これで解決！メルマガ配信システムの機能や導入方法を徹底紹介

メルマガ配信システムの導入を考えている初心者の方向けに、「システムの機能」や「導入方法」、「無料と有料のメールサービス違い」をご紹介していきます。

メルマガ配信システムの導入効果

メルマガ配信システムとは？

メルマガ配信システムの導入目的と用途はB2C(一般消費者向け)かB2B(法人向け)かで異なり、業種やコンテンツによっても異なります。

もちろんビジネス用途としてだけではなく、お知らせや連絡網、自動返信・通知メールといったその他の用途で導入されるケースもあります。

メルマガ配信システムの特徴

メルマガって古くない？と思われがちです。
しかし、メールは今も昔も年齢、国・地域を問わず主要なコミュニケーションチャネルと位置付けられています。

例えば、なんらかのサービスを利用するとき、会員登録・ログインをするには個人を認証するためにメールアドレスの登録が必要なため、ほとんどの人が利用をします。

そのためメルマガ配信システムの活用は「リーチできる幅」があらゆるメッセージ配信ツールと比較して圧倒的に広いという特徴があります。

それに対してアプリなどではアプリをインストールした人のみが配信対象となるためリーチの敷居が高く、リーチの幅も限定されます。

リーチが広くアプローチの敷居が低いという点から、最も一般的なコミュニケーションチャネルとしてメール・メルマガが利用されています。

B2C向けメルマガ配信システムの導入目的と効果

例えば、B2CではECサイトの会員に向けたメルマガの一斉配信がイメージしやすいかと思います。

ECサイトでのメルマガ配信システムの導入は、主な目的としては販売促進や定期通販のリピート率向上になります。

（具体例）
アパレル、総合通販、量販店等のメルマガ配信で特に多いのが、キャンペーンやイベント、クーポン、特集記事といった販促系のメルマガ

これらのメールを会員に定期的に配信して顧客の購買行動を促進します。

頻度はECサイトによって異なるものの2020年に当社が独自で行った調査では1サイトあたり0.9通/日にメルマガを配信していることがわかっています。

特に商品点数が多いアパレル、総合通販、家電量販店などではメルマガ配信通数が特に多いことがわかっています。

また、メルマガ配信には波及効果があり、オンライン、オフライン片方を利用する顧客より、両方を利用している顧客の方がLTV（顧客生涯価値）は高いとも言われているため、LTVを上げるために重要なエンゲージメント(顧客とのつながり度)を高める目的としても活用されています。

サプリメントやコスメ、健康食品系のECサイトのなどでは、販促メルマガだけでなく、「美肌を保つポイント」や「健康的な食生活のススメ」などといった情報提供型(読者にとって関心が高いと思われるお役立ち情報)コンテンツを組み合わせて配信しているケースもあります。

その他にも、工具やオフィス・事務用品、家具、日用品、雑貨、乗用車など、様々な企業でメルマガ配信システムが導入されています。

B2B向けメルマガ配信システムの目的と効果

メルマガ配信システムはB2Bのリードナーチャリング(顧客育成)用途として導入されるケースも多く、潜在層の顧客にアプローチする際に有効的です。

具体的にメルマガによるリードナーチャリングとはどんなものなのか？簡単に説明していきたいと思います。

（具体例）
社内で営業マンが持っている名刺や過去にイベントで獲得したリード情報を取りまとめると意外と結構な数のリード情報があったりします。

しかし、営業マンの性質上、どうしても目の前の商談化がしやすく確度が高い顧客(顕在層)へのアプローチに力を入れて、それ以外の低見込み顧客(潜在層)は放置されがちです。

