【例文付き】年末挨拶メールの書き方は？ビジネスで使えるポイントを紹介

年末の挨拶メールは1年間の感謝を伝え、主に取引先や上司と翌年以降も良好な関係を築くために重要な役割を果たします。 近年では、環境への配慮から年賀状に代わる手段として送られたり、すべての取引先に訪問で挨拶できなかった場合の代替手段としても活用されています。

今回は、ビジネスシーンにおける年末挨拶メールの書き方から、気を付けるべきポイントやマナーを紹介します。

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年末挨拶メールを送る目的は？

年末の挨拶メールは、ただ送れば良いというものではなく、主に以下の目的をもって送信します。

• ・1年間お世話になった感謝を伝える
• ・翌年も良好な関係を築きたいことを伝える
• ・年末年始の会社の休業や緊急時の対応について伝える

年末挨拶メールを送ることはマストではないものの、送ることで「丁寧な担当者だな」「年末年始に万が一のトラブルがあっても安心できるな」などと 良い印象を与えることができます。

一方で、送信したメールに不備があったり、マナーが守られていなかったりすると逆に印象の悪化に繋がる可能性があるため、しっかりとポイントを抑えていくことが必要です。

年末挨拶メールを送る際のポイント

次に、年末挨拶メールを送る際のポイントとその理由について解説します。

相手に応じて適切なタイミングで送る

取引先や上司など、送る相手によって適切なタイミングが異なります。 特に注意すべきは、最終営業日に送らないことです。最終営業日は会社によって異なりますが、年末に近づくほど休暇を取る人も多く、 また最終日に出勤していたとしても業務が立て込んでいる可能性があります。
取引先の場合は休業の約1週間前まで、社内（上司や先輩）の場合は休業の2～3日前までに送るようにしましょう。

件名で年末挨拶メールと分かるようにする

年末は業務の連絡や年末年始の対応等、何かとメールの受信件数が増える時期です。 そのようなタイミングでメールを送る場合は、受け手を配慮し、要件がすぐに分かる件名にするという工夫が必要です。 例えば、「年末のご挨拶　○○株式会社（担当者名）」「年末年始の営業日について」という書き方にすると、緊急の連絡ではないことが伝わり、 相手のタイミングの良いときにメールを確認してもらうことができます。

年末年始の営業日を記載する

年末挨拶メールを送る目的でも上げましたが、年末年始の営業日や緊急時の対応方法を記載すると、受け手も安心して年末年始休暇に入ることができます。 せっかく年末にメールを送るのですから、挨拶だけではなく、業務連絡も合わせて送ると良いでしょう。

メールの一斉配信には注意する

年間を通じて取引がある相手や自身が担当している企業などに対しては、1年間のトピックスを交えて個別にメールを送ることがおすすめです。
一方で取引先が多数の場合や、関係性をこれから築いていく場合、同じ内容のメールを送っても問題ないという場合には一斉配信が便利です。 その際、個人のメーラーから一斉配信を送る場合は非常に注意が必要になります。 例えばBCCに設定していたつもりがCCで送ってしまっていたということが発生すると、情報漏洩にも繋がり大事に発展する可能性があります。

メールを一斉配信する場合は一斉配信ができるメール配信システム等を使い、セキュリティ面が担保された状態で送るようにましょう。

年末挨拶メールの例文

取引先への年末挨拶メール（個別配信）

年末挨拶メールの基本の形式です。取引先に対し、個別に年末挨拶メールを送りたい場合は以下の文例を参考にしてください。

取引先への年末挨拶メール（一斉配信）

取引先やお客様が多い場合は、「営業部一同」「○○店一同」という形で一斉配信を行うのがおすすめです。
その際に、宛名を自動で差し込める 宛名差し込み機能やHTMLエディターが搭載されているメール配信システムを利用すると、 よりデザイン性が高く心のこもったメールを送ることができます。

社内への年末挨拶メール

社内（上司や先輩）向けの年末挨拶メールはマストではありません。最近では、チャット等の社内のコミュニケーションツールを用いたカジュアルな挨拶も主流になっています。
もし社内の文化として、年末挨拶メールを送った方がよい場合は以下の文案を参考にしてみてください。

年末挨拶メールを効率的に送るには？

個別ではなく、一斉配信で年末挨拶メールを送りたい場合はメール配信システムを活用するのがおすすめです。
メール配信システムを使えば、 宛名の自動差し込みやHTMLメールの作成、一斉配信、配信結果の確認などを簡単に行うことができます。 また、作成したテンプレートは保存することができるので、差し込む画像や内容を修正すれば毎年使うこともできます。

個別に送るべき取引先は個別で送信し、それ以外の取引先には一斉配信をするなど使い分けることも可能です。 年末挨拶メールを送ることで丁寧な印象となり、今後も良好な関係性を築きやすくなるため、積極的に取り入れていきましょう。