後編：メール配信でのミスを防ぐには？【配信設定編】

前回、メール配信の準備を行う上でメール配信のミスを防ぐにはどういった部分に気を付けたらいいのか、とういうことで【メール配信準備編】のポイントをご紹介しました。

今回は【配信設定編】という事で、実際に配信設定を行う上でどのような部分にきをつけるといいのか、どのようなチェック体制があるのか、といった部分についてご紹介したいと思います。

①配信対象は正しいか

【メール配信準備編】でも取り込んだリストの確認は重要と伝えていますが、実際に配信する前にも改めて確認が必要です。
今回配信するリストはどのような対象者で、どのリストに対してメール配信をするのか。
例えば、保有ポイントを連絡するメールを送るとします。データを取り込む時点でデータがメールアドレスと氏名しかなかった場合、この時点で保有ポイントのデータが入っていないと分かり、このデータは間違っていると認識できるのでミスは防げます。

また、データを取り込んだ時から配信までに少し時間が空いていたりする場合は、データの差分等ないか確認をしましょう。

②絞り込み条件は正しいか（セグメント配信を行う場合）

取り込んだ配信データの項目をもとにセグメント配信を行う場合、今回どのセグメント絞り込んで配信するかの確認を行いその絞り込んでいる条件があっているか確認をしましょう。
特に、下記のように絞り込む条件が多い場合は注意しましょう。

　【例】
　　　性別：男性
　　　年齢：20代
　　　購入日：2018年6月1日以降

③配信文面は正しいか

配信するメルマガが複数あったり、メルマガ以外の配信をしていたりすると、作成した文面がいくつもある場合があります。同一の件名や似ている件名だと選択ミスの可能性があります。実際に配信する文面があっているのか確認をしましょう。

④差込内容は正しいか

メール文面に差込を行う場合、下記のような内容を確認しましょう。

　・どの部分に差込を行っているのか
　・差込個所は何箇所あるのか
　・差し込まれる内容と文面上の設定はあっているのか

⑤URLのリンク先は公開されているか

ありがちだったりするのが、新製品のお知らせ等で新しいページを立ち上げた際に、まだページの本番化が終わっていない本番化を忘れた等の理由でリンク切れが起きていたりすることがあります。
配信前にはURLのリンク先がきちんと公開されているか確認をしましょう。

⑥修正箇所がきちんと反映されているか

例えば、HTMLメールを送るとします。テストメールにて内容を確認したが、画像のパスが間違っていて表示されなかったためファイルを更新しました。その場合、画像だけ修正して本番化をしていても、メール文面のパスが書き変わっていなかったり更新されていなかったりすると画像が表示されませんので、修正を行った時はもちろんですが配信設定時もきちんと確認をしましょう。

⑦配信日時は正しいか

システムによっては過去日付でも設定できてしまうものもあり、過去日付にしたものは配信設定を完了した時点で即時配信されてしまう可能性があります。
例えば、13時からシークレットセールをするとします。シークレットセールのサイトも13時直前で公開しようとした場合、配信日時を間違って設定してしまったらお客様はシークレットセールのURLをクリックしても「ページがありません」と表示されてしまい、混乱のもとになってしまいます。
こういった事を防ぐためにも、配信日時が正しいか必ず確認をしましょう。
また、配信する時間は余裕を持つことをお勧めします。 万が一何かあった場合、配信前に修正が出来るため、配信ミスを防ぐことが出来ます。

①～⑦は設定する歳の確認ポイントでしたが、その確認ポイントをきちんとチェックできているかの確認も重要です。
実際に私も取り入れていましたが、①～⑦の項目をまとめたチェックシートを用意してみるのもよいかと思います。チェックシートがあれば確認ポイントが明確になります。

1人でのチェック、ダブルチェック、どちらも面倒に感じてしまいますが、配信ミスをしてしまったら比べ物にならない程の大変なことが起こってしまいます。
ご利用されているシステムによって確認項目は異なりますし、チェック体制も会社によって1人だったり、ダブルチェックだったりと異なりますが、下記よりサンプルのチェックシートをご覧いただけますので、まだチェック体制を取り入れてない方や見直しを検討されている方は是非ご参考にしてください。

　　■チェックシート：1人体制用

　　■チェックシート：2人体制用

さいごに

【メール配信準備編】、配信設定編ともに配信前のチェック部分に関してお話してきましたが、きちんと配信ができているのか？の確認もとても重要な部分です。 配信開始後、配信完了後のタイミングにて管理画面から確認するのも1つの手段ですが、システムによっては配信完了後にメール配信完了の通知メールが届くものありますし、ご自身にてメール配信の対象者となり、メールを受け取って確認をするのも1つの確認方法だと思います。