イベントや展示会を成功に導くアンケートやフォームの活用方法

セミナーや展示会など、イベントの主催は、一見クリエイティブでエキサイティングな仕事ですが、企画から準備、運営まで多岐にわたり細かなタスクが発生します。

アンケート作成システムを利用すれば、セミナーや展示会の企画段階から、告知・集客、運用までのあらゆるステージにおいて活用でき、イベントの効果的な実施に役立てられます。

カンファレンス、セミナー、展示会、勉強会、ワーキンググループ・・・、何かしらのビジネスイベントを開催するとしたら、参加者からのフィードバックを得ることは何よりも大切なことです。
フィードバックから次のイベントを成功に導くための企画や運営を改善につなげられますし、回答者のリストを活用して見込み客へのフォローアップやリード育成など、販促活動にも役立てられます。

アンケートやフォームを活用できる3つステージ

■ステージ1：開催前、申し込みフォーム（集客）

セミナーや展示会の開催が決まったら、さっそくウェブサイト上で告知をして、申し込みフォームによる集客を開始しましょう。

多忙なビジネスパーソンにとって、いったいどんな内容なのか良くわからないイベントには、わざわざ時間を割く気がしないもの。告知をする場合は、スピーカーは誰か（経歴などのプロフィール）、どのような人をターゲットとしているか、開催目的やテーマなど、できるだけ詳細に情報を掲載しましょう。

効率良く集客するためには、開催日の2か月前には告知、申し込みフォームによる受け付けを開始するのがベストです。1か月前を目処に集客を開始する企業も見受けられますが、せっかく企画したイベントも集客が間に合わないということになってしまうかもしれません。早めに集客を開始すれば、イベント日の1か月前の集客状況をみて、もし参加人数が不十分であれば集客を強化するなど、追加施策の検討が可能になります。

集客のための施策では、ソーシャルネットワークや広告を使ったメディアへの告知やプレスリリース、メールマガジン配信の他、営業担当者が保有リストに対して直接電話をかけたりチラシを手渡したりするなどが考えられます。

イベントの内容やターゲットにあわせて、最適な方法を選んでください。

■ステージ2：開催期間中、来場者へのアンケート（ニーズの把握）

ビジネスショーなどの大きな展示会では、行く先々のブースでアンケートへの回答を促されます。近年は、パソコンやタブレット、スマートフォンからアクセスできるアンケートフォームを用意して、アンケートを効果的に実施している企業が増えました。

メリットとしては、選択式の選択肢ならタッチパネルで回答できるため、紙のアンケートに比べて記入の手間がないこと。その他にも、回収後の手作業によるデータ化が不要となり、回答者と運用者の双方にとってメリットがあります。管理画面にアクセスすれば、会場内からでも回答結果を集計でき、即座にリードの確認やニーズ等のフィードバックを確認できます。

このようなアンケートを実施する上でよくある失敗例としては、リードの獲得をねらってアンケートの回収数だけを目標としている場合です。のちの営業活動に生かすためには、「何のためのアンケートか？」といった、アンケートの目的を営業やマーケティング担当者とよく協議して明確化しておくことです。

また、回収したアンケートを確認して「すぐにフォローアップした方が良いか」、それとも「メールなどを用いて時間をかけたリード育成が必要か」等、今後の対応によってリストをセグメントしておきましょう。

リアルなイベント会場で実施するアンケート作成のコツは、項目を厳選してできるだけ質問項目を少なくすることです。混雑する会場では、アンケートに時間をかけたくない回答者も多いでしょうから、あまり回答に負担を感じるような質問項目を避け、できるだけ短くしましょう。

個人情報を収集する場合は、個人情報の取り扱い方針を明記し、同意が必要になることを留意しておいてください。

■ステージ3：開催後、満足度アンケート（フォローアップ）

私が会員となっている広報担当者向けの会員組織では、定期的に知識・スキル向上のための勉強会や各種イベントを開催しています。そして、開催日の翌日には必ずアンケートへの回答を依頼するメールが届きます。

アンケートの内容は、以下のような内容です。

• ・講義の内容は簡単すぎなかったか、または、難し過ぎなかったか
• ・次回はどのようなテーマにするのが良いか
• ・時間や会場へのアクセスは都合がよかったか

前回は、参加費用についてどう思ったか？といった質問までありました。

この様なアンケートによるフォローアップは、参加者と意見交換を重ね、共に良くしていきたいという主催者の想いが伝わってきます。そのため、私は多少の手間でも必ず回答するようにしています。

定期的に開催しているイベントでしたら、参加者にとって都合が良い開催日時や会場、興味があるテーマなどをヒアリングしておくのは、次に開催するイベントの参加率を高めるために大いに役立ちます。

■大まかなスケジュール

• ・3か月前　企画
• ・2か月前　告知・集客（申し込みフォームを公開）
• ・1か月前　開催準備、集客強化（追加のメディア掲載、メルマガ、コール、DM配布等）
• ・開催期間：　会場でのアンケート実施
• ・開催後：　満足度アンケート調査、営業によるフォローアップ、リード育成

■ポイント

・申し込みフォーム

フォームを使えば、申し込み者のリスト管理が簡単にできます。申し込みがあった際は、自動で管理者にメールが届くように設定しておくと集客状況を即座に把握できるので便利です。
開催日に近づいてきたら、リマインドメールを送りましょう。また、忘れないように開催後のお礼メールを送るスケジュールも立てておきましょう。

・満足度アンケート

満足度調査は、ターゲットのニーズや期待を理解し、次のインベントや展示会を改善するための貴重な材料となります。
アンケート回答用のURLをメールでお知らせして、何のためのアンケートか明確に記載することで、回答への協力が得られやすくなります。満足度調査などの場合、氏名や企業名などの個人情報は、もし不要であれば取得しない方が正直な回答を引き出しやすいでしょう。