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Gmailのフォルダ分け(自動振り分け)の設定方法を徹底解説!

公開日:2023/05/18  更新日:2023/07/07
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Gmailのフォルダ分け


今までに、大量のメールの中から重要なメールを見逃してしまったことはありませんか?
Gmailのフォルダ分けは、メールの整理と効率的な管理に役立つ機能です。この記事では、Gmailのフォルダ分け(自動振り分け)設定の手順を分かりやすくご紹介いたします。
Gmailの管理に悩んでいる方は、ぜひご一読ください。


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Gmailのフォルダ分けとは

一般的なメーラーでは、フォルダと言われる箱のようなものにメールが受信されていきます。
ひとつのメールを複数の箱、つまりフォルダに入れることはできません。

一方Gmailでは、一般的なメーラーのようなフォルダはありません。
その代わりに、メールに「ラベル」というものをつけて、「フィルタ」機能でそのラベルごとに、受信したメールを任意の条件で振り分けます。
Gmailの機能にある、「ラベル」と「フィルタ」を使うことで、一般的なメーラーの受信フォルダのようにメールの振り分け設定ができます。

また、フォルダとは異なり、一つのメールに複数のラベルを付けることが可能です。
このラベルを使ったメールの整理方法が、Gmailの特徴です。

この記事では、Gmailを送信元のメールアドレスによって自動でメールを振り分ける設定方法をご紹介いたします。
メールアドレスによる、自動振り分けの方法は下記の4ステップでおこないます。

ステップ1:ラベルを作成

ステップ2:振り分けたいメールを選択

ステップ3:フィルタ条件を設定

ステップ4:自動振り分け設定


Gmailの自動振り分け設定ステップ1:ラベル作成

ラベルを作成


まずは、事前準備としてメールの振り分け先のラベルを作成しましょう。
①左側のメニューの最下段の「ラベル」の右横にある+をクリックします。
②「新しいラベル」というポップアップが表示され、枠の中に付けたいラベルの名前を入力し、作成をクリックします。
これで、左側のメニューのラベルの下に、今作ったラベルが追加されているのを確認できます。


Gmailの自動振り分け設定ステップ2:メールを選択

メールを選択


①メールの件名にチェック
受信トレイの一覧にある、振り分けたいメールアドレスから来ているメールの件名の左側にあるチェックボックスにチェックを入れます。
②上部にある「その他」をクリック
③「メールの自動振り分け設定」をクリック
これでステップ2は完了です。


Gmailの自動振り分け設定ステップ3:フィルタ条件を設定

フィルタ条件を設定


次にフィルタ条件を設定します。
①From欄に任意のメールアドレスが記載されていることを確認
この記事ではメールアドレスの自動振り分け設定をご紹介しているので、From欄に自動で振り分けたい送信元メールアドレスが記載されていることを確認します。
②「フィルタを作成」をクリック

今回は、送信元メールアドレスによってメールの振り分けを設定しているため、その他の項目には何も記載しませんが、下記のように件名や本文のキーワードによって、メールを振り分けることも可能です。

・From:送信元メールアドレスによる振り分け
・To:送信先メールアドレスによる振り分け
・件名:メールの件名で振り分け
・含む:件名や本文内のキーワードを含む場合で振り分け
・含まない:件名や本文内のキーワードを含まない場合で振り分け
・サイズ:メールのデータ量(サイズ)で振り分け
・添付ファイル:添付ファイルの有無で振り分け
・チャットは除外する:検索結果からチャットを除外する


Gmailの自動振り分け設定ステップ4:自動振り分け設定

自動振り分け設定


ステップ3の②で「フィルタを作成」をクリックすると、このような選択肢が表示されます。
①「ラベルを付ける」をクリック
②ラベルを選択の中から、ステップ1で作成したラベルを選択

また、ここでは下記のフィルタの設定も行いましょう。

・受信トレイをスキップ (アーカイブする)


