1. メールマーケティングはCuenote
  2. ブログ・各種資料
  3. マーケティングブログ
  4. ビジネスでフリーメールサービスを使う際の注意点は? メリット・デメリットを解説

ビジネスでフリーメールサービスを使う際の注意点は? メリット・デメリットを解説

公開日:2022/01/05
  • このエントリーをはてなブックマークに追加

ビジネスでフリーメールサービスを使う際の注意点は? メリット・デメリットを解説



無料でメールアドレスを取得できるフリーメールは、さまざまなサービス元から提供されています。

複数のメールアドレスが必要などの理由で、ビジネスにもフリーメールサービスを利用したい場合があるでしょう。
この記事では、ビジネスにも使えるフリーメールの代表的なサービスの紹介とともに、ビジネスにフリーメールを利用するメリットとデメリットを解説します。

これからビジネス向けのメールアドレス取得を検討している人は、ぜひ参考にしてください。


目次

そもそもフリーメールとは?

代表的なフリーメールサービス4選

取得したフリーメールのアドレスを、従来のメールソフト上で使う方法

既存のメールアドレス(プロバイダメールなど)をフリーメール上で一元管理・利用する方法

ビジネス向けにフリーメールを利用するメリット

ビジネス向けにフリーメールを利用するデメリット

メールマーケティングには多機能なメール配信システムを活用

ビジネス用フリーメールは用途に応じて使い分けをしよう




ビジネスでフリーメールサービスを使う際の注意点は? メリット・デメリットを解説



そもそもフリーメールとは?

「フリーメール」とは、文字通り「無料」で使用することができるメールアドレスのことです。しかし、ただ無料というだけではなく、一般的には以下のような特徴があります。

■ほとんどの場合、「Webメール」としてブラウザのみで使用できる

Webメールという仕組みが登場する以前、インターネット黎明期においては、メール送受信時には必ず「メールソフト(メーラー)」が必要でした。
個人や企業が「メールアドレス」を持っていたとしても、そのメールアドレスで実際にメールの送受信を行うためには、PCにインストールされているメールソフトにメールアドレスやパスワード、送受信サーバーの設定などを必ず行う必要があったのです。
初期設定を済ませた後は、そのメールソフト(例:旧Outlook Express、旧Eudora、Thunderbird など)上でメールを作成したり、送受信を行っていました。

一方でフリーメールは、上記と同じくメールソフトに設定して使用することもできますが、同時に「Webメール」としての仕組みが提供されていることが殆どです。
「Webメール」は、普段Webブラウジングをするのに用いている「Webブラウザ」で特定のページにアクセスしログインさえすれば、そのWebブラウザ上でメールの送受信や作成などすべてのメール操作を行うことができます。


■「メールアドレスのみ」を気軽に新規取得して利用できる

フリーメールやWebメールが登場する以前のメールアドレス取得方法は、主に以下のような方法に限られていました。

  1. ・ISP(インターネットサービスプロバイダ)と契約し、インターネット接続環境を得るのと同時に「メールアドレス」や「ホームページ制作スペース」などを付随サービスとして提供してもらう
  2. ・企業や団体、個人などが自前でメールサーバーを立て、環境やドメインなどを用意してメールアドレスを運用する

しかし、フリーメールであれば「新しいメールアドレスを取得したい」と思いついたその瞬間にでも、ブラウザでサービス提供元にアクセスして登録手続きなどを行うだけで、すぐに新しいメールアドレスだけを簡単に取得し、使い始めることができます。


代表的なフリーメールサービス4選

フリーメールサービスは、幅広い企業や運営元から提供されています。
PCのブラウザ上で動作する仕組みのほか、スマートフォンのアプリを展開しているものも多いです。
知名度の高さやビジネスシーンでの利用の度合いを考慮しつつ、代表的なフリーメールサービスを特徴とともに4つ紹介します。


Yahoo!メール

日本ではYahoo! Japanが提供しているフリーメールサービス。ドメインは「@yahoo.co.jp」です。

Yahoo! Japan IDを登録するだけで利用できます。すでにYahoo! Japan IDを持っている場合には、簡単なメール設定のみですぐに利用可能です。


メールの基本機能が集約されたインターフェースが使いやすいのが特徴です。
スマートフォンのアプリではYahoo!メールのみならず、Gmailのほか、iPhoneならドコモメール、auメール、SoftBankメール(@i.softbank.jp)などの携帯キャリアメールアドレスとの連携も可能です。


