メールで営業成果をあげる方法とは？効率的なメールの使い方と例文を紹介

コロナ禍により、対面による営業が難しい世の中となってきました。
今までの営業スタイルのままだと、ニューノーマル時代に置いていかれます。

「休眠顧客とコンタクトをとりたいけど、会えない。」
「なかなか案件化してない見込み客にコンタクトできてない」
「いまアプローチしている重要な案件があるから、他の見込み客に時間が避けない」
「アクティブな見込み客が足りなくて困っている！」

営業を担当していると、こんな悩みが出てきますよね。

実はメール配信システムは、さまざまな営業の悩みや営業フォローに最適です。
いまさらメールでの営業なんて古くさいし、見向きもされない。と思っていませんか？
今回は「メール配信システムを活用した営業成果をあげる方法から、その注意点まで」紹介していきます。

【目次】
メールでの営業とは？～基本～

メール営業で休眠顧客を獲得する方法

メール営業で効率化する方法

メール営業で重要な顧客に注力できる

メール営業での注意点とは？

メールでの営業とは～まとめ～

メールでの営業とは？～基本～

そもそもメールでの営業とは？
ビジネスで、日常的なツールとして使用していますがメールでの営業はどのように行っていますか？

対面にて直接アプローチする従来の営業方法とは異なり、非対面でアプローチする営業手法であることは既知の事実です。

そのメールでの営業で新規開拓や休眠顧客等へのアプローチは、工夫次第で効率的に成果を得ることができると言われています。

しかし、対面の営業手法とは違ったメリットやデメリットが生じます。
それでは、効率よく営業メールを活用して営業効果をアップさせるにはどのような方法があるのでしょうか？

今回は主にメール配信システムの機能を活用したメール営業や営業フォローのコツをお伝えしていきます。

■メールでの営業メリット

メールでの営業メリットとしては、まず時間の調整や制約から解放されることです。

従来の対面営業の場合は、相手方の会社に直接出向くために担当者と日時を合わせてアポをとったり、その相手の会社までの移動時間がかかっていました。

また、相手が会社にいるかも確認しないでとりあえず直接相手に会いにいくことが目的となってしまっていることもあったかと思います。

特に相手がいるかもわからず直接訪問して、担当者がいなかった場合は営業活動が無駄になります。

メールでの営業は、営業マン自身の時間の都合でアプローチが可能です。
メールを受け取る相手方の会社担当者も自分のタイミングでメールを確認できるので効率が良くなります。

またメールアドレスを知っているということは、無作為な営業活動ではないということです。
相手に直接アプローチができるので、相手の会社の担当者に必要な情報を提供しながらアプローチができるようになります。

■メールでの営業デメリット

メール営業でのデメリットは、開封をされなければメールを送った意味がなくなることです。

相手担当者にとって必要な情報ではなかったり、そもそも興味がそそらない内容である可能性が高いです。

またメールでの営業は、直接顔を合わせたりリアルタイムで会話をしているわけではないので、相手の表情が読みにくく温度感がわかりにくいこともデメリットにあげられます。

開封状況やメール本文内のクリック状況は、メール配信システムの効果測定機能で測ることが可能ですので、メール配信システムを活用することをおすすめします。

しかし、メールを開封されていても読んでもらえてない場合もあります。
開封をしてくれているからとりあえずたくさんメールを送ってみる。という手法も信用問題にもかかわるのでメールの送りすぎにも気を付けましょう。

とりあえずメールを送っておけばいい。という活用方法では営業効果はまったく上がりません。
少しでも開封やアポイント獲得をするためにはコツが必要になってきます。
次ページ以降にメール営業で必要なコツや例文をご紹介します。

メール営業で休眠顧客を獲得する方法

休眠顧客を開拓するのは、とても骨の折れる大変な活動だと思います。
しかし、一度は接点をもった顧客なので新規営業に比較するとメールの返信をもらえる可能性が高いです。

メール配信システムは休眠顧客の掘り起こしに活用ができます。
たとえば自社の顧客リストから半年以上コンタクトを取っていない見込み客へ、検討状況の確認メールを一斉配信することで相手の温度感の確認が可能となります。

休眠顧客に電話で1人ずつ連絡することも良いのですが、時間がかかってしまう上に、相手の都合で電話に出られないタイミングもあります。
そのため、アプローチできる顧客は限られてコミュニケーションがとれないままになります。
そこでメール配信システムで、メールを一斉配信すれば、短時間で多くの見込み客にコミュニケーション、コンタクトを取ることができます。

