依頼・お願いメールを送るときの5つのポイントを解説！【例文付き】

1日に何通も受信・やり取りを行うビジネスメールの中でも、依頼・お願いメールは比較的多くあります。 依頼・お願いは相手の時間を頂くことにもつながるため、簡潔で具体的な内容はもちろんのこと、相手への配慮が重要です。

反対におろそかにしてしまうとトラブルにつながる可能性もありますので、注意が必要です。 当記事では、依頼・お願いメールを書く際に気を付けたいポイントから、例文の紹介まで丁寧に解説していきます。

依頼・お願いメールを書くときの5つのポイント

依頼・お願いメールとは相手の時間を頂き、自分が求める行動をとってもらうことがゴールです。そのためには、5つのポイントを押さえましょう。

1．タイトルは、わかりやすい件名に

依頼相手によっては1日に大量のメールを受信します。確実にメールを見てもらうために、わかりやすい件名にすることが大切です。

件名の冒頭に墨付きカッコを付けて【〇〇の依頼】のようにしたり、緊急度によっては【重