振り分けたメールを受信トレイの一覧では表示させない(アーカイブする)ようにできます。

・一致するスレッドにもフィルタを適用する


これから受信するメールに加えて、すでに受信しているメールにも自動振り分けが適用されます。チェックをしないと過去のメールにはラベルがついていない状態となります。

設定項目が多く感じますが、自動振り分けを行う場合はこの3項目を必須項目と考え、残りは任意項目だと思って問題ありません。

以上の4つのステップで送信元メールアドレスによる、Gmailの自動振り分け設定は完了です。

次の項では、この「取引先」から「A会社」といったようにさらに下の階層をつくる手順をご紹介します。
作成済の親ラベルに子ラベルを追加することで、階層化されたラベルを作成してみましょう。ラベルを階層化することで多くのラベルをグループ化してまとめることができます。


便利な子ラベル機能

子ラベル作成


①ステップ1の「新しいラベル」というポップアップの「新しいラベル」に子階層(子ラベル)の名前をつけます。
②「次のラベルの下にネスト」にチェックを入れます。
③そして、どのラベルの下の階層に作成するのか選択してください。
このような手順で、「取引先」という親ラベルの下に「A会社」という子ラベルを作成することができます。多くのラベルを作成する場合、ラベルを階層化することで関連した子ラベルをまとめることができため、とても便利な機能です。


ラベル名を編集して、もっと見やすくするヒント

フォルダ名を編集


ラベルを設定したあとに、ラベル名を変更することができます。
ラベルは名前の順で自動ソートされて並び、自由に移動させることはできません。
自分の見たい順番で並べる場合、ソートのキーとなる番号をラベルの先頭につけましょう。

(例)
数字パターン「01_○○○」「02_○○○」「03_○○○」
アルファベットパターン「a_○○○」「b_○○○」「c_○○○」

①左メニューのラベル名の横にカーソルをあて、[...]をクリック
②「編集」をクリック
③ラベル名を変更します。

ここで、階層を変更することも可能です。
「次のラベルの下位にネスト」をクリックして親ラベルを別のラベルに選択したり、「次のラベルの下位にネスト」を外して子ラベルをトップ階層のラベルとして作成したりできます。


ラベルに色付けをする方法

ラベルのカラーリング


ラベル名を整理したら、次はラベルに色付けをしてみましょう。
企業で分ける場合、ロゴやコーポレートカラーで色を選択したり、カテゴリで分ける場合は自分がそのカテゴリに持つイメージの色を選択することをおすすめします。

①左メニューのラベル名の横にカーソルをあて、[...]をクリック
②「ラベルの色」をクリック
子ラベルを作成している場合、親ラベルのみ色を変えるのか、下位ラベルも含めて色付けするのかを選択するポップアップが表示されます。好きなほうを指定して「色を設定」ボタンをクリックしてください。


受信トレイ一覧


受信トレイの一覧でも、ラベルの色が指定した色に変化します。
色だけですぐにどこから来たメールなのか判断できるため、とても便利です。


Gmailのアーカイブ機能

Gmailの自動振り分け設定ステップ4(自動振り分け設定)で出てきたアーカイブですが、メールを受信トレイから削除せずに保管するための機能です。
通常メールを削除すると完全に消去されますが、アーカイブ機能を使用すると、メールは受信トレイからは見えなくなりますが、左側メニューにある「すべてのメール」の中に存在しています。

そのため、ステップ4(自動振り分け設定)で「受信トレイをスキップ (アーカイブする)」にチェックを入れたとしても、受信トレイからは見えなくなりますが、作成したラベルと「すべてのメール」のトレイにメールは入っています。


まとめ

この記事ではGmailの機能にある、「ラベル」と「フィルタ」を使って、メールの自動振り分け設定の手順をご紹介いたしました。
Gmailの自動振り分け設定は、メールの整理と管理を簡単にしてくれます。
条件や送信元にもとづいてメールを自動的に振り分けることで、受信トレイが整理され、作業効率も向上します。
重要なメールを見逃すことを防ぐため、ぜひGmailの自動振り分け設定を活用してみてください。


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