メール署名の書き方やマナー、すぐに使えるデザインテンプレートから応用まで

ビジネスメールでは、連絡先の相手方に送信者の情報を正しく伝えるため、「署名」を付与するのが一般的なマナーです。

既に会社や部署で用意された署名テンプレートを使うケースもあると思いますが、署名の書き方を工夫することで、送信者情報を正しく伝えられ、送信者のイメージづくりに役立つだけではなく、お知らせなどの情報も追加で伝えることができます。

本記事では、メール署名の基本的な概念から必要な要素、効果的な作成方法やマナーについて詳しく解説します。さらに、使いやすいデザインテンプレートのご紹介から、より注目されやすいテンプレートの作成ヒント、重要なお知らせや販促にも活用できるアイデアをご紹介します。

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メールの署名とは？

メールの署名とは、主にビジネスメールにおいて「メールの終わりに表示される個人や企業の情報」を指します。メール署名は、差出人の身元や連絡先情報を提供するだけでなく、専門性や信頼性を示す重要な要素となりますので、メール署名を適切に利用することで、受信者からのメール返信や電話連絡などがスムーズになり、良好なビジネスコミュニケーションを築くために利用されるものとなります。

企業やサービスに適したメール署名を挿入することで、受信者が連絡先などを参照しやすくなるため、円滑なコミュニケーションを行えるようになります。

ビジネスメールの署名に必要な項目

ビジネスメールの署名は、送信先の担当者やお客様に対して、自身や会社の情報を正しく提供し円滑なコミュニケーションと信頼性を高めるための重要な要素となります。
以下にビジネスメールの署名に必要な項目をご紹介します。

会社名

まずは、所属する会社の正式な名称を明記しましょう。会社のロゴやブランドイメージを付与すると相手に伝わりやすくなります。

氏名

メールを送信する人の氏名を記載しましょう。基本的にはフルネームで記載し、姓名の間に適切な区切りを入れ読み易さに配慮しましょう。

役職・職位

自分の役職や職位を明記することで、自己紹介や会社内での立場・役割を示すことができます。

連絡先情報（電話番号、FAX番号、メールアドレス）

メールの受信者が返信や連絡を取りやすくするために、電話番号（会社・携帯）やメールアドレスなどの連絡先情報を明記しましょう。

ウェブサイトのURL

会社のウェブサイトや提供サービスのURLを挿入することで、受信者が企業情報にアクセスしやすくなりますので、挿入することをお勧めします。

基本的には上記の順番通りに記載して問題ありません。本記事では後程テンプレートもご紹介しますので、それらも参考に、適宜見直しを行っていただけばと思います。

メール署名の作成時に注意したいこと

メール署名は連絡時に必ず付与するものとなり、テンプレート化してメーラーに設定しておき、自動挿入するのが一般的です。（メーラーの設定方法例は後述いたします。）誤った情報や古い情報が記載されていないよう、幾つか注意したいポイントがあります。

誤記や更新漏れがないか確認する

メール署名は、受信者が連絡手段として、送信者の情報を参照するときに利用されます。電話番号などの連絡先情報など、記載された情報が正確かつ最新の情報である必要があります。 　　　
メールアドレスや電話番号はもちろんのこと、定期的に情報が更新される内容（例えばプライバシーマークの更新回数）などが適切に更新されているか適宜確認しましょう。

シンプルな内容にする

ビジネスメールでは、必要な情報を読み手側に負担なく伝えることが重要です。そのため、メール署名もシンプルかつ必要な情報がすぐに読み取れるように配慮しましょう。

様々なデバイスで読まれることを意識する

昨今では、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末でもメールが読まれるケースが多くなっています。そのため、複数のデバイスで読まれることを意識した文字数（特に横幅など）を意識して作成するとよいでしょう。

環境依存文字の利用を避ける

環境依存文字は、受信環境やメーラーによって、正しく表示されない場合がありますので、できる限り避けて作成しましょう。

万が一の送信先誤りに配慮する

メールの送信先メールアドレス誤ってしまった場合は、誤送信先の受信者に速やかに情報削除を依頼する必要があります。 　　　
万が一の時の備えとして、「このメールは宛先に記載された方へ送信する事を目的としています。本メールに心当たりがない場合は速やかに削除してください。」などの一文を末尾に加えておくと、送信先に安心感を与えられますので、信頼性が重視される相手へのメール送信時には記載しておくことを推奨します。

コピペですぐに使える、ビジネスメール署名のテンプレート

ここで、実際にコピー＆ペーストで使っていただけるテンプレートをご紹介させていただきます。

一般的なメール署名に必要な項目を並べたものが以下となります。

これらの項目を見やすくテンプレート化したものを数パターン紹介させていただきます。
以下の様に、署名欄を見やすくするため記号をライン化して囲むとよいでしょう。

シンプルなメール署名テンプレート

表示を工夫したメール署名テンプレート

以下の様に、「+（プラス）」や「┏（けいせん）」などで装飾してもよいでしょう。
記号や罫線の組合せにより、様々なオリジナリティのある署名を作成することができます。

目を引くメール署名テンプレートの一例

記号を使うだけではなく、レイアウトを工夫することで目を引くデザインにすることができます。
以下の例を参考にオリジナル署名を作成してみてはいかがでしょうか。

お知らせやアピールなどにも使えるメール署名テンプレート

メール署名は、住所変更や連絡先変更のお知らせなど、必ず伝えなければならない内容を伝え忘れないために有効に利用できます。また、新商品の案内などの情報を盛り込むことで、連絡先に対して漏れなくお知らせのようにアピールする事が出来ます。

重要なお知らせを入れたメール署名テンプレート

オフィス移転や連絡先の変更など重要な通達事項は、必ず見てもらう必要がありますので冒頭に記載しましょう。 　　
また、変更前後の数カ月間は、署名入れておくと伝え漏れが防げますので、参考にしてください。

キャンペーンや新商品のPRを入れたメール署名テンプレート

新商品の販促や、キャンペーン告知、製品情報などを入れるなど、万人にお知らせしたい内容を入れると効果的に利用できます。 　　
この場合、期間限定の内容が期限切れにならないよう、定期的に見直しましょう。

取得認可などの情報を付与して信頼性を向上する

もし自社がビジネス上で有効な第三者認可を取得している場合、取得認可と許認可番号を追加すると企業の信頼性を上げる事ができます。 　　

署名全体の情報量を考慮し、読みにくくならない範囲で適切に情報を付与し、企業のイメージ向上に利用しましょう。

HTML型式のメール署名では画像やリンクを利用

HTMLメールに対応したメーラーでは、メール署名に画像挿入する事もできますので、
企業やサービスのロゴ、自社の公式SNSアカウントがあればそのアイコンなどを挿入し、PRや自社のアピールに利用しましょう。

　　
HTMLメールの署名テンプレート例