することができます。重要な連絡を送ったさいの状況確認に最適です。

4.環境に優しい

PTAからのお知らせを紙で送ると、印刷コストがかかります。メール配信システムを使えば環境に配慮しつつ、コストカットが実現できます。

メール配信システムのメリットを深堀！MAツールやメーラーとの違いも解説

PTA活動に適したメール配信システムの選び方

PTA活動にメール配信システムを取り入れる際は、下記のポイントを確認しましょう。

各項目について、詳しく解説します。

チェックポイント1｜安全性が認められているか

PTAでは保護者や教員の個人情報を扱うことから、セキュリティ対策が非常に重要です。メール配信システムは、プライバシーマークやISMS認証など、セキュリティに関連する認証を取得している安全性が高いサービスを優先的に選びましょう。ただし、セキュリティの高いメール配信システムでも使用者側の管理によっては情報漏洩などに繋がる可能性があるため、運用する責任者を決めることや運用のルールをあらかじめ決めておくと良いでしょう。

チェックポイント2｜料金は予算内に収められるか

メール配信システムの料金はサービスによって大きく異なるため、導入から運用までにかかるコストを比較検討しましょう。

特にメール配信システムの料金には、送信数で決まる形式と、送信先の人数で決まる形式があります。送る頻度・人数に応じて適切なサービスを検討しましょう。

チェックポイント3｜必要な機能が備わっているか

システムに備わっている機能も選ぶ上での重要な要素です。特に役立つ機能には次のようなものがあります。

パーソナライズ機能

特定の学年やグループに向けてメールを個別に送信できる機能です。例えば、4年生の保護者だけに配信する、部活動の保護者にだけ通知を送るなど、必要な対象者に絞って連絡できます。

シナリオ配信機能

メールの開封状況やクリック状況に応じて、自動的に次のメールを送信できる機能です。開封されていない場合は、リマインドメールを再送することもできます。

HTMLメールエディター機能

HTMLメールの専門知識がなくても、見た目が分かりやすいデザインのメールを作成できる機能です。画像や装飾を簡単に追加することができ、紙の配布物でなくても読む人を引き付けることができます。

チェックポイント4｜サポート体制が充実しているか

サポート体制が整っているかも、システムを導入する際に考えるべきポイントです。初めて導入する場合や、システムに詳しい担当者がいない場合は、導入サポートや24時間対応の問い合わせ窓口があるシステムを選ぶと安心です。

サポート時間や問い合わせ方法を事前に確認しておくと、トラブル発生時も安心です。

さいごに

PTA活動では、連絡事項が多く、保護者にとっては大きな負担です。しかし、メール配信システムを活用することで、手間を大幅に軽減できるだけでなく、開封率や配信状況も把握できるため、スムーズなやり取りが実現します。

とはいえ、メール配信システムには多くの選択肢があり、料金や機能もさまざまです。現在の配信頻度や必要な機能などを確認しながら、使いやすいシステムを選びましょう。