初めての相手へのビジネスメールの書き方、件名のポイントや例文解説。

公開日:2021/06/16  更新日:2021/10/12
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初めての相手へのビジネスメールの書き方、件名のポイントや例文解説。



相手に初めてメールを送る際に、言葉遣いが誤っていないか等メールの書き方に迷うことがあるかと思います。

相手に開封されるメールの大切なポイントは件名の書き方が大きく影響します。

ビジネス・仕事において件名1つで開封してもらえないこともあったりするので、様々なシーンでの例文やポイントを交えて紹介していきます。

取引先と正しいメールの使い方で、必要なポイントをお伝えしますので

初めてビジネスメールを書き始める方にもぜひ参考にしていただければ幸いです。


目次

読まれるメールは件名がわかりやすく簡潔である

読まれるメールの件名の書き方のコツ

NGなメールの件名の例

ビジネスメールで活用できるメールの件名例

ビジネスメールで使える例文

ビジネスメールでの注意点

まとめ




初めての相手へのメールの書き方、件名のコツや例文解説。



読まれるメールは件名がわかりやすく簡潔である


メールの件名は、開封率に影響する重要なポイントです。

メールの件名が一目でわかるような内容ではないと開封してもらえなかったり、迷惑メールに振り分けられてしまう可能性もでてきてしまいます。

特にビジネス・仕事においては、メールn件名で優先順位を判断することも大いにあるのでよくわからない件名はそもそも開封もされないままで終わってしまうかもしれません。

メールを開封、読まれるためには、受信ボックス内で一目でわかる簡潔かつ具体的な件名をつけるように意識しましょう。

件名の文字数の目安は、長くても20文字以内におさめるのが良いでしょう。

参考までにですが、Yahoo!ニュースのタイトルは、14.5文字にまとめるというルールがあります。

2021年4月に20年以来ルールが改訂されなかった13.5文字から1文字増えました。

理由としては、見出しは正確に理解されるように発信することが重要になったため。と公表しています。

インターネット上で、フェイクニュースが氾濫していることもあり信頼性を高める施策だと読みとれます。

そのYahoo!ニュースのトップページをみると分かると思いますが、簡潔かつ具体的でついクリックしてしまいますよね。件名(タイトル)は短すぎても長すぎても良くないことがうかがえます。


読まれるメールの件名の書き方のコツ


それでは、読まれるメールの件名はどのような構成になっているのでしょうか?書き方のコツをご紹介します。

まず、メール送信時のマナーとして1つの用件に対して1つの件名を設定します。つまり、1つのメールに対して用件は1つで件名も1つになります。

メールの件名を書くときに、何の「用件」なのかは必ず明記しましょう。

期日がある場合は「日時」を付け加えると具体的になり尚良いです。更に要件の「概要」も付け加えることができたら送ったメールの全体像がみえてくるでしょう。

ポイントをまとめると、

  • ①用件
  • 会議・打合せ・セミナー等の用件情報
  • ②日時
  • 指定した用件が、〇月〇日に行われるのか
  • ③概要
  • セミナーの「案内」なのか会議の日時の「連絡」なのか要件の概要をわかりやすく簡潔にまとめることを心がけましょう。
    大切なポイントは、短く・わかりやすくです。
    • 具体的な例文やフレーズは後ほど紹介いたします。


      関連記事

      NGなメールの件名の例


      • メール送信のマナーとして、件名が空白はNGです。どのような内容かも判断ができませんし、相手に失礼な行為にあたります。
      • 迷惑メールの疑念もあがるので件名を空白で送信するのは避けましょう。

        • 次に、機種依存文字を使用するのは避けましょう。

          機種依存文字は、PCの環境によっては正しく表示されない場合もあります。①や㈱など意外と気づかずに使用していませんか?