ただ、商談件数や受注額を安定的に伸ばそうと思うなら母数が圧倒的に多い潜在層へのアプローチも重要です。

法人向け商品・サービスは、一般消費者向けの商品と比較して取引単価が高くなります。

加えて、決済者も個人ではなく複数人おり、商談フローも長くなる傾向があります。

そのため、潜在層の顧客というのは、どうしても「契約」に至るまで一定の時間を要す、もしくは適当なタイミングが訪れなければニーズがあっても中々契約をしてくれません。

つまり、タイミングが合えば商談化する可能性が見込めるため、長期的な目線で顧客に継続的にアプローチをする必要があります。

顧客の記憶に残っていたり、役に立つコンテンツを提供できたりすれば、ニーズが健在化した際に取引先の候補企業として商談・契約の足掛かりを掴むことができます。

名刺情報や問い合わせを受けたお客様情報、展示会・自社セミナーなどで獲得したリード情報はメルマガ配信システムを活用して積極的にフォローアップをしましょう。

メルマガ配信システムを連絡網やお知らせで活用

メルマガ配信システムはその他にも学校などの教育機関や自治体、企業の緊急・災害時の連絡やお知らせなどでも利用されることが多いです。

また、学会や特定の団体などでもメルマガ配信システムが導入されており、このようなクローズドな環境下でのメルマガ配信は開封率が高い傾向にあります。

メルマガ配信システムでHTMLメールを配信

HTMLとテキスト形式のメルマガ配信

メルマガ配信システムはテキストだけで構成された、テキストメールだけではなく、画像や装飾の施されたHTMLメールの２種類の配信が可能です。

HTMLメールのメルマガはテキストメールと異なり、ビジュアルで訴求したい内容をイメージさせることができるので、文章を読ませないで内容を直感で理解させることができます。

ECサイトのメルマガを分析するとテキストだけのメルマガよりも、HTMLメールとテキストメールを組み合わせたメルマガが増加傾向にあります。

当社が独自で行った調査結果データでも業界トップ50社のECサイトから配信されているメルマガは、2020年で84.1％になります。

※本調査データは下記ページより無料ダウンロードが可能です。
『2020年度最新メール・メルマガ配信の統計調査』

ただ、HTMLメールはHTMLメール専用のコーディング知識がないと作成することができません。通常のウェブサイト制作の知識をそのまま転用すると表示崩れが起きるなどの問題もあります。

そのため、専門の制作会社に依頼するか、無料のテンプレートの編集、もしくはメルマガ配信システムを導入して「HTMLメールエディター機能」などを活用して作成をしていきます。
※HTMLエディター機能については後半で詳しくご紹介します。

一斉配信のメルマガとステップメール

ステップメール（フォローアップメール）はメルマガ配信システムの自動配信機能です。

この配信機能はメルマガの読者をフォローアップする際に最適な機能になります。

ECサイトであれば顧客が、会員登録や購入といった特定のアクションを起こした際にシナリオ立てたメールが一定時間ごとに配信されます。これがステップメールです。

［シナリオの例］
サンクスメールや発送通知→利用状況の様子見伺い→利用方法のフォロー→利用者の声→定期購入のご案内


ステップメール機能はECシステムだと標準機能として搭載されているケースもあります。

機能がない場合、メルマガ配信システムを導入することでステップメールを配信することができます。

定型文で、且つ送るタイミングが決まっているメールを手動で送るのは非常に非効率です。また、運用者の負担も大きくなります。

このようなメールはメルマガ配信システム側で自動配信したほうが断然効率的です。

もちろんステップメールはB2Bでも有効活用をすることができます。

例えば展示会やセミナーなどのイベント開催後に獲得した名刺情報に対し、一括でフォローアップを行いたい際や、資料ダウンロードをしてくれた顧客に効率的にメルマガ配信ができます。

※その他の具体例：全７回ほどの広告運用ノウハウをまとめたメルマガがあったとします。
　内容が気になり、登録した方には毎週月曜日の13時ごろに計7通をメルマガ配信システムから自動で配信するといったことも可能です。

ステップメールは内容や配信タイミングが不定期となる一斉配信と組み合わせて送るケースが多く、会員や顧客に対して細やかなフォローアップを行うことができます。

メルマガ配信システムでできること

大量のメルマガ配信時に最適

OutlookやGmailのメーラーといったものは個人間でメールのやり取りをする際に利用されます。

そのため、数百、数千人を超える対象者にメルマガを一斉配信するような用途としては向いていません。

また、マーケティング用途として本格的なメールマーケティングを行うとなれば、通常のメーラーでは機能不足です。

では、メルマガ配信システムの選定が面倒だからといってメーラーでメルマガの一斉配信をしようとするとどうなるのでしょうか？

受信者側のサーバーからブロック(メールが届かなくなる)されたり、誤操作による個人情報が流出したりといった様々なトラブルを引き起こすリスクがあるため、メーラーの使用はおすすめしません。

