自治体のメール配信サービスやメルマガを活用していますか？

みなさんは各自治体にて配信されているメール配信サービスやメールマガジン（メルマガ）の登録はされていますか？

私は市役所のメール配信サービスに登録していますが、私が住んでいる市では

・どの地域の情報が欲しいのか
・どのカテゴリー（防災・防犯・気象等）の情報が欲しいのか

地域やカテゴリー情報を選択して登録を行います。

カテゴリーとしては、防犯情報、事件事故情報、災害情報、気象情報、行方不明者情報等があります。
私はこちらに記載したものを選択しているので、台風や大雨の時には頻繁に警報連絡や避難勧告のメールが来たり、特に今年のように暑い夏には光化学スモック情報の連絡があったりします。

また、行方不明者情報のメールも届きます。このメールの内容には、いつ頃から行方不明になっているのか、行方不明になられた方の特徴、どの地域からいなくなったのか等記載されています。

これは数日前の事ですが、夜9時半頃、実家から家に帰る為に車に荷物を積んでいると、70代～80代くらいの男性が家の前に立っていてずっと家を見ていました。何か用事でも？とも思いましたが、私は少し怖かったので声をかけずに直ぐに家に入ってしまいました。
30分後、また荷物を積んでいるとさっきと同じ方が歩いてきたので、もしかしたら道に迷っているのかと思い声をかけることにしました。

「昔ここに住んでいたが今は引っ越してしまって。今どうなっているのか見てみたくて散歩がてら来てみたけど迷って帰れなくなってしまって。。。」

お話しを聞いていると、もしかしたら認知症か何かで自宅までどう帰ったらいいのかわからないのかもしれないと思ったので、この方には「ご自宅の住所も聞いたのでご家族にご連絡しますね。」とお伝えし警察に連絡を取りました。
10分くらいで警官が迎えに来てくださり、色々と確認を取ったところご自宅もはっきりしたのでそのままパトカーでご自宅に送って頂きました。
私も色々と聞かれている中で伺ったのですが、やはり認知症で過去にも何度か警官の方が対応されていたそうです。

私の実家がある市では、メール配信サービスの内容は防犯や災害のみで行方不明者情報のメールまではやっていないとの事でした。
もし、行方不明者情報のメール配信を行っていて今回の方のメールが配信されていたとしたら、1回目に見かけた時点で母に「市から行方不明者情報のメールとか配信されていないよね？」と確認を取れたかもしれません。

ここで、先程の各自治体にて配信されているメール配信サービスやメールマガジン（メルマガ）のお話しに戻ります。

上記でも記載したように、メール配信のカテゴリーは色々とあると思います。
今回は一例となりますが、行方不明者情報のメールを配信する場合どのような内容のメールを配信すると良いのか。また、配信のタイミングはどうしたらよいのか。についてお話をしたいと思います。

※メール配信のカテゴリーに関しては、メール配信システムの活用例：自治体・公共機関での一斉メール配信にてご紹介しています。

目次

どういった内容のメールを配信するのか

メール配信のタイミング

さいごに

■どういった内容のメールを配信するのか

行方不明者情報のメールは情報発信のメールなので、配信する内容は必要最低限の情報かつ端的な内容が好ましいかと思います。
また、登録されている方の年齢層も幅広いと思うので誰でもが受信できるテキストメールが好ましいかと思います。

　・何時頃から行方不明になっているのか
　・どの地域、地区からいなくなってしまったのか
　・年齢
　・性別
　・特徴
　　　∟身長
　　　∟体系
　　　∟髪型（白い・帽子を被っているいる等）
　　　∟服装
　　　∟履物

上記内容を実際のメール文面にした場合は下記のようになります。文書タイプと箇条書きの2パターンにてご紹介します。
※発信元は市役所からとします。

例１：文章

●●市役所から高齢者の行方不明者情報をお知らせします。
○月○日午前９時００分頃から、■■市▲▲地区より、○歳の男性が行方不明になっています。
特徴は、身長１７０センチ、体格は痩せ型、髪は白髪まじりで短めで黒の帽子を被っています。服装は白の半袖Ｔシャツ、ズボンは紺色のジーンズ、黒のスニーカーを履いています。
お心当たりがある方は、もよりの交番または●●警察署に連絡をお願いします。

●●警察署（xx-xxxx-xxxx）
配信元：●●市役所　○○課

例２：箇条書き

●●市役所から高齢者の行方不明者情報をお知らせします。

・時刻
　　○月○日午前９時００分頃から
・地域、地区
　　■■市▲▲地区
・年齢、性別
　　○歳、男性
・特徴
　身長１７０センチ
　体格は痩せ型
　髪は白髪まじりで短め
　黒の帽子を着用
　服装は白の半袖Ｔシャツ
　ズボンは紺色のジーンズ
　黒のスニーカーを着用

お心当たりがある方は、もよりの交番または●●警察署に連絡をお願いします。

●●警察署（xx-xxxx-xxxx）
配信元：●●市役所　○○課

あくまでの私の思いになりますが、今回の経験をしてみて上記の例文のように特徴等を書くよりも、一番わかりやすいのはHTMLメールを使ってその方のお写真を入れてしまえばわかりやすいのに・・・と思いましたが、やはり個人情報やご本人やご家族の方のプライバシーにも関わってくると思うのでHTMLメールは難しいかもしれません。
HTMLメールで配信するとしたら、顔写真は入れずに服装や持ち物等をお伝えすることは可能かもしれません。

■メール配信のタイミング

メール配信のタイミングは、ご家族から警察等に連絡があってから○時間以上経過したら連絡する、と言ったような決まりがあるのかと思っていたので、実際に受信しているメールの【受信時刻】とメール文面に記載されている【行方不明となった時間】を過去に配信されてたメールをを調べてみたところ、この時間差はバラバラだったので私が受信しているメールでは特にそういった決まりはなさそうでした。

メール配信のタイミングに関しては、その時の状況やその方の状態によってもタイミングが異なってくるかと思います。
例えば、ご家族から連絡が入り○時間たったけどまだ戻らないのでメール配信をして欲しい（しましょう）。もしくは、ご家族からの連絡が入ってから○時間経ったらメール配信をする、といったようにメール配信の起点は色々とあるかと思います。

このタイミングで配信！と決めてしまうのはその時の状況次第なので難しいのかもしれませんが、私はご家族から連絡があったタイミングでメール配信していいのではないかと思います。
もしかすると、近所で見かけた方が対象の方だった、といった事もあるかもしれません。

今回の場合は、そもそも実家がある市では行方不明者メールを配信していなかったので一致する要素はありませんでしたが、行方不明者情報の配信をしているかつ早い段階でメール配信がされていたとしたら、1回目に見かけた時に確認してから声をかけていたかもしれません。

■さいごに

自治体にて既にメール配信サービスやメールマガジン（メルマガ）を行っているが、カテゴリー（セグメント）分けをしていない等ありましたら、カテゴリーの見直しをしてみるのもいいかと思います。
今年は特に多いと思いますが、大雨、台風等での警報や避難勧告指示のメールを配信する際にも、地域のカテゴリーが出来ているとピンポイントで連絡することが出来ます。

また、各自治体によって個人情報の取得や管理方法は様々ですが、警察署もしくは市役所等にて登録フォーム画面から、メールアドレス、氏名、お住いの地域や住所等の個人情報を入力してもらうことで、メール配信だけではなく何かあった時に登録されているデータベースから情報を確認できる1手段になるかもしれません。

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