1. メールの一斉送信って?効果的な配信方法から、抑えておきたい注意点について

メールの一斉送信って?効果的な配信方法から、抑えておきたい注意点について

公開日:2014/06/03  更新日:2019/09/26
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メールの一斉送信って?効果的な配信方法から、抑えておきたい注意点について



一斉送信は面倒な点がいくつかあります。

今回はメールの一斉送信の手間リスクを最小限にする方法をご紹介します。

メールの一斉送信をする際よく利用されるのがメーラーソフト(Outlook)やwebメーラー(gmailなど)です。このようなツールで一斉送信をすると下記のような様々な課題が生じます。


【一斉配信の課題】
・宛先をBCCに入れて送るはずだったのが、間違えてCCに入れて一斉送信をしてしまったケース。このケースではccに入っているメールアドレスが不特定多数の人に知れ渡るため、プライバシー保護の観点からマズイといえます。

・宛先の設定がいちいち面倒くさい。

・メールが届かなくなったり、遅延が発生したりする。 これらの課題に対してどのように対処していくべきか?解決策とオススメのツールも含めてご紹介します。




目次

一斉送信メールの活用シーンとは
メーラーソフトで宛先をBCCに入れて一斉配信するリスク
大量メールの一斉送信に配信システムを活用するメリット
効果的なメール配信の方法
メーラーのBCCを利用した場合に潜むリスクや事故例
メールの誤送信による事故例
未然の事故防止には、メール配信などのツールを活用する
まとめ


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一斉送信メールの活用シーンとは

【活用シーン1】小規模な一斉送信~取引先にメール~

送信先が2~3人、もしくは10数人程度であれば、実際の仕事現場でも送るケースはあるでしょう。

ツールは、Outlookやthunderbirdといった一般的によく使われるメーラーソフトを使用してメールを送ることを想定したいと思います。
この程度な数ならまだ煩雑さを感じず、誤送信のリスクもあまり大きくなさそうです。

しかし、数100人を超える送信先に対しての一斉配信となれば、メーラーソフトでの許容量を超えており、誤送信によるリスクや個人情報の流出というリスクが生じてきます。

そのため、通常のメーラーソフトで送るのは避けたほうが良いです。
(詳しい理由については後述します。)


【活用シーン2】大規模な一斉送信~販促メール(メルマガ)など~

一斉メールの用途は様々です。

ECサイトの販促メールを例にあげてみると、キャンペーン情報やクーポンなどを会員に一斉送信しているシーンが思い浮かびます。

このようなケースでの一斉送信では、宛先が少なくとも数千件を超えるケースが多いため、メーラーソフトではなく、メール配信システムを利用してメールを送ります。




メールの一斉送信って?効果的な配信方法から、抑えておきたい注意点について



メーラーソフトで宛先をBCCに入れて一斉配信するリスク

メーラーソフトは大量メールの一斉送信に向いていない

大量メールという言葉の定義は様々かと思いますが、ここでは配信対象が数100人を超えた場合を大量メールと定義したいと思います。

そもそもメーラーソフトやwebメーラーは一斉送信(大量メール)を送ることを前提として作られておらず、あくまで個人間もしくは複数人間でのメールのやりとりができるのに特化しています。


宛先をBCCに入れるはずがCCで配信してしまう

間違えてBCCではなくCCにメールアドレスを設定して送信してしまったら大変です。CCに付けたメールアドレスが送信対象の全員に分かるようになってしまいます。

これをやってしまったら個人情報保護の観点でアウトです。 とはいうものの、実際にこういったトラブルは様々な企業で度々起こっています。

もし、トラブルを起こしてしまったら、メールの関係者各位にお詫び、再発防止策の早急な施策提示をしなければいけない。

このようにメーラーソフトを使ってBCCでメールを一斉送信するのはリスクが多く、得策ではありません。

ではメール配信システムを利用することでどうなるのか?簡単にご説明していきたいと思います。




大量メールの一斉送信に配信システムを活用するメリット

メールの誤送信のリスクが減る

まず、メール配信システムとメーラーソフトでは「宛先の設定の仕方」が大きく異なります。

メール配信システムを利用する際、「配信先リスト」を用意する必用があります。

「配信先リスト」の用意といっても非常に簡単です。エクセルリストにメールアドレスをまとめて記入し、CSV形式(アドレスデータ)にして保存します。

このCSVファイルをメール配信システムにアップロードすれば、あとは文書を作成して配信するだけです。

このやり方の最大のメリットは、CCやBCCに宛先を設定するやり方とは異なるため、必然的にCCに宛先を入れて誤送信するリスク自体がありません。


メール配信の精度も上がる

メール配信システムは一斉送信の際に誤送信や誤操作を防止するだけのものではありません。

配信システムはメール配信専用のサーバーを経由してメールを送り届けます。そのため到達率が高く、大量メールも遅延なく高速配信することができます。




メールの一斉送信って?効果的な配信方法から、抑えておきたい注意点について



効果的なメール配信の方法

メールをいくら送信しても、受け手が反応しなければ意味がありません。

メール配信システムはメールを安全かつ確実に届けるだけではなく、受け手のレスポンス効果を引き上げることができるメールも送ることができます。


宛名差し込み配信

システムに読み込む配信リストに予め社名や氏名などの情報も登録しておきます。
そうすることで、メールを送る際に任意でメール本文に指名を差し込んで送信することが可能になります。

