緊急・防災メールに求められる必須条件

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メール配信システムはBtoCやBtoBの販促ツールだけでなく、自治体をはじめとする公共機関で、災害時などの緊急・防災メールとしても利用されています。

いつ起こるか予測がつかない想定外の大きな災害、避難・警戒の必要性がある気候情報などは、予測できないからこそ緊急情報を速やかに、かつ的確に伝えるための準備を常に整えておく必要があります。

今回は緊急時に発信する「緊急・防災メール」に的を絞り、メール配信システムを導入する際の留意点をご紹介します。

緊急・防災メールに求められる必須条件


緊急情報を発信するシーン

まず、緊急情報とひとことで言っても、気象庁が発表する各種気象情報、各地域で観測する雨量・河川水位情報であったり、不審者出没による注意喚起、微小粒子状物質(PM2.5)の濃度レベルが一定以上に達した場合などさまざまな情報があります。

緊急情報が必要なシーンとして、主に気象庁が発表している以下のような情報があげられます。

  • ●地震情報
  • ●気象警報・注意報
  • ●雨量、河川水位
  • ●海上警報
  • ●台風情報
  • ●指定河川洪水予報
  • ●土砂災害警戒情報
  • ●竜巻注意情報
  • ●大津波警報・津波警報・津波注意報、津波情報、津波予報
  • ●噴火警報・予報

また、自治体では以下のような防犯や、気象に関わる注意喚起のためにも利用されています。

  • ●火災情報
  • ●不審者情報
  • ●防犯情報
  • ●迷子情報
  • ●光化学スモッグなどの大気汚染

このような情報を発信するにあたって、配信側の準備を万端にしておく必要があります。主な必須条件として以下の3つがあげられます。


【必須条件1】情報をすぐに伝える即時性

まさに今起ころうとしている予測情報が受信者に即座に伝わらなければ、多くの人はリスクや被害を最小限にするための行動につなげることができません。

いまの時期であれば、急な雷雨・ゲリラ豪雨の発生予測時刻など精度の高い予測ができた段階で、自治体などの公共機関が即時に発信することにより、不要な外出を控えるよう注意を促すことができます。どう行動すべきかをあらかじめ考える時間が与えられ、より多くの人が事前回避することにつながります。

つまり、いかに素早く受信者へ届けるかが重要であり、配信システム側に即時性が求められます。
また、サーバーなどの機器故障時にも、メール配信が継続できるようなシステムの冗長性が担保されていることも重要です。

<ポイント>

  • ・大量の配信先へ一斉に送信することができる(高速な配信処理性能)
  • ・管理者が外出先からも配信操作ができる
  • ・多デバイス(ガラケー/スマートフォン)に配信できる

【必須条件2】正確な情報を、ミスなく配信できる

ニュースなどで耳にする機会があると思いますが、いまだに訓練時に住民への避難指示メールが誤配信されてしまうというミスが多発していることも事実です。

混乱を招くことを防ぐため、訓練時は必ず「訓練であること」をタイトル(件名)に明記しておき、本番用のメール文書と分けておく必要があります。

また、実際の災害時では配信担当者自身が冷静でいられない可能性もあります。そういった緊急時でも迷うことのない操作画面であることや、操作フローが整っていることで速やかな配信を促します。

つまり操作手順がシンプルであることは人為的なミスを回避でき、誤配信のリスクを最小限にすることにつながります。

<ポイント>

  • ・操作ミスを防ぐインターフェースであること
  • ・メール文書をテンプレート保管でき、最小限のステップで送信できること

  • 【必須条件3】セキュリティが堅牢

    メールで情報を配信するからには必然的に個人情報を扱う必要が出てきますので、セキュリティについては特に配慮が必要です。

    緊急・災害時のメール配信を運用する場合、どうしても複数の担当者がメール配信できるような体制とする必要に迫られます。当然、操作する担当者が増えるにつれ、情報漏えいのリスクが高まることも事実です。

    そのため配信管理者であっても、個人のメールアドレスなどの個人情報は閲覧できない設定が可能なシステムであることも留意すべき点です。

    また、システムを提供している会社自体が信頼できる企業であるかどうかに加え、

    • ・操作画面がSSL暗号化されている
    • ・操作画面のIP制限ができる
    • ・操作画面の認証にID、パスワード以外の認証手段がある

    など、セキュリティへの配慮も必須です。

    <ポイント>

    • ・管理者の閲覧できる個人情報に制限がかけられる
    • ・信頼できる企業が提供している
    • ・操作画面は全て、SSL(Secure Socket Layer)により暗号化された通信が採用されている
    • ・操作画面のIP制限ができる
    • ・ID、パスワード以外の認証手段がある(可能であれば)

    まとめ

    緊急・防災メールのように一刻を争う公共性の高い情報は、一度に多くの住民へ確実に伝わらなければ意味がありません。

    配信システムを選定する際は、緊急時でもミスなく、迅速かつ確実に、なおかつセキュリティ面も安心して利用できるシステムを選ぶようにしてください。

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