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メール配信の開封確認はどう行う?メール配信システムの利用についても紹介

公開日:2023/08/25
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送ったメールが開封されているのか開封されていないのかはメール送信者やメルマガの運用担当者にとって重要な指標となります。開封しているかどうかで次のアクションも大きく変わってくるでしょう。

この記事では、メール配信における開封確認をどう行うのかやその際のマナー、便利なメール配信システム利用について紹介します。


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メールの開封確認とは

メールの開封確認は、電子メールを送信した人が、そのメールが受信者によって実際に開封されたかどうかを確認するための機能です。一般的に、電子メールのソフトウェアやサービスには、受信者がメールを開封したときに送信者に通知するための機能が装備されています。

開封確認の仕組みは以下のような流れになっています。

(1)メール送信
送信者がメールを作成し、受信者のメールアドレスに送信します。

(2)開封通知の要求
送信者は、このメールが開封されたときに通知を受けるように設定を行います。これにより、開封確認のリクエストがメールに含まれます。

(3)受信者の操作
受信者がメールを開封すると、受信者のメールクライアントは開封確認のリクエストを検出します。

(4)通知送信
受信者のメールクライアントは、開封確認がリクエストされている場合、送信者に対して開封が行われたことを示す通知を生成します。この通知には、開封日時や他の関連情報が含まれる場合があります。

ただし、開封確認は完全に信頼性のあるものではありません。受信者が開封確認を無効にしている場合や、受信者のメールクライアントが開封確認の通知を正しく処理できない場合もあります。また、開封確認が送信者と受信者の間で受け入れられていない場合もあります。開封確認は、ビジネスのコミュニケーションや重要な情報の送信時に使用されることがありますが、プライバシーやセキュリティの観点から、受信者の意志に従って利用する必要があります

開封確認のメリットとデメリット

開封確認にはメリットもありますがデメリットもあります。
以下ではメリット、デメリットそれぞれについて紹介します。

メリット

(1)送信者は、メールが受信者によって開封されたかどうかを確認できます。これにより、送信された情報が確実に受け取られたかどうかを確認することができます。

(2)ビジネスの重要なコミュニケーションや契約、取引関連の情報を送信する際に、開封確認を有効にすることで、受信者が情報にアクセスしたことを証明することができます。

(3)開封確認によって、受信者がメールを開封した時点のタイミングを把握することができます。これは、返信や後続のアクションを適切に計画する際に役立ちます

デメリット

(1)受信者にとって、開封確認はプライバシーの侵害につながる可能性があります。受信者は自分の行動を追跡されることを好まない場合があります。

(2)開封確認は、受信者が開封確認の通知を無効にしているか、メールクライアントが正しく動作していない場合に信頼性の問題が発生する可能性があります。したがって、開封確認が100%確実な方法ではないことに留意する必要があります。

(3)受信者が開封確認の通知を受け取ることは、一部の人にとって追加の負担となる可能性があります。特に、商業的なコンテンツや広告の場合、開封確認に対する否定的な反応があるかもしれません。

(4)開封確認に関連する技術的な仕組みは、悪意ある攻撃者によって悪用される可能性があります。スパムメールやフィッシング詐欺などの攻撃で、開封確認の情報が利用される可能性があります。

要するに、開封確認は特定のシナリオで便利なツールである一方、プライバシーやセキュリティのリスクに注意を払いながら適切に使用する必要があります。

メーラーごとの開封確認設定方法

ここでは、皆さんがよく使うメーラー(Outlook、Gmail)での開封確認設定方法を紹介します。

Outlookでの設定方法 ※PC版Outlookの場合

①Outlook画面左上にある「新しいメール」を押す

②「オプション」内の「...」を押し、「配信確認の要求」「開封確認の要求」にチェックを入れる

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③いつも通りメールを作成し送信する

Gmailでの設定方法

Gmailでメールの配信確認や開封確認を設定する場合、「Google Appsアカウント」が必要です。個人用の「Googleアカウント」では利用できません。

①Gmail画面左上にある「作成」を押す

②「その他のオプション」から「開封確認をリクエスト」を押す

③いつも通りメールを作成し送信する

開封確認を利用する際の注意点と守るべきマナーとは

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注意点

ビジネス利用においてとても便利な機能である開封確認機能ですが、利用する際には以下注意点を理解しましょう。

一つ目として、開封確認は相手にリアクションを求めるということです。相手側ではメールを開封する際にリアクションするかどうかの作業が挟まることになります。この作業を煩わしく感じる方もいるため、頻度高く利用することはおすすめしません。

二つ目として、逆に開封確認を要求された際にセキュリティ面を考慮する必要があるということです。開封メッセージを自動で送信する設定にしているとセキュリティ上でリスクが生じます。必要に応じて確認を送信することをおすすめします。

守るべきマナー

ビジネス上でメールのやり取りを行う際には最低限守るべきマナーがあります。ここでは開封確認に関するマナーとその他メールに関するマナーを紹介します。

■開封確認に関するマナー

開封確認を設定するということ自体をマナー違反と感じる人も多いということを知っておく必要があります。開封確認は相手に対して「このメールを見ましたか?」と問いかけているのと同じ意味を持つため、信用されていないと感じ不快に思う方がいます。そのことを常に考えたうえで開封確認機能を利用しましょう。

■その他のメールに関するマナー

件名なしでのメールは一般的なマナー違反とされています。メールは件名があることにより、一目でどんな内容かを判断するものです。概要がわからないメールは相手に不信感を与え開封すらしてもらえなくなります。

また、ビジネスでは普段から多くのメールを受信するため、ほとんどの方がメールを返信する優先度をつけながら流し見しています。その中で件名のないメールはリスクもあるため飛ばされることが多くなるため注意してメールを送りましょう。

メール配信システム利用による開封確認

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ビジネスでの開封確認はリスクが伴います。相手に不快感を与えたり開封にプラスの作業を与えてしまいます。

そこで、メールの一斉配信をしつつ開封、クリックの効果測定が可能な「メール配信システム」の利用がリスクを負わずに開封確認をする方法になります。

メール配信システム「Cuenote FC」

メール配信システム「Cuenote FC」は、開封やURLクリックの確認を受信者に通知されることなく行えます。そのため、開封確認のネックポイントであった受信者に不信感や不快感を与えるという点を気にすることなくメール配信を行えます。

また、どの時間帯にどんなデバイスで開封、クリックしたのかや誰が開封、クリックしたのかまで把握することができます。そのため、メール配信後の後続のアクションで何をすればよいかを考える際にも有効的に利用できます。

システムの料金体系も送り放題かつ、登録する配信先アドレス数に応じた月額料金制(最低月額5,000円~)のため、とても導入しやすいシステムです。

メールの開封確認をしたいが、様々なリスクを考えるとどうしたらよいかわからず悩んでいる方はぜひ一度利用してみてください。


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この記事の著者

五月女 翔
某ITベンチャー企業にてフィールドセールスに携わる。 ユミルリンク入社後はインサイドセールス担当として、獲得リードのナーチャリング~商談化を担う。普段お客様との電話コミュニケーションで得た経験から、「お客様に寄り添ったわかりやすい記事」を心掛けています。
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東証グロース上場のユミルリンク株式会社は、18年以上にわたり、メール配信システムをクラウドサービス・ソフトウェアとして提供し、メールに関する専門的な技術や運用ノウハウを蓄積してきました。
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