1. Cuenote
  2. メール配信システム・メルマガ配信サービス
  3. ブログ・各種資料
  4. マーケティングブログ
  5. メール署名の書き方やマナー、すぐに使えるデザインテンプレートから応用まで

メール署名の書き方やマナー、すぐに使えるデザインテンプレートから応用まで

公開日:2023/05/25  更新日:2024/02/17
  • このエントリーをはてなブックマークに追加
top_signatue.gif

ビジネスメールでは、連絡先の相手方に送信者の情報を正しく伝えるため、「署名」を付与するのが一般的なマナーです。

既に会社や部署で用意された署名テンプレートを使うケースもあると思いますが、署名の書き方を工夫することで、送信者情報を正しく伝えられ、送信者のイメージづくりに役立つだけではなく、お知らせなどの情報も追加で伝えることができます。

本記事では、メール署名の基本的な概念から必要な要素、効果的な作成方法やマナーについて詳しく解説します。さらに、使いやすいデザインテンプレートのご紹介から、より注目されやすいテンプレートの作成ヒント、重要なお知らせや販促にも活用できるアイデアをご紹介します。


Cuenote FCで成果が見える
メールマーケティングを
Cuenote FC - Cuenoteシリーズ契約数2,400以上、続率99.6%(業界最高水準継/2021年1月~12月実績)

Cuenote FCはハイスピードな大量配信を得意としながら、効果測定や自動処理も可能で大手企業にも選ばれるメール配信システムです。メールマーケティング機能も豊富で、配信数上限はなく送り放題です!

詳しくはこちら »



メールの署名とは?

メールの署名とは、主にビジネスメールにおいて「メールの終わりに表示される個人や企業の情報」を指します。メール署名は、差出人の身元や連絡先情報を提供するだけでなく、専門性や信頼性を示す重要な要素となりますので、メール署名を適切に利用することで、受信者からのメール返信や電話連絡などがスムーズになり、良好なビジネスコミュニケーションを築くために利用されるものとなります。

  

企業やサービスに適したメール署名を挿入することで、受信者が連絡先などを参照しやすくなるため、円滑なコミュニケーションを行えるようになります。


ビジネスメールの署名に必要な項目

ビジネスメールの署名は、送信先の担当者やお客様に対して、自身や会社の情報を正しく提供し円滑なコミュニケーションと信頼性を高めるための重要な要素となります。
以下にビジネスメールの署名に必要な項目をご紹介します。

会社名

まずは、所属する会社の正式な名称を明記しましょう。会社のロゴやブランドイメージを付与すると相手に伝わりやすくなります。

氏名

メールを送信する人の氏名を記載しましょう。基本的にはフルネームで記載し、姓名の間に適切な区切りを入れ読み易さに配慮しましょう。

役職・職位

自分の役職や職位を明記することで、自己紹介や会社内での立場・役割を示すことができます。

連絡先情報(電話番号、FAX番号、メールアドレス)

メールの受信者が返信や連絡を取りやすくするために、電話番号(会社・携帯)やメールアドレスなどの連絡先情報を明記しましょう。

ウェブサイトのURL

会社のウェブサイトや提供サービスのURLを挿入することで、受信者が企業情報にアクセスしやすくなりますので、挿入することをお勧めします。


基本的には上記の順番通りに記載して問題ありません。本記事では後程テンプレートもご紹介しますので、それらも参考に、適宜見直しを行っていただけばと思います。


メール署名の作成時に注意したいこと

signature2.jpg

メール署名は連絡時に必ず付与するものとなり、テンプレート化してメーラーに設定しておき、自動挿入するのが一般的です。(メーラーの設定方法例は後述いたします。)誤った情報や古い情報が記載されていないよう、幾つか注意したいポイントがあります。

 

誤記や更新漏れがないか確認する

メール署名は、受信者が連絡手段として、送信者の情報を参照するときに利用されます。電話番号などの連絡先情報など、記載された情報が正確かつ最新の情報である必要があります。    
メールアドレスや電話番号はもちろんのこと、定期的に情報が更新される内容(例えばプライバシーマークの更新回数)などが適切に更新されているか適宜確認しましょう。

シンプルな内容にする

ビジネスメールでは、必要な情報を読み手側に負担なく伝えることが重要です。そのため、メール署名もシンプルかつ必要な情報がすぐに読み取れるように配慮しましょう。

様々なデバイスで読まれることを意識する

昨今では、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末でもメールが読まれるケースが多くなっています。そのため、複数のデバイスで読まれることを意識した文字数(特に横幅など)を意識して作成するとよいでしょう。

環境依存文字の利用を避ける

環境依存文字は、受信環境やメーラーによって、正しく表示されない場合がありますので、できる限り避けて作成しましょう。

万が一の送信先誤りに配慮する

メールの送信先メールアドレス誤ってしまった場合は、誤送信先の受信者に速やかに情報削除を依頼する必要があります。    
万が一の時の備えとして、「このメールは宛先に記載された方へ送信する事を目的としています。本メールに心当たりがない場合は速やかに削除してください。」などの一文を末尾に加えておくと、送信先に安心感を与えられますので、信頼性が重視される相手へのメール送信時には記載しておくことを推奨します。



