名刺管理ソフト×メール配信システムで営業が強化される？

名刺管理ソフトでは顧客管理に加えてメール配信も可能ですが、メールマーケティングという言葉を念頭におくと、やはりメール配信に特化したシステム導入をすることが理想です。

メールマーケティングとは顧客をフォローアップする上では非常に効果的な施策とされており、コロナ禍を経て、営業活動におけるメール配信のニーズはさらに高まっています。

名刺管理ソフトに加えて、メール配信システムを併用することで自動配信やHTMLメールの配信、より高度なパーソナライズメールも可能となります。

そこで、今回は名刺管理ソフトの顧客データにより効果的なメール配信ができるポイントをご紹介します。

〇目次

名刺管理ソフト×メールマーケティングがオススメの理由

名刺管理ソフトの主なメール配信機能

名刺管理ソフトのメール配信機能の限界

名刺管理ソフトとメール配信システムを併用

【まとめ】名刺管理ソフトのメール配信機能を強化しよう

名刺管理ソフト×メールマーケティングがオススメの理由

企業がより営業活動を強化していくにあたり、名刺管理ソフトに加えて、顧客獲得と育成、商談の管理、既存顧客の維持やクロスセルの強化のため、最適なツール導入検討するケースが多いかと思います。

選択先のツール候補は主に３つあるのではないでしょうか？


・新規顧客を獲得し、獲得した顧客を育成していく「MA」

・顧客情報と営業進捗を効率的に管理する「SFA」

・顧客関係の維持・向上を目指す「CRM」

しかし、MAやSFA、CRMは営業活動の支援という点で非常に優れた高機能システムであるものの当然導入にあたってかかる費用や工数がある程度かかることは覚悟が必要です。

まだ潤沢な予算がなく、ツール運用に人的リソースを割けない企業では、なるべく少ない料金と工数でできる営業施策をうちたいはずです。

そこで、運用が比較的簡単で且つ安価に導入できる営業施策がメールマーケティングです。

名刺管理ソフトを導入している企業の多くは、「顧客情報を有効活用できていない」という大きな課題があります。

ツールの運用人材と予算をあまり割けない企業に最適な解決策というのは「いかに少ない費用負担で効率的に顧客アプローチができるか？」ということが問題です。

メールマーケティングは顧客にただ一斉メールを送るだけでなく、顧客一人一人に最適化したメールや、配信の自動化を併用することで通常の一斉送信メールよりも高い反応を期待することができます。

メールマーケティングは名刺管理ソフトに加えてメール配信システムを活用することで効果的に行うことができます。

名刺管理ソフトの主なメール配信機能

名刺データに一斉送信メール

名刺管理ソフト内にある顧客データにメールを一斉送信することができます。 しかし、顧客の属性データ別にセグメントをかけたり、自動で顧客をフォローアップするステップメールといった自動配信メールを利用したい場合、メール配信システムを利用して送信する必要があります。

One to Oneメール配信

宛名差し込み

名刺管理ソフトでできるパーソナライズはメール本文に社名や担当者名を差し込んだメール配信などです。 宛名差し込みは私信風のメールを演出することができ、メールの受信ボックス内でメールが埋もれて見られない割合が減ります。
宛名差し込みはパーソナライズ配信の中で最も簡単なパーソナライズといえます。

ターゲティングメール

ターゲティングメールとは、名刺管理ソフトに格納された顧客情報、例えばエリア、部署、役職、業種、職種、資本金、従業員数、獲得経路など顧客の属性情報を絞り込んで配信するメール配信のことです。

例えば、展示会経由で獲得した、東京都の顧客という条件でセグメントをかけてメール配信をすることで、展示会に参加した顧客に向けたサンクスメールを配信するといったことができます。

メール配信の管理機能

メールの配信停止

不特定多数にメールの一斉送信をする場合、特定メール電子法という法令に準拠が必要なため原則、メール本文内に配信停止・解除の項目を設ける必要があります。

名刺管理ソフトのメール配信機能の限界

フォローアップの自動化ができない

消費者向けでも顧客向けでも、いずれも顧客のマーケティング施策においてフォローアップは重要なキーワードになります。

メール配信ではステップメールと呼ばれる配信があります。これは、予め作成しておいたメール文書を一定期間ごとに顧客にシナリオ立てて自動配信する機能です。

ステップメールとは、例えば、顧客のデータが名刺管理ソフトに登録されるたびに自動で配信システム側からメール配信される機能です。
自動で動くため、営業担当依存にならず、多くの顧客に効率的にメールによるフォローアップを実現することができます。

