メール配信の開封確認はどう行う？メール配信システムの利用についても紹介

メール送信者やメルマガの運用担当者にとって、相手がメールを開いたかどうかは重要な指標の１つです。開封しているかどうかで次のアクションも大きく変わってくるでしょう。

この記事では、メール配信における開封確認をどう行うのかやその際のマナー、便利なメール配信システム利用について紹介します。

メールの開封確認とは

メールの開封確認は、電子メールを送信した人が、そのメールが受信者によって実際に開封されたかどうかを確認するための機能です。一般的に、電子メールのソフトウェアやサービスには、受信者がメールを開封したときに送信者に通知するための機能が装備されています。

開封確認の仕組みとは？

開封確認の仕組みは、以下のような流れになっています。

ただし、開封確認は完全に信頼性のあるものではありません。受信者が開封確認を無効にしている場合や、受信者のメールクライアントが開封確認の通知を正しく処理できない場合もあります。

また、開封確認が送信者と受信者の間で受け入れられていない場合もあります。開封確認は、ビジネスのコミュニケーションや重要な情報の送信時に使用されることがありますが、プライバシーやセキュリティの観点から、受信者の意志に従って利用する必要があります。

開封確認のメリット

メールは届いても閲覧されない可能性があります。開封確認によって確実に受け取ったかを確認することができます。そのため、契約や取引などにおいての証明に繋がります。また、毎回午前中に開封されるという場合は、重要なメールを午前中に送信することで、見てもらえる確率が上がります。

開封確認のデメリット

開封確認は、受信者の行動を監視するという側面があります。これはプライバシーの侵害に繋がりかねず、過度な確認は受信者側の恐怖や不信に繋がる可能性があります。そのため、受信者側では開封確認の通知を無効にしているケースもあり、確実ではありません。

またスパムメールやフィッシング詐欺など、悪意のある攻撃者にとって開封確認の情報が利用される可能性もあります。

Gmailでは、開封確認の機能は推奨はしていない

Gmail、厳密にはGoogle Workspaceの管理者ヘルプには、以下のような記述があります。

開封確認を使用してメールの配信を確認することはおすすめしません。通常、開封確認は複数のメールシステムで利用できます。ただし、未読メールに対して開封確認が送信されたり、開封済みのメールの開封確認が想定どおりに送信または配信されない場合があります。

引用元：Google Workspace管理者ヘルプ：ユーザーが開封確認をリクエストできるようにする

メーラーごとの開封確認設定方法

ここでは、皆さんがよく使うメーラー（Outlook、Gmail）での開封確認設定方法を紹介します。

Outlookでの設定方法　※PC版Outlookの場合

Outlookでの設定方法は非常にシンプルで上記の3STEPを行うのみです。②のチェックについては以下の図の箇所にあります。

Gmailでの設定方法

Gmailでメールの配信確認や開封確認を設定する場合、契約が必要な Google Workspaceのアカウントが必要です。加えて、管理者が組織として開封確認を有効にしている必要があります。個人用の「Googleアカウント」では利用できません。

管理者の権限の変更について

開封確認を利用する際の注意点と守るべきマナーとは

ビジネス利用においてとても便利な機能である開封確認機能ですが、利用する際には以下注意点とマナーを理解しましょう。

相手に配慮すること

開封確認は相手にリアクションを求めるということです。相手側ではメールを開封する際にリアクションするかどうかの作業が挟まることになります。この作業を煩わしく感じる方もいるため、頻度高く利用することはおすすめしません。

セキュリティ面を考慮すること

逆に開封確認を要求された際にセキュリティ面を考慮する必要があるということです。開封メッセージを自動で送信する設定にしているとセキュリティ上のリスクが生じます。必要に応じて確認を送信することをおすすめします。

利用頻度は少なくマナー違反と感じる人も多い

開封確認を設定するということ自体をマナー違反と感じる人も多いということを知っておく必要があります。開封確認は相手に対して「このメールを見ましたか？」と問いかけているのと同じ意味を持つため、信用されていないと感じ不快に思う方がいます。そのことを常に考えたうえで開封確認機能を利用しましょう。

顧客相手に開封確認なら「メール配信システム」の利用がオススメ

ビジネスで顧客相手への開封確認はリスクが伴います。相手に不快感を与えることや、開封にプラスの作業を与えてしまいます。そこで、メールの一斉配信をしつつ開封、クリックの効果測定が可能な「メール配信システム」の利用が低リスクで開封確認をする方法です。

メール配信システムでの開封確認は、HTMLメールと呼ばれる画像の配置などWebサイトのような見た目にできるメール形式で可能です。この画像に、見えない計測用の画像を設置しています。受信者がメールを開いた際に、その画像が読み込まれることで計測できます。そのため、受信者側の対応が不要です。

メール配信システム「Cuenote FC」

メール配信システム「Cuenote FC」は、開封やURLクリックの確認を受信者に通知されることなく行えます。そのため、開封確認の課題であった受信者に不信感や不快感を与えるという点を気にすることなくメール配信を行えます。

また、どの時間帯にどんなデバイスで開封、クリックしたのかや誰が開封、クリックしたのかまで把握することができます。そのため、メール配信後の後続のアクションで何をすればよいかを考える際にも有効的に利用できます。

メールの開封確認をしたいが、様々なリスクを考えるとどうしたらよいかわからず悩んでいる方はぜひ一度利用してみてください。