テンプレ付き！メール署名の書き方や利用シーン別のマナーを解説

公開日:2025/11/27

メールの署名とは？

メールの署名とは、「メール文章の終わりに個人や企業の情報を記載したもの」のことを指します。特にビジネスメールでは、メールの文末に署名を付けることが基本的なビジネスマナーとして定着しています。

なぜ、署名を付ける必要がある？

メール署名は差出人の身元や連絡先などの基本的な情報を受信者に正確に伝えることで、信頼性や専門性を示すために重要な役割を担っています。連絡先の記載があることで、受信者がメールを受け取ったあとにアクションがしやすくなるというメリットもあります。

円滑なビジネスコミュニケーションを築く上で欠かせないマナーであるため、ビジネスメールを送る際は必ず署名がついているか確認しましょう。

ビジネスメールの署名に記載すべき項目

一般的にビジネスメールの署名には、氏名や会社名、連絡先などを記載します。以下にビジネスメールの署名に必要な項目と必要に応じて追加したい情報をご紹介します。

署名に必要な項目

会社名：正式名称で記載
役職・職位：どこの部署の誰からのメールか示す
氏名：フルネームで記載
住所：郵便番号から正確に記載
連絡先情報（電話番号、メールアドレス）：代表番号だけではなく、携帯番号など必要に応じて複数記載
ウェブサイトのURL：会社の情報にすぐアクセスできるためどの会社からの連絡なのかわかりやすくなる

これらの項目は、受信者に送信者の情報を正確に伝え、安心感を与えるために重要です。

必要に応じて入れるもの

SNSアカウント情報
通達事項やお知らせ：オフィス移転や長期休暇など緊急性の高い情報を簡潔に記載できる
キャンペーン情報：期間限定のキャンペーンやリリースなど、受信者に伝えたい情報をアピールすることができる
取得認可などの情報：第三者認可などがあれば、企業の信頼性を高めることができる

メール署名には必要に応じて以上の情報を追加することで、受信者への情報提供など、署名の活用範囲を広げることができます。ただし、署名が長くなりすぎず、見やすさを損なわないように注意が必要です。

コピペで使える！メール署名テンプレート13選

ビジネスシーンで幅広く活用できる署名テンプレートをデザイン別に紹介します。用途や好みに合わせて、ぜひご活用ください。

シンプルな署名デザイン

相手や状況を選ばずに活用することができるシンプルな署名です。

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株式会社〇〇〇〇
〇〇部　ユミル太郎
〒XXX-XXXX　東京都〇〇区〇〇　XX-XX-XX XX階
TEL: 00-0000-0000　FAX: 00-0000-0000
Email: XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
URL: https://XXX.XXXX.XX.jp/
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株式会社〇〇〇〇
〇〇部　ユミル太郎
〒XXX-XXXX　東京都〇〇区〇〇　XX-XX-XX XX階
TEL: 00-0000-0000　FAX: 00-0000-0000
Email: XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
URL: https://XXX.XXXX.XX.jp/
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会社名を目立たせたパターン

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株式会社〇〇〇〇
--------------------------------------------------------
〇〇部　ユミル太郎
〒XXX-XXXX　東京都〇〇区〇〇　XX-XX-XX XX階
TEL: 00-0000-0000　FAX: 00-0000-0000
Email: XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
URL: https://XXX.XXXX.XX.jp/
--------------------------------------------------------

個性的な署名デザイン

シンプルなデザインよりも少し個性を出したい方や、目を引く署名にしたい方にはこちらのテンプレートもおすすめです。

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　株式会社〇〇〇〇
　〇〇部　ユミル太郎
　〒XXX-XXXX　東京都〇〇区〇〇　XX-XX-XX XX階
　TEL: 00-0000-0000　FAX: 00-0000-0000
　Email: XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
　URL: https://XXX.XXXX.XX.jp/
++－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－++

●○-------------------------------------------------●○
　株式会社〇〇〇〇
　〇〇部　ユミル太郎
　〒XXX-XXXX　東京都〇〇区〇〇　XX-XX-XX XX階
　TEL: 00-0000-0000　FAX: 00-0000-0000
　Email: XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
　URL: https://XXX.XXXX.XX.jp/
○●-------------------------------------------------○●

■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■
■■■■株式会社○○○○
■■■　〇〇部　ユミル太郎
■■　　〒XXX-XXXX　東京都〇〇区〇〇　XX-XX-XX XX階
■　　　TEL: 00-0000-0000　FAX: 00-0000-0000
■　　　Email: XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
■　　　URL: https://XXX.XXXX.XX.jp/
■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■

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株式会社〇〇〇〇
〇〇部　ユミル太郎
〒XXX-XXXX　東京都〇〇区〇〇　XX-XX-XX XX階
TEL: 00-0000-0000　FAX: 00-0000-0000
Email: XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
URL: https://XXX.XXXX.XX.jp/
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お知らせやアピールにも使える署名デザイン