迷惑メールフィルター、なりすまし拒否、海外からのアクセス制限、ブランドアイコンの表示と、無料のフリーメールサービスながらセキュリティ機能が充実しているのが特徴です。
月額220円(税込)の「ウイルスチェックサービス」や月額304円(税込)の「セキュリティーパック」と、有料のセキュリティ機能も追加できます。

参考: Yahoo!メール公式サイト


Gmail

Googleが提供するフリーメールサービス。ドメインは「@gmail.com」です。Googleアカウントと連携しています。

部署内や企業間でGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントを共有する場合、アクセスにGmailアドレスの提示を求められる場合も多いです。
そのため、すでにGmailを取得済みというビジネスマンも多いでしょう。ビジネス上でGoogleの連携サービスを利用する場合、Gmailはそのままメールアドレスとしても使えて便利です。


さらにビジネス向けの機能も充実しています。Google MeetやGoogle Chatを通じてオンライン会議やビデオ通話をする、Googleカレンダーから招待状を送信する、To-Doリストへアクションを追加するなどの操作はGmailから直接操作可能です。


Google Workspaceのアドオンを使用して、サイドパネルから好みのサードパーティ製アプリケーションにアクセスできるカスタマイズ性の高さもあります。
無料ながらメールソフトの受信メールボックスをふくめ、インターフェースに広告が少ないのも特徴です。広告はソーシャルタブや受信メールの件名欄に新着メールのような形で挿入される場合があります。

参考: Gmail公式サイト


Outlook

Microsoftが提供するフリーメールサービスです。ドメインは「@outlook.com」、「@outlook.jp」、「@hotmail.com」の3つから選べます。

メール以外の連絡先、予定、タスク、検索の合計5つの機能が集約されているのが特徴です。
Outlookメール以前に、Microsoftはフリーメールサービス「Hotmail」や「MSNメール」を提供していました。同じ運営会社のこれらのアカウントをすでに持っている場合には、そのままOutlookに引き継いで既存のメールアドレスを使用できます。


Microsoftアカウントと連携しているため、WordやExcel、PowerPointなどMicrosoftのOfficeアプリケーションのファイルにアクセスする場合、Outlookのメールアカウントから無料で利用できます。

また、Outlookの受信トレイからSkypeにアクセスできるので、Skypeでやりとりしながら共有ファイルにアクセスして作業を行うなどの対応も可能です。
自分の空き時間を送信する、などスケジュールやタスク管理と連携したビジネス向けの機能もそろっています。

参考: Outlook公式サイト


AOL

アメリカの企業Oath Inc.が提供するフリーメールサービスです。ドメインは「@aol.jp」と、フリーメールアドレスのなかでも短めとなっています。

ブラウザ上でメールと検索、最新ニュースやショッピングなどの機能が使用可能です。


無料ながらメールの保存容量が無制限で利用できるのがメリットです。
そのため、多くのメールを保存したいときや、動画が画像など大きめのファイルをやりとりするためのメールアドレスとしてAOLメールを取得し、活用する方法もあります。
利用にはAOLアカウントを作成、登録した上でのログインが必要です。

参考: AOL公式サイト


フリーメールのアドレスを、従来のメールソフト上で使う方法

フリーメールは、前述のように「Webメール」としての利用方法が用意されていることが殆どであり、Webブラウザさえあればすべての機能が使えますのでわざわざメールソフトに設定する必要がありません。

しかし、企業内でのセキュリティポリシーや、操作のお好みなど様々な理由で、「取得したフリーメールも、他のメールアドレスと同じようにメールソフトで一括管理・運用したい」という場合があるでしょう。

そういった場合でも、殆どのフリーメールサービスで対応が可能です。
ここでは一例として、「Gmail」をメールソフトで設定する際の方法をお伝えします。他のフリーメールをお使いの場合も、サービス提供元の公式サイトなどで方法をチェックしてみてください。

【Gmailをメールソフトに設定して使用する方法】
  1. ・事前準備としてブラウザでGmailにアクセスして、「メール転送とPOP/IMAP」設定内の「IMAPを有効にする」をONにしておく
  2. ・所有しているメールソフトの設定で、受信メール(IMAP)サーバーに「imap.gmail.com」を入力し、SSLはON、ポートの設定には「993」を入力する
  3. ・所有しているメールソフトの設定で、送信メール(SMTP)サーバーに「smtp.gmail.com」を入力し、SSL/TLS/認証はON、SSLポートの設定には「465」を入力し、TLSポートの設定には「587」を入力する
  4. ・その他、表示氏名の設定やGmailのパスワード入力などを行い完了

