メールの「CC」「BCC」とは？意味と適切な使い方、ビジネスシーンにおけるマナーを紹介

ビジネス上のやりとりでほぼ必須のツールであるメールですが、TOやCC、BCCの使い方やそれぞれの意味に加えてマナーがあることをご存知ですか？

本コラムでは、メールの宛先設定における基本的な知識からそれぞれの使い方、実は見落としがちなポイントやリスクについても解説しています。

目次

メールの宛先設定は「TO」「CC」「BCC」に分けられる

メールの「CC」「BCC」の使い方

メールの「CC」を使ってありがちなトラブル

メールの「BCC」を使ってありがちなトラブル

メールの「CC」「BCC」の違い～まとめ～

メールの宛先設定は「TO」「CC」「BCC」

TOとは「宛先」

Toは"宛先"の意味があり、そのメールのメインの宛先となります。

受信側もTOに自分が入っている場合は自分宛にメールが届いたものと認識することとなります。

ビジネスメールにおいてTOに設定された人は、基本的にメールの返信義務があると考えてよいでしょう。 またTOに複数人設定されている場合、TOに入っている人全員は基本的に全員がメールの返信義務があります。

TOに設定されているメールアドレスはすべてのメール受信者が確認できます。

CCとは「共有」

CCとは"Carbon copy(カーボンコピー)"の頭文字をとった略語となります。

由来としては、元々カーボン紙によって複写された文書のことを指します。 2枚の書類の間にカーボン紙を挟むことによって文書が同時に作成できるもので複写機やコピー機が発達する前に主流となっていたものでした。

今日で使われているメールでも似たような意味合いを持ち、 CC欄に追加したメールアドレス宛にもメインの宛先となるTOに設定した人と同じメールが届く仕組みとなっています。

BCCとは「ブラインド」

BCCとは"Blind Carbon Copy(ブラインドカーボンコピー)"の頭文字をとった略語となります。

先述のCCとは異なり、カーボンコピーの前に"ブラインド＝目に見えない"という意味が付け加えられています。

BCC欄に追加されたメールアドレス宛にも、メインの宛先となるTOに設定した人と同じメールが届く仕組みとなっています。

「CC」「BCC」の使い方

CCの使い方

CCは、メインの宛先であるTOに設定された人以外にも、内容を共有しておきたい場合にCCに追加して使用します。

CCに追加された人は一般的には返信の義務がなく、あくまでも「参考までに」の意味合いが強いです。 ビジネスのシーンでは、上司やプロジェクトメンバーにも内容の情報共有したいときに追加されていることが多く見受けられます。

CCに追加したメールアドレスは、メインのTOの人からも追加されていることが確認でき、 その逆のCCに追加された人もTOの人が誰なのかを確認できるので複数人にメールを送る場合は注意が必要です。

社内において、チームで情報共有を行う際にもよく使用されていて同じ内容を一斉に知らせる場合に便利です。

BCCの使い方

BCCは、CCと同様にメインの宛先であるTOに設定された人以外に内容を共有しておきたい場合に追加して使用します。

BCCに追加したメールアドレスの人はTOやCCに入っている人からは見えないのが特徴です。

TOやCCに指定した人に見られたくない宛先がある場合や他の受信者にメールアドレスを知られてはいけない宛先に一斉送信する手段として使用されます。

ビジネスシーンでは、まだ面識がない相手がいる場合や社外に営業メールで一斉送信する場合によく見受けられます。

CCを使ってありがちなトラブル

CCに入っている人は、基本的には返信義務がないので自分宛にきているメールではないからという理由で当事者意識が薄れます。

送ったメールがきちんと読まれていなかったりする場合が大いにあります。

CCに入っている人にもメールが届いたことに意識して欲しい場合は、 "TO　〇〇様（CC〇〇様）"のようにCCに入っている人にも気づいてもらえるように記載しておくと良いでしょう。