簡易的なお知らせやキャンペーン情報など、一般的な署名以外の要素を入れる際のテンプレートです。

通達事項やお知らせを入れるパターン

オフィスの移転や連絡先の変更などの重要な通達事項は、相手に確実に伝えるため冒頭に記載しましょう。また、署名のテンプレート内に登録しておくことで、通達漏れを防ぐことにもつながります。

※重要：〇月〇日よりオフィスが移転します。※
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株式会社〇〇〇〇
〇〇部　ユミル太郎
〒XXX-XXXX　東京都〇〇区〇〇　XX-XX-XX XX階
TEL: 00-0000-0000　FAX: 00-0000-0000
Email: XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
URL: https://XXX.XXXX.XX.jp/
--------------------------------------------------------

夏季休業・年末年始などの営業時間や連絡に関する案内、あるいは在宅勤務中でメールでの連絡を希望するなどの注意も、署名に入れると便利です。こうした情報は、連絡先の項目下や、署名の末尾に記載すると見落としを減らすことができます。

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株式会社〇〇〇〇
--------------------------------------------------------
〇〇部　ユミル太郎
〒XXX-XXXX　東京都〇〇区〇〇　XX-XX-XX XX階
TEL: 00-0000-0000　FAX: 00-0000-0000
Email: XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
※在宅ワークのためメールでご連絡いただけますと幸いです。
URL: https://XXX.XXXX.XX.jp/
--------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------
株式会社〇〇〇〇
〇〇部　ユミル太郎
〒XXX-XXXX　東京都〇〇区〇〇　XX-XX-XX XX階
TEL: 00-0000-0000　FAX: 00-0000-0000
Email: XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
URL: https://XXX.XXXX.XX.jp/
--------------------------------------------------------
■夏季休業のお知らせ
〇/〇～〇/△まで、夏季休業いたします。
期間中にいただいたご連絡は〇/□以降の対応となりますので、
ご了承くださいませ。
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キャンペーン情報やPRを入れるパターン

新商品の販促やキャンペーンの告知などを入れて、お知らせしたい内容を効果的に伝えることができます。しかし、告知文が長くなりすぎると、メールが読みにくくなるため、簡潔にまとめることが大切です。

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　☆☆新商品紹介キャンペーンのお知らせ☆☆
期間限定で初期無料キャンペーン実施中！
詳細は特設URLへアクセス！https://campain.XXXX.XX.jp/
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株式会社〇〇〇〇
〇〇部　ユミル太郎
〒XXX-XXXX　東京都〇〇区〇〇　XX-XX-XX XX階
TEL: 00-0000-0000　FAX: 00-0000-0000
Email: XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
URL: https://XXX.XXXX.XX.jp/
--------------------------------------------------------

取得認可などの情報を記載したパターン

自社で取得している第三者認可があれば、取得認可と許認可番号を追加することで、企業の信頼性をより高めることができます。署名全体が長くなりすぎない程度に、企業の情報を付与し、イメージ向上に利用しましょう。

英語の署名デザイン

英語でメールのやり取りをする際は、英語での署名が必要になります。英語の署名では、日本語の署名と項目の順番が異なる点に注意しましょう。

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Taro Yumir(名前)
○○ Department(部署名)
〇〇 Co., Ltd.(社名)
0-0-0(番地) Shibuya-ku, Tokyo 000-000(郵便番号), Japan
TEL: +81-00-0000-0000(Japan country code +81)
Mail：XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
URL: https://XXX.XXXX.XX.jp/
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メーラーで署名を自動設定にする方法

署名が完成した後は、メール作成時に自動で署名が付くようにメーラーに設定しましょう。署名の付け忘れを防ぐことや、毎回メール作成時に手動で張り付ける手間を減らすことができます。

ここでは、よく使われる代表的なメーラーでの簡単な設定方法についてご紹介します。

Gmail（PC版）

右上の歯車マーク[設定]アイコンから「すべての設定を表示」をクリック
「全般」タブの下部、「署名」の「＋新規作成」をクリック
署名に任意の名前を付けて「作成」をクリック
作成した署名を入力する
入力欄下の「デフォルトの署名」欄から、新規メール用・返信/転送用それぞれ任意の署名を選択する
ページ下部にある「変更の保存」をクリックし、設定完了

outlook

新規メール作成画面の挿入タブ「署名」をクリック
下部の「署名（S）」内の「新規作成」をクリック
署名の登録名を設定する
「署名の編集」欄に作成した署名を入力する
右上の「規定の署名の選択」から「新しいメッセージ」「返信/転送」それぞれで任意の署名を選択する
右下の「ＯＫ」をクリックで設定完了

