Outlookでメールの送信予約をする方法とは？

仕事や日常生活において、メールは欠かせないコミュニケーションツールとなっています。しかし、忙しい日々の中でメールの送信タイミングや受け取り時刻に悩んだことはありませんか？そんなときに活用できるのが「送信予約」機能です。

本ブログでは、Microsoft Outlookの便利な機能である「送信予約」について詳しく紹介します。本ブログでは、Outlookの使い方や送信予約の利点、具体的な設定方法を紹介し、さらには予約送信の活用法や他のメーラーでの予約送信方法についても触れていきます。

メールの効率化やコミュニケーションの改善を目指す方にとって、Outlookの送信予約機能は非常に便利です。本ブログを通じて、この機能を理解し、効果的なメール送信術を身につけましょう。

Outlookの便利な機能：送信予約とは？

便利な機能が多く使い勝手の良いOutlookは多くの人に使われています。その中でも、特に便利な機能の一つが「送信予約」です。送信予約とは、メールをあらかじめ作成して指定した日時に自動的に送信する機能のことです。

送信予約を活用することで、忙しいスケジュールの中でもメールを効果的に送信することができます。例えば、深夜や休日にメールを送信してしまうと、受信者はストレスを感じることがあります。しかし、送信予約を使用すれば、メールを受信者が通常の業務時間内に受け取るように予約することができます。

これにより、相手のスケジュールに配慮しながらメールの送信を行えます。

Outlookの使い方：予約送信の手順

※PC版Outlook（最新ver）の場合の手順

1.新しいメールの作成

まず、予約送信するためには新しいメールを作成する必要があります。
Outlookのホーム画面で「新しいメール」をクリックするか、キーボードショートカット（Ctrl+Shift+M）を使用して新しいメールウィンドウを開きます。

2.メールの作成と設定

新しいメールウィンドウが表示されたら、送信したいメッセージを入力します。件名、本文、受信者のメールアドレスなど、通常のメール作成と同じように入力してください。必要なファイルの添付も忘れずに行います。

3.予約送信の設定

メールの作成が完了したら、上部メニュー「オプション」を押します。メニュー内一番右の「・・・」を押します。「その他のオプション」より「配信タイミング」を押すと送信日時の設定になります。

4.送信日時の指定

予約送信の設定画面では、具体的な送信日時を指定することができます。

5.予約送信の管理

予約送信を設定したメールは、送信トレイ内に残ります。設定した予約送信の内容を後から確認したり、必要に応じて修正やキャンセルを行うこともできます。

参照：Outlook.com で電子メール メッセージを作成、返信、転送する

Outlook予約送信の効果的な活用法

仕事での活用法

メールの予約送信は、仕事で効果的に活用することができます。例えば、重要なメッセージを送信する場合には、受信者が最も注意力を持っている時間帯に送信することが望ましいです。予約送信機能を使えば、メールを事前に準備し、受信者のスケジュールに合わせて最適な時刻に送信することができます。

プライベートでの活用法

予約送信は仕事だけでなく、プライベートなシーンでも役立ちます。例えば、友人や家族に特別なイベントのお祝いやお礼のメールを送る際に、予め作成して指定した日時に送信することができます。忙しい日々の中で大切な人に対して思いやりを示すことができるでしょう。

タイムゾーンと受信者のスケジュールの考慮

予約送信を使用する際には、タイムゾーンと受信者のスケジュールを考慮することも大切です。異なる国や地域に送信する場合は、受信者の地域の時間帯を考慮して送信日時を設定しましょう。また、受信者のスケジュールに配慮して、忙しい時間帯や休日にメールを送信しないようにすることも大切です。

重要なメッセージを確実に届ける

予約送信を使用することで、重要なメッセージの到達をより的確にすることができます。例えば、メールの受信者が留守であるとわかっている場合や、メールが週末や祝日に届くようにしたい場合に、予約送信を利用すると効果的です。

Outlook以外のメーラーでの予約送信

他のメーラーでの予約送信の方法

Outlook以外のメーラーでも、予約送信の機能を利用することができます。例えば、Gmailにも予約送信機能があります。

詳しい設定方法は公式サイトからご確認ください。

参照：Gmailヘルプ「メールの送信日時を設定する」

Outlook以外の選択肢を検討する際の注意点

Outlook以外のメーラーで予約送信を行う際には、それぞれのメーラーの相違点を考慮する必要があります。各メーラーによって、操作性や機能の違いが存在するため、自身のニーズに合わせて選びましょう。

Yahoo!メールには予約送信機能が無いため、予約送信を行いたい方には、Outlook、Gmailがおすすめです。

まとめ

本ブログでは、Microsoft Outlookの便利な機能である「送信予約」について詳しく解説しました。メールの送信タイミングや受け取り時刻に悩んだことがある方にとって、この機能はとても便利です。

Outlookの送信予約を使用した際の一番大きな利点は、決まった時間に送りたいが予定が詰まっていて送れない場面や重要な連絡をしたい場面において、事前にメールを作成して送信日時を指定しておくことで、送信タイミングを逃さずに送信が可能という点です。

ぜひこの記事を参考にOutlookの送信予約機能を使いこなしてみてください。