メルマガ配信でのミスを防ぐには？準備と配信設定それぞれ解説

メルマガ配信は大量にメールを送るため、誤情報を送ってしまうことや、本来送るべきではない人に送ってしまうなど、ミスが起きると影響は大きくなります。

そこで、メール配信でのミスを防ぐヒントになるための方法を紹介します。

配信ミスは、各段階に分けて考える

ミスを減らすためには、段階を経て行う必要があります。配信データの取り込みや文面の確認など段階ごとに解説していきます。

配信データの取り込み間違いを防ぐポイント

①配信対象や内容をきちんと把握しておく

配信する対象者やどんな内容のメールを配信するのかを把握しておくことで、データを取り込む際の属性情報が間違ってないかなどの確認もできます。
例えば、お客様に現在の保有ポイントを差し込んで配信をする場合、取り込むデータに保有ポイント数が入っていなかったら、メールに保有ポイントを差し込んで配信は出来ません。

取り込む時点でデータがメールアドレスと氏名しかなかった場合、この時点で保有ポイントのデータがないと分かりこのデータは間違っていると認識できるのでミスは防げます。

②データが更新されているか確認をする

毎回配信データの取り込みを行っているのではなく現在お持ちのデータベースと連携をされている場合、前回配信された時の件数から少しでも増えているか。または、更新日時が前日の日付になっているか等、データが更新されているか確認を行うことにより、配信時に最新のデータにて配信をする事ができます。また、もし更新されていない場合はシステム側でエラーが起きている可能性があるので、その部分の確認を取ることもできます。

コンテンツ（メール文面）の確認ポイント

差込内容、差込個所の確認

お客様氏名、お客様がご登録されたメールアドレス、購入商品名、ポイント等の差し込みをしてメール配信をしたりするかと思います。
それぞれの差し込み内容があっているか、差し込み設定した個所の個数があっているかの確認を取りましょう。

誤字脱字やメール文書の横幅の確認

誤字脱字がないか、句読点のつけ忘れがないか。また、メール文面の横幅はお客様が見やすい幅になっているか確認しましょう。
一般的に、メール文面が読みやすい横幅は35文字と言われています。

文面のURL（リンク先）、クリックカウント設定の確認

文面中にあるURLのリンク先が正しいか。また、URLにクリックカウントを設定した場合、設定した個所や個数があっているか確認しましょう。

機種依存文字の確認

文面中に機種依存文字が使われていないか。システムによっては、機種依存文字が入った文面を登録しようとするとエラーが出るといったものもあります。機種依存文字を使った場合、文字化けしていないかの確認をしましょう。

発行日、発行元の確認

ヘッダー、フッダーを定型にしていたりすると、メールマガジンの発行日を変更するのを忘れてしまった！！という事もあります。また、配信するメールマガジン毎にフッダー部分を変更していたりする場合、別のメールマガジンのフッダーを入れてしまったりといった事もあるかと思うので確認しましょう。

メールマガジン配信停止（解除）時の案内確認

メールマガジンを受信したお客様にてメールマガジンの配信停止（解除）ができるように、配信停止ページへ誘導するURLや、空メールのメールアドレス等が入っているか確認をしましょう。

テストメール配信時の確認ポイント

Fromアドレスや送信者名の確認

Fromアドレス（送信元アドレス）や送信者名が間違ってないか確認をしましょう。例えば、BtoB向けの配信で営業担当毎にFromアドレスと送信者名を変更して送る場合、この部分と文面内の名前が一致していなかった、といった事が起きたりします。

件名と本文の確認

件名と本文が全く違うものを設定していないか確認をしましょう。また、テストメールで確認している時に、やっぱりこの文面には別の件名の方があっているかも、という事もあるので、改めて確認をしましょう。

差込の確認

企業名、お客様氏名、お客様メールアドレス等、用途によって差し込む内容は異なると思います。差し込まれるべき内容が間違っていたり空白だったりするとクレームのもとにもなりますので、よく確認をしましょう。

URLのリンク先やクリックカウントの確認

文面を作成時はリンク先のページが出来ていながとりあえずURLを入れておこう、といった事もあるかと思います。こういった場合、リンク先が変更になっていたりまだページが本番化されていなかったりするとリンク切れを起こしてしまいますので1つずつ確認をしましょう。また、クリックカウントを設定した個所に関しては、URLが変換されていてリンク先も間違っていないか確認をしましょう。

配信設定時に気を付けるべきポイント

リストの確認は重要と伝えていますが、実際に配信する前にも改めて確認が必要です。

配信対象は正しいか

今回配信するリストはどのような対象者で、どのリストに対してメール配信をするのか。例えば、保有ポイントを連絡するメールを送るとします。データを取り込む時点でデータがメールアドレスと氏名しかなかった場合、この時点で保有ポイントのデータが入っていないと分かり、このデータは間違っていると認識できるのでミスは防げます。

また、データを取り込んだ時から配信までに少し時間が空いていたりする場合は、データの差分等ないか確認をしましょう。

絞り込み条件は正しいか（セグメント配信を行う場合）

取り込んだ配信データの項目をもとにセグメント配信を行う場合、今回どのセグメント絞り込んで配信するかの確認を行いその絞り込んでいる条件があっているか確認をしましょう。
特に、下記のように絞り込む条件が多い場合は注意しましょう。

【例】
　　　性別：男性
　　　年齢：20代
　　　購入日：2018年6月1日以降

配信文面は正しいか

配信するメルマガが複数あったり、メルマガ以外の配信をしていたりすると、作成した文面がいくつもある場合があります。同一の件名や似ている件名だと選択ミスの可能性があります。実際に配信する文面があっているのか確認をしましょう。

差込内容は正しいか

メール文面に差込を行う場合、下記のような内容を確認しましょう。

URLのリンク先は公開されているか

ありがちだったりするのが、新製品のお知らせ等で新しいページを立ち上げた際に、まだページの本番化が終わっていない本番化を忘れた等の理由でリンク切れが起きていたりすることがあります。
配信前にはURLのリンク先がきちんと公開されているか確認をしましょう。

修正箇所がきちんと反映されているか

例えば、HTMLメールを送るとします。テストメールにて内容を確認したが、画像のパスが間違っていて表示されなかったためファイルを更新しました。その場合、画像だけ修正して本番化をしていても、メール文面のパスが書き変わっていなかったり更新されていなかったりすると画像が表示されませんので、修正を行った時はもちろんですが配信設定時もきちんと確認をしましょう。

配信日時は正しいか

システムによっては過去日付でも設定できてしまうものもあり、過去日付にしたものは配信設定を完了した時点で即時配信されてしまう可能性があります。
例えば、13時からシークレットセールをするとします。シークレットセールのサイトも13時直前で公開しようとした場合、配信日時を間違って設定してしまったらお客様はシークレットセールのURLをクリックしても「ページがありません」と表示されてしまい、混乱のもとになってしまいます。
こういった事を防ぐためにも、配信日時が正しいか必ず確認をしましょう。
また、配信する時間は余裕を持つことをお勧めします。 万が一何かあった場合、配信前に修正が出来るため、配信ミスを防ぐことが出来ます。

チェックシートを用意する

1人でのチェック、ダブルチェック、どちらも面倒に感じてしまいますが、配信ミスをしてしまったら比べ物にならない程の大変なことが起こってしまいます。
ご利用されているシステムによって確認項目は異なりますし、チェック体制も会社によって1人だったり、ダブルチェックだったりと異なりますが、下記よりサンプルのチェックシートをご覧いただけますので、まだチェック体制を取り入れてない方や見直しを検討されている方は是非ご参考にしてください。