【例文付き】年末挨拶メールの書き方は？ビジネスで使えるポイントを紹介

年末の挨拶メールは1年間の感謝を伝え、主に取引先や上司と翌年以降も良好な関係を築くために重要な役割を果たします。

近年では、環境への配慮や、直接の挨拶が難しい場合の代替手段としても活用されています。

今回は、ビジネスシーンにおける年末挨拶メールの書き方から、気を付けるべきポイントやマナーを紹介します。

年末年始メールを送る必要性と目的とは

ビジネスにおいて、取引先などの関係者と良好な関係を維持するためには仕事で成果を出すだけではなく、信頼性など感情部分での評価も非常に重要だからです。

年末挨拶のようなメールは、形式的であり直接的に生産性のある行為ではありません。コスパ重視の現代では、メールだけでなく対面やDMなどいずれの方法でも行わない企業も多いでしょう。それゆえに礼儀正しい挨拶をすることで、他社などと差をつけることができ、長期的に良い関係を結ぶことができるでしょう。

年末挨拶メールでは何を伝えるべき？

年末の挨拶メールは、ただ送れば良いというものではなく、主に以下の内容を伝えます。

良好な関係を結ぶ目的を果たすためには、感謝と想いを伝えること重要です。そして、年末というタイミング上、連休中のトラブルを防ぐために休業日や緊急対応について伝えます。

年末挨拶メールを送る際のポイント

年末挨拶のメールは、送ることでよい影響を与えられる可能性がある一方、マナー違反や失礼な内容になってしまうと逆効果になります。以下のポイントに気を付けましょう。

基本は個別にメールを送る

良い関係性を築くための挨拶メールでは、個別に内容を変えて個別にメールを送ることをオススメします。今年のトピックスを振り返ることや、感謝すべきことを改めて綴ることで、受信者に対してより気持ちが伝わることでしょう。

やり過ぎと感じるかもしれません。また生産的ではありません。しかし、成果を出すためには抜け目なく行うことも大切です。

またテンプレ―トの内容で一斉メールを行う場合にもCCなどに複数名入れるのではなく、メール配信システムなどを活用し、１人１人TO宛てで送ることをオススメします。

相手に応じて適切なタイミングで送る

仕事納めの日は、企業単位だけでなく人単位でも変わります。 必ず仕事納めの前には送りましょう。また忙しくなる最終営業日に送らないことも重要です。

最終日は出勤していたとしても業務が立て込んでいる可能性があります。
取引先の場合は休業の約1週間前まで、社内（上司や先輩）の場合は休業の2～3日前までに送るようにしましょう。

件名で年末挨拶メールと分かるようにする

年末は業務の連絡や年末年始の対応等、何かとメールの受信件数が増える時期です。 そのようなタイミングでメールを送る場合は、受け手を配慮し、要件がすぐに分かる件名にするという工夫が必要です。 例えば、「年末のご挨拶　○○株式会社（担当者名）」「年末年始の営業日について」という書き方にすると、緊急の連絡ではないことが伝わり、 相手のタイミングの良いときにメールを確認してもらうことができます。

年末年始の営業日を記載する

年末挨拶メールを送る目的でも上げましたが、年末年始の営業日や緊急時の対応方法を記載すると、受け手も安心して年末年始休暇に入ることができます。 せっかく年末にメールを送るのですから、挨拶だけではなく、業務連絡も合わせて送ると良いでしょう。

年末挨拶メールの例文

取引先への年末挨拶メール（個別配信）

年末挨拶メールの基本の形式です。取引先に対し、個別に年末挨拶メールを送りたい場合は以下の文例を参考にしてください。

取引先への年末挨拶メール（一斉配信）

取引先やお客様が多い場合は、「営業部一同」「○○店一同」という形で一斉配信を行うのがおすすめです。
その際に、宛名を自動で差し込める 宛名差し込み機能やHTMLエディターが搭載されているメール配信システムを利用すると、 よりデザイン性が高く心のこもったメールを送ることができます。

社内への年末挨拶メール

社内（上司や先輩）向けの年末挨拶メールはマストではありません。最近では、チャット等の社内のコミュニケーションツールを用いたカジュアルな挨拶も主流になっています。
もし社内の文化として、年末挨拶メールを送った方がよい場合は以下の文案を参考にしてみてください。

年末挨拶メールを効率的に送るには？

個別ではなく、一斉配信で年末挨拶メールを送りたい場合はメール配信システムを活用するのがおすすめです。
メール配信システムを使えば、 宛名の自動差し込みやHTMLメールの作成、一斉配信、配信結果の確認などを簡単に行うことができます。 また、作成したテンプレートは保存することができるので、差し込む画像や内容を修正すれば毎年使うこともできます。

個別に送るべき取引先は個別で送信し、それ以外の取引先には一斉配信をするなど使い分けることも可能です。 年末挨拶メールを送ることで丁寧な印象となり、今後も良好な関係性を築きやすくなるため、積極的に取り入れていきましょう。