上記の「IMAP」以外に「POP」の設定で使用することも可能ですが、POP設定で使用した場合には、メールソフトでGmailのメールを受信した際にGmail上のメールが削除されてしまう(そのメールをWebメールでは読めなくなってしまう)ので注意しましょう。

参考:Gmail ヘルプ「他のメールプラットフォームでGmailのメールをチェックする」


既存のメールアドレスをフリーメール上で利用する方法

前述の「フリーメールアドレスを手元のメールソフトで使う方法」とは逆に、従来、手元のメールソフトで使っていた既存のメールアドレス(プロバイダメールや、企業内の自社メールアドレスなど)をフリーメール側のWebメールで一括管理・利用する方法もあります。

ここでは一例として、「Gmail」上で他のメールアドレスを追加設定する際の方法をお伝えします。
Gmail以外のフリーメールをお使いの場合も、サービス提供元の公式サイトなどで方法をチェックしてみてください。

【Gmail上に他のメールアドレスを設定して使用する方法】
  1. ・読み込み元のメールアドレス(プロバイダメールなどの既存のアドレス)側で、 POPアクセスが有効であることを確認しておく(不明な場合はメールアドレス提供元や管理者に問い合わせしておく)
  2. ・ブラウザでGmailにアクセスして、「アカウントとインポート」設定内の「他のアカウントでメールを確認:メール アカウントを追加する」をクリックする
  3. ・読み込み元のメールアドレスやパスワードを入力し設定する

参考:Gmail ヘルプ「他のアカウントのメールを確認する」


ビジネス向けにフリーメールを利用するメリット

ビジネス用のメールアカウントをフリーメールで作成し、利用すると得られるメリットを解説します。


メール確認を複数端末から可能

フリーメールは、インターネットに接続しているブラウザ上からならからであればパソコン、スマートフォン、タブレットなどいろいろなの端末からアクセスして確認できます。
アプリを提供しているサービスもあります。スピード感が求められるビジネスメールの確認や送受信も、オンタイムで実行可能です。


無料でメールアカウントを作成できる

フリーメールは無料でメールアカウントの取得ができます。ビジネスの用途に応じて複数のメールアドレスを所持したい場合にも、コストがかかりません。


ビジネスツールと互換性のあるサービスもある

GmailはGoogleアカウント、OutlookはMicrosoftアカウントと連携しているため、ビジネス上での共有ツールへのアクセスが容易であり、スケジュールやタスク管理などのビジネスツールとの互換性もあります。
メールの送受信をするだけでなく、共有ファイルにアクセスする際のIDとしても活躍します。

Yahoo!メールやAOLメールなどのWebポータルサイトが提供するフリーメールの場合は、天気やニュースなどの情報を確認しながらメールの新着などもチェックできます。


ビジネス向けにフリーメールを利用するデメリット

フリーメールをビジネス用メールとして利用するデメリットを解説します。

送信したメールが届かない場合がある

セキュリティを重視するために、フリーメールにあたるのドメインからのメールは迷惑メール判定の対象としてしまっている企業のメールサーバーも存在します。

見積り送信、打ち合わせスケジュールの調整などビジネス上で大切なメールをフリーメールから送ると送っても、正しく届かなかったりメインフォルダとは別のフォルダに振り分けられたりして、相手に読まれない危険性があります。
緊急性のあるメールを送った場合でも、すぐに読まれずビジネスに支障が出ることもあるでしょう。


登録用アドレスとして使用できない場合がある

フリーメールは、誰でも無料で登録できる気軽なツールである一方、身元としっかり繋がったメールアドレスとしては、少し信憑性が落ちるという考え方もあります。

そのため、一部のネットバンキングなどにおいては、秘匿性が求められるサービスの提供(ワンタイムパスワードの発行など)にフリーメールアドレスが利用できない場合があります。


企業としての信頼性が低くなる

前述のとおり、フリーメールは独自ドメインメール(企業や個人が登録手続きを行い、@以降が固有の文字列になっているメールアドレス)と比較すると世間的な信頼性が比較的低いメールアカウントです。

共有ファイルへのアクセスのためにGmailやOutlookを利用しているビジネスマンも多いですが、ビジネスの連絡ツールとしてメインのメールアドレスをフリーメールとして設定している場合、企業としての信頼度が低くなってしまう可能性も高いでしょう。


