安否確認サービス・システムのメリットを徹底解説

日本では、台風、地震、大雨など災害が非常に多く発生しています。また世界的にも新型コロナウイルス感染症やテロ、紛争などの脅威も発生しています。

大災害や緊急事態が発生すると、従業員の安全が脅かされるだけではなく、事業継続が困難になり倒産につながってしまうリスクがあります。そこで、速やかに業務を復旧し、継続して事業を行うための施策の１つとして安否確認サービス・システムが重要視されています。

当記事では、安否確認サービス・システムについて、メリット・選び方など分かりやすく丁寧に解説していきます。

安否確認サービス・システムとは？

安否確認サービス・システムとは、台風・地震・感染症などの自然災害や人災などによる従業員の安全が危ぶまれたさいに、安否を確認するためのサービスです。

大切な従業員の安全をいち早く確認することで、素早く適切に業務を復旧・継続するための判断に役立ちます。昨今、あらゆる災害が起きていることから、企業運営のリスクを防ぐために、BCP（事業継続計画）の策定が重要されています。災害時において早期に行うべき対応の１つが安否確認であるため、「安否確認サービス・システム」の重要性も増してきています。

BCP（事業継続計画）とは

BCPとは「Business Continuity Plan」の略で「事業継続計画」と呼ばれます。1980年よりシステム分野を中心に対策されていましたが、2011年の東日本大震災での企業の被災・倒産の状況から、BCPの重要性が高まりました。BCPを策定することは、従業員やその家族の健康・雇用を守ることに繋がることや、取引先の信用を維持することに繋がります。

なぜ、安否確認に「安否確認サービス・システム」が必要？

本来連絡手段として、専用のツールを導入せずとも電話やメールで連絡を取る方法はあります。しかし、ツールを介さず連絡する電話やメールにはデメリットがあります。

安否確認サービス・システムは、デメリットを解消するための対策が取られているため有効な手段として考えられています。それぞれデメリットと共に解説します。

電話：災害の規模によって電話はつながらなくなる

2011年に発生した東日本大震災において「被災地では音声通話はほとんど機能しない状況」でした。被災者やその関係者が一刻もはやく家族や友人・会社に連絡を取りたい一心で一斉に電話をかけることで、電話回線がパンクしてしまうためです。

そこで、電話以外の連絡手段を用いて確認が取れる安否確認サービスが重要になります。

メール：災害から時間が経過すると遅延などトラブルが生じる

メールにおいても、災害発生から時間が経過するとメールを利用した連絡が増えるため、メールサーバーに負荷がかかり配信遅延などトラブルが生じます。昨今はSNSでのコミュニケーションが主流ですが、ビジネスにおいてはメールを主に使用していることから、遅延が起きる可能性も十分ありえます。

安否確認サービスでも主にメールを活用しますが、地震や警報の状況に基づき自動的に送信することができるため、遅延が発生する前に迅速に連絡することができます。

安否確認サービスのメリット

災害発生時に"自動"で安否確認ができる

安否確認サービス・システムの中には、気象データをもとに、災害発生時に自動で安否確認メールや災害発生メールを送れる機能が備わっているものもあります。
（災害例：地震や津波、大雨、暴風、高潮、波浪、暴風雪、大雪、噴火など）

■安否確認メール・回答フォームの配信イメージ

災害を検知したタイミングで予め作成しておいた安否確認メールをシステム側から自動配信することで、システムの管理者が即時に操作できない場合でも、安否確認メール配信～集計まで自動化して運用することができます。

実際に災害が発生した場合、管理者や担当者が手動で安否確認メールを送っている余裕がなくなる可能性が高いため、自動で安否確認できることは大きなメリットです。

安否確認メールとWEBアンケートフォームを組み合わせて回答を簡素化

事業を早期に復旧させるという目的においては、安否確認のメールを送るだけでは不十分です。出社が可能なのかなど状況を確認しなければなりません。

メールのみでのやり取りの場合、時間が立つにつれ連絡が取りづらくなってしまうことから、「WEBアンケートフォーム」と組み合わせることが重要です。

■安否確認サービスの回答フォームと回答イメージ

安否確認サービスの多くはメールにWEBアンケートフォームを付けて送信することができます。
なぜ、WEBアンケートフォームが有効かというと、WEBアンケートとメールは通信網が異なるからです。そのため、メールサーバーの込み合いは関係なく、災害時でも遅延なく回答を収集することが可能です。

WEBアンケートフォームは、予め回答の選択肢が用意されており、回答する側の従業員も文章を考えずに選択肢を選ぶだけなので負担を軽減することができます。

安否確認サービスの選ぶときの比較ポイント

メール配信の性能の高さ

災害時には迅速にメールを送る必要があります。しかし、メールは仕組上、平時においても大量のメールを送ると遅延が発生します。

メール配信システムなどを提供している企業では、メールを高速で高い到達率で届けられるようノウハウや技術を持っています。安否確認サービスを比較するさいには、メールの配信性能をよく確認しましょう。

安否確認サービス・システムの使いやすさ

安否確認を実際に使用するケースは多くはないでしょう。使用するたびに使いづらくマニュアルを参照していては、通常の業務に支障をきたしてしまいます。

マニュアルを見ずとも感覚的に作業ができるかなど、使いやすさは無料トライアルなどを行い、よく確認しましょう。

安否確認サービス・システムのセキュリティの高さ

安否確認サービス・システムは、従業員のプライベートのアドレスなど、個人情報を扱います。不正ログインや提供企業側のセキュリティが甘い場合には、個人情報漏洩につながってしまう可能性があります。

提供企業のセキュリティ状況、提供企業の導入実績、また誤操作や不正ログインを防ぐためのセキュリティ対策となる機能の有無などをよく確認しましょう。

安否確認サービス・システムの注意点

災害対応は、安否確認サービス・システム導入では不十分

安否確認サービス・システムは、あくまで安否確認を取ることが目的です。しかし、災害時に企業が目指すべきことは、事業を継続、早期復旧させることであり、安否確認を取った後の手順もBCPに定める必要があります。

以下のような部分も検討が必要です。

BCP（事業継続計画）の策定で最も重要なことは"優先順位"です。
優先順位を決め、どの業務・事業をどの水準まで復旧させるべきなのか？
まずは"基準"を決めておくことで、適格な対応策を策定しやすくなります。

日ごろから訓練をしておくこと

メールにおいては「迷惑メール」が溢れていることから、勘違いして迷惑メールと判断されてしまうことや、利用しているメーラーの設定により迷惑メールに振り分けられてしまう可能性もあります。

安否確認サービス・システムには、訓練機能が搭載されていることが多いため、日ごろより訓練をし、災害が起きてしまった時には迷うことなく対応できるようにしておきましょう。

さいごに

安否確認サービスを導入していない場合、改めて安否確認の段取りはできているのか、問題ないのか確認しましょう。導入検討する際にはぜひ、当社までお問い合わせください。

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