安否確認サービス・システムのメリットを徹底解説

公開日:2020/03/19
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安否確認サービス・システムのメリットを徹底解説


安否確認サービス・システムはあらゆる災害、緊急事態において円滑に事業継続・事業復旧を行うための重要なツールです。

大災害や緊急事態が発生した際、会社として迅速な事業復旧ができなければ損失額も大きくなり、事業縮小や倒産をしてしまうリスクもあります。

東日本大震災では、安否確認をはじめ、従業員との連絡、緊急参集が極めて困難であったという事実から、昨今多くの企業で安否確認サービス・システムの導入とBCP(事業継続計画)の策定が進められるようになりました。

今回は緊急時の事業継続に重要な安否確認サービス・システムを導入検討するうえでの基礎知識・サービスの選び方をご紹介します。


時間がない方は「安否確認サービス・システムのまとめ」だけでもご覧ください。




目次

●安否確認・緊急参集に有効な手段とは?

●安否確認メールの注意点

●安否確認サービス・システムのメリット

●安否確認サービス・システムの特長

●安否確認サービス・システムを利用しない場合のデメリット

●安否確認サービス・システムを選ぶ際の注意点

●安否確認サービスの効果を高める事業継続に欠かせないBCP

●安否確認サービス・システムのまとめ


メール(メルマガ)配信システム・サービスCuenote FC




●安否確認・緊急参集に有効な手段とは?

安否確認メールが有効的

企業が安否確認を行う際、主な手段として考えられるのが「電話」と「メール」です。


まず「電話」の安否確認はどうでしょうか?

企業では社員が入社する際に緊急連絡先として電話番号を収集していることが多いです。
しかし、東日本大震災において、被災地では音声通話はほとんど機能しない状況でした。
被災者は一刻もはやく家族や会社に連絡を取りたい一心で一斉に電話をかけ、結果的に電話回線がパンクしてしまうという事態が発生しました。

このような事例から、大災害のときは電話での安否確認はあまり期待できないでしょう。

安否確認サービス・システムのメリットを徹底解説


一方、「メール」はどうでしょうか?

メールは電話と異なり、メール送受信時に利用されるのは電話回線ではなくパケット通信です。

そのため、電話と比較してメールは災害の影響をそれほど大きく受けることなく利用することができました。

結果、企業が行う緊急時の安否確認手段としてメールが有効的だということがわかります。

このことから、安否確認サービスも連絡の主な手段にメール配信が使われています。




●安否確認メールの注意点

メールでの安否確認は確かに有効なのですが、問題があります。それが"配信遅延"です。

なぜ配信遅延が起こるのか?

確かに電話と比較するとメールは災害の影響を受けづらかったものの、災害発生から時間が経過するにつれてメールを利用する被災者も徐々に増えていきます。
すると通信が集中するためメールサーバーが込み合ってしまい配信遅延のトラブルが生じてくるわけです。

つまり、遅延の課題を回避するためには、遅延が発生する前に安否確認メールの配信を済ませる必要があるわけです。

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●安否確認サービス・システムのメリット

安否確認メールの大きな課題は通信が込み合う前に"いかに早く送れるか"です。

企業の安否確認を行う担当者も被災しているケースが少なくなく、災害発生後にすぐ安否確認を行うのは容易ではありません。

そのため、ある程度「災害発生と同時に自動で安否確認メールを送れる仕組み」や「高速に配信する仕組み」を構築しておく必要があるわけです。
ここで有効的な仕組みが安否確認サービス・システムの活用です。

安否確認サービスはOutlookなどの一般的なメーラーと異なり数百、数千件規模の大量メール配信も高速・確実に届けることができます。

さらに安否メール配信後の回答集計・結果確認、その後の対応指示もスピーディーに行え、被災時のスムーズな初動対応を実現します。


【Cuenote安否確認サービス】なら月間40億通(※)のメール配信実績で災害発生後、通信が込み合う前にスピーディーにメッセージを届けられます。
※Cuenoteシリーズでの実績値となります。




●安否確認サービス・システムの特長

高速・確実に安否確認メールが送れること以外に、具体的にどのようなことができるのか?
安否確認サービス・システムの特徴を具体的に解説していきます。



①安否確認メールとWEBアンケートフォームを組み合わせて回答を簡素化

災害発生後、すぐに従業員に安否確認メールを届けられたとします。
しかし、従業員が安否確認メールへの応答をする頃にはメールサーバーが込み合ってしまうのでは?と思われるかもしれません。