ビジネスメール署名作成時の注意点

誤表記や更新漏れが無いか確認する

ビジネスメールにおいて、署名は名刺のような役割を持ちます。そのため、記載されている状況が誤っていたり、更新ができていなかったりすると、受信者に不信感を与えかねません。

電話番号やメールアドレスはもちろんのこと、キャンペーン情報や期間限定のお知らせなど、定期的に更新される内容は適宜更新や確認を行いましょう。

華美すぎるデザインは避ける

ビジネスメールでは、必要な情報を明瞭に受信者に伝えることが求められます。そのため、過度に装飾された華美すぎるデザインは、かえって情報が読み取りにくくなるため、避けるほうが無難です。

さまざまなデバイスで読まれることを意識する

昨今では、ビジネスメールでもスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末で読まれる機会が増えています。そのため、多様なデバイスで読まれることを考慮した文字数や行数に調整することが大切です。
可能であれば、署名ができた後にPC・スマートフォンなど複数デバイスで署名を実際に表示し確認しましょう。

また、文字化けしている文字がないかも確認する必要があります。特に環境依存文字は、受信環境やメーラーによっては正しく表示されないケースがあるため、極力使用を避けることをお勧めします。

誤送信防止・情報保護のための一文を添える

万が一、送信先のメールアドレスを誤ってしまった場合は、誤送信先の受信者に速やかに情報削除を依頼する必要があります。そういった緊急事態に備え、署名の末尾に「このメールは宛先に記載された方へ送信することを目的としてします。本メールに心当たりがない場合は速やかに削除してください。」といった一文を添えておくと、送信者にも安心感を与えられます。

機密性の高い情報をやり取りや、信頼性が重要視される相手へのメール送信時には記載しておくと良いでしょう。

返信時でも署名は必要？必要に応じた使い分け

メールの返信時にも署名が必要か、迷う方も多いですが、返信時も極力署名を付けることをお勧めします。返信時にも署名があれば、誰からのメールであるか一目でわかり、必要な場合に受信者が連絡先を探す手間が省けるほか、文章の終わりが明確で読み手に伝わりやすいといったメリットがあります。

ただし、頻繁なやり取りの中に毎回すべての情報が入った署名を送ると、メールの本文が埋もれて冗長に感じられる可能性もあります。こうしたデメリットを改善するため、以下のような方法があります。

返信用に簡易パターンを用意しておく

返信時に署名を付ける際に多い方法は、返信用に簡易的な署名を作成しておくことです。返信時の署名は通常時よりも情報量を減らし、「社名・氏名・連絡先」といった最低限の内容で短くまとめることで、メール文章が冗長になることを防ぐことができます。

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株式会社〇〇〇〇
ユミル太郎
TEL: 00-0000-0000
Email: XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
--------------------------------------------------------

この簡易署名は、やり取りをしている相手との関係性に関わらず利用しやすい方法です。

また、outlookなどの１部のメーラーでは、新規作成メールと返信メールで異なる署名を自動挿入する設定にすることができます。それ以外のメーラーでも、複数個の署名が登録できる場合は、用途ごとに名前を登録し使い分けると便利です。

会社名・名前のみ末尾に記載する

さらに署名を簡易的にしたい場合は、メールの末尾に会社名と氏名のみ記載するという方法もあります。連絡先情報などを受信者がすでに知っている場合や、社内向けメールは、このようなさらに簡易的な署名も有効です。またその際、社名は略さず、氏名も必ずフルネームで記載するようにしましょう。

まとめ

メールの署名は、受信者に正確な送信者の情報を伝えるために必要なツールです。また、告知や情報通達といった内容も添えることが可能で、多機能に使うことができます。ただし、利用するシーンに合わせて、デザインや情報内容は調整する必要があるため、適宜内容を見直して更新していくことが大切です。

今回ご紹介した様々なテンプレートや注意点を参考に、状況に合わせたビジネスメール署名を作成してみてください。

　キューノートエフシー

メール配信システムCuenote FC（キューノートFC）は、会員管理やメール配信後の効果測定をグラフィカルに表示。システム連携用APIなども提供しており、一斉配信からメールマーケティングまで行えます。独自開発のMTA（配信エンジン）とノウハウで、月間のメール配信数81億通・時速1,100万通以上(※)の高速配信を実現し、スマートフォンや携帯にもストレスなく高速・確実にメールを届けます。※クラウド型サービス（ASP・SaaS）の実績値

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東証グロース上場のユミルリンク株式会社は、20年以上にわたり、メール配信システムをクラウドサービス・ソフトウェアとして提供し、メールに関する専門的な技術や運用ノウハウを蓄積してきました。
メール以外にも、SMS配信サービスや WEBアンケート・フォームシステムもクラウドサービスとして提供しています。

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