メール配信システムの仕組みとは？わかりやすく解説！

メルマガなど一斉メールを送る際に使われるメール配信システムは、大量のメールを高速に送ることができます。

しかし、メールを送信できるサービスはメール配信システムに限らずGmailやOutlookなどのメーラーもあります。そんな中、なぜメール配信システムは大量のメールを高速に送ることができるのか、仕組みとその理由を解説していきます。

またメール配信システムについて詳しくは以下の記事にて紹介しています。

メール配信システム比較！機能やサービス比較、目的別の選び方。

メール配信システムとは

メール配信システムとはメルマガなど一斉に大量のメールを送信する時に、高速で確実性高く送ることができる最適なシステムツールです。

他にもWebサイトのように画像の配置や装飾を施したHTMLメールを専門知識なく作成できるHTMLエディター機能や、ステップメール・セグメント配信などメールマーケティングに必要な機能が搭載されています。メルマガ用途に限定せず、BtoBにおけるナーチャリングや、顧客満足度を上げるカスタマーサクセス用途としてなど、活用シーンも広がっています。

そもそもメール送受信の仕組みはどうなっている？

メール配信システムの仕組みを解説する前に、そもそものメール送受信の仕組みから解説します。

メール送受信の仕組みは、バケツリレーのように、複数のサーバーを経由して送信されます。具体的な流れは以下の通りです。

DNSに宛先（IPアドレス）を照会とは？

メールの仕組み上、アドレスのみの情報では相手の住所が分かりません。手紙で例えると、相手の名前は分かっていても住所がわからない状態です。

そこで、DNSに問い合わせる必要があります。DNSはメールアドレスの「＠」以降の文字列とインターネット上の住所に当たるIPアドレスの関係性を紐づけるシステムです。DNSにて送信したいアドレスを元に、IPアドレスを照会できれば、相手のメール受信サーバーの住所が分かるため、ようやく送信先にメールを届けることができます。

メールの仕組みでよく出る用語「SMTP」「POP」「IMAP」とは

メールはSNSのように1つの企業が提供しているサービスではありません。それぞれのメールサービス間でも送受信ができるよう「通信プロトコル」と呼ばれる手順・規約があります。それが「SMTP」や「POP」「IMAP」です。

「SMTP」は、メール送信者からメール送信サーバーに移動する時と、メール送信サーバーからメール受信サーバーに移動するときのプロトコルです。そのため、メールサーバーのことを「SMTPサーバー」と呼ばれることもあります。

「POP」「IMAP」は、共にメール受信サーバーからメールボックスに移動する時のプロトコルです。

POPとIMAPの主な違いは、保存場所の違いです。POPはメールデータを端末に保存するもので、IMAPは端末にメールを保存せず、ネット環境を通じてどこでも閲覧が可能になります。Yahoo!メールでGmailのメールを受信する時など、異なるサービスのメールサービスを横断して利用する時の設定項目として登場します。

メール送信の仕組みに関する課題

メール送信は、遅延が起きやすい

メール送信は送信量が増えるほど遅延がおきます。高速で送ることができるメール配信システムにおいても、100万通の配信では数時間かかるケースも多くあります。

なぜなら大量にメールを送る場合には、紹介したメール送信の一連の流れを高速で行う必要があるためです。主にメールサーバーにおいて処理が追い付かない場合や、負荷がかかることによりサーバーがダウンすると遅延や未達が起きてしまいます。

また受信サーバーは、サーバーのダウンを回避するために、事前に受信できるメールの数に制限をかけているケースがあります。

メールは、対策せず高速に送ると届かなくなるケースが増える

各プロバイダーやメールサービスはユーザーの利便性を高めるために、あえて受信制限を課している場合があります。

なぜなら、メールアドレスは英数字の文字列という点を利用して無差別に大量の迷惑メールを送りつける「スパムメール」があるためです。受信サーバーの負荷をかけるだけでなく、詐欺やウイルス添付による攻撃など危険があります。