ただし、基本的には返信義務がない認識なので返信を貰いたい相手がいる場合はToに設定するのが望ましいです。

BCCを使ってありがちなトラブル

BCCは、他の受信者に宛先を知られない特徴があり複数人に一斉メールを送る際に非常に便利です。

営業メールで情報発信のために多用している方も多いのではないでしょうか？

便利なBCC機能ですが、実はBCCによるトラブルは多数あり、代表的なものを以下に挙げていきます。

■メールが届かない

BCCで一斉送信メールを送るとエラーメッセージが返ってくる場合があります。

これは単純にメールアドレスの間違いだけではなく、メールの受け手側からブロックされているケースもあります。

今までBCCを数件設定していても、メール送信もできていたし、届いていたから。と安心していませんか？

1つのIPアドレス（インターネット上の住所みたいなもの）から大量のメールを頻繁に送っていると、 受け手側は"このアドレスからくるメールは迷惑メール業者による迷惑メール行為だ"と判定し、 受信をブロックするようになるのです。

通常の業務上でのメールのやり取りは、IPアドレスから数通程度のメールが送られてくるだけなので特に問題はありません。

しかし、年々迷惑メール対策が強化され受信をブロックする仕組みが向上しているので常用的に一斉送信を行っているとメールが届かないリスクが高まります。

■個人情報漏洩リスク

BCCは、他の受信者にメールアドレスが知られないでメールを送れるという便利なメリットがありますが、そのメリットにより個人情報漏洩のリスクも発生します。

それは宛先設定を間違えて送ってしまう「メールの誤送信」による個人情報漏洩です。単純にヒューマンエラーによる漏洩となります。

BCCにいれるべきであった宛先をTOやCCに入れてしまったことによる単純なミスです。

そんなことは絶対に起こるわけがないと思っていても実際にこのような事象が発生して数多くのニュースにも取り上げられています。

2021年11月にも、デジタル庁が新聞社やテレビ局の記者らのメールアドレス約400件を誤って流出させたと話題になりました。
原因は、前述したよくある単純なミス同様で、本来ならアドレスを他の受信者から見えないようにするBCC欄に入力するところを、他の受信者にも見えるCC欄に記載してしまったという。

このように送り方を間違えると大変な話題になってしまいます。

個人情報保護委員会の調査結果※によると、個人情報漏洩の原因の半数が「電子メールの誤送付」という結果からも読み取れるように身近にリスクが潜んでいることがわかります。

Bccでの営業メールやメルマガを配信している担当者は、 これからもBCCで配信を継続する場合情報漏洩のリスクを伴っていることを理解すべきです。

作業効率やリスク低減のためにメール配信システムを利用するという方法もあるので運用方法をこの機会に検討してみるのも良いかもしれません。

※出典：個人情報保護委員会ウェブサイト<個人情報の適正な取扱いに関する実態調査(令和2年3月)>

■効果測定ができない

営業目的のメールやメルマガ配信で顧客に様々な案内を送る行為は必要なことですが、メールの文章が読まれたかどうかまで効果測定ができていますか？

メールを送信しっぱなしになっている方も多いかと思います。

通常のメーラーソフト(GmailやYahoo!等が有名です)による一斉送信ですと、メールが開封されたかどうかまで追うことができません。 せっかくの営業活動のはずなのに、実際に効果があったのかが見えにくいです。

効果を出すためには、まずはメールを開封してもらうことから始まり、 トライ＆エラーを繰り返してメールの本文や件名を改善し続けていくことが重要なポイントとなります。

またメール配信システムを利用すると、開封率や本文中のURLのクリック率の効果測定もできるので ユーザーの反応を確認できるようになります。

次回以降の施策で改善するための材料にもなります。

CCとBCCの違い～まとめ～

今回、普段何気なく使用しているメールのTO、CC、BCCの意味や使い方、身近に潜むリスクの可能性についてまでご紹介しました。

コロナ禍により非接触メディアとして更に注目を浴びているメールですが、顧客にメールを送る方法を改めて考えてみるきっかけになればと思います。

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