メールだけでやり取りを完結させようとすると、確かにこのようなトラブルが発生するリスクがあります。
このトラブルを回避するのに有効的な仕組みが"WEBアンケートフォーム"です。

■安否確認サービスの回答フォームと回答イメージ
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安否確認サービスの多くはメールにWEBアンケートフォームを付けて配信することができます。
なぜWEBアンケートフォームが有効かというと、WEBアンケートとメールは通信網が異なるからです。そのため、メールサーバーの込み合いは関係なく、災害時でも遅延なく回答を収集することが可能です。


〇WEBアンケートフォームのその他メリット

安否確認メールの応答を従業員にメールで返信回答させる場合、文章の入力が必用になります。加えて、回答内容を考えなくてはいけないので即座に返信するのは困難です。
また、従業員の数が多い場合、管理者が従業員一人一人の状況を確認するのはとても大変です。
一方WEBアンケートフォームは、予め回答の選択肢が用意されており、回答者は該当する選択肢を選択するだけで回答が完了します。



②安否の状況をすぐに確認できる

WEBアンケートを利用した安否確認では、管理者にとっても回答集計が非常に簡単になります。

クラウド型の安否確認サービスならスマートフォンさえあれば、管理画面にアクセスし、リアルタイムに回答結果を確認できるというメリットがあります。

そのため、いちいちエクセルを使って手動で集計したり、逐一後から来た回答を追加したりする必用もありません。

安否の確認結果に応じて、管理者や担当者は状況に応じた指示を出せます。
例えば、社員の無事が確認できて、出勤が可能な人には緊急参集をかけ、無事でない人や出勤困難な社員には別の対応指示を送れます。



③災害発生時に"自動"で安否確認ができる

安否確認サービス・システムの中には、気象データをもとに、災害発生時に自動で安否確認メールや災害発生メールを送れる機能が備わっているものもあります。
(災害例:地震や津波、大雨、暴風、高潮、波浪、暴風雪、大雪、噴火など)


■安否確認メール・回答フォームの配信イメージ
安否確認サービス・システムのメリットを徹底解説


災害を検知したタイミングで予め作成しておいた安否確認メールをシステム側から自動配信することで、システムの管理者が即時対応できない場合でも安否確認メール配信~集計まで自動化して運用することができます。
実際に災害が発生した場合、管理者や担当者が手動で安否確認メールを送っている余裕があることは稀でしょう。




●安否確認サービス・システムを利用しない場合のデメリット

メーリングリストを使って無料で安否確認を行う方法

いつ発生するか分からないことにコストを掛けたくないという企業も少なくないはずです。

やはり、専用の安否確認サービス・システムを導入すると月額のランニングコストもかかってしまうため、できれば無料でできる範囲で対応したい場合どうすればいいのか?

主な方法として、安否確認サービスを利用しない メーリングリストを使った安否確認手段ももちろんあります。

例えば具体的な方法として"メーリングリストを使った安否確認"があります。



メーリングリストでは迅速な安否確認・運用は行えない

メーリングリストを使えば、メーリングリストに登録した従業員に安否確認メールを送ることができますが、多くのデメリットがあります。

それでは具体的なデメリットについて説明していきたいと思います。


①迅速な安否確認・運用が困難

メーリングリストを使う安否確認の最も大きな課題は何か? それは安否確認の担当者が被災している場合でも担当者自身が"手動の運用"をしなければいけないという点です。

緊急時の対応は運用の訓練を定期的に行っていなければ迅速にできません。
実際にあるトラブル例として...


【トラブル例】
・緊急連絡先アドレスになぜかメールが届かない
・従業員・スタッフから応答が、なかなか返ってこない ・安否の状況を確認するのが、とにかく大変。リアルタイムに安否状況を集計できないのも難点
・回答が時間差で増えるので逐一集計のし直し、回答結果の更新が必用
・運用全体がスムーズにいかず安否確認後の対応指示に時間がかかる
・初動対応が滞っているのに、顧客や取引先からの問い合わせやクレーム対応、期限が迫っている進捗案件の対応などといった複数のタスクが発生。現状の人員だけでは対応しきれない
・緊急参集がスムーズにいかず、各種緊急対応が必要なタスクへのアサインができない


上記以外に、緊急時は電話が繋がらなかったり、社内インフラの障害、事業継続の中枢機関が麻痺してしまったりと課題は山積みです。
加えて、対応できる人員も限られるため緊急時の初動対応は想像以上に困難なものとなります。

無料での運用は確かに魅力的です。
しかし、メーリングリストでの安否確認が上記で紹介したトラブルを招く可能性が高いことを想定しておく必要があります。


②緊急連絡先として収集していたメールアドレスにメールが届かない

安否確認メールが送れたとしても、"メールが届かない"という問題が度々発生します。

何故届かないのか?