名刺管理ソフト単体では補いきれないメールマーケティングにおいて非常に重要なステップメール・シナリオ配信をメール配信システムの利用で補填することで、メール配信から得られる顧客の反応は高めることができます。

効果的なOne to Oneメール配信機能

名刺管理ソフトでできるパーソナライズ配信には、宛名差し込みや、セグメント（ターゲティングメール）程度があります。

効果が高いとされるシナリオメール配信などはメール配信システムやMAを利用しては配信する必要があります。

シナリオメールとは、ステップメールをより高度にしたメール配信で、顧客がメールを開封したかしないか？ webサイトを訪問したかしないか？など、顧客の行動履歴に応じて、シナリオを分岐させるメール配信です。

このような効果の高いメール配信は名刺管理ソフトに加えてメール配信システムの併用が求められます。

メール配信後の効果測定ができない

メール配信の効果を高めるポイントの一つにPDCAがあります。

メール・メルマガの運用のしはじめというのは方向性が曖昧でコンテンツも未熟なものとなります。

配信する時間帯、送信頻度、盛り込むコンテンツ、件名など...、トライアンドエラーを繰り返す必要がありますが、PDCAには配信後のデータがなければ回すことができません。

"メール配信システム"を利用した場合、メールアドレス単位で到達率や開封率、クリック率、コンバージョンなどのデータを細かく分析することができます。

これらのデータ分析をすることで、最適な件名、コンテンツ、配信タイミングの傾向を知ることができます。

データ分析を経ることで、例えば「製品・サービスの案内メールよりも、導入企業の事例紹介やセミナー案内の反応が良かった」といったような推測をたてることができます。

視覚訴求力があるメール配信ができない

名刺管理ソフトでは基本的にテキストメールの配信となりますが、最近ではB2C向けの配信を行う企業に留まらず、B2B企業でもHTMLメールといわれる、画像や装飾を施したメール配信を行う企業が増えてきています。

テキストがずらずら書かれたメール文書よりもセミナー呼び込みのバナーをトップビジュアルに盛り込んだほうが、メールが開封された後に顧客の目に留まる確立を高めることができます。

"メール配信システム"には、HTMLメールの配信に留まらず、コーディング知識が０の人でも簡単にHTMLを直感的に作成できるエディターという機能が備わっています。

そのため誰でも簡単にHTMLメールの作成・配信が可能となります。

名刺管理ソフトとメール配信システムを併用

名刺管理ソフトのメール配信機能を利用すれば一斉送信メールは可能なものの、メール配信の効果を最大化することを期待するには、配信性能や機能面を配信システムの併用などで補う必要があります。

メール配信の効果を高める場合、やはりメール配信に特化したメール配信システムを利用するのがおすすめです。

メール配信システムを活用するメリット

メール配信システムでは一般的な名刺管理ソフトでできることはもちろん、より詳細な効果測定、顧客を効率的にフォローアップするステップメール、パーソナライズされたシナリオメールや細かなセグメント配信、注目をひきつけやすいHTMLメールが送れるといったことができます。

メール配信システムで具体的にどのようなことができるのかを簡単に紹介します。

名刺管理ソフトの効果を補填するメール配信システムの機能

現状を細かく把握しPDCAを回すことができる メール配信システムでは開封率、クリック率、コンバージョンをはじめ、配信先の利用デバイス、開封・クリックされやすい時間帯、エラーアドレスの原因分析など、メール配信後の詳細な結果を確認することができます。

名刺管理ソフトのメール配信で、メールを送りっぱなしになっているケースでは、メール配信後の反応、改善のための情報を収集していないためPDCAを回すことができません。

メール配信の開封率は開封率が3％前後のものもあれば、30％以上の開封率を出すメール配信もあり、改善を積み重ねていくことで、人力では実現できない成果を期待することも十分に期待できます。

