名刺管理ソフト×メール配信システムで営業が強化される？

名刺管理ソフトでは顧客管理に加えてメール配信も可能ですが、メールマーケティングではメール配信に特化した「メール配信システム」の導入をすることが理想です。

なぜなら、メールマーケティングの目的は効果を上げることであるため、メール配信に特化した高性能なサービスが向いているためです。 そこで、今回は名刺管理ソフトの顧客データにより効果的なメール配信ができるポイントをご紹介します。

メール配信システム比較！機能やサービス比較、目的別の選び方。おすすめポイントを解説！

名刺管理ソフト×メールマーケティングがオススメの理由

企業が営業活動を強化していくうえで、名刺管理ソフトの導入は一般的になってきました。しかし、名刺情報を単にデータ化するだけでは、顧客の獲得や育成、クロスセルの推進には限界があります。そこで注目されているのが、名刺管理ソフトとメールマーケティングの連携です。

営業支援ツールの選択肢とは？

営業活動を効率化・高度化するために、以下のような営業支援ツールの導入を検討する企業が増えています。

非常に高機能なシステムですが、導入コストや運用にかかるリソースが大きいというデメリットもあります。

小規模企業やリソースが限られた企業に最適な施策とは？

潤沢な予算や人的リソースがない企業にとって、導入・運用が簡単で、かつコストパフォーマンスに優れた営業施策が求められます。そこでおすすめなのが、メールマーケティングの活用です。

多くの企業では名刺管理ソフトを導入しているものの、登録された顧客情報を営業活動に十分活かせていないという課題があります。名刺情報を活用して、顧客に対して定期的にコミュニケーションを取る手段として、メールマーケティングは非常に有効です。

メールマーケティングは名刺管理ソフトに加えてメール配信システムを活用することで効果的に行うことができます。

名刺管理ソフトの主なメール配信機能

名刺データに一斉送信メール

名刺管理ソフト内にある顧客データにメールを一斉送信することができます。 しかし、顧客の属性データ別にセグメントをかけたり、自動で顧客をフォローアップするステップメールといった自動配信メールを利用したい場合、メール配信システムを利用して送信する必要があります。

One to Oneメール配信

宛名差し込み

名刺管理ソフトでできるパーソナライズはメール本文に社名や担当者名を差し込んだメール配信などです。 宛名差し込みは私信風のメールを演出することができ、メールの受信ボックス内でメールが埋もれて見られない割合が減ります。
宛名差し込みはパーソナライズ配信の中で最も簡単なパーソナライズといえます。

ターゲティングメール

ターゲティングメールとは、名刺管理ソフトに格納された顧客情報、例えばエリア、部署、役職、業種、職種、資本金、従業員数、獲得経路など顧客の属性情報を絞り込んで配信するメール配信のことです。

例えば、展示会経由で獲得した、東京都の顧客という条件でセグメントをかけてメール配信をすることで、展示会に参加した顧客に向けたサンクスメールを配信するといったことができます。

メール配信の管理機能

メールの配信停止

不特定多数にメールの一斉送信をする場合、特定メール電子法という法令に準拠が必要なため原則、メール本文内に配信停止・解除の項目を設ける必要があります。

名刺管理ソフトの限界と、メール配信機能の強化が必要な理由

名刺管理ソフトは顧客情報を一元管理できる便利なツールですが、本格的なメールマーケティングを行うには機能面で限界があります。以下に、その主な課題と改善策を紹介します。

フォローアップの自動化ができない

名刺管理ソフトでは、営業担当者の手動対応に頼ったメール送信が中心になりがちです。しかし、効率よく継続的に顧客へアプローチするには、「ステップメール」の自動配信機能が不可欠です。

ステップメールとは、あらかじめ作成したメールを一定のスケジュールに沿って自動で配信する仕組みです。名刺が登録されたタイミングで自動送信されるため、営業担当者に依存せずに広範囲の顧客にアプローチできます。

名刺管理ソフト単体では難しいこの機能も、メール配信システムを併用することで実現可能になります。

高度なパーソナライズ配信ができない

名刺管理ソフトでできるのは、「宛名の差し込み」や「属性ごとの一括配信」など、基本的なセグメント配信にとどまります。

より効果的なメールマーケティングを行うには、「シナリオメール」機能が重要です。これは、顧客の行動（例：メールの開封、リンクのクリック、Webサイトの訪問など）に応じて、配信内容を自動で切り替える高度な配信方式です。