突然利用停止となる場合がある

フリーメールは提供元がサービスを終了した場合に利用停止となります。
また、Yahoo!メールのように一定期間メール機能の利用がなかった場合には利用停止やアカウント削除の措置を取っているフリーメールサービスもあります。


フリーメールを一般的に利用する上では利用停止となることはありません。メールアカウントの乗っ取りやなりすましの被害に遭った、利用規約に反する使用方法をしたなどで万が一利用停止となった後は、今までの受信メールや連絡先をほかのメールサービスやメールソフトに転送する、バックアップを取る、新しいメールアドレスを周知するなどの手間がかかるのもデメリットです。


セキュリティの脆弱性がある

フリーメールは、登録したユーザーIDやパスワードがあれば、誰でもログインしてメール機能を利用できます。

ログイン時にワンタイムパスワードを発行するなどのセキュリティ手段を取っているフリーメールサービスもありますが、なりすましをされる可能性はゼロではありません。

フリーメールを通じて個人情報の漏洩や悪意のあるサイトの閲覧や、クレジットカードを勝手に使われるなど企業へ被害が出る可能性があります。契約書などの重要書類を添付するような用途には向いていないのもデメリットです。


複数での管理が難しい

フリーメールアドレスは、ひとつのアドレスにつき1人の利用者が使用する前提となっているため、ひとつのアドレスを複数人で管理するのには向いていません。

たとえば、営業課、総務部など窓口用のメールアドレスとしては不向きです。
ひとつのフリーメールのIDとパスワードを複数人で使い回しをする方法もありますが、その分だけIDとパスワードが漏洩するリスクもあり、セキュリティ面で問題が発生します。管理面での権限付与の機能もないため、従業員間での機能の区別もできません。


メールマーケティングができない

販促や広告メールの配信など、メールはマーケティングにも有効なツールです。

ところが、フリーメールアドレスを使ってブラウザやメールソフトから多数の宛先への一斉配信をおこなうのは、前述のように拒否設定をしているサーバーなどもあり難しくなっています。
現実的に考えて、メールマーケティングにフリーメールを活用することはおすすめできません。


メールマーケティングにはメール配信システムを活用

利用環境を問わず、インターネット接続さえあればいつでも気軽に利用できるフリーメールですが、前述のように本格的なメールマーケティングで使うことを考えると、不便な点が多くあります。

相手側のサーバーに受信拒否されることがなく、セキュリティ面でも安心で有効的なメールマーケィングを行うためには、メール配信システムの活用をご検討ください。

例えば「Cuenote」シリーズでは、クラウド型サービスによりフリーメールと同じく「いつでもどこでも使える」利便性がありながら、送信先キャリアに合わせた最適なメール配信で迷惑メール判定を避けたり、効果測定や自動配信、個人情報漏えいリスクを低減するセキュリティなど万全な機能が揃っています。


ビジネス用フリーメールは用途に応じて使い分けをしよう

ビジネスでも活用できるフリーメールサービスと、フリーメールをビジネスに使うメリットとデメリットを解説しました。

フリーメールはビジネス上のメインのメールアドレスとしては不向きですが、ビジネス関連のツールと互換性があるなどビジネス向けに活用できるポイントもあります。

企業の独自ドメインを取得した上で、フリーメールも必要に応じて取得し、両方を使い分けるという方法が有効でしょう。



メール・メルマガ配信システム・サービス【Cuenote FC】 キューノート エフシー

メール配信システムCuenote FC(キューノートFC)は、会員管理やメール配信後の効果測定をグラフィカルに表示。システム連携用APIなども提供しており、一斉配信からメールマーケティングまで行えます。独自開発のMTA(配信エンジン)とノウハウで、月間のメール配信数52億通・時間1,000万通以上(※)の高速配信を実現し、スマートフォンや携帯にもストレスなく高速・確実にメールを届けます。 ※クラウド型サービス(ASP・SaaS)の実績値

メール・メルマガ配信システム・サービス【Cuenote FC】について詳しく見る >>


この製品に関してのお問い合わせ

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
この記事の運営企業

東証マザーズ上場のユミルリンク株式会社は、15年以上にわたり、メール配信システムをクラウドサービス・ソフトウェアとして提供し、メールに関する専門的な技術や運用ノウハウを蓄積してきました。
メール以外にも、SMS配信サービスWEBアンケート・フォームシステムもクラウドサービスとして提供しています。

ページの先頭へ