【自治体向け】確実に情報を届けるためのメルマガ活用とは？

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以前までメールが主流であったコミュニケーションツールは、LINEなどSNSサービスに移り変わりました。さらに昨今では、Webサービスを中心に携帯番号宛てに短文のメッセージを送るSMS（ショートメッセージサービス）というツールも一般的になりました。

そんな時代においても、メールを用いた「メルマガ」は一般企業においては変わることなく重要なマーケティング手段となっており、自治体においても引き続き重要と言えます。

当記事では、自治体向けのメルマガ活用についてご紹介します。

LINEやSMSがある時代に、なぜメルマガが重要なのか？

結論からお伝えすると、LINEを利用していない層がおり、SMSでは短文すぎてしまうためです。

国の一定の地域にて、公共の福祉の実現を目的とする自治体においては、すべての住民に情報を求めている人に確実に届ける必要があります。LINEは年代問わず多くの人が活用していますが、利用率は100%ではなく高齢者を中心に利用していない人も一定数います。自治体が提供するサービスは平等に配信する必要があるため、LINE以外での手段の１つとなる「メルマガ」も引き続き重要と言えます。SMS配信という方法もありますが、あまり多くの文章を送れないというデメリットがあります。

またLINEでは以前送ったメッセージの続きとして、新たなメッセージが表示されるなど１つのチャットに対し複数のメッセージが表示されてしまいます。
子育てのイベント関連など、受信希望の内容が多いほど古い情報が流れてしまい求めていた情報であっても見逃すということが起きます。
一方、メールでは１通１通タイトルを付けられ、内容も別々のメールにすることができます。送る内容や状況によってはLINE・メルマガ両方使用するなど工夫するとよいでしょう。

自治体のメルマガは、どんな情報を届けているのか

自治体によって内容は変わりますが、主には、命にかかわりかねない重要な情報と、自治体からのお知らせの2つです。一般的に届けている例は以下の通りです。

　・気象情報
　　∟地震情報
　　∟大雨情報・土砂災害情報
　　∟河川氾濫情報
　　∟避難情報

　・安全
　　∟火災情報
　　∟不審者情報
　　∟防犯情報
　　∟行方不明者情報

　・広報、イベント
　　∟子育て、子供向けのイベント情報
　　∟市内で行われるイベント情報

　・保険、健康情報
　　∟光化学スモック
　　∟感染症の流行や健康情報

自治体がメルマガを導入する際の注意点

自治体に限らずですが、メルマガは個人情報であるメールアドレス宛に送付するため、注意する点があります。

個人情報の取り扱い

メルマガを送付する先のアドレスは個人情報であるため、厳重に取り扱わなければなりません。Excelデータなどに保存して誤って関係ないメールに添付することや、第３社が見える状態にならないよう取り扱いにはルールを定めて慎重に取り扱いしましょう。特にメール配信システムを使わずにメールツールでメルマガを送る場合、受信者同士でメールアドレスが見えないようBCCに入れる必要がありますが、TOやCCに設定しないよう気を付けましょう。

また誤送信についても注意が必要です。送る必要のない人に送付したり、まったく関係のないメールを送ってしまったりすると、個人情報だけでなく、ほかの機密情報が漏洩してしまう可能性もあります。

リスクを下げる方法としては「メルマガ配信システム」がオススメです。BCC問題などがなくなり、アドレスの保管方法も属人的に取り扱うよりも安全性が高いと言えます。

メールが届かない・遅延が発生してしまう。

一刻も争う大きな災害などでは、１秒でも早く確実に届ける必要があります。
メール配信システムを利用した場合でも、大量の送付先であればメールが届かないことや、送信に遅延が発生してしまうことがあります。特に送信元がスパムや迷惑メール判定をされてしまうと多くの人に届かなくなる事態が起きてしまいます。
到達率が高く遅延しづらいメール配信システムを選ぶと同時に、プラン内容もよく確認し、確実性の高いものを選ぶと良いでしょう。

自治体でメール配信システムを活用するメリット

自治体でメルマガを行う際は、注意点で上げたような状況を回避するためにも「メール配信システム」の導入をオススメです。具体的なメリットを以下の３つご紹介します。

1. 到達率・配信速度など重要対策がされている
2. 配信に必要な機能が備わっている
3. 改善することができる

到達率・配信速度など重要対策がされている

当社提供のCuenoteFCはじめ、メルマガ配信システムでは到達率・配信速度を高めるために対策を講じています。メールは道路のようなもので、大量に送るとデータが渋滞し、遅延をしてしまいます。また適切に送らないとスパムや迷惑メールとして処理されることもあります。そこで、メルマガ配信システム運営社は適切な頻度や送付方法により安定して送ることができます。

配信に必要な機能が備わっている

サービス運営社により差異はありますが、購読者の購読停止機能や、時刻を設定した自動配信や、住所・性別・年齢などに応じて配信するセグメント配信など、自治体に必要なメルマガ配信ツール機能は備わっています。

メールの未達・遅延や、手動メルマガ配信によるリスクなどを避けられるため、基本的に導入されることをオススメします。

効果測定ができる

メルマガ配信ツールは、本来マーケティングのツールとして使われています。そのため、効果を上げるためのABテストや開封率・どのリンクをクリックしたかのクリック数・率などデータを見ることができます。

より購読者の興味・関心を引くような見出しや中身はなんであるかの改善ができます。災害情報であっても、どのような見出しにすることでいち早く開封してもらえるか、検証することもできるでしょう。

自治体がメルマガ購読者をする方法

一般企業であれば購入してもらった際や、アカウントを作成してもらう時などメールアドレスを入力してもらうときに合わせてメルマガ購読の登録をしてもらいます。一方で、自治体の場合に、同じようなケースは少ないため、基本的にはWeb上で専用のページを作成して募集します。

昨今では不要なメールが届かないように、且つ購読者が得たい情報を送れるよう、下図のように項目ごとに登録してもらうパターンが増えています。

子育て系のイベントであれば、イベント参加時や出生届けを受理したタイミングでチラシを渡してご案内などを行い、より良い情報を提供するのもよいでしょう。

さいごに

今後は、LINE以外にも新たなコミュニケーション手段が生まれ、変わっていくことが予想されます。一方で、メールは二段階認証手段に使われることや、アカウント作成時に用いるなど重要性は変わらず、利用状況は変わりづらい可能性があります。そのため今後も、ほかの手段に加え、メルマガ・メール配信での情報提供も行うことをオススメします。

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