このようなOne to Oneのコミュニケーションは、名刺管理ソフト＋メール配信システムという組み合わせで初めて実現可能となります。

メール配信後の効果測定ができない

効果的なメールマーケティングにはPDCA（計画→実行→検証→改善）の実行が欠かせません。そのためには、配信後のデータ収集と分析が必要です。 メール配信システムを使えば、以下のような指標がメールアドレス単位で取得可能です

• 到達率
• 開封率
• クリック率
• コンバージョン率

これらのデータに基づいて、最適な件名、送信タイミング、コンテンツ内容の改善が可能になります。たとえば、「サービス紹介よりも事例紹介メールの方が反応率が高い」といった仮説を検証しながら施策をブラッシュアップできます。

視覚的に訴求力のあるメールが作成できない

名刺管理ソフトでは、基本的にテキストメールしか送れません。しかし近年は、B2BでもHTMLメールのニーズが急増しています。画像やレイアウト、ボタンを活用したビジュアル訴求力の高いHTMLメールは、クリック率や反応率の向上に直結します。

クラウド型のメール配信システムには、HTMLエディター機能が搭載されており、コーディングの知識がなくても誰でも直感的にHTMLメールを作成・配信することができます。

メール配信システムを活用するメリット

メール配信システムでは一般的な名刺管理ソフトでできることはもちろん、より詳細な効果測定、顧客を効率的にフォローアップするステップメール、パーソナライズされたシナリオメールや細かなセグメント配信、注目をひきつけやすいHTMLメールが送れるといったことができます。

メール配信システムで具体的にどのようなことができるのかを簡単に紹介します。

名刺管理ソフトの効果を補填するメール配信システムの機能

現状を細かく把握しPDCAを回すことができる メール配信システムでは開封率、クリック率、コンバージョンをはじめ、配信先の利用デバイス、開封・クリックされやすい時間帯、エラーアドレスの原因分析など、メール配信後の詳細な結果を確認することができます。

名刺管理ソフトのメール配信で、メールを送りっぱなしになっているケースでは、メール配信後の反応、改善のための情報を収集していないためPDCAを回すことができません。

メール配信の開封率は開封率が3％前後のものもあれば、30％以上の開封率を出すメール配信もあり、改善を積み重ねていくことで、人力では実現できない成果を期待することも十分に期待できます。

そのためにはまず、ある程度分析元となるデータが必要となるため、配信後の効果測定は非常に重要です。

反応の高いメール配信ができる

一斉送信メールも一定の効果はありますが、本当に成果を上げるには、顧客ごとに内容を最適化する「パーソナライズ」が重要です。

なぜなら、顧客の興味・関心は段階によって異なり、タイミングを誤ると逆効果になる可能性があるからです。たとえば、情報収集中の顧客に売り込みメールを送っても、離脱につながることがあります。

そこで、業種やエリア、Web上の行動履歴などに基づいてメールを送り分け、シナリオを分岐させることで、顧客に合った情報を届けられます。 メール配信システムを活用すれば、こうした配信の最適化を効率よく実現でき、成果にも直結します。

メール配信システムの導入にかかる料金

名刺管理ソフトだけでメールを送るのは低コストですが、顧客データを活用して効果的なアプローチをしたいなら、メール配信機能の強化が重要です。反応率の高いメール配信により、コスト以上の成果が期待できます。

数千件以上の顧客情報を管理し、安全かつ本格的にメールマーケティングを行いたい企業には、有料のクラウド型メール配信システムの導入が最適です。

メール配信システムの主な料金タイプ

1. 無料サービス
   小規模事業向け。ただし機能制限が多く、本格的な運用には不向き。
2. インストール型（買い切り）
   低価格だが、セキュリティ面に不安があり、個人情報管理の観点からは非推奨。
3. クラウド型（有料）
   月額数千円から利用可能。セキュリティやパーソナライズ配信、名刺管理ソフトとの連携にも優れ、コストパフォーマンスが高い。

【まとめ】名刺管理ソフトのメール配信機能を強化しよう

見込みの高い顧客にだけ注力し、その他の顧客対応が手薄になりがちですが、メールマーケティングで潜在顧客を継続的にフォローする企業は、新規案件の創出に成功しています。

メール配信後の効果測定や自動化、パーソナライズ配信を可能にするクラウド型メール配信システムを名刺管理ソフトと連携させれば、低コストで高い反応率が期待できます。

今後、デジタルでの顧客接点を強化したい企業は、メールマーケティングの導入をぜひ検討してみてください。