          文字化けや理解不能な文字に変換されてしまう可能性が高いので使用は避けましょう。

          件名:第②回ユミルリンク㈱セミナーのご案内


          メールのマナーにも通ずるところがあるのですが、返信されたメールにRe:がついている場合はRe:はつけたまま返信することが望ましいです。

          返信されたメールの件名を変えることもマナーとしてよくありません。

          件名を変えてしまうと返信されたメールがわからなくなってしまうのでむやみに件名を変えて返信することは避けましょう。

          その他にNGなメールの件名としては、【緊急】や【重要】を多用することです。

          【 】を使用することで件名が目立ちますし、相手に気づいてもらいやすくなるメリットがあります。しかし、本当に緊急を要する時以外の使用はやめましょう。

          多用すると大して緊急でもない内容でも【緊急】と書く人とレッテルを貼られ信用性を失ってしまいます。

          件名:【緊急】回答期間まであと1週間です


          また件名は簡潔にまとめることが重要とお伝えしていますが、簡潔すぎるのもかえってよくありません。

          件名:30日の件

          日付が入っていて日時という具体性が入っているのですが、これだけではなんのことかさっぱりわかりません。

          少し改善するとすれば

          件名:6月30日のセミナー受講の件

          と用件を加えるだけで具体性が加わりわかりやすくなります。


          ビジネスメールで活用できるメールの件名例


          ビジネスメールで活用できる場面別のメールの件名例を以下に紹介いたします。

            ・初めての相手に対してのメールの件名

          • 件名:【ご挨拶】〇〇よりご紹介頂いた△△です
          • 件名:【ご挨拶】ユミルリンク株式会社××です

          • ・お礼をするときのメールの件名

          • 件名:本日の〇〇案件打合せのお礼
          • 件名:昨日のお食事会のお礼

          • ・お詫びをするときのメールの件名

          • 件名:【お詫び】〇〇の納品遅延の件
          • 件名:〇月〇日の件のお詫び

          • ・依頼をするときのメールの件名

          • 件名:〇〇見積書のご依頼
          • 件名:【ご依頼】メール配信システムの資料送付について


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              ビジネスメールで使える例文


              ビジネスメールで使える件名と本文の例文を場面別で紹介いたします。


              ・新任の挨拶メール

              挨拶メールは、まず自分が何者なのかを件名に明記すると良いです。

              但し、「〇〇です」のような端的すぎる書き方は避けましょう。

              特に面識のない相手には名前だけではどこの人なのかわからない上に、迷惑メールと勘違いされてしまう場合もあります。

              会社名や所属名を入れることで相手に理解されやすく好印象となります。


              件名:【ご挨拶】ユミルリンク株式会社××です


              • 株式会社〇〇
              • 営業部
              • △△様

              • いつもお世話になっております。
              • ユミルリンク株式会社××と申します。

              • 早速表題の件ですが、
              • この度担当業務の改編に伴い前任の〇〇に代わり貴社の担当を私××が務めさせて頂くことになりました。

              • 至らない点があるかもしれませんが、いち早く貴社のお役に立てるよう努める所存です。
              • 本来ならば直接伺うべきところですが、まずはメールにて失礼いたします。
              • 昨今のコロナ禍の状況もございますのでWEB形式でも問題ございません。改めてご挨拶の機会をいただけますと幸いです。
              • これからも変わらぬお引き立てのほどよろしくお願い申し上げます。

              • (署名)


              ・お礼メール

              お礼メールは何に対してのお礼なのかを件名に明確に記載することを意識すると相手にも伝わりやすいです。

              またメールを送るタイミングもなるべく早く送ることをおすすめします。

              相手にも好印象を与えるので送信するタイミングも逃さないようにしましょう。


              件名:本日のお打ち合わせのお礼


              • 株式会社〇〇
              • □□部
              • △△様

              • お世話になっております。
              • ユミルリンク株式会社××です。

              • 本日は、ご多用のところお打ち合わせのお時間をいただきありがとうございます。
              • 頂いた内容をもとに弊社で最適なご提案ができればと存じます。
              • 改めて今後のスケジュール日程についてはご連絡させて頂きます。

              • 引き続き何卒よろしくお願いいたします。

              • (署名)


              ・問い合わせメール

              問い合わせメールは、何に対しての問い合わせなのかを簡潔にまとめて件名に記載すると良いでしょう。

              問い合わせや確認したい点がいくつかある場合は箇条書きでまとめると要点がまとまって相手にもわかりやすく伝わるので意識すると良いです。


              件名:メール配信システムについてご質問


              • ユミルリンク株式会社
              • ××様

              • お世話になっております。
              • 株式会社〇〇の△△です。

              • 早速、表題の件ですが資料を拝見し1点だけ不明な点がありましたので
              • メールにて質問させていただきます。

              • マイページ機能(オプション)と明記されていたのですが
              • こちらは別途費用がかかるオプションでしょうか?
              • もし別途費用がかかる場合は、金額もご教示頂けますと幸いです。

              • お手数ですが
              • ご確認のほどよろしくお願いいたします。

              • (署名)

              ・日程連絡メール

              日程の通知、連絡メールは、ほとんどの場合返信を要さない事務的なメールになると思います。

              あまり余計な事柄は明記せずに、日程が一目でわかるようにしたりラインをひいたりして工夫するのも良いでしょう


              件名:7/9メールマーケティングセミナー日程のご連絡


              • 〇×△株式会社
              • 営業部
              • ×〇□様

              • お世話になっております。
              • ユミルリンク株式会社の△△です。

              • 来週の金曜日に迫ってきましたメールマーケティングセミナーの日程についてご連絡です。
              • 以下に、詳細を記載しましたのでご確認いただけますと幸いです。

              • ■メールマーケティングセミナーの詳細
              • 日時:7月9日(金) 14:00~15:00
              • 場所:オンライン開催
              • Zoom URL:

              • 万が一、ご都合が悪くなりましたらご連絡いただけますと幸いです。
              • 当日はどうぞよろしくお願いいたします。

              • (署名)


              ビジネスメールでの注意点


              ビジネスメールを送る際の注意点は、件名やメール本文を簡潔にわかりやすく明記することが重要とお伝えしてきましたが、送り先の設定も注意するとより良いメールを作成できるようになります。

              それはメール送信の宛先の設定です。メールを作成するとTo、Cc、Bccという項目を見たことありませんか?

              例えば、はじめての挨拶メールを送る際に前任の担当者にもメールを送ったことを知らせたい場合は、ToではなくCcに入れておくのが良いでしょう。

              Toに設定するのは最もメールを読んでもらいたい相手だけに限定することが基本となります。

              またCcは、あくまでも参考までにという意味合いが強いです。

              Ccに前任の担当者も見ていることが相手にもわかるので、相手方に新しい担当であることに信ぴょう性を持たせることもできます。

              それぞれの活用例や意味については下記の記事に紹介してあるので是非、ご覧ください。

              【詳しくはコチラ】メールのCcとBccの違い

              まとめ


              今回は初めての相手へのメールの書き方、件名のコツや例文についてまでをご紹介しました。

              初めてビジネスメールを送る際は、色々と気になる点や不安な点が多いかと思います。

              基本的に押さえておくポイントとしては、メールを受け取った相手が件名をみるだけで理解できるような内容にしておくとより良い印象を与えることができるかと思います。

              この記事以外にもメールについての情報やメルマガ配信についても紹介していますので是非、関連記事の方も読んでみてメールについての知識を深めて頂ければ幸いです。


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