メルマガ・メール配信前に確認すべき9のチェックリスト

メルマガなどのメール配信は、多くの個人情報を取り扱うことや、解約方法の明記など気を付けないと、大きなトラブルにつながる可能性があります。

特にメルマガは送るごとに慣れ、惰性的になりやすい点があります。当記事では、改めてメール配信前に確認すべきポイントをまとめました。

改めて確認していきましょう。

メール送信前に特に気を付けること

メール配信前に確認すべきポイントはこの後紹介しますが、注意するポイントを紹介します。

情報の取り扱いに気を付けること

メール配信は、アドレスはもちろんのこと、個人情報や機密情報などを取り扱うケースが多くみられます。メールで漏洩する場合の多くは、意図しないヒューマンエラーです。運用ルールを定めることや、送信前のダブルチェックなど少しでもヒューマンエラーが起き辛い状況を作ることが大切です。

正しい内容を確実に送るようにすること

メール配信は、多少なりともお金や時間を使います。文字化けや誤字脱字でお客様に不快な思いをさせてしまうことや、機会損失を出してしまうのはもったいないです。

正しい情報が送れるか送る前に改めて内容の確認。テスト配信でさまざまな実機で確認するなどを行い、正しい内容を確実に送るようにしましょう。

メール配信前に確認すべき9のこと

１．送信先設定はあっているか？

メルマガなどメール配信で一番気を付けなければいけないのが誤送信です。内容によっては重大な情報漏洩につながる可能性があります。
意図していないアドレスリストに送ることが無いように２重チェックなどを行い注意しましょう。また、メール配信システムではなくBCCに各アドレスを追加して送信をしようとしている場合は、確実にBCCに入れているか。CCには意図していない人が入っていないか確認が必要です。

２．購読解除のリクエストを受けたメールアドレスを除外していますか？

購読解除のリクエストを受けた方に対しては、必ず送信リストから除外しましょう。
除外しない場合にはブランドイメージの低下だけでなく、迷惑メール報告をされてしまう可能性があります。

迷惑メール報告をされると送信元のIPのレピュテーションと呼ばれる「評判」が落ち、本来問題なく購読していただいている人に対しても迷惑フォルダに振り分けられるなど正しく送信できなくなる可能性があります。

３．配信日時は正しく設定されているか

メルマガ配信では、基本的に配信日時を指定して配信を行います。その配信日時は、正しく設定されていますか？例えば、AM/PM表記や２４時間表記などで混同していないか確認しましょう。

またメルマガ配信は、送る通数が多くなるほど送信ボタンを押してから実際に到達するまでに時間がかかります。遅延した場合に深夜や早朝など好ましくない時間に届かないよう注意しましょう。
例えば１時間に100万通送ることが出来るメール配信サービスの場合で500万通送る場合には、一番最後に届く人は配信ボタンを押してから5時間後になります。21時に送信していた場合、深夜2時頃届いてしまいます。

当社提供のメール配信サービス「CuenoteFCは、1時間に1000万通程度送ることが出来る能力があり、遅延した場合に夜間に届かないよう配信時間帯を設定することが出来ます。万が一、送信スピードが速すぎてサイトへのアクセス負荷が心配される場合には、速度を制御することも可能です。

４．メルマガ内容のリンクは間違っていないか

メルマガに記載しているリンクが間違っていないか実際にクリックをして確認しましょう。特にリンクを短くするために「短縮URL」の状態にするとパっと見ただけではわからなくなります。

短縮URLを使用していない場合にも、URLの最初や最後の文字が切れてしまうこともあり得ます。必ず実際にクリックして確認することをオススメします。

５．購読解除の設定は問題ないか

特定電子メール法に基づき、メルマガには購読解除を設定できるようにしていなければなりません。メールのフッダーなどに購読解除ができるURLなどの記述が消えてしまっていないか確認しましょう。

６．メール認証などの設定は問題ないか

世の中にあふれている迷惑メール・なりすましメールを防ぐため、各メールサービスはSPFやDKIM、DMARCといったメール認証の設定を推奨しています。特にGmailでは1日5000件を超える送信者に対して強く対応を求めており、対応されていない場合には迷惑メールに振り分けられるなど正しく送信できなくなる場合があります。

基本的に1度設定していれば毎回確認することは不要ですが、メール送信者が対応していない・認識していない場合にはよく確認しましょう。

７．差込機能に間違いはないか

メール配信サービスでは、アドレスリストに記載されている名前などの属性をメルマガに挿入する機能があります。これにより「〇〇様」のように冒頭に宛名を入れることができます。

もし、設定されている場合には、差し込む部分の設定はあっているか確認しましょう。

８．不要な余白・改行はないか

メルマガを作成している間に、余計な余白や改行が入ってしまう場合があります。送信前には改めて確認しましょう。特にパソコンでメールを作成している場合、ご自身の画面では最適な改行であったとしても、受信者側の画面サイズの影響で読みづらい改行になっている可能性もあります。多くのメール配信システムにはテスト送信機能も備わっていますので、PCとスマートフォンの2つにおいて確認するようにしましょう。

９．機種依存文字は使われていないか

①②③㌔㍍など、機種依存文字がメールの中に含んでいると受信環境によって文字化けや別の文字に置き換えられてしまい、正しい内容を送れない可能性があります。機種依存文字はなるべく避けるようにしましょう。

機種依存文字は主に記号などが該当します。怪しい場合には機種依存文字一覧表示しているサイトやチェックしてもらえるサービスなどもあります。

CuenoteFCでリスクを下げたメール配信を

CuenoteFCでは、送信前のダブルチェックをしないと送れない機能や、メール配信システムへのログインに対してIP制限をかけるなどヒューマンエラーを最小限に抑えられるような機能が備わっています。ぜひご利用ご検討ください。

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