Gmailのフォルダ分け（自動振り分け）の設定方法を徹底解説！

Gmailのフォルダは、適切に管理することでメールの整理と効率化に役立ちます。特に業務で活用している人にとっては業務効率化にも繋がります。一方で、正しく管理できていないとメールの見逃しなどが発生する可能性もあります。

今回は、Gmailの振り分け（自動振り分け）設定の手順を分かりやすく紹介します。

Gmailのフォルダ分けとは

Gmailのフォルダ分けとは、厳密には「ラベル」を活用し、一般的なフォルダとは仕様が異なります。
一般的なメーラーでは、ルールに沿って該当のメールがそれぞれのフォルダに振り分けられます。そのため、1つのメールが複数のフォルダに保存されるケースはありません。

一方Gmailではフォルダではなく、メールに「ラベル」というものをつけます。「フィルタ」機能でそのラベルごとに、受信したメールを任意の条件で振り分けます。Gmailの機能にある、「ラベル」と「フィルタ」を使うことで、一般的なメーラーの受信フォルダのようにメールの振り分け設定ができます。

フォルダとは異なり、一つのメールに複数のラベルを付けることが可能で、複数のフォルダ（フィルタの絞り込み）で管理が可能です。このラベルを使ったメールの整理方法が、Gmailの特徴です。

Gmailのフォルダ（自動振り分け）の4つのステップ

Gmailを送信元のメールアドレスによって自動でメールを振り分ける設定方法をご紹介いたします。メールアドレスによる、自動振り分けの方法は下記の4ステップでおこないます。

Gmailの自動振り分け設定ステップ１：ラベル作成

最初に、メールの振り分け先のラベルを作成しましょう。

これで、左側のメニューのラベルの下に、今作ったラベルが追加されているのを確認できます。

Gmailの自動振り分け設定ステップ２：メールを選択

次に対象のメールを「自動振り分け設定」するために、対象のメールを選択します。

これでステップ2は完了です。

Gmailの自動振り分け設定ステップ3：フィルタ条件を設定

選択したメールにおいて、何が一致したらフィルタを適用するか、その項目を決定します。Gmailではフィルタ条件と呼びます。

振り分けの基準はメールアドレス以外も可能！

今回は、送信元メールアドレスによってメールの振り分けを設定しましたが、その他の項目には何も記載しませんが、下記のように件名や本文のキーワードによって、メールを振り分けることも可能です。

その場合は、フィルタ条件を設定する際に、Fromアドレスではなく振り分けたい内容に沿って入力します。

Gmailの自動振り分け設定ステップ4：自動振り分け設定

フィルタ条件に一致した場合に、Gmailのフォルダに当たるラベルを付ける設定を行います。ステップ3の②で「フィルタを作成」をクリックすると、このような選択肢が表示されます。

また、ここでは下記のフィルタの設定も行いましょう。

受信トレイをスキップ (アーカイブする)

振り分けたメールを受信トレイの一覧では表示させない（アーカイブする）ようにできます。

一致するスレッドにもフィルタを適用する

これから受信するメールに加えて、すでに受信しているメールにも自動振り分けが適用されます。チェックをしないと過去のメールにはラベルがついていない状態となります。

以上の４つのステップで送信元メールアドレスによる、Gmailの自動振り分け設定は完了です。

ラベル機能をもっと効果的に活用するコツ

便利な子ラベル機能

この「取引先」から「A会社」といったようにさらに下の階層をつくる手順をご紹介します。作成済の親ラベルに子ラベルを追加することで、階層化されたラベルを作成してみましょう。ラベルを階層化することで多くのラベルをグループ化してまとめることができます。

このような手順で、「取引先」という親ラベルの下に「Ａ会社」という子ラベルを作成することができます。多くのラベルを作成する場合、ラベルを階層化することで関連した子ラベルをまとめることができため、とても便利な機能です。

ラベル名の変更

ラベルを設定したあとに、ラベル名を変更することができます。
ラベルは名前の順で自動ソートされて並び、自由に移動させることはできません。自分の見たい順番で並べる場合、ソートのキーとなる番号をラベルの先頭につけましょう。

（例）
数字パターン「01_○○○」「02_○○○」「03_○○○」
アルファベットパターン「a_○○○」「b_○○○」「c_○○○」

ここで、階層を変更することも可能です。「次のラベルの下位にネスト」をクリックして親ラベルを別のラベルに選択したり、「次のラベルの下位にネスト」を外して子ラベルをトップ階層のラベルとして作成したりできます。

ラベルの色付け

ラベルに色付けすることで、瞬時にラベルを見分けることができるため、便利です。
企業で分ける場合、ロゴやコーポレートカラーで色を選択したり、カテゴリで分ける場合は自分がそのカテゴリに持つイメージの色を選択することをおすすめします。

子ラベルを作成している場合、親ラベルのみ色を変えるのか、下位ラベルも含めて色付けするのかを選択するポップアップが表示されます。好きなほうを指定して「色を設定」ボタンをクリックしてください。

受信トレイの一覧でも、ラベルの色が指定した色に変化します。
色だけですぐにどこから来たメールなのか判断できるため、とても便利です。

Gmailのアーカイブ機能

通常メールを削除すると完全に消去されますが、アーカイブ機能を使用すると、メールは受信トレイからは見えなくなりますが、左側メニューにある「すべてのメール」の中に存在しています。
そのため、ステップ4（自動振り分け設定）で「受信トレイをスキップ (アーカイブする)」にチェックを入れたとしても、受信トレイからは見えなくなりますが、作成したラベルと「すべてのメール」のトレイにメールは入っています。

Gmailのフォルダ（ラベル）分けを行うときのポイント

フォルダ分けは便利な機能ですが、分け過ぎた結果、非効率になることもあります。ここではフォルダ分けを行うポイントを解説します。

フォルダを分け方の方針を決める。

フォルダを分ける際には主に下記のパターンがあり得ます。

• 取引先によって分ける
• 請求書、メルマガ、顧客など送られてくるメールの種別によって分ける
• 年毎など時系列に沿って分ける。

他にも分け方は考えられ、正解はありません。事前にどのように分けることが効率的か確認しましょう。

優先度の低いメール・迷惑メールはなるべく除外する

そもそも大量にメールを受信したままフォルダ分けをしていても、未読メール数が増えてしまい、大事なメールを読み飛ばす恐れがあります。本来受け取りたくない、必要性の低いメールは受信しないように購読解除や受信拒否などを行いましょう。

また迷惑メールは、受信拒否設定を行っても、受信されるようさまざまな手法ですり抜けて送ろうとしてきますが、受取ることのない件名に対して振り分け設定を行うなどで、少しでも迷惑メールを除外するようにしましょう。

まとめ

この記事ではGmailの機能にある、「ラベル」と「フィルタ」を使って、メールの自動振り分け設定の手順をご紹介いたしました。
Gmailの自動振り分け設定は、メールの整理と管理を簡単にしてくれます。
条件や送信元にもとづいてメールを自動的に振り分けることで、受信トレイが整理され、作業効率も向上します。
重要なメールを見逃すことを防ぐため、ぜひGmailの自動振り分け設定を活用してみてください。

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