見積書のメール送信・依頼時に抑えておきたい基本マナーや注意ポイント

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日本国内のビジネスシーンにおいて、契約成立までのとても重要なプロセスとなる見積書の提出ですが、近年のリモート勤務拡大による各種手続きのデジタル化が急速に進む中、見積書をPDF化してメール提出するケースがほとんどなのではないでしょうか？

本記事では、そんな重要なメールでの見積提出の際に必要な配慮・マナー・ポイントなどの解説や、要望に応じた見積書の提出を求める際に配慮したいポイントなどについて解説させていただきます。

メールによる見積書のやり取りをマスターし、ビジネスを円滑に進めるヒントにご活用ください。

見積書のメール送信時における基本マナー

まずはじめに、見積書の作成時のPDFファイル化するときに注意したいポイントをご紹介します。
いずれも重要なポイントとなりますので、しっかり確認してメール送付用の見積書ファイルを準備していきましょう。

改変できないファイル形式で作成する

見積書は、正式な書類となりますので、エクセルやワードで送付するのはNGとなります。基本的には改変・編集できないPDFファイルで提出するのが一般的です。

見積書と分かるファイル名を付与する

ファイル名は受け取った相手にも分かりやすいものにしましょう。
ポイントとしては、「ファイルが見積書であること」や「いつ、だれに、どの様な商品・サービス名で作成されたものか」がファイル名だけで判断できるようにするとよいでしょう。

＜ファイル名の一例＞
【御見積書】●●様向け_〇〇サービス利用料_20230101
【御見積書】[相手先社名]様_[サービス名など]_[年月日(YYYYMMDD形式、又はYYMMDD形式]

このように、基本ルールに従ったファイルの命名規則を決めておくことで、次回以降も作成時にファイル名に迷うことがなくなりますので、おすすめです。

安全な方法で送信するための準備

見積書は、その内容によっては企業の重要な事業に関わる場合もありますので、機微情報として取り扱うのが一般的です。そのため、送信者は相手方の社名・機密情報を扱うという意識で提出しないと、相手方の信頼を失ってしまう場合があります。

一方で、インターネット上で送信される「メール」という手法は、一部のメールサーバーを除き、暗号化されていない通信上で行われることもあり、盗聴されるリスクがあるものとなります。
そのため、送付先のお客様からの指定されたときなど、どうしても見積書をメール添付で送付しなければならない場合は、見積書にパスワードを付与しパスワードを別手段で伝える、などの対応を行うとよいでしょう。
その他にも、ファイル転送サービス等を使うとより信頼性・安全性高く見積書を送付することができますので、相手方の受信環境に応じて使い分けるとよいでしょう。

メール作成、送信時に気を付けるべきポイント

見積書を作成し、送付手段を決めた後はメールで正しく伝えられるように準備します。
ここでも幾つか注意すべきポイントがありますので、きちんと意識して対策しておきましょう。

メールの宛先や添付ファイル間違えを防ぐ

大事な見積書の送信先を誤ってしまいますと、本来届けるべき相手方の情報が関係のない第三者に届いてしまい、企業の信頼を落としてしまいます。
そのため、送信前の宛先確認は十分に確実に行う必要がありますが、自己チェックだけでは防げないことも多いと思います。

人はミスするという前提から、複数人でのダブルチェック（配信前に第三者が承認する手順を設ける）が望ましいですが、その様な運用は時間と人手が掛かりますので、現実的ではありません。
そんなときは、メーラーの機能で宛先・添付ファイル・タイトルを送信前に強制的に確認を求めるようにできる機能がありますので、その様な機能を使うとよいでしょう。

メール件名や本文に概要を明記する

見積書を送信するメールでは、相手方に見積書の送付であることがわかるよう、件名に明記しておきましょう。また、メール本文にもその見積書の内容がどのようなものなのか、箇条書きで記載しておくとより伝わりやすくなります。

その他は、基本的なビジネスメールのマナーの通りに記載すれば問題ありませんが、見積書はきちんと受領してもらうことが一番の目的となりますので、受信できなかった時の対応や連絡先もしっかりメール内に記載しておくとよいでしょう。