電話でアクションを起こしても、コンタクトが取れない場合もありますが、メールであればメールアドレスが存在している限り、アクションしたことが無駄にはなりません。

しかし、メールの方が手軽に連絡とれるとは言いつつも
「メールだとお客様の反応を引き出せない」

「そもそも反応(開封)してくれない」

という課題をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。

実はメール配信システムでは、見込み客の反応を引き出しやすくする工夫ができるのです。
たとえば以下に紹介するちょっとしたコツでコミュニケーションがとれるようになります。

件名や本文に顧客の氏名を差し込む

顧客情報に応じて配信するコンテンツを変える

顧客の行動によって配信するタイミングや内容を変える

テンプレートを活用して効率化を図る

まず、件名や本文内に自分の名前が入っていると私信風なメールになるので、相手からは「私だけにきたメール」と特別感を感じてもらうことができます。
特に件名に顧客の名前が入っていると、開封率があがりやすいというメリットもあります。

以下に、差込配信のイメージをご紹介します。
赤字の下線部分がユーザーによって可変する箇所となります。

上記の例では、件名にもユーザーの名前が入っていますので、気に留めてもらいやすい工夫がされています。

また差込配信以外の部分は、テンプレートとして保存し活用することも可能なので、一から文章をつくる必要もなくなります。

しかし、自社に合ったテンプレートを活用する必要があるので、何回か文章を入れ替えたりして効果検証を行うことをおすすめいたします。

参考情報までに2021年最新のメールマーケティングでは、パーソナライズされたメールを送ることが重要であるということも示されています。

また、見込み顧客のデモグラ情報をもとに興味を持ちやすい内容を送ったりすると、反応が引き出しやすいですよね。
システムを活用すれば、データを蓄積させる必要はありますがこうした工夫が簡単に行えます。

このようにメールであっても電話のメリットに近づけられるので、
電話より効率的に営業活動が行えメールの返信やアポイントもとれる可能性も高まります。

メール営業で効率化する方法

一般的にメール配信システムは普段パソコン操作を行っている方であれば、手軽に操作できるので、手間がかかりません。
視覚的に操作ができるシステムがほとんどです。

先述した、パーソナライズされたメールを送信するために相手方のメール開封状況に応じて配信コンテツを送りわける「シナリオ配信」などの自動配信や「宛名の差し込み機能」、開封率やクリック率を確認するための「配信後の効果測定」をすることもできます。

たとえば、シナリオ配信機能を活用すると1週間おきに顧客の検討状況や、利用状況を確認するメールを自動設定することもできます。
多忙で時間に追われて細かくフォローアップにできない状況でも、定期的にコミュニケーション、コンタクトを取れるようになります。

このようにメール配信システムの自動配信を活用することで、たくさんの見込み客へ手間なく一斉に営業活動ができ、コンタクトが取れます。

メール営業で重要な顧客に注力できる

メール配信システムを活用すれば他の見込み客との接点を保ちながら、現在進行中の案件に集中することができます。

たとえば営業活動をしている中で、すでに案件として動いているものとまだ時間がかかりそうな案件が並行して動く場合が出てくると思います。

営業活動は、1人に対して時間が限られるのでどうしても優先順位をつけなければならない場面がでてきます。
しかし、確度の低い見込み客だからといってアプローチをおろそかにすることはできません。

いま重要視する顧客に注力しながら、確度の低い顧客にも適した対応をできるのがメール配信システムを活用した定期的なメール配信です。

顧客の温度感に合わせたメール配信によってこれから顧客になりえる見込み客に忘れられてしまうことを防ぎます。

まったくコミュニケーション、コンタクトを取らないよりも、少しでも気に留めてもらえるメールを送ることができれば営業活動の効果があるでしょう。

このように、まだ確度の低い見込み客にあてていた時間をメールの定期配信に置き換えることで、時間に余裕が生まれるので
優先して対応したい重要な顧客への提案資料の作成業務や、提案戦略など練ることが可能になります。

メール配信システムを活用することによって、見込み客との関係を切らすことなく、より重要な案件を優先的に取り組むことができます。

見込み客にかける時間配分をコントロールして、確度の高い重要な見込み客へ営業にリソースを集中させると、受注率を高めることも期待できます。

メール営業での注意点とは？

ここまでご紹介したメールでの営業はで良いことづくしに思えますが、メールを送る時やメール配信システムを利用するにあたって注意したいポイントもあります。
下記のポイントを順番にチェックしていきましょう。

