複数人宛てのメールの正しい書き方とは？宛名が連名になる場合のマナーを解説！

複数人宛てのメールで、宛名の書き方に困ったことはありませんか？本記事では連名で記載する場合の基本的なマナーやポイントを社外向け・社内向けそれぞれ具体例とともに解説します。

複数人に宛てたメールを送る際の基本的なマナー

複数人宛てにメールを送る際、全員の名前を書くべきか、「各位」などでまとめて記載するべきか迷うこともあるかと思います。一般的には複数人に宛てたメールの場合、以下のようなマナーがあります。

少ない人数に宛てる場合は連名で記載する

宛先が3～4人など少ない場合は、宛先の相手を連名で記載することが一般的です。同じ会社や部署の複数人に宛てる場合は、縦書きまたは横書きで相手の名前を記載します。別々の企業の複数名に宛てる場合は、社名を記載し、会社ごとに縦書きにした方が見やすく丁寧でおすすめです。

宛先の人数が5名以上の場合は「各位」を用いることもある

宛先の人数が多い場合は、連名ではなく「各位」と記載することをおすすめします。5名以上の場合、縦書きでも横書きでも、連名で記載すると見えづらくなることがあるため、目安として5名以上の場合は「各位」を用いると良いでしょう。「○○部各位」や「ご担当者各位」など対象を明確にすると、より丁寧な印象になります。

「各位」の正しい使い方とは！失礼のない使い方や注意ポイントを解説

役職の高い順に記載する

連名で記載する場合、役職の高い順番に名前を記載します。また、複数の企業の方に宛てる場合は、自社と関係が深い企業、またはメールの内容にメインに関わる企業があれば優先的に記載します。

正しい敬称を付ける

連名での記載でも、全ての名前の後に「様」などの敬称を付ける必要があります。その際、「○○部長様」など二重敬語にならないよう注意が必要です。

CCの相手も宛名に含めるべき？判断基準と書き方

宛先（TO）だけではなく、CCにもアドレスが含まれる場合は、CCの宛先に対しても名前を記載することがあります。例えば、CCに自社以外の人のアドレスを含んで連絡する場合などは名前を記載することがあります。その際、TOに含まれる宛先とは分けて（CC：○○様、○○様）といった形で、カッコ書きで記載することが一般的です。

ただし、CCにかなりの数のアドレスが含まれる場合や、自社の上長や別担当者への共有のためにCCにアドレスを含めている場合などは、CCの記載を省略するケースもあります。また、宛先の人数が多く、「各位」と記載している場合は、CC の宛先も「各位」に含まれるためCCの宛先の記載は不要です。このように、CCの人数や誰が入っているかによって判断をすることが大切です。

【社外向け】連名での宛名の書き方

社外の人に対して、連名でメールを送付する際のポイントと例文を3つご紹介します。

1社複数名に宛てる場合

1社の複数名に宛てる場合は、縦書き・横書きのどちらか好きな方で記載して問題ありません。複数部署の方に宛てる場合は部署名も記載すると丁寧でしょう。

例文

2社以上複数名に宛てる場合

取引先と協力会社など、宛先に2社以上の複数名が含まれる場合は、それぞれの社名を記載します。そのため、会社ごとに縦書きで記載するほうが無難です。また、記載の順は前述の通り、自社と関わりが深い企業を優先的に記載します。

例文

CCに社内の人が含まれる場合

CCに社内の人が含まれ、かつCCの宛先の記載が必要と判断した場合は、自社の社員であることをわかるように記載します。例えば、CCに並べて記載する際は、「弊社○○」といった形で、通常は最後に追加します。この際、社外向けメールの宛名部分なので、社内の担当者の敬称の扱いは、社内ルールや関係性、相手への配慮に応じて判断しましょう。一般的には、社外の方に社内の人物だと分かりやすく示すため、敬称は省略されて記載されることが多いです。

また、本文中で「内容共有のために弊社○○をCCに含めております。」といった旨の記載を行う方法もあります。

例文

【社内向け】連名での宛名の書き方

1部署複数名に宛てる場合

1つの部署の複数名に宛てる場合は、部署名と名前を記載します。社内のルールなどによっては部署名を省略し、名前のみでも問題ない場合があります。同名の方が社内にいるなど、わかりづらい場合は必ず部署名まで記載し、それ以外の場合は社内ルールに合わせて最適な書き方を選択してください。

また、役職名、「さん」、「様」など社内のルールに合わせた敬称も必ず記載します。縦並び・横並びのどちらでも問題ないですが、記載する順番は必ず役職順になるように記載しましょう。

例文

複数部署に宛てる場合

複数部署に宛てる場合、宛先の相手にどの部署の誰に宛てているかをわかりやすくするためにも、部署名まで記載することをおすすめします。ただし、社内ルールなどで部署名の記載を省略している場合などは、部署名の記載はなくても問題ないことがあります。部署名を記載して連名で書く場合は、部署ごとに改行を入れるなど、わかりやすく記載しましょう。

例文

連名で記載する際のポイント

連名でメールの宛名を記載する際のポイントを3つご紹介します。

メール本文で特定の人に宛てて内容を記載したい場合は？

複数人に対して送っているメールでも、特定の誰かに伝えたい内容が含まれる場合もあるでしょう。その場合は「＞○○様」など、伝えたい相手の名前を再度記載し、内容をその下に続けます。これにより、誰に対する内容なのかを明確にすることができます。

役職が不明な場合は？

先方の役職が不明で宛名を連名で記載する場合、まずはメールの内容に関わりが深い相手がいれば優先的に記載します。特に優先順位を判断しにくい場合は、五十音順などで記載する方法もあります。

誰に何をしてほしいメールか明確に記載する

複数人に宛てたメールを送る際は「誰に」「何をしてほしいのか」をわかりやすく記載することが大切です。複数人に宛てている場合、何を誰が返信するべきか、受信者が迷う可能性も考えられます。そのため、この後の対応が明確にわかるような文章になっているか、送信前にきちんと確認することがおすすめです。

また、複数人に宛てているメールに返信する際も、誰に対しての返信なのかを冒頭でわかりやすく明記することが、誤解やトラブルを生まないために大切です。

まとめ

メールの宛名を連名で記載することはビジネスメールにおいて度々発生します。メール相手への配慮と正確な情報伝達のために、わかりやすく記載することはとても大切です。

本記事を参考に基本的なマナーやポイントを押さえ、状況や相手に合わせてわかりやすいメール作成を心がけましょう。