見積書をメール送信する際のポイントまとめ
・送信先、送信元に誤りがないように確認する
・件名と本文に、見積書を送付する旨と概要を記載する
・見積書の送付手段を明記する（添付ファイル、ファイル転送サービス、など）
・見積書ファイルが開けない、受領できない場合の連絡先を明記する
・配慮すべき事項があれば、簡潔に分かりやすく記載する
　（見積書の有効期限や更新時期、期日など）

見積書の提出は、相手方に正しく、求められた期日までに金額やサービス・提供内容を伝えることが目的となります。
そのため、相手方がメールを一目見て見積書であること分かるような配慮を行うことと、きちんと届けられなかった場合にもすぐに再送対応が行えるよう配慮しておくことが大事なポイントです。

送信後のフォローアップも忘れずに

見積書をメール送信で提出する目的は、相手に正しく金額やサービス内容、利用条件、申込期日を伝えることとなります。そのため、メールでの見積書の送信するだけではなく、相手方から受領確認の返信や反応がない場合は、フォローの電話連絡やメールを行うとよいでしょう。
その見積書による申し込みの期日があるものや、お急ぎの場合は、メール送信後、すぐに電話をして受領してもらえたか確認しましょう。
メールの返信や電話連絡がない場合は、相手方が受領できていない可能性がありますので、急ぎではない場合も、2-3日経過後に反応がなければ、相手方に連絡して確認を行いましょう。

また、電話連絡を行うことで、提出した見積書が相手方の認識と異なっていないか、金額が決済・申込可能なものか、といった相手の反応や、逆に改善や修正が必要となった場合にも、すぐにキャッチアップできるようになります。

メールで見積"依頼"を行う際のポイント

次に見積依頼を行う際のポイントについても触れていきます。
ビジネスシーンでは、発注側の立場でサービスや商品を選定するケースも多くあるかと思いますが、そのようなときにも、見積を依頼する側として、求めている内容を適切に伝え、金額・見積提示を依頼できることでスムーズに業務やプロジェクトを進めることができるようになります。

見積書の利用目的、要件、期日を明確に伝える

こちらから見積書や提案を求める場合、その見積書の利用目的や要件概要、数量、期日など、適切な内容で相手方に伝えましょう。
見積書を求める理由は、例えば導入前の金額感を把握するためであったり、最終導入検討の相見積もりであったり、目的によって見積書の持つ意味が変わってきます。
導入予定時期が明確に決まっているのであれば、期日も明確に伝えられるとよいでしょう。見積を依頼された側は、導入予定時期から逆算して見積書の提出期限や申込期日など、契約開始に必要な各種準備のスケジュールも案内しやすくなります。

導入検討に至った目的や理由を背景を伝える

見積書を依頼する際に省略しがちではありますが、検討に至った目的や理由、背景などを伝えておくことは、とても重要なポイントです。

例えば、会社の業務指示をメモするために、手書きでボールペンを使ってノートにメモを残していたとします。この業務指示のメモを取るためのボールペンの書き心地が悪く、たまにインクが出なくなってしまう、といった課題に直面した場合、課題解決のためにどのような商品を検討するでしょうか？
この課題だけ見ると、スムーズにメモを取るための「ボールペン」の見積を依頼してしまいそうですが、本来の業務の目的やその検討に至った背景は「業務指示を明確に記録して後で見直すこと」だと考えられます。
この目的や背景を明確に伝えられた場合とそうでなかった場合に、提案・見積依頼を行う内容は根本から変わってくるのではないでしょうか？

簡潔で構いませんので、直面した課題解決に最適な商品の提案や見積提示を受けられるよう、常に目的と背景を簡単に明確に伝えることで、より一層スムーズにビジネス上のコミュニケーションを取り目的達成に近づくことができるようになりますので、ぜひ参考にしてください。

まとめ

本記事では、見積書をメール送付する際のマナーや注意点などについて、抑えておきたいポイントを解説をさせていただきましたがいかがでしたでしょうか？
冒頭でも述べましたが、現在の日本国内におけるビジネスシーンで見積書は重要ステップの一部となり、しっかりとマナーを抑えて正しく送信し、相手方に適切な時期に処理をしていただけるようになりたいものです。

また、本記事後半では補足として、逆にこちらからメール依頼するときのポイントについても解説させていただきましたので、見積書に関連するビジネス上のコミュニケーションでヒントとして本記事をお役立ていただければ幸いです。