オプトインを必ず取ること

ハウスリストのアドレスのみに送ること

配信停止を希望したらすぐに対応する

オプトインを必ず取ること

「特定電子メール法（特電法）」では広告・宣伝を目的としたメールはオプトイン方式や特定の事項の表示が義務付けられています。

ちなみに、特電法による禁止対象とならないケースもあります。
「外部に公開されているメールアドレスへの送信」についてはオプトイン取得義務の例外、と定められています。
しかしながら、こうした対象への送信についても慎重に考える必要があります。

法律上は問題がなくても合意を得ずに送信すれば、迷惑メールとして処理される数が増える可能性が高まります。
迷惑メールとしての報告が多くなれば、プロバイダーからの評価（レピュテーション）が下がってしまうでしょう。
レピュテーションの低い送信者は、迷惑メール送信者とみなされてしまい、メールが正しく受信されなくなってしまうのです。

システム選びの際に、こうした対策を行っているかを確認することも、円滑にメール運用を行う上で重要なポイントと言えるでしょう。

ハウスリストのアドレスのみに送ること

見込み客に送信するメールは必ず自社のハウスリストを使いましょう。
ハウスリストとは自社Webサイトへの問い合わせや展示会などのイベント、営業活動で収集した会社が保有する顧客情報や見込み客のことです。

見込み客をとにかく増やしたいと思う営業担当の方にとって、外部から入手した顧客リスト魅力的に感じるかもしれません。
しかし、そのようなリストにメール配信を行うのはリスクが高いので注意しましょう。

外部入手のリストは他社が保有していたり、インターネットから許可なく集めてきたりした顧客情報ばかりです。

特電法に触れる可能性も高いうえに、自社の情報を必要としていない顧客が多く含まれています。
そのような人たちにメールを配信すれば、悪印象を与えてしまうでしょう。

その外部入手のリストでメール配信を行う具体的なリスクとしては

会社やブランドの印象と信頼が落ちる

迷惑メール申請されてメールが届かなくなる

といった可能性が大きいです。

独自にハウスリストを効果的に集める方法としては
「ウェブサイトにメルマガ購読フォームを用意する」「購読申し込みで割引クーポンを配布」など購読を促すためのフックを用意して工夫をすると良いです。
その他にもオプトインフォームを活用したハウスリストの集め方も効果的です。

配信停止を希望したらすぐ対応

最後に読者から配信停止の依頼を受けたら、すぐに配信停止の手続きを行いましょう。
停止の処理をせずに放置してしまうと、顧客とのコミュニケーションに悪影響をあたえる可能性が高くなります。

ユーザーの心理として
「メールの配信停止をお願いしたのにメールがいつまでも届く・・・」
ということが起きてしまうと、しつこい会社だと思われてしまいます。企業やブランドにとって大きなイメージダウンに繋がるのでネガティブな印象は与えないようにしたいものです。

ユーザーにこのようなマイナスイメージを持たれてしまうと、間接的に営業がうまく行かなかったり、失注してしまったりする可能性もありえます。

また、メールでの営業を行う際には配信元の情報や配信停止を受け付けるための問い合わせ先を明記する義務があります。

上記からお伝えしてきたように、メール配信を不要だと感じているユーザーにメールを送り続けてしまうと、信用問題にも関わりますし、迷惑メールとして申請される可能性も起きてしまいます。
そもそも配信停止を希望しているのに、メールを送信し続けると懲役または罰金が科せられる恐れもあります。

せっかく営業活動を効率化させてアポイントを増やすために、メールでのアプローチを行っているのに、すべてが無駄になってしまいます。
ユーザーから配信停止依頼の連絡を受けたらすぐに処理を行いメールの配信停止が完了したことをきちんとメール返信も丁寧に行いましょう。

メールでの営業とは～まとめ～

今回はメールでの営業活動や営業フォローのアプローチ方法についてご紹介しました。

メール配信システムを活用することで、営業活動が効率化し見込み客を増やす働きも期待ができます。
しかし、メール配信システムを利用した営業はメリットだけではなく、デメリットもあるのできちんと理解し自社に合った運用方法を見つけていきましょう。

メール配信システムは手軽な操作感、自動配信といった点から、ビジネスでの営業活動に活用できるシステムです。

無料のメール配信システムもありますが、利用できる機能が限られていることもあるので必要な機能があるかどうかを確認しましょう。
当社では、月額5,000円～メール送り放題で本文中に挙げた機能が標準装備でご利用頂けます。

コロナ禍で非対面の営業活動が求められる中、メール配信システムを活用した営業活動を行ってみてはいかがでしょうか？無料トライアルも可能なのでお気軽にご相談ください。

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