例えば、ビジネスマンが出勤時まずはメールをチェックするかと思います。
受信ボックスには数十通とメールが届いています。そんなときに「〇〇様」という自分の名前が差し込まれたメールを見つければ開封してもらえる確率もぐっと上がります。


セグメント送信

配信対象の属性ごとにメール送り分ける機能です。例えば、東京で開催するイベント告知のメールを送るとします。
しかし、中京圏や東北地方の顧客に送ってもあまり効果を期待できないでしょう。
そんなとき、所在地が関東圏の顧客にだけ条件を絞り込んでメールを送ることで、ターゲット層にのみメールを送り届けることができます。

もちろん性別や年齢などの条件を絞り込んで配信することもできます。


HTMLメールで配信

HTMLメールとは画像や装飾がなされた「視覚的訴求力が高いメール」のことを指します。
視覚性が強いため瞬時に訴求点を伝えることができ、テキストを読ませなくてもメールの内容をイメージで伝えることができます。


フォーム機能を使ってメールアドレス等の収集を行う

配信システムには「フォーム機能」というものもあります。配信システムで作成したフォームをWEBサイトに組み込んだり、QRで読み込ませたりすれば、そのフォーム経由でメールアドレスを収集することが可能です。

また、メールアドレス以外にも、氏名や住所、部署、緊急連絡先など必用な情報も収集することもできます。フォームは配信システムと連携しているため、登録される度にシステム内に自動で顧客データが蓄積されていきます。


メールの自動配信(ステップメール)

ステップメール(フォローアップメール)とは定型文であるのに加え、タイミングが定まっているメールを自動配信する機能です。具体例としては、誕生日を起点にして送るバースデーメールや、会員登録時に送るサンクスメールなどが該当します。

他にも、フォローメール施策が可能です。例えば、問い合わせ頂いた顧客に予め作成しておいたメールを2週間おきに数本シナリオ立てて自動送信するといったことができます。

通常の一斉送信と自動配信を組み合わせることで、効率的な運用が行えます。自動配信は定型文で送信タイミングが一定のメールに向いています。


効果測定

メールの開封・クリックを測定できます。開封されていないのであれば、件名を調整する必用があります。
クリックされていないのであれば、メールのコンテンツ変更を検討すべきです。このように効果測定をしていくことで効果の高いメールの傾向を分析することが可能です。




メーラーのBCCを利用した場合に潜むリスクや事故例

メーラーのBCCに入れるつもりのメールアドレスを、うっかりCC(カーボン・コピー)に入れて、送信してしまった場合、メール受信者にCCに入れたメールアドレスが見られることとなり、メールの誤送信による"情報漏洩"と見做されることとなります。

万が一、情報漏洩が発生した場合、企業にとって、下記のようなリスクも伴うことになります。

  • ・報道、風評による社会的信用の低下
  • ・取引先からの信用の低下および取引停止、訴訟リスク
  • ・初期対応コストや再発防止対策コスト
  • ・売上減、コスト増による倒産リスク




メールの誤送信による事故例

実際に報道された最近の事故例でも、メールの宛先を誤ったことによる情報漏洩事故は後を絶ちません。

  • ・メール誤送信で番組モニターの個人情報流出
  • ・メルマガ誤送信でメールアドレスが流出
  • ・子会社でメール誤送信によるアドレス流出が発生
  • ・ワークショップ事業でメーリングリストの運用ミス
  • ・案内メール誤送信でイベント参加者のアドレス流出
  • ・テスト環境の設定不備でメール誤送信が発生
  • ・メール配信リストの作成ミスで顧客情報流出
  • ・メール誤送信で奨学金支給決定者のアドレス流出

 ※引用元「2013年1~3月 独立行政法人 情報処理推進機構 セキュリティセンター調査」




未然の事故防止には、メール配信などのツールを活用する

一斉にメールを送る際には、BCCを使うという選択肢があるものの、上記の事例から分かるようにヒューマンエラーによる操作ミスは避けられません。

また、リスク管理という面でも、BCCを利用した一斉配信メールは、非常にリスクが高いことから、行うべきではないでしょう。

その対策として、BCCで一斉に送るのではなく、メールを1通1通メールを送る仕様となっていて、安価に利用できるメールの一斉配信ツール(ASP・SaaS)などを利用すると良いでしょう。




まとめ

B2B、B2C問わず、メールの一斉送信はメール配信システムを利用するのがおすすめです。

そもそも一般的によく使われるメーラーソフトやwebメーラーは一斉送信を前提としていないツールです。

メーラーを利用し、宛先をBCCにして一斉送信するとなれば、誤ってCCで送信してしまうリスクがあるため注意が必要です。

当然、件数が多い場合は問題が大きくなります。


メール配信システムは誤操作のリスクを最小限にして一斉送信を行うことができます。

また、メール配信専用のサーバーを経由して送信するため、到達率も高く遅延なく高速にメール送信が行えます。


その他にも、送ったメールをより見てもらえるような仕組みや配信の手間を軽減することが可能です。

現在個人情報の取り扱いは非常にナーバスな問題となっています。 ちょっとした不注意でお客様のメールアドレスをはじめとする「個人情報」が流出したとなれば、それなりの責任を求められます。

事故を未然に防ぐために、一斉送信は適切なやり方・ツールを使って行うようにしましょう。


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