失敗しない！メール配信システムの選び方

ひとくちにメール配信システムといっても、さまざまな会社のものがあります。そのため、いったいどのサービスを選べばいいのか、迷ってしまう方も多いようです。

そこで今回は、後悔しない・失敗しないためのメール配信システムの選び方をご紹介します。

目次

1.目的を明確にする

2.メール配信システムに任せる範囲を決めておく

3.必要な機能・ほしい機能を洗い出しておく

4.情報を集めて比較する

実績のチェックも忘れずに！

1.目的を明確にする

まず、基本的なことではありますが、メール配信システムを使ってなにをしたいのかを明確にしておくことが大切です。

たとえば下記のように、具体的に目的を書き出すようにしましょう。

• ・メールマガジンをつくって配信したい
• ・ダイレクトメールなど、同内容のメールを大量の宛先に配信したい
• ・既存のシステムと連携して自動的にメールを配信したい
  （ECサイトで購入があった場合、自動的にサンクスメールを送ったり、イベントに合わせてリマインドメールを送ったりするなど）

まず目的を明確にすることで、どのような機能が必要か、どのようなカスタマイズがほしいかなどを検討することができます。

2.メール配信システムに任せる範囲を決めておく

目的を明確にしたら、次はメール配信システムにどこまで任せるかを決めましょう。

メール配信をする際、下記の4つの業務が発生します。

• ・配信先のリスト・データ管理をしたい
• ・バックナンバーを含めた原稿管理をしたい
• ・メールを配信したい（これは基本中の基本ですね）
• ・開封率、クリック率、コンバージョン率などの結果を管理したい

そこで、メールの配信以外の3つに関して、どこまでメール配信システムに任せるかを明らかにしておく必要があります。

まず、配信先のリスト・データについて。配信先の母数が多い場合など、手動でリストを更新・管理するのは骨が折れますよね。

その場合、ユーザーから配信登録・解除などのアクションが起こせるフォームと連携して、メール配信システム上でリスト・データ管理を行うのが便利です。
リスト管理はするものの、配信後にはデータを消去する「砲台型」と呼ばれるタイプや、配信後もデータで管理する「データベース型」と呼ばれるタイプがありますので、自社にとってどちらが適切か検討しておきましょう。

次に、原稿管理です。
制作した原稿をメール配信システムにアップロードするタイプもあれば、システム上で原稿をつくって配信するタイプもあります。
HTMLメールやボリュームのあるテキストメールなどはアップロード型が便利ですが、簡素なテキストメールを配信するだけなら後者の機能で十分まかなえる・・・など、目的ごとに適した機能は異なってきます。

そして、メール配信システムの肝ともいえるのが、メールの配信機能です。
つくった原稿をPCに送ることが多いのか、モバイルに送ることが多いのかなど、配信先の環境に強いシステムを選ぶことがおすすめです。

最後に、結果管理。
配信したメールの開封率、クリック率、コンバージョン率など、測定ポイントは3つあります。この3つのうち、どの数字がどこまで詳しく必要なのか、明確にしておきましょう。
実際のところ、効果測定ツールはさまざまなものが出回っています。使い慣れたツールをメール配信システムと連携させてつかってもいいし、すべてメール配信システム上で完結させてもいいわけです。「この機能は絶対にほしい」「こんなレポートがとりたい」など、具体的なところまで詰めておくといいでしょう。

このように、メール配信以外の機能は配信システムでなくとも管理できるので、システムにどこまで任せるかを明確にしておきましょう。

3.必要な機能、ほしい機能を洗い出しておく

メール配信システムにどこまで任せるかを決めるのと同時に、必要な機能の洗い出しをします。

先程も例としてあげましたが、
「会員情報の登録・変更・削除など、ユーザー自身が操作できる機能をもたせるか」
「バックナンバーを一覧で見られるようにしたり、過去の配信を編集して再度配信できるようにしたりするか」
「モバイル向けの配信に強いシステムがいいか」
「どんな測定ポイントの数字をとりたいか」
「機能の拡張性をもたせるか」
などです。

特に結果管理に関しては、どのような数字をとるかによって、レポーティングの仕方にも影響してきます。CSVをDLして自分で加工するタイプもあれば、システムの画面上で円グラフが表示されるなど、配信結果が視覚的に見られるタイプもあります。

いずれにせよ、失敗しないためのメール配信システムの選び方として、システムにどこまでの機能をもたせるかをクリアにしておく必要があります。

4.情報を集めて比較する

1～3で明確にした条件を前提にし、さまざまなメール配信システムの比較検証を行います。
条件を提示して問い合わせれば、カタログを送ってもらったり、場合によっては見積もりをいっしょに送ってもらったりすることも可能です。何社か比較検討し、自分たちのニーズに適ったシステムを選びましょう。

ここで大切なのは、やはり金額ですね。
お金に糸目をつけないとなれば、マーケティングオートメーションツールを導入すれば基本的になんでもできる形にはなりますが、初期費用が数百万になってしまうことも・・・
条件と合わせて、自分たちのコスト感に近いシステムを選ぶことが大切です。

こういったシステムは実際に使ってみないと判断できないところもありますので、カタログベースでは心配という場合は、デモ環境をさわらせてもらってもいいでしょう。

実績のチェックも忘れずに！

さらに、メール配信システムを提供している会社の実績をチェックすることも忘れずに。
自社のデータベースを任せるとなると、万が一システムに問題があった場合、情報漏えいにつながってしまう恐れがあります。

導入事例などを見て、ほかにどんな会社が同じシステムを使っているか、信頼に足る会社が名を連ねているかなど、下調べをしておくと安心です。

今回お伝えしたポイントを押さえてメール配信システムを選べば、まず失敗する心配はありません。
「安いから」「なんとなく雰囲気がいいから」といった理由で安易に選んでしまうと、いざ使ってみても自分たちのやりたいことができなかった・・・なんてことも。

ぜひ、この失敗しないためのメール配信システムの選び方を参考にしてみてくださいね。

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