安否確認訓練はなぜ必要？目的や効果的な実施ポイント・流れについて解説

安否確認とは、災害が発生した際に企業が従業員の安否を確認し、従業員の安全を守るだけでなく、事業継続の可否を把握するために不可欠な防災対策です。

定期的な安否確認訓練を行うことで、災害時のスムーズな安否確認はもちろん、策定されているBCP（事業継続計画）が正しく機能するかを検証し、改善する機会にもなります。

今回は、企業の重要な防災対策である安否確認訓練の目的や手順、ポイントについて解説します。

安否確認訓練を行う目的

災害発生時の安否確認は、企業が従業員の安全を守るために大切な役割を果たします。また、従業員の状態を把握することで、事業継続のための対応を早急に取ることができるというメリットもあります。

安否確認訓練では、主に以下の2つの重要な目的を果たすために実施されます。

非常時でもスムーズに安否確認を行えるようにするため

従業員が安否確認の方法や流れを理解していなければ、災害時にスムーズな安否確認が難しくなります。安否確認訓練を実施することで、安否確認方法の周知や従業員の理解に繋がりやすくなります。

また、従業員の災害への意識を高める目的もあります。定期的な訓練で、「いつ災害が起こってもおかしくない」と災害への意識を持つことが、災害発生時にスムーズで冷静な対応を行うために大切です。安否確認訓練を通じて、従業員の防災意識を高めることも期待できます。

BCP が正しく機能するか確認するため

BCP（事業継続計画）は企業が様々な緊急事態に遭遇した際に事業継続を行うための方法などを取り決めておく計画です。従業員や事業を守るだけでなく、企業が社会的信頼を得るためにも策定が大切です。

しかし、策定したBCP が有事の際に正しく機能するのか検証し、改善や更新を行わなければ、災害時に混乱を招きかねません。安否確認訓練は従業員に安否確認の方法や目的を理解してもらうだけでなく、企業側が改めてその内容を精査し、BCPの実効性を確認する貴重な機会となります。

安否確認訓練の手順

安否確認訓練の準備から実施までの大まかな流れについてご紹介します。

安否確認訓練の流れやシナリオを策定

想定する状況や訓練を行う時間帯、当日の流れなどを策定します。事前に策定してあるBCP や安否確認の流れに沿って計画を行いましょう。

安否確認訓練の目的や流れを周知

従業員に安否確認の流れや使用するツールの説明、目的の周知を行います。

ここで、安否確認の方法を周知するだけでなく、安否確認を行う意図や目的を説明することで、従業員の安否確認訓練への重要性の理解につなげることができます。

訓練の実施・対応にかかる時間を測定

事前に計画していた訓練を実施します。その際、対応にかかる時間を測ることで、有事の際に今の計画で安否確認を行っても問題ないか把握することができます。

安否確認訓練は、事前に従業員に対して告知を行うケースが多いため、実際に災害が発生した際よりもスムーズに安否確認を行えることが想定されます。訓練時点で時間がかかる部分や手間になっている部分があれば、有事の際にはさらに時間がかかる可能性があります。

そのため、訓練でかかる時間の計測などを行うことで、有事の際の課題点を明確にすることが大切です。

振り返りや改善を行う

訓練を行った際は、策定していた安否確認方法通りに動けたか、課題となりうる部分などはないかなどを検証し、振り返りを行いましょう。

また、安否確認訓練は直接業務と関係がないため、不参加・非協力的な方が現れる場合もあります。忙しい方でも簡単に参加できる方法などを対策することも大切です。

さらに、訓練の際に各従業員が安否確認の際に用いる連絡手段（電話番号やメールアドレスなど）に変更がないかも合わせて確認・更新を行いましょう。

安否確認訓練のポイント

より安否確認訓練を効果的にするために3つのポイントを押さえましょう。

様々な災害パターンでシナリオを作成する

災害はいつ・どのような形で起こるか予測できません。そのため、様々な災害パターン・時間帯を想定した訓練が、安否確認訓練をより実際の動きに近いものにするために重要です。いつも決まった日程や災害想定ではなく、様々な想定の安否確認訓練を実施しましょう。

安否確認システムの操作に慣れる

安否確認には様々な方法がありますが、安否確認を行う側も従業員側も、安否確認に用いるシステムの操作に慣れておく必要があります。

特に、安否確認用のシステムを利用している場合は、緊急時に使い方が理解できておらず、安否確認に時間がかかってしまう可能性があります。そのため、訓練の時点で操作方法を確認し、有事の際にもスムーズに操作できるように確認することが大切です。また、様々な場合を想定して、システム操作は複数人が行えるように共有しておきましょう。

従業員に安否確認の重要性を理解してもらう

安否確認訓練は企業が安否確認の重要性を理解し、実施するだけではなく、従業員一人一人が災害への危機感や安否確認訓練を行うことの重要性を理解する必要があります。そのため、安否確認方法の周知とともに、その目的や重要性についても従業員への理解を促すことが大切です。

安否確認訓練はどのくらいの頻度で行うべき？

安否確認訓練は、安否確認の流れや内容の見直しだけではなく、安否確認に用いるツールへの慣れや連絡手段の更新のタイミングにもなりえます。そのため、少なくとも年に3～4回は実施することをお勧めします。

特に、大きな人事異動や人の入れ替わりなどが考えられる新年度などのタイミングには安否確認訓練を実施すると良いでしょう。

安否確認訓練を行う際の注意点

業務時間外は安否確認訓練の参加を強制できない

災害はいつ発生するかわからないため、業務時間外の訓練も効果的です。しかし、業務時間外の安否確認訓練は実施することは可能ですが、参加や対応を強制することはできません。

参加の強制や不参加によるペナルティを課すなどの対応を行うと、労働時間とみなされ、業務時間外の安否確認訓練にも賃金を支払う必要がある可能性があるため注意が必要です。

まとめ

安否確認訓練は、災害発生時に従業員の安全を確保し、企業の事業継続を可能にするために不可欠な防災対策です。本記事で解説した目的や手順、実施ポイントや注意点を踏まえた安否確認訓練で、策定した安否確認方法の再認識と防災意識を高めることが期待できます。災害時にもスムーズに安否確認が取れるように、定期的な安否確認訓練を行いましょう。