メールの「CC」「BCC」とは？意味と適切な使い方、ビジネスシーンにおけるマナーを紹介

ビジネス上のやりとりでほぼ必須のツールであるメールですが、TOやCC、BCCの使い方やそれぞれの意味に加えてマナーがあることをご存知ですか？

本コラムでは、メールの宛先設定における基本的な知識からそれぞれの使い方、実は見落としがちなポイントやリスクについても解説しています。

メールの宛先設定は「TO」「CC」「BCC」

TO・CC・BCCは送る意味が変わり、主に受信者側の対応が変わります。

	返信	役割
TO	必要	「あなた宛てに送ってます」という意味です。受信者側は返信が必要です。
CC	基本不要	「念のため見てください」という意味で、共有目的です。受信者側は必要がない限りは、返信不要です。
BCC	不要	「送信先には見せないが、内容だけ確認してほしい」という意味です。基本的に返信しません。

TOとは「宛先」

Toは"宛先"の意味があり、メインの宛先です。
受信側もTOに自分が入っている場合は自分宛にメールが届いたものと認識します。

ビジネスメールにおいてTOに設定された人は、基本的にメールの返信義務があると考えてよいでしょう。またTOに複数人設定されている場合、TOに入っている人全員は基本的に全員がメールの返信義務がありますが、返信相手が困らないよう状況に応じて変更します。

TOに設定されているメールアドレスはすべてのメール受信者が確認できます。

CCとは「共有」

CCとは"Carbon copy(カーボンコピー)"の頭文字をとった略語です。

由来としては、元々カーボン紙によって複写された文書のことを指します。 2枚の書類の間にカーボン紙を挟むことによって文書が同時に作成できるもので複写機やコピー機が発達する前に主流となっていたものでした。

今日で使われているメールでも似たような意味合いを持ち、CC欄に追加したメールアドレス宛にもメインの宛先となるTOに設定した人と同じメールが届く仕組みとなっています。

「一緒に共有するので見てください」という意味や、CCに入れた人も関連する人だと認識してもらうために使用します。そのため、基本的に返信義務はありません。ただし、CCに入っている側の内容であった場合や、連絡の必要性が発生した場合には返信します。

BCCとは「ブラインド」

BCCとは"Blind Carbon Copy(ブラインドカーボンコピー)"の頭文字をとった略語となります。

先述のCCとは異なり、カーボンコピーの前に"ブラインド＝目に見えない"という意味が付け加えられています。

BCC欄に追加されたメールアドレス宛にも、メインの宛先となるTOに設定した人と同じメールが届く仕組みとなっています。

受信者側に返信義務はありません。むしろ返信してしまうと、突然やり取りをしていた件名のメールに、認識していないアドレスから返事が届くことになるため、相手が驚く可能性があります。返信するさいには意図を記載するなど注意が必要です。

「CC」の使い方と注意点

CCの使い方

メインの宛先であるTOに設定された人以外にも、内容を共有しておきたい場合にCCに追加して使用

CCに追加された人は一般的には返信の義務がなく、あくまでも「参考までに」の意味合いが強いです。 ビジネスのシーンでは、上司やプロジェクトメンバーにも内容の情報共有したいときに追加されていることが多く見受けられます。

CCに追加したメールアドレスは、メインのTOの人からも追加されていることが確認でき、 その逆のCCに追加された人もTOの人が誰なのかを確認できるので複数人にメールを送る場合は注意が必要です。

社内において、チームで情報共有を行う際にもよく使用されていて同じ内容を一斉に知らせる場合に便利です。

CCを使ったトラブル：読んでいない

CCに入っている人は、基本的には返信義務がないので自分宛にきているメールではないからという理由で当事者意識が薄れます。

送ったメールがきちんと読まれていなかったりする場合が大いにあります。CCに入っている人にもメールが届いたことに意識して欲しい場合は、 "TO　〇〇様（CC〇〇様）"のようにCCに入っている人にも気づいてもらえるように記載しておくと良いでしょう。