メルマガ配信システムを利用すれば、一斉配信はもちろん、パーソナライズされたOne to Oneのメルマガ配信や、ステップメール、自動配信、配信結果の確認、HTMLメールの作成・編集、会員登録といったメルマガ配信に必要な様々な施策を効果的に行うことができます。

パーソナライズされたOne to Oneのメルマガ配信

パーソナライズとは不特定多数に同じ内容のメルマガを一斉配信するメールとは異なります。

具体的には配信対象の一人一人に内容が異なる配信を行うのがパーソナライズされたメルマガ配信です。

具体的なパーソナライズ配信として下記のようなものがあります。

簡単なパーソナライズ

・宛名差し込み：最も簡単な例として、宛名や社名を差し込んで配信することで私信風のメルマガを配信できます。

・セグメント配信：地域や性別、年齢層などの条件を絞り込んでメルマガのコンテンツを送りわけるセグメント（ターゲティング）配信が可能です。

高度なパーソナライズ

ECサイト向けの機能が充実したメルマガ配信システムであればRFM分析やカゴ落ちメール、レコメンドメールといった会員顧客の行動履歴に合わせたパーソナライズメルマガを配信することもできます。

・RFM分析：顧客の購買データから顧客ランクを設定し、ランクごとにメルマガを配信します。

・カゴ落ちメールはカートリマインドとも言われ、商品を購入し忘れてカートに放棄された商品を再度勧めるメールを送ることができCV率が非常に高いです。

・レコメンド配信：顧客の行動履歴や購買行動から、おすすめの商品や関連するサービスの情報を配信することが可能です。

フォローアップや自動配信

冒頭でも少し紹介しましたが、ステップメールはメルマガの読者をフォローアップする仕組みで、メルマガの配信システムから自動でシナリオ立てたメールを配信することができます。

読者のフォローアップのためにユーザーが特定のアクションを起こす度、手動でメールを配信するのは非現実的です。 定型文にし易い内容や配信タイミングが限定されるメールは自動配信にすることで運用の負担なく効率的にフォローアップを行うことができます。

自動配信にはステップメール以外にもトランザクション（通知）系の配信というは配信もあります。
トランザクションは、メルマガ配信システムとAPIによるシステム連携を行うことで、カートシステムやお客様の基幹システムと連携してタイムリーに自動応答メールを配信する仕組みです。

HTML形式のメルマガを作成・配信までできる

メルマガ配信システムには、HTMLの知識が0で、システムを触り慣れていない人でも簡単にHTMLメルマガを作成・編集することができる、HTMLメールエディター機能が備わっています。

HTMLエディターはテンプレート（ソースコード）に必要な内容を書き加えて作成するタイプのものから、ドラッグ＆ドロップで直感的に、且つ柔軟にレイアウトが組めるHTMLエディターもあります。

後者のほうが自由度は高く使い勝手が良いのでおすすめです。

無料のHTMLテンプレートを活用するという手もありますが、慣れていないとテンプレを編集したときに表示崩れやうまく表示されない、レイアウトが柔軟に変更できないといった問題が発生するケースも多くありますので、HTMLが苦手な人はHTMLエディター機能が利用できるシステム導入をするのがオススメです。

メルマガ配信のPDCAが回せる

メルマガの効果を高めるためには、配信結果を逐一確認し、地道にABテストを実施してPDCAを回す必要があります。

例えば、開封率から件名の良し悪しがわかり、クリック率から読者に響く内容の傾向が見えてきます。

また、開封・クリックされた時間を確認することもできるため、自社の配信するメルマガの読者がどの時間に最もメルマガを開封するのかの傾向を知ることもできます。

メルマガ配信システムによってはメールアドレス単位で配信結果を確認できたり、ABテストを自動でシステム側が行ってくれたりするものもあります。

やはり読者の反応を確認しながら配信を行っていかないと一方通行のコミュニケーションとなってしまい、メルマガの退会や解除、もしくは折角配信しているのに全く読まれないといった事態が発生します。

メルマガの会員を収集（登録～退会・解除まで）

メルマガ配信システムを導入する大前提として、まず会員のメールアドレスを最低限保有していなければいけません。

メルマガ配信システムによってはフォームを作成する機能があり、そのフォームから、メールアドレスをはじめとする、氏名や社名などあらゆる情報をユーザーに登録させる機能があります。