緊急用のメールアドレスは会社用アドレスではなく、プライベートアドレスを利用するケースが多いです。なぜなら会社用の法人アドレスは外出時にあまり利用しないことが想定されるからです。

そのため、プライベートアドレスに対して安否確認メールを送られるわけですが、従業員の方が機種変更でアドレスを変更していたり、迷惑メールフィルタ等で安否確認メールが届かい状況になっていたりと、複数の要因でメールが届かないという問題が発生します。

これはどうしても一定数発生してしまうもので、回避するためには定期的に緊急連絡先のメールアドレスをメンテナンスする必用があります。

安否確認サービス・システムでは定期的に緊急連絡先として登録されているメールアドレスに対して、防災訓練メールを送り、登録されているメールアドレスをメンテナンスする仕組みもあります。

また、従業員数が多い企業の場合、メーリングリストでの配信ではメールが届かない・遅延するといった問題も起こります。
そのため、従業員規模によっては大量・高速に安否確認メールが送れるサービスの導入を検討したほうがいいかもしれません。


③回答結果の集計に手間と時間がかかる

安否確認の回答状況をエクセルで集計するという運用ではリアルタイムの情報獲得はできません。
また、手動のため時間もかかります。後から回答が増えれば、その都度集計をしなければいけないのも難点です。
安否確認サービスではインターネットにアクセスし、管理画面上から回答結果がすぐに反映されるため手間なく簡単に集計・確認がリアルタイムでできるメリットがあります。

このように、安否確認サービスには災害発生時の様々なトラブル・課題を想定した機能が備わっているため、被害の拡大、早急な事業復旧に貢献します。


また、安否確認後の継続的な対応指示はもちろん、緊急時以外の一斉通知メールやアンケートとしても有効活用できるため平常時のときでも利用できます。

■緊急時・安否確認以外の活用イメージ
安否確認サービス・システムのメリットを徹底解説




●安否確認サービス・システムを選ぶ際の注意点

メール配信後の到達率

実はメールを高速・確実に届けるというのは技術的に容易なことではありません。
そのため、「配信性能」の部分では、メールを高速・確実に届けられるサービス・システムでなければ、メールの遅延・配信後の一部不達が発生するリスクがあることを注意しておきましょう。

メールアドレスのISP(ドメイン)は携帯キャリアのアドレスからGmail、yahooなど多岐に渡り、ISPはスパムメールをブロックするためのフィルターを設けています。
企業が安否確認のために社員に送るメールに対してもISPのフィルタリング機能が働き、一定数のメールがブロックしてしまうリスクがあります。

しかも、このフィルタリングのルールはISPごとに異なります。そのため、それぞれのISPごとに迷惑メールとしてブロックされないように適切な形式でメールを配信する必用があります。
技術的な話になってしまうのでこれ以上詳しくは解説しませんが、確実にメールを届けられる安否確認サービス・システムを選ぶことをおすすめします。



安否確認サービス・システムの使いやすさ

様々な種類がある安否確認サービスの中で、自社の予算を考慮したうえで、最低限必要な機能はなんなのか?ということを明確にできるといいです。

例えば大企業の場合、導入ハードルが高い(必用な機能・要件も複雑)ことが想定されます。このようなケースでは、コストが高くてもあらゆる要件に対応できる多機能で高セキュリティなシステムが求められるかもしれません。

一方、中小企業であれば運用担当者のリソースや予算を考慮して、なるべくコストを最小限にシンプルに運用ができるサービスが良いかもしれません。
例えば安否確認メールの配信、WEBフォーム回答機能、リアルタイム集計といった機能があればある程度レベルの安否確認・運用はできそうです。

運用リソースを割く余裕がない、専任のスタッフが用意できないといった状況で高機能なシステムを導入しても持て余してしまう懸念があります。

一方従業員規模が10人未満であれば無料の範囲内でメーリングリストを用いて、安否確認する運用でも、十分可能かもしれません。

また、いざというときのために導入予定サービスのサポートはある程度期待できるのか?という点もチェックしておくと安心です。

このように、会社の規模やリソースによって最適なサービス・システムは異なることを理解し、まずは要件を整理してみることからはじめてみましょう。



試用や無料トライアルでサービスを試して比較検討してみる

無料でできる範囲の安否確認・運用では機能足らずで災害時に不安...。
かといって、有料のサービスは機能が多すぎて使いこなせるか心配...。

具体的にシステムの導入を検討したいが、判断できかねる状況が続く場合、実際に運用者がシステムを触ってみて、十分に運用できそうか?
また使いづらくないか?など、無料で試用・トライアルなどを試してみるのもおすすめです。

最低限の要件は満たしているか?
予算との折り合いはつきそうか?
災害発生時に十分に運用が行えそうか?

