Outlookでメールの送信予約をする方法とは？分かりやすく解説

メールは友人間や家族などとのコミュニケーション用途での活用は減りましたが、ビジネスにおいては引き続き欠かせないコミュニケーションツールです。

メールはいつでも直ぐに相手に情報伝達が行えるメリットがある一方、深夜や早朝の連絡や、定時ギリギリでの業務連絡など、メールが送られるタイミングによっては、相手に負担を与えてしまう可能性があります。
そんなときに活用できるのが「送信予約」機能です。

本ブログでは、Microsoft Outlookの便利な機能である「送信予約」について詳しく紹介します。さらには予約送信の活用法や他のメーラーでの予約送信方法についても触れていきます。

Outlookの便利な機能：送信予約とは？

Outlookの送信予約とは、メールをあらかじめ作成して指定した日時に自動的に送信する機能のことです。

送信予約を活用することで、忙しいスケジュールの中でもメールを効果的に送信することができます。例えば、深夜や休日にメールを送信したいけれど、受信者には迷惑となる可能性があるケースで送信予約を使用すれば、メールを受信者が通常の業務時間内に受け取るように予約することができます。

相手に配慮するあまり、メールの送信を忘れてしまうと本末転倒になります。送信予約をすることで、送りたいタイミングにメールを作成し、相手が受け取れるタイミングに届けることができます。

Outlookで予約送信するさいの手順

※PC版Outlook（最新ver）の場合の手順

1.新しいメールの作成

予約送信するためには新しいメールを作成する必要があります。Outlookのホーム画面で「新しいメール」をクリックするか、キーボードショートカット（Ctrl+Shift+M）を使用して新しいメールウィンドウを開きます。

2.メールの作成と設定

新しいメールウィンドウが表示されたら、送信したいメッセージを入力します。件名、本文、受信者のメールアドレスなど、通常のメール作成と同じように入力してください。必要なファイルの添付も忘れずに行います。

3.予約送信の設定

メールの作成が完了したら、上部メニュー「オプション」を押します。メニュー内一番右の「...」を押します。「その他のオプション」より「配信タイミング」を押すと送信日時の設定になります。

4.送信日時の指定

予約送信の設定画面では、具体的な送信日時を指定することができます。ここで指定した日時に送信されるため、間違いが無いように気を付けましょう。特に日付を送信時間ではなく「今」の日付にしてしまうミスや、夕方17時に送信したいのに5時と入力してしまうなどで、意図と異なる時間に送信してしまう可能性があります。

5.予約送信の管理

予約送信を設定したメールは、送信トレイ内に残ります。設定した予約送信の内容を後から確認したり、必要に応じて修正やキャンセルを行ったりすることもできます。

特に送信時間に気を付けたい相手の場合は、ダブルチェックなどを行うことでミスを抑制できます。

参照：Outlook.com で電子メール メッセージを作成、返信、転送する

Outlook予約送信の効果的な活用法

仕事での活用法

メールの予約送信は、仕事で効果的に活用することができます。大きく分けると3つのケースに分類されます。

社内向けや取引先など、仕事のメールに対して連絡する場合、退社されていれば見られるケースは少ないものの、定時ギリギリや過ぎた時間に送ると相手に負担を与える可能性があります。予約送信を行うことで、送信側は時間を気にせずメール送信のタスクを行え、受信側は少ない負担でメールを確認することができます。

企業向けではなく個人のお客様にメールを送る場合で夜遅くにメールを送りたい場合は、相手が寝ていて通知により起こしてしまうことによるトラブルにも繋がりかねないため、予約送信は非常に有効です。

プライベートでの活用法

予約送信は仕事だけでなく、プライベートなシーンでも役立ちます。例えば、友人や家族に特別なイベントのお祝いやお礼のメールを送る際に、あらかじめ作成して指定した日時に送信することができます。忙しい日々の中で大切な人に対して思いやりを示すことができるでしょう。