登録された情報はメルマガ配信システムに蓄積されていき、蓄積されたリストにメルマガを配信することができます。 また、空メールだけでユーザーに会員登録をさせる機能もあります。

また、メルマガの退会・解除といった仕組みも備えているため、メルマガ配信システムを利用すれば会員収集から登録・退会解除、配信まで一通りのことができてしまいます。

セキュリティ施策

誤送信や個人情報の取り扱いといった点も、企業としてメルマガ配信システムの導入時に細心の注意を払うべきポイントです。

具体的には下記のようなことができます。

・権限設定

メルマガ配信システムには権限設定を行うこともできるため、配信先のリストの管理、文書作成、配信設定、配信承認、配信結果の閲覧等細かく権限を分けることで、誤送信や誤操作を防ぐことができます。

・配信ログ記録

システム操作や配信ログを記録することなどもでき、何かトラブルがあったとき原因や責任の所在を確認することもできます。

・IP(アクセス)制限

悪意のある第三者からメルマガ配信システムに不正ログインされ情報を抜き取られたりすることがないように、IP制限(アクセス制限)をすることが可能です。

・脆弱性対策

ソフトウェアの脆弱性をついて、悪意のある第三者はウィルス攻撃を仕掛けてきます。この脆弱性に対し逐次対応することで、外部からの攻撃を一定程度防ぐことができます。

システムセキュリティはプライバシー保護やコンプライアンスが厳しい業種、企業であればより重視すべきポイントになります。

100％安心のセキュリティというものはありません。ただ、絶対的ではないものの、きちんと対策をすることで一定数の事故は未然に防ぐことはできるためセキュリティ施策にも目を向けてメルマガ配信システムを選定しましょう。

有料と無料のメルマガ配信システムどちらがおすすめ？

「無料」で使えるメルマガ配信システムを導入するメリット・デメリットを紹介します。

無料のメルマガ配信システムの場合、最大のメリットは無料でシステムを利用できコスト面の負担がないことです。

無料のメルマガ配信システム

無料の配信サービスの最大のメリットは、配信数などに制限があるものの費用負担が0円という点です。

「ブロガー」や「個人事業主」などの場合、会員制サービスを運営するEC事業者や一定数のメールアドレスを保有する法人企業と比べると、比較的小規模配信を行うケースが多く、無料・もしくは格安のメルマガ配信サービスで充分なケースがあります。

無料で導入可能なクラウドサービス・ASPのメルマガ配信システムもあります。しかし、一定数の配信数を超える際や特定の機能を利用する際については、無料から有料プランに変更になります。

そのため、配信規模が長期的な運用の中で大きくなることが予測される場合や、メールマーケティングの効果を期待する場合は有料のメルマガ配信システムの導入がおすすめです。

有料のメルマガ配信システム

数千、数万件以上の規模感で配信を行う場合、有料のメルマガ配信システムが選ばれます。

なぜなら、有料のシステムは、高い到達率や高速配信、大規模配信にも対応可能だからです。

また、デザイン性が高いHTMLメルマガが作成できるHTMLエディターの利用、高度なパーソナライズ配信、PDCAのための効果測定、ABテストといった本格的なメールマーケティングが行えます。

他にもサポート態勢であったり、高セキュリテイによるトラブル対策の側面が充実していたりという点も重要なシステム選定ポイントになります。

※サービス毎にスペック(上記であげた機能の有無や配信性能)と料金プラン(月額固定型か従量課金型か)などが異なるため、詳しくはシステムベンダーに相談してみましょう。

有料のシステムでも無料デモ（試用版）を試すこともできるので、実際に使ってみて操作感を確認するのもおすすめです。

有料といっても、現在導入されるメルマガシステムの主流となってきている、クラウドサービス・ASPのメルマガ配信システムであれば毎月定額の料金プランで、月額数千円程度でシステム導入、運用が可能です。

システム運用のノウハウやリソースが少ない企業では、MAをはじめとした高機能なマーケティングツールを導入する前に、まずは、比較的導入と運用が簡単なメルマガ配信システムの導入がおすすめです。

