自動返信メールとは？使い方から活用シーンまで解説

自動返信メールは、メールの受信などの特定の条件をトリガーとして自動的にメールを送る仕組みです。個々の返信が難しい場合にも受信者に迅速に状況を伝えることができ、送信者側の手間も削減することができます。

今回は、自動返信メールの設定方法から活用シーン、活用時の例文までご紹介します。

自動返信メールの設定のやり方

自動返信メールの設定可否は利用しているメールサービスによって異なります。ここでは個人からビジネスまで幅広く使われている主要なメールサービスであるOutlookとGmailで設定する際の方法をご紹介します。なお、代表的なメールサービスの一つであるYahoo!メールについては、2024年7月より自動返信機能の提供が終了しました。そのため、Yahoo!メールでの自動返信は現在ご利用いただけませんのでご注意ください。お手持ちのメールサービスに合わせて設定を進めてみてください。

Outlookの場合

Outlookでは、利用しているアカウントの種類によって設定方法が異なります。

アカウントの種類を確認したい場合は、「ファイル」をクリックし、「アカウント設定」の項目をクリックすると、利用しているメールアドレスの右にアカウントの種類が表示されます。

自動返信メール設定方法

Outlookの自動応答では、Exchangeアカウントに紐づく会社や学校などの「自分の所属組織内」と、紐づいていない「自分の所属組織外」とで分けて内容を設定することができます。用途に合わせて期間や内容など、適切なものを選択・入力してください。

「自動応答」が無い場合

「自動応答」の項目が表示されない場合、利用しているアカウントがPOPまたはIMAPアカウントである可能性があります。POPまたはIMAPアカウントの場合、以下の方法で仕分けルールの設定を行うことで、自動返信の設定をすることができます。

その場ですぐにルールを適応したくない場合は、最後の画面の「この仕分けルールを有効にする」のチェックボックスを外すと、ルールのみ保存され後から適応することが可能です。あとから適応したい際は、仕分けのルールから該当のルールを選択し、チェックボックスにチェックを入れるとルールが有効になります。

Gmailの場合

GmailでもOutlookと同様にフィルタの設定に合わせてテンプレートを呼びだす方法と、不在通知機能を使う方法があります。用途などに合わせて最適な方法で設定してみましょう。

不在通知機能を使う場合

不在通知の自動送信は簡単な設定で行うことができます。届くメール全て、または連絡先に登録しているメールからのみに自動返信したい場合は、こちらで設定することがオススメです。

以下の方法で設定ができます。

フィルタとテンプレートで設定する場合

この方法では、あらかじめ作成したテンプレートをフィルタで設定した条件に当てはまったメールに自動で送信する方法です。メールの宛先や内容によって、自動送信の内容を出し分けたい場合や、条件に合ったメールにのみ自動返信したい場合に適しています。

自動送信を解除したい場合は、それぞれ設定画面から選択をオフにすることで自動返信を停止することができます。

自動返信メール設定時の注意点

自動返信メールは非常に便利な機能ですが、設定を誤ると意図しない結果を招くことがあります。ここでは、自動返信メールを設定する際に特に注意すべき点をいくつかご紹介します。

件名には「自動応答」と入る場合がある

自動返信メールでは、件名頭に「自動応答」と入る場合があります。利用しているメールサービスによって異なるため、自分の利用しているサービスの仕様は公式サイトなどで確認してみてください。

また、件名に自動で入らない場合は、本文内に自動返信であることを明記することをオススメします。メールの内容によっては受信者が自動返信なのか、人が返信したものなのかがわかりづらく、誤解をする可能性があるため、自動返信である旨を件名か本文などに記載しましょう。

署名が自動で入らない場合がある

署名を自動でつける設定にしている場合、メールサービスによっては自動送信の場合に署名が自動でつかないことがあります。反対に、自動返信の場合も署名の自動設定をしていると自動で入力される場合もあります。

例えば、Outlookの自動応答の場合は、自動で署名の付与ができないため、自動応答設定時に署名も記載する必要があります。反対にGmailの不在通知設定では、設定されている署名が自動で挿入されるため、不在通知設定時には署名の記載の必要がありません。利用中のメールサービスが自動返信時に署名の設定をどのように扱うのかについて、きちんと確認しておくことが大切です。

解除忘れに気を付ける

自動返信メールの多くは終了日の設定ができないものも多いため、自動返信の停止は手動で行う必要がある場合があります。不在通知などの一時的に送りたい自動返信メールの場合は、終了日に必ず配信解除がきちんとできているか確認するようにしましょう。

自動返信メールの活用シーン

自動返信メールは様々なシーンで活用されますが、代表的な使い方を3つ、例文と共にご紹介します。

不在時の通知

出張や休暇など長期不在でメールの対応ができない際に受信したメールに対して、不在である旨を自動返信する使い方があります。不在通知として自動返信を行う場合は、本文中に以下の内容を含めることで、受信者に簡潔に状況や対応について伝えることができます。

メールで来た連絡の中には急ぎ対応が必要なものや期限が決まっているものなどが含まれる場合があるため、「いつまで不在か」「いつから対応できるか」を明記したうえで、急ぎの場合の連絡先も記載しましょう。これにより、送信者もこの後の対応についてすぐに判断することが可能になり、トラブルを減らすことにも繋がる可能性があります。

例文

お申し込み・注文受付の完了メール

お申し込みや注文を受け付けた際に完了メールを送ることで、顧客が申し込みや注文がきちんとできているという安心感を与えることができます。メール本文には、申込や注文内容を記載することで、受信者が内容をすぐに把握できるようにすることが大切です。内容を明確にすることで、受信者の確認時の負担を減らすことにも繋がります。

例文

お問い合わせへの一時応答

問い合わせフォームなどの一時応答としてメールを送ることも、問い合わせ者がきちんと問い合わせができているかを把握することに役立ちます。また、メール本文にはいつまでに担当者から返答をするか、急ぎの場合の対応方法などを記載することで、問い合わせ者に安心感を与えることができます。

例文

まとめ

自動返信メールは、個々のメールサービスが提供する簡易的な機能から、ビジネスで活用する高度な仕組みまで、その用途は多岐にわたります。特に、お問い合わせ完了メールや資料請求後の自動送付など、即時性や多数の人への一斉送信が求められるケースでは専用のメール配信システムの導入も検討してみてください。

自動返信メール機能をうまく活用することで、相手も次に取る行動を判断しやすくなり、双方にとって効率的かつ便利に使える機能のため、今回ご紹介した方法や例文を参考に自動返信メールを作成してみてください。