重要なメッセージを確実に届ける

予約送信を使用することで、重要なメッセージの到達をより的確にすることができます。例えば、メールの受信者が留守であるとわかっている場合や、メールが週末や祝日に届くようにしたい場合に、予約送信を利用すると効果的です。

Outlookの送信予約を行うときの注意点

送信設定が間違っていないか、確認しましょう

予約送信で起こりがちなミスとして、日時が間違っていたため送信できなかったパターンです。予約日時は数字の羅列となるため、ヒューマンエラーが起きやすいポイントです。設定後は、改めて設定内容があっているか確認し、指定した日時を過ぎたらすみやかに送信されたかを確認しましょう。

タイムゾーンと受信者のスケジュールの考慮

予約送信を使用する際には、タイムゾーンと受信者のスケジュールを考慮することも大切です。異なる国や地域に送信する場合は、受信者の地域の時間帯を考慮して送信日時を設定しましょう。また、受信者のスケジュールに配慮して、忙しい時間帯や休日にメールを送信しないようにすることも大切です。

Outlook以外のメーラーでの予約送信

他のメーラーでの予約送信の方法

Outlook以外のメーラーでも、予約送信の機能を利用することができます。例えば、Gmailにも予約送信機能があります。

詳しい設定方法は公式サイトからご確認ください。

参照：Gmailヘルプ「メールの送信日時を設定する」

Outlook以外の選択肢を検討する際の注意点

Outlook以外のメーラーで予約送信を行う際には、それぞれのメーラーの相違点を考慮する必要があります。各メーラーによって、操作性や機能の違いが存在するため、自身のニーズに合わせて選びましょう。

Yahoo!メールには予約送信機能が無いため、予約送信を行いたい方には、Outlook、Gmailがおすすめです。

予約配信で、営利目的や一斉メールを送るなら「メール配信システム」で

当記事をお読みくださった方の多くは個別送信での予約配信が多いと思いますが、メルマガなど大量のメールを配信する場合には「メール配信システム」の活用がオススメです。

なぜなら、Outlookは送信できるメールの数に上限があるため、大量にメールを送信しようとすると手間がかかります。また、入力ミスで情報漏洩を起こすリスクもあるため、メルマガを予約送信したい場合はメール配信システムを利用するのがおすすめです。

メール配信システムとは？

メール配信システムとは、大量のメールを一斉配信するためのシステムです。配信予約機能を使って指定の日時に自動でメールを配信できるため、メルマガ配信の手間を省けます。

顧客情報を登録でき、宛名に差し込んだり属性別に送信するメールを変更したりといった機能が搭載されている製品が多い点も魅力です。

さらに、メール開封率や配信承認などを確認できる機能が搭載されている製品が多いため、メルマガの効果測定が容易になります。

メール配信システム比較！機能やサービス比較、目的別の選び方。

メール配信システムとOutlookを含むメーラーとの違い

メール配信システムとOutlookを含むメーラーとの大きな違いはサービスの目的です。Outlookなどのメーラーはコミュニケーションを前提したサービスであり、一斉送信には向きません。

一方、メール配信システムは送信特化型のサービスであり、到達率が高いのが特徴です。さらに誤送信を抑制できる機能も備えているので、一斉送信に向いています。開封率などメール配信の効果測定ができるのもポイントです。

アドレスを多数保有する法人の利用を前提としているため、セキュリティ対策の面でも安心でき、特定電子メール法への対応も簡単です。

まとめ

本ブログでは、Microsoft Outlookの便利な機能である「送信予約」について詳しく解説しました。メールの送信タイミングや受け取り時刻に悩んだことがある方にとって、この機能はとても便利です。

Outlookの送信予約を使用した際の一番大きな利点は、決まった時間に送りたいが予定が詰まっていて送れない場面や重要な連絡をしたい場面において、事前にメールを作成して送信日時を指定しておくことで、送信タイミングを逃さずに送信が可能という点です。

ぜひこの記事を参考にOutlookの送信予約機能を使いこなしてみてください。