なぜなら、システム運用のベースとなるノウハウをメルマガ配信システムの運用の中で構築していき、それから高機能なMAなどの導入を検討するという流れのほうが高い費用対効果を期待できるからです。

注意すべきポイントは、はじめから高額になりがちな高機能システムを導入してしまうと、使いこなせないままに結局ただのメルマガ配信システムのような使い方になってしまう企業事例も少なくないという現実があるということです。

メルマガ配信システムの導入で注意すべき法律

"迷惑メール"というと、「詐欺」や「サクラ」、「スパム」などがまず思い浮かぶかと思います。

「当社が配信しているメルマガは純粋に読者にとって有益な情報提供なので、"迷惑メール"ではない」
「正真正銘、公式なサービス運営元からの情報を配信しているので、送信元の偽装ももちろんしていない」
「自社サービスは公序良俗に反してもいないし、詐欺商材でもないから何ら問題はない」
という認識で、日々配信をされている方も多いかと思います。

しかしながら問題ないはずの情報提供でも、知らぬ間に"迷惑メール"を送ってしまっている可能性があります。
法律に抵触してしまうことでサービスやブランドの魅力だけでなく、場合によっては会社としての信用を失墜させるリスクに繋がります。

これから紹介する内容では、メルマガ配信を始めるかた、担当変更等で十分に情報引継ぎがなかったご担当者、既に継続的に運用を行っているご担当者のかたにも、法律違反をしていないかチェックいただく機会になればと思います。

まずはじめに"迷惑メール"に該当するのはどういうものかを確認しましょう。

迷惑メールとは

人により「迷惑メール」と感じる定義には違いがあるかと思いますので、ここでは総務省が『「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律(平成14年法律第26号)」に違反していると思われる』として公表している例を挙げます。


　＜法律に違反していると思われるメール＞
　・送信に同意した覚えのない広告宣伝メール

　・表示義務違反メール

　・送信者情報（電子メールアドレス、IPアドレス、ドメイン名　等）偽装メール

２番目、３番目の項目に関しては、こちらをご覧の皆様はきちんと対応されていると思いますので、今回は１番目の「送信に同意した覚えのない広告宣伝メール」についてスポットを当ててご紹介します。

総務省の例にあるとおりメルマガを配信された側は、「購読の意志表示をした覚えのないメルマガ」を"迷惑メール"として認識します。

また、購読していたメルマガが不要になり「もう送らないでほしい」という意思表示を購読者がした場合。配信元は、購読解除の意思表示があった配信先に対し、以降メルマガを配信してはいけません配信してしまうと購読者はそのメールを"迷惑メール"として認識してしまいます。

同意の取得が必須

メルマガの配信許可を得ていなかったり、相手が配信解除を希望しているにも関わらず一方的にメールマガジンを配信し続けてしまうことは、法律違反です。

例えば自社でオプトインを取得せず、どこかしらで入手・購入したメールアドレスリストに対して配信してしまう事も当社ではお勧めしていません。

なぜなら、レピュテーションの低下や、ISP（キャリア）による通信制限・ブロックがかけられるなど配信自体が出来なくなったり、「迷惑メール業者ではない」ことを証明する解除手続きに手間を取られるだけでなく、場合によってはブランド力の低下にも繋がってしまうことがあるからです。