またスパムメールを少なくするため、送信エラーを大量に起こすなどスパムと疑われる送信元のIPに対して低い評価を付けて事前に受信拒否する「IPレピュテーション」という仕組みもあります。

そのため、大量のメールを高速で送る時には、受信者側の環境を考慮しつつ、「IPレピュテーション」を維持・高めるための施策をしなければ、相手に届かないというケースが発生します。

BCCを使ったメールの一斉送信は誤送信が起きやすい

Gmailなどのメーラーを使った一斉送信の場合、メール作成画面にある「BCC」に送りたいメールアドレスを記載して送る方法があります。BCCに記載されたアドレスは、受信者側では確認することができないため、関係がない人同士に送る場合に向いた機能です。対してCCは、受信した人同士が誰に送ったか確認できる機能であり、BCCの記入欄の近くにあります。誤ってCCにアドレスを入れて一斉送信を行うと、個人情報流出などのトラブルに発展する可能性があります。

メール配信システムは、なぜ高速に配信できる？

高速で送信できる配信エンジンを使用しているためです。

紹介したメール送受信の仕組みにおいても、さまざまな処理が行われています。さらに細かく分解すると、送信エラーの通知など、より多くの処理が行われています。これらを高速に処理するために、メール配信システムでは高い性能のメール転送エージェント（ＭＴＡ）を使用しています。

MTAは、MailTransferAgentの頭文字を取ったもので、メールサーバー内で動くソフトウェアの１つです。
主に、DNSサーバーへの問合せを行い、送信先のメールサーバーへSMTPでメール転送をする役割があります。 MTAの性能が高いほど処理速度があがり、サーバー負荷が軽減できるため、高速にメールを送信できるようになります。

メール配信システム提供企業では、高性能なMTAを開発しているケースがあります。それゆえ、高速でメール配信が実現でき、サービスごとに性能の違いも生まれます。

MTA（メール転送エージェント）をもっと詳しく

MTAには、DNSサーバーにアクセスしてIPアドレスを照会する役割や、エラーの応答、メールを待機場所に追加して転送や一定期間繰り返し送信すること、スパムメールの可能性があるものなどをフィルタリングする機能などがあります。sendmailやqmailといった製品も存在します。

他にもメール送受信で使用されるソフトウェアは「メールクライアント」や「メール」と呼ばれる「MUA」や、受信したメールをMUAに振り分けるための「MDA」などがあります。

メール配信システムは、メールを送信する専用サービスであるため、数あるソフトウェアの中でも「MTA」の性能アップに力を入れています。

MTAとは？メール転送エージェントとメール配信の仕組みについて解説

メール配信システムの到達率が高いのはなぜ？

メール配信システムを提供している企業では、「IPレピュテーション」が高くなるようにエラーアドレスを適切に処理しています。またプランやサービスによって変わりますが、送信するIPアドレスを複数用意し、1か所からではなく複数箇所から適切な配信スピードで送ることで、高速配信を維持しつつ、到達率も高い水準を維持しています。

またなりすましメール対策のために、SPF・DKIM・DMARCといったドメイン認証の対応が必要です。対策していないとGmailなど一部のメーラーで正しく届かなくなるケースもあります。メール配信システムでは、対応していることや簡単に設定できるようサポート体制が整っている場合も多くあります。

メール配信システムは、BCCを使わない一斉送信だから安全性が高い

メール配信システムは、BCCを使わずに各受信者に対して個別にメールを送信します。本来BCCに入れるアドレスリストは、専用のアドレスを管理する機能を有しています。そのため、送信時にCCに入れてしまうような誤送信は防ぐことができます。

ただし、メール配信システム内に誤った情報をアドレス管理する場所に登録してしまうと誤送信に繋がる可能性があるため、注意が必要です。メール配信システムにはAPI連携ができるケースが多く、自動でアドレス登録を出来るようにしておくとより安心です。