そのためにはまず、ある程度分析元となるデータが必要となるため、配信後の効果測定は非常に重要です。

反応の高いメール配信ができる

名刺管理ソフトで送れる一斉送信メールだけでも十分に有効ですが、やはり顧客一人一人に応じたパーソナライズを心がけることが重要です。

顧客に最適化されたメールを送り分けることこそメールマーケティングといえます。

メッセージ配信において非常に重要なことは顧客の心理状況に合わせたメッセージを届けることで、情報収集レベルの顧客に製品・サービス紹介をしても響くどころかマイナスに働くリスクもあります。

そこで、顧客の属性情報（業種やエリア、経路別など）や行動履歴（メールの開封有無やweb行動履歴）に基づいてメールコンテンツを送り分け、シナリオを分岐させることが効果的です。

メール配信システムではこれらセグメントやシナリオの分岐といったことが効率的にできることもあり、メール配信の担当者の負荷を最小限に且つデータに基づいたメールマーケティングを実行することがきます。

メール配信システムの導入にかかる料金

名刺管理ソフト単体でメールを送れば料金は安く済みますが、せっかく蓄積してきた顧客データを最大限活用したいということであれば、メール配信機能の強化も検討が必要です。

反応の高いメール配信をすることで、コスト以上の成果も十分に期待することができます。

さて、メール配信システムの料金について簡単にまとめたいと思います。

まず、メール配信システムの料金タイプは3種類あります。


・無料のメール配信システム

・インストール買い切り型のメールソフト

・月額コストが発生するクラウドサービス（ASP・SaaS）です。

どの料金プランのものが最適化かは、名刺管理ソフトに入っているデータベースの数で異なります。

例えば、まだ設立間もない企業、または個人事業主レベルで利用したいという場合は、予算も限られ、配信対象のメールアドレス自体が少ないので、無料の配信サービスや買い切り型のメールソフトでも十分かもしれません。

しかし、無料のメール配信サービスも一定の配信数になると有料に切り替わりますし、無料で利用できる機能の制限も多いため、無料の範囲内ではあまり効果の高いメールマーケティングの実践は難しいといえます。

一方、インストール買い切り型のメールソフトは数万円でソフトを購入をできますが、セキュリティが自社のPC・ネットワーク環境に依存してしまうため、現在非常に取り扱いがシビアになってきている個人情報の取り扱いの観点からみるとあまりおすすめできません。

もちろん格安で導入できるインストールタイプのメールソフトで高度なメールマーケテイングは困難です。

数千件規模の顧客情報を保有し、且つセキュリティや一定の成果を期待する企業であれば、クラウドサービス型のメール配信システムがおすすめです。
（ここでいうクラウドサービスは無料ではなく有料のメール配信システムを指します。）

有料のクラウド型メール配信サービスであれば、名刺管理ソフトとの連携はもちろん、前述したような効果的なパーソナライズ配信も十分に対応可能です。

クラウドサービスのため、定期的な脆弱性対策やアップデートがあるなど、セキュリティ面でも安心して利用することができるのでおすすめです。

料金面も月額数千円～導入できるものが多く、高機能なマーケティングツールを導入した際と比較すると圧倒的に料金も安いため、デジタルマーケティングを少しずつずつ強化していきたい企業はクラウド型のメール配信システムの導入がおすすめです。

【まとめ】名刺管理ソフトのメール配信機能を強化しよう

苦労して名刺管理ソフトのデータベースに蓄積してきた顧客情報を有効活用できていない企業は非常に多いといえます。

見込み確度の高い顧客へのアプローチに重きがおかれ、それ以外の顧客へのアプローチはお体裁程度のアプロ―チになってしまっている企業が多いことに対し、潜在顧客にもきちんとメールマーケティングなどを通してフォローアップをしている企業が安定的に新規案件の創出をしているケースが少なくありません。

名刺管理ソフトだけではできないメール配信後の効果測定やPDCA、パーソナライズ化されたメール配信、配信の自動化を実現することができるクラウド型のメール配信システムを導入することで、最小限のコストで現在のメール配信後のレスポンスを何倍にもできる可能性は十分にあります。

コロナ禍において、デジタルによる顧客接点を構築することが急務の昨今、メールマーケティングの価値が見直され注目されています。

今後顧客へのデジタル接点を強化していきたい企業は、是非名刺管理ソフトに加えて、クラウド型のメール配信システムの導入を検討しては、いかがでしょうか。

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