コピペですぐに使える、ビジネスメール署名のテンプレート

ここで、実際にコピー&ペーストで使っていただけるテンプレートをご紹介させていただきます。

一般的なメール署名に必要な項目を並べたものが以下となります。

[企業名(正式名称)]
[所属部門] [役職] [氏名(姓名)]
[住所(郵便番号、市区町村、番地、ビル名、階数)]
[電話番号] [FAX番号] [送信者メールアドレス]
[企業サイトURL]


これらの項目を見やすくテンプレート化したものを数パターン紹介させていただきます。
以下の様に、署名欄を見やすくするため記号をライン化して囲むとよいでしょう。


シンプルなメール署名テンプレート

--------------------------------------------------------
株式会社〇〇〇〇
--------------------------------------------------------
〇〇部 ユミル 太郎
〒XXX-XXXX 東京都〇〇区〇〇 XX-XX-XX XX階
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email: XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
URL: https://XXX.XXXX.XX.jp/
--------------------------------------------------------

__________________________
株式会社〇〇〇〇
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
〇〇部 ユミル 太郎
〒XXX-XXXX 東京都〇〇区〇〇 XX-XX-XX XX階
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email: XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
URL: https://XXX.XXXX.XX.jp/
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

=== === === === === === === === === === === === ===
株式会社〇〇〇〇
=== === === === === === === === === === === === ===
〇〇部 ユミル 太郎
〒XXX-XXXX 東京都〇〇区〇〇 XX-XX-XX XX階
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email: XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
URL: https://XXX.XXXX.XX.jp/
=== === === === === === === === === === === === ===


表示を工夫したメール署名テンプレート

以下の様に、「+(プラス)」や「┏(けいせん)」などで装飾してもよいでしょう。
記号や罫線の組合せにより、様々なオリジナリティのある署名を作成することができます。

++--------------------------------------------------------++
株式会社〇〇〇〇
++--------------------------------------------------------++
〇〇部 ユミル 太郎
〒XXX-XXXX 東京都〇〇区〇〇 XX-XX-XX XX階
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email: XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
URL: https://XXX.XXXX.XX.jp/
++--------------------------------------------------------++

┏-----------------------┓
 株式会社〇〇〇〇
┗-----------------------┛
 〇〇部 ユミル 太郎
 〒XXX-XXXX 東京都〇〇区〇〇 XX-XX-XX XX階
 TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
 Email: XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
 URL: https://XXX.XXXX.XX.jp/
┗-----------------------┛


目を引くメール署名テンプレートの一例

記号を使うだけではなく、レイアウトを工夫することで目を引くデザインにすることができます。
以下の例を参考にオリジナル署名を作成してみてはいかがでしょうか。

■∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽■
 株式会社〇〇〇〇
■∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽■
 〇〇部 ユミル 太郎
 〒XXX-XXXX 東京都〇〇区〇〇 XX-XX-XX XX階
 TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
 Email: XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
 URL: https://XXX.XXXX.XX.jp/
■∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽∽■

★>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>★
株式会社〇〇〇〇
★>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>★
〇〇部 ユミル 太郎
〒XXX-XXXX 東京都〇〇区〇〇 XX-XX-XX XX階
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email: XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
URL: https://XXX.XXXX.XX.jp/
★>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>★

■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■
■■■■株式会社○○○○
■■■ 〇〇部 ユミル 太郎
■■  〒XXX-XXXX 東京都〇〇区〇〇 XX-XX-XX XX階
■   TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
■   Email: XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
■   URL: https://XXX.XXXX.XX.jp/
■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■


お知らせやアピールなどにも使えるメール署名テンプレート

メール署名は、住所変更や連絡先変更のお知らせなど、必ず伝えなければならない内容を伝え忘れないために有効に利用できます。また、新商品の案内などの情報を盛り込むことで、連絡先に対して漏れなくお知らせのようにアピールする事が出来ます。

重要なお知らせを入れたメール署名テンプレート

オフィス移転や連絡先の変更など重要な通達事項は、必ず見てもらう必要がありますので冒頭に記載しましょう。   
また、変更前後の数カ月間は、署名入れておくと伝え漏れが防げますので、参考にしてください。

※重要:〇月〇日よりオフィスが移転します。※
--------------------------------------------------------
株式会社〇〇〇〇
--------------------------------------------------------
〇〇部 ユミル 太郎
〒XXX-XXXX 東京都〇〇区〇〇 XX-XX-XX XX階
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email: XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
URL: https://XXX.XXXX.XX.jp/
--------------------------------------------------------


キャンペーンや新商品のPRを入れたメール署名テンプレート

新商品の販促や、キャンペーン告知、製品情報などを入れるなど、万人にお知らせしたい内容を入れると効果的に利用できます。   
この場合、期間限定の内容が期限切れにならないよう、定期的に見直しましょう。