結果的に受信者にメルマガ配信を拒否されるなど、今後の事業展開の障害にもなりかねません。

そもそも配信許可を取っていないということは、配信先である購読者の興味外の情報を送ることになる可能性があります。

読者にとって関心のないメルマガは無視され開封やクリックもされないので、配信できたとしても効果測定も意味を成しません 。

また、購読者がメルマガの配信停止の手続きがスムーズに完了できるよう、配信元はメルマガ配信リストの管理ないし整備をする必要があります。

メルマガ配信システムによっては、オプトイン・オプトアウトに対応したサービスもありますので、もしご利用中のシステムに付随している場合はいますぐ活用してください。

簡易チェックリスト

□ 営利目的のメールマガジンですか？

メルマガ配信はほとんどの場合、自社サービスのPRに活用されています。

　宣伝であったり、最終的に自社サイトやサービスへのコンバージョンを目的とした情報提供である場合、営業目的のメール、つまり特定電子メールに該当します。

□（上記が該当する場合）同意を取りましたか？

どのような内容のメルマガを配信するのか、また、取得した個人情報の利用目的を明記しましょう。

同意の取得方法についてはデフォルトオフが推奨されています。

例えば、登録フォーム内に上記の「説明書き」と、「空欄状態のチェックボックス」、最後に「同意ボタン」を配置します。

一連の確認の最後に同意ボタンをクリックしないと登録が完了しない、つまり本人の意思表示をあらわす作為が必要な仕組みにすることが一般的です。

□（上記が該当する場合）同意を証する記録は、保存できていますか？

同意記録は証明として一定期間保管する必要があります。

原則として、特定電子メールは広告宣伝メールを最後に送信した日から1年間。

特定商取引法では、最後に広告宣伝メールを送信した日から3年間、保存する義務があります。

※参照：特定電子メールの送信等 に関するガイドライン - 消費者庁

□メルマガの本文に、配信元の記載はありますか？

購読者が「購読希望をしたメールマガジン」であることを容易に判断できるよう、配信元のサービス・名称や責任者の氏名など、身元を明示する義務があります。

□メルマガの本文内に、配信解除・停止のための通知先はありますか？

またそれは、わかりやすい箇所にありますか？ メルマガ購読者がオプトアウトするための手段を必ず記載してください。

一般的に、配信解除の案内は文末に配置されていることが大半です。

解除専用フォームへの誘導、または、クリックでメーラーが立ち上がるようにするなど、購読者がスムーズにメルマガ解除できる必要があります。
　例）[配信解除]
　　今後ご案内が不要な方は以下メールアドレス宛に配信停止の旨記載いただくか、 　　こちらのURL（リンクになっている設定）より退会手続きをお願いいたします。
　　退会用メールアドレス：XXXX@XXXX.jp

□オプトアウト（配信解除・停止の仕組みや管理）は正確ですか？

　配信不要である旨の意志表示があった購読者に、以降のメルマガを配信してはいけません。
　また、購読者側にとって解除方法は簡便である必要があります。

メルマガ配信システムのまとめ

いかがでしたでしょうか？

今回はメルマガ配信システムの導入を検討している初心者向けにメルマガ配信のメリットや導入目的といった基本から、メルマガ配信システムの選び方～運用の注意点までをご紹介しました。

メルマガの導入目的は多岐にわたり、圧倒的なリーチの広さとアプローチの敷居の低さが最大の特長といえます。
B2Cに限らずB2Bやそのほかの用途でもメルマガ配信システムの活用は有効です。

ある程度自社の配信要件を固めてから適切なサービスを比較検討して選べるとよいです。
無料と有料のシステム、配信システムごとにそれぞれにメリットやデメリットがあるため、メルマガ配信システムを導入・検討する前に、今回紹介した内容をある程度基礎知識として理解をしておきましょう。
有料サービスを検討する場合、無料トライアルや試用版を試してみるのもおすすめです。
また、高機能なマーケティングツールを導入検討する場合、まずは導入コストが安価なクラウドサービス・ASPのメルマガ配信システムを導入、運用してみるのがおすすめです。

なぜならメルマガ配信システムで運用ノウハウの基礎を築いてから高機能ツールを導入するほうが、リスクが小さく高い費用対効果が期待できるためです。

最後に導入を決めるうえの前提知識として、特電法や個人情報の保護、メルマガを受信する人達の立場にたって配信を行わなければいけないという法律を理解しておきましょう。
例えば、特電法に準拠して、オプトイン・オプトアウトが正しく設定されたメルマガを配信する必要があり、配信の頻度やタイミング、コンテンツにも気を配らなければいけません。
不特定多数にがむしゃらにメルマガを一斉配信するようでは、オプトイン・オプトアウトができていようと迷惑メールだと思われてブロックされてしまいます。
これを繰り返すと、配信したメルマガが受信者にどんどん届かなくなっていってしまうという問題が発生するため注意をしなければいけません。

最低限のルールを守るのは大前提ですが、送り手目線の一方的なメルマガ配信は、企業としての好感度を失いマイナス効果を及ぼすリスクもあるため、読者のことをきちんと考慮したメルマガ配信を行うようにしましょう。

その他にもメルマガ配信システムやメルマガのコンテンツ作成のことについてより詳しくしりたい方は是非関連の記事も読んでみてください。

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