メールの「CC」「BCC」とは？意味と適切な使い方、ビジネスシーンにおけるマナーを紹介

メール配信システムでは、なぜ開封率やクリック率が分かる？

メーラーと異なり、メール配信システムでは開封率やクリック率を取得することができます。その仕組みを解説します。

メール配信システムで開封率が分かる仕組みとは

開封率はメール配信システムであってもHTMLメールと呼ばれる、Webサイトのように画像の配置やフォントの色を変更したりレイアウトを組むことのできるメールでのみ取得が可能です。

メール配信システムでHTMLメールを送信するさいには、計測するためにパラメーターがついた目視では確認できない画像が挿入されています。受信者がHTMLメールを開くとその画像が読み込まれます（厳密にはダウンロード）。そのため、読み込まれた＝開封されたとみなすことで開封率を取得しています。

テキストメールや、HTMLメールでも受信者が画像を読み込まない設定にしている場合には、実際には開封していても開封率を取得することができません。

メール配信システムでクリック率が分かる仕組みとは

メール配信システムでクリックの有無を計測するときには、各リンクURLに対して専用のURLに可変を行います。一度メール配信システムのサーバーを経由して、本来のURLに飛ばすことで、メール配信システムにてクリックの有無を確認することができます。

メール配信システムの選ぶ時に確認したい主な3つのポイント

メール配信システムの詳しい選び方は、以下の記事にて紹介しています。

メール配信システム比較！詳しくはこちら＞＞

当記事では、仕組みの面からみて需要な比較ポイントを3つ紹介します。

メール配信システムの性能・実績で選ぶ

メルマガにおいて、遅延や未達はトラブルを生む可能性があります。大事なキャンペーンの情報が遅延により参加できなかった。未達により知らなかったなどが起きる可能性もあります。

過剰な性能を求める必要はありませんが、なるべく高性能なシステムを選ぶと良いでしょう。また性能の面ではシステムの稼働率も重要です。実績などを見てよく比較しましょう。

セキュリティレベルで選ぶ

特にクラウド型のメール配信システムでは、顧客情報をアップします。正しく保管されているのかなど、システム提供側のセキュリティ状況をPマークやISMSの取得・公官庁や金融庁の導入実績などを参考に確認しましょう。

また誤送信や、アカウント情報の漏洩など、使用者側のミスによるセキュリティリスクもあります。ログイン時の2段階認証があるか、送信時の承認機能があるかなど確認しましょう。

機能の充実さで選ぶ

メール配信システムでは、ただ一斉送信を送るだけではなく、属性に応じてメールを送るセグメントメールや、メールの閲覧状況・問合せなど行動を起点にして自動でメールを送る機能など、メールマーケティングを実施するために必要な機能が多々あります。提供企業によって料金体系が変わることや、搭載されている機能に差異があるため、よく比較しましょう。

オンプレミスとクラウドのメール配信システムの違い

メール配信システムを導入するにあたって、大きく「オンプレミス型」と「ASP型・クラウド型」の2種あります。

オンプレミス型は、自社システムに組み込む形で使用するタイプです。クラウド型は、ID・PASSを入力してブラウザからログインするタイプです。主流はクラウド型ですが、それぞれにメリットデメリットがあります。

	クラウド	オンプレミス
メリット	・すぐに利用できる ・導入時のコストを抑えられる ・アップデートが楽	・既存システムとの連携がしやすい ・柔軟にカスタマイズできる ・社内ネットワークにあるためセキュリティ面で安心
デメリット	・カスタマイズができない ・セキュリティはクラウド提供企業次第の部分も	・初期費用が高い ・障害時には自分たちで対応しなくてはいけない ・構築に時間がかかる

メール配信システム選定時に、価格や労力よりも「セキュリティが重要」という場合にはオンプレミスが良いでしょう。バランスをみた総合的な費用対効果であれば「クラウド型」が適しているケースが多いです。

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