 
 ☆☆新商品紹介キャンペーンのお知らせ☆☆    
期間限定で初期無料キャンペーン実施中!    
詳細は特設URLへアクセス!https://campain.XXXX.XX.jp/
--------------------------------------------------------
株式会社〇〇〇〇
--------------------------------------------------------
〇〇部 ユミル 太郎
〒XXX-XXXX 東京都〇〇区〇〇 XX-XX-XX XX階
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email: XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
URL: https://XXX.XXXX.XX.jp/
--------------------------------------------------------


取得認可などの情報を付与して信頼性を向上する

もし自社がビジネス上で有効な第三者認可を取得している場合、取得認可と許認可番号を追加すると企業の信頼性を上げる事ができます。   

--------------------------------------------------------
株式会社〇〇〇〇
--------------------------------------------------------
〇〇部 ユミル 太郎
〒XXX-XXXX 東京都〇〇区〇〇 XX-XX-XX XX階
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email: XXXX.XXXX@XXXX.XX.jp
URL: https://XXX.XXXX.XX.jp/
--------------------------------------------------------
〇プライバシーマーク認定:XXXXXXXXXX(X)号
〇ISMS認証:MSA-IS-XXX[JIS X XXXXX]準拠
--------------------------------------------------------
  

署名全体の情報量を考慮し、読みにくくならない範囲で適切に情報を付与し、企業のイメージ向上に利用しましょう。



HTML型式のメール署名では画像やリンクを利用

HTMLメールに対応したメーラーでは、メール署名に画像挿入する事もできますので、
企業やサービスのロゴ、自社の公式SNSアカウントがあればそのアイコンなどを挿入し、PRや自社のアピールに利用しましょう。

  
HTMLメールの署名テンプレート例   
mailsignature.png

署名テンプレートをメーラーへ設定する方法

署名が完成した後は、メール送信時に自動的に付与されるようにメーラーに設定しておきましょう。
ここでは、よく使われている代表的なメーラーでの設定方法をご紹介させていただきます。

Gmail

1.右上にある設定アイコン [すべての設定を表示] をクリック  
2.[署名] 入力欄に署名のテキストを追加   
3.ページ下部にある [変更を保存] をクリック

yahoo

1.メール一覧右上の (設定)ボタンを押し、メールアカウントのページを表示  
2.詳細設定の署名欄から、対象のメールアドレスを選択
※メールアドレスが複数ある場合は対象のメールアドレスを選択)
※全メールアドレス共通の場合、「すべての送信メールに自動的に追加されます」右部にチェックを入れる   
3.「署名を入力」の入力欄に署名を入力   
4.ページ下部にある [変更を保存] をクリック

Outlook

1.挿入タブ内の「署名」をクリック  
2.「署名とひな形」内の「新規作成」をクリック  
3.署名の登録名を設定する  
4.「署名の編集ボックス」にデザインした署名を記入  
5.「新しいメッセージ」「返信/転送」のプルダウンメニューから署名の自動挿入を設定

まとめ

メールはビジネス上で欠かせない連絡手段となりますが、メール署名は「名刺」の代わりに使われるものとなり、使い方によっては、企業や担当者のイメージアップや個性をアピールすることもできるものとなります。

メール署名を工夫するメリット
  ・受信者が送信元を正しく把握できる
  ・連絡が必要になった場合、メールからすぐに連絡先を確認できる
  ・オリジナルの署名を作成することで、個性を出し印象付けを行うことができる。

本記事では、そのままコピーしてご利用いただける署名をご紹介させていただきましたが、本記事を参考に個性的なオリジナル署名を作成してみてはいかがでしょうか?

メール配信システム・メルマガ【Cuenote FC】 キューノート エフシー

メール配信システムCuenote FC(キューノートエフシー)は、会員管理やメール配信後の効果測定をグラフィカルに表示。システム連携用APIなども提供しており、一斉配信からメールマーケティングまで行えます。独自開発のMTA(配信エンジン)とノウハウで、月間のメール配信数76億通・時間1,000万通以上(※)の高速配信を実現し、スマートフォンや携帯にもストレスなく高速・確実にメールを届けます。 ※クラウド型サービス(ASP・SaaS)の実績値

メール配信システム・メルマガ配信サービス【Cuenote FC】について詳しく見る >>

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
この記事の運営企業

東証グロース上場のユミルリンク株式会社は、18年以上にわたり、メール配信システムをクラウドサービス・ソフトウェアとして提供し、メールに関する専門的な技術や運用ノウハウを蓄積してきました。
メール以外にも、SMS配信サービスWEBアンケート・フォームシステムもクラウドサービスとして提供しています。

Cuenoteシリーズの導入に関して
ご不明な点がございましたら
お気軽にお問い合わせください

ユミルリンク株式会社
受付時間 平日 10:00〜18:00
ページの先頭へ

メール配信システム
Cuenote FCをもっと知る