ただし、基本的には返信義務がない認識なので返信を貰いたい相手がいる場合はToに設定するのが望ましいです。

「BCC」の使い方と注意点

BCCの使い方

TOに設定された人には、他の宛先があることを知らせずに、内容を共有しておきたい場合に追加して使用します。

BCCに追加したメールアドレスの人はTOやCCに入っている人からは見えないのが特徴です。

TOやCCに指定した人に見られたくない宛先がある場合や他の受信者にメールアドレスを知られてはいけない宛先に一斉送信する手段として使用されます。

ビジネスシーンでは、まだ面識がない相手がいる場合や社外に営業メールで一斉送信する場合によく見受けられます。

BCCを使ってありがちなトラブル

BCCは、他の受信者に宛先を知られない特徴があり複数人に一斉メールを送る際に非常に便利です。

営業メールで情報発信のために多用している方も多いのではないでしょうか？

便利なBCC機能ですが、実はBCCによるトラブルは多数あり、代表的なものを以下に挙げていきます。

メールが届かない

メールは勝手に大量のメールを送り付けてくる「スパムメール」があります。各メーラーはスパムメールを少なくするために、IPレピュテーションという送信元のIPアドレスを評価して受信の可否を判断する仕組みがあります。

1つのIPアドレスから大量のメールを頻繁に送っていると、受け手側は"このアドレスからくるメールは迷惑メール業者によるスパムメールだ"と判定し、受信をブロックするようになるのです。

通常の業務レベルでのメールは、拒否されるほどの量になることはなく、特に問題はありません。

しかし、年々迷惑メール対策が強化され受信をブロックする仕組みが向上しているので常用的に一斉送信を行っている場合には、メールが届かないリスクが高まります。

個人情報漏洩リスク

BCCは、他の受信者にメールアドレスが知られないでメールを送れるという便利なメリットがありますが、そのメリットにより個人情報漏洩のリスクも発生します。

それはBCCにいれるべきであった宛先をTOやCCに入れてしまったことによる単純なミスです。

そんなことは絶対に起こるわけがないと思っていても実際にこのような事象が発生して数多くのニュースにも取り上げられています。

実際の例
2021年11月にも、デジタル庁が新聞社やテレビ局の記者らのメールアドレス約400件を誤って流出させたと話題になりました。
原因は、前述したよくある単純なミス同様で、本来ならアドレスを他の受信者から見えないようにするBCC欄に入力するところを、他の受信者にも見えるCC欄に記載してしまったという。

内容によっては重大な事態に発展することもあるため、最新の注意が必要です。

効果測定ができない

メルマガなど営業目的のメールを通常のメーラーソフト(GmailやYahoo!等が有名です)で送信する場合、メール開封率やクリック率を取得することは容易ではなく現実的ではありません。

せっかくの営業活動のはずなのに、効果が見えなければ改善できません。

またメール配信システムを利用すると、開封率や本文中のURLのクリック率の効果測定もできるのでユーザーの反応を確認できるようになります。

次回以降の施策で改善するための材料にもなります。

特定電子メール法に準拠することが難しい

同じく営業目的のメールを送る場合、特定電視メール法に基づき、営業メール受信の同意を得ることや、受信拒否を受け付けるシステムなど要件に対する対応が必要です。

メール配信システムであれば、基本的に設定されており簡単にできますが、メーラーの場合は自前で用意する必要があるため、設定の難易度が上がります。

もし、準拠しないまま送っている場合、罰金や懲役を科せられる場合もあるため、注意が必要です。

CCとBCCの違い～まとめ～

今回、普段何気なく使用しているメールのTO、CC、BCCの意味や使い方、身近に潜むリスクの可能性についてまでご紹介しました。

リスクを最小限に抑え、効果的な営業活動にも活用できるのがメール配信システムCuenote FC(キューノート FC)です。月額5000円～利用できます。まずは無料ダウンロードで資料をご覧ください。