というような視点でサービス・システムの比較検討を行えると安心です。


【Cuenote安否確認サービス】は高速・確実な安否確認はもちろん、WEB回答フォームを付きのメール配信が可能で、従業員は回答に手間取りません。
また、システム管理者は回答結果を管理画面上からリアルタイムに把握できます。気象データを元にした自動配信にも対応しています。
社内イベントのお知らせ・出欠、社員・スタッフ向けの業務連絡、また各種調査などでも有効活用可能です。




●安否確認サービスの効果を高める事業継続に欠かせないBCP

安否確認サービス・システムの導入だけで満足してはいけません。併せてBCP(事業継続計画)の策定も行うことでツールを最大限有効活用することができます。

BCPとは?

BCPとは事業継続計画(Business Continuity Plan)の略で、被災時に事業を継続させるための対応計画です。
この計画に基づいて行動することで迅速な事業復旧を実現します。

BCPの重要性

企業である以上、従業員・スタッフ、投資家、取引先、顧客など、様々な利害関係が存在します。
災害発生時、関係者ごとにどのような対応をどのような優先度で行うか予め想定しておく必要があります。

また、複数事業を展開している場合、当然全ての事業にリソースを割けないという状況が起きてきます。
この際、損失を最小限にするために、限られた人員とリソースをどこに割き、何を最優先に取り組むべきか決めておく必要もあります。

BCP(事業継続計画)の策定で最も重要なことは"優先順位"です。
優先順位を決め、どの業務・事業をどの水準まで復旧させるべきなのか?
まずは"基準"を決めておくことで、適格な対応策を策定しやすくなります。

安否確認サービスを利用すれば緊急時の初動対応から参集・対応指示まで円滑に進められるようになりますが、ツールの導入だけで安心するのではなく、きちんとBCPを策定し、BCPに沿って運用を行うことが望ましいです。




●安否確認サービス・システムのまとめ

安否確認サービス・システムの導入は災害時の事業継続・事業復旧という点において重要な存在となります。


災害時に発生するなら様々なリスク

事業復旧までの時間が長引けば会社が抱える損失額も大きくなります。

またサプライチェーンという観点からみても、自社の事業が停止することで自社だけに留まらない被害の拡大を引き起こしてしまうリスクがあります。
更に、社内インフラの障害や人員不足、交通網の麻痺、進捗案件の対応、関係各所へのコミュニケーションなどの課題が山積みになるため、これらの課題があることを前提に対応策を想定しておかなくてはいけません。


災害時は安否確認メールが有効

東日本大震災では、電話が使えなくなり、従業員との連絡が極めて困難でした。
そこで企業が安否確認・緊急参集で有効活用できた連絡手段がメールです。
メールが緊急時も利用できる理由はなんなのか?音声通話は電話回線を利用し、メールはパケット通信を利用しているため、電話回線がパンクしてもメールは問題なく使えるからです。


安否確認サービス・システムでできること

安否確認サービスを利用することで、気象情報(警報等)と連携して自動で安否確認を行ったり、安否確認後の指示を簡単に行えます。


■安否確認メール・回答フォームの配信イメージ
安否確認サービス・システムのメリットを徹底解説


また、安否確認サービスは緊急時以外の平常時にも有効活用することができます。
例えば、社内アンケートやイベントの参加を募りたいときの出欠、連絡網、感染症予防のお知らせなど、災害以外でも活躍します。


さいごに

安否確認サービスの導入だけで安心せず、事業継続のための全体像を描くことが重要です。これがBCP(事業継続計画)の策定です。

BCPの策定と安否確認・緊急参集・対応指示のための適切なサービス・システムを利用することにより緊急時のリスクを最小限にすることができます。

まずは自社の緊急時の体制を見直してみることからはじめてみましょう。




安否確認サービスCuenote キューノート

安否確認サービスCuenote(キューノート)は、地震・自然災害発生時や、気象情報(警報など)の発表に応じて自動で通知を行い、従業員やスタッフの安否確認・緊急参集が行えるサービスです。 スマートフォン、PC、携帯電話から安否確認が素早く行え、有事の際の迅速な初動対応から事業継続(BCP)対策の一環として、人員の安全確保、対策指示、参集をサポートします。

安否確認サービスCuenote


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