営業フォローを効率化！メール配信システムの活用法

「なかなか案件化してない見込み客にコンタクトできてない」
「いまアプローチしてる重要な案件があるから、他の見込み客に時間が避けない」
「アクティブな見込み客が足りなくて困ってる！」

営業を担当していると、こんな悩みが出てきますよね。

実はメール配信システムは営業フォローにも最適です。
今回は「メール配信システムを活用した営業フォローのメリットから、その注意点まで」紹介していきます。

【目次】
休眠顧客の掘り起こし

手間が少なく自動配信もできる

いま重要な顧客に注力できる

注意点

まとめ

休眠顧客の掘り起こし

メール配信システムは休眠顧客の掘り起こしにも活用できます。
たとえば自社の顧客リストから半年以上コンタクトを取っていない見込み客へ、検討状況の確認メールを一斉配信する、などです。

休眠顧客に電話で1人ずつ連絡すると時間がかかってしまいます。
結果的にアプローチできる顧客は限られてしまいますよね。
そこでメール一斉配信であれば、短時間で多くの見込み客にコンタクトを取ることができます。

メールの方が手軽に連絡とれるとは言いつつも
「メールだと顧客の反応を引き出せない」

「そもそも反応してくれない」

という課題をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。

実はメール配信システムでは、見込み客の反応を引き出す工夫ができるのです。
たとえばこんな工夫が挙げられます。

宛名に顧客の氏名を差し込む

顧客情報に応じて配信するコンテンツを変える

顧客の行動によって配信するタイミングや内容を変える

自分の名前が入っていたり、見込み客が興味を持ちやすい内容であったりすれば、反応が引き出しやすいですよね。
システムを活用すれば、こうした工夫が簡単に行えます。

このようにメール配信システムを使用すれば、メールであっても電話のメリットに近づけられます。
最終的には効率的に営業活動が行えるのです。

休眠顧客の掘り起こしについては「ほったらかし名刺はもったいない！眠っている名刺にもアプローチを！」で詳しいノウハウを紹介しています。
気になるかたは是非ごらんください。

手間が少なく自動配信もできる

一般的にメール配信システムは手軽に操作できるので、手間がかかりません。
加えて受信者のアクションに応じて配信コンテツを送りわける「シナリオ配信」などの自動配信や「宛名の差し込み機能」、「配信後の効果測定」をすることもできます。

たとえば1週間おきに顧客の検討状況や、利用状況を確認するメールを自動設定することもできます。
時間に追われて忙しい中でも、定期的にコンタクトを取れるのです。

このように自動配信を活用することで、たくさんの見込み客へ手間なく一斉にコンタクトが取れます。

いま重要な顧客に注力できる

メール配信システムを活用すれば他の見込み客との接点を保ちながら、現在進行中の案件に集中することができます。

たとえば確度の低い見込み客には、ステップメールなど定期配信でのみコンタクトを取ります。
こうすることで見込み客から忘れられてしまうことを防ぎます。
少なくとも何も連絡を取らないことよりは、効果があるでしょう。

さて、低確度の見込み客にあてていた時間を、定期配信に置き換えることで、時間に余裕が生まれました。
そこで優先して対応したい顧客への提案資料の作成や、提案戦略など練ることもできます。

このようにメール配信システムを活用することで、見込み客との関係を切らすことなく、より重要な案件を優先的に取り組むことができるのです。

見込み客にかける時間配分をコントロールして、高確度の見込み客へ営業にリソースを集中させると、受注率を高めることも期待できます。

注意点

良いことづくしに思えるメール配信システムですが、注意したいポイントもあります。
下記のポイントを順番にチェックしていきましょう。

オプトインを必ず取ること

ハウスリストのアドレスのみに送ること

配信停止を希望したらすぐ対応

オプトインを必ず取ること

「特定電子メール法（特電法）」では広告・宣伝を目的としたメールは禁止されています。
オプトインは必ず取得して配信を行いましょう。

ちなみに、特電法による禁止対象とならないケースもあります。
「外部に公開されているメールアドレスへの送信」についてはオプトイン取得義務の例外、と定められています。
しかしながら、こうした対象への送信についても慎重に考える必要があります。

法律上は問題がなくても合意を得ずに送信すれば、迷惑メールとして処理される数が増える可能性が高まります。
迷惑メールとしての報告が多くなれば、プロバイダーからの評価（レピュテーション）が下がってしまうでしょう。
レピュテーションの低い送信者は、迷惑メール送信者とみなされてしまい、メールが正しく受信されなくなってしまうのです。

またクラウドサービスでは自社が正しく運用していたとしても、配信に支障が出る可能性もあります。
クラウドサービスでは同一のIP配下に複数の送信者が存在するので、他社のレピュテーション低下が自社にも影響を与える場合もあるのです。
このため配信システム提供事業者の中には、レピュテーション低下の恐れがある対象への送信を禁止している企業もあります。

システム選びの際に、こうした対策を行っているかを確認することも、円滑にメール運用を行う上で重要なポイントと言えるでしょう。

ハウスリストのアドレスのみに送ること

見込み客に送信するリストは必ずハウスリストを使いましょう。
ハウスリストとはWebサイトや展示会などのイベント、営業活動で収集した会社が保有する顧客情報や見込み客のことです。

見込み客をとにかく増やしたいと思う営業担当の方にとって、外部から入手した顧客リスト魅力的に感じるかもしれません。
しかし、そのようなリストにメール配信を行うのはリスクが高いので注意しましょう。
外部入手のリストは他社が保有していたり、インターネットから勝手に集めてきたりした顧客情報ばかりです。
そのような人たちにメールを配信すれば、悪印象を与えてしまうでしょう。
売り込み電話を受けた状況を想像してみると、納得できると思います。

具体的なリスクとしては

会社やブランドの印象と信頼が落ちる

迷惑メール申請されてメールが届かなくなる

といった可能性が大きいです。

独自にハウスリストを効果的に集める方法としては
「ウェブサイトにメルマガ購読フォームを用意する」「購読申し込みで割引クーポンを配布」など工夫をすると良いです。
その他にもオプトインフォームを活用した集め方も効果的です。

配信停止を希望したらすぐ対応

最後に読者から配信停止の依頼を受けたら、すぐに停止の対応を行いましょう。
停止の処理をせずに放置してしまうと、デメリットになる場合があります。

「メールの配信停止をお願いしたのにメールが届く・・・」
ということが起きてしまうと、企業やブランドにとって大きなイメージダウンになってしまいます。
間接的に営業がうまく行かなかったり、失注してしまったりする可能性もありえます。

また万が一、配信停止の対応を忘れてメールを送り続けてしまった場合もリスクがあります。
上記からお伝えしてきたように、不要だと感じているかたにメールを送ってしまうと、迷惑メールとして申請されるケースが多いです。
この場合もレピュテーションが下がり、メールが正しく届かなくなる原因となります。
メールが届いたはずの見込み客に送れなくなるのは、営業チャンスとしてもったいないですよね。

いずれにせよ配信停止の対応は早く行うにこしたことはありません。
依頼の連絡を受けたらすぐに処理をしましょう。

まとめ

今回は営業フォローで役に立つメール配信システムのメリットから、注意点までお伝えしました。
メール配信システムは手軽な操作感、自動配信といった点から、営業フォローでも活用できるシステムです。

本記事で紹介した使い方のほか、受信者の行動によってコンテンツを送り分ける「シナリオメール」など機能が豊富にあります。

営業活動をもっと効率化させたい場合は検討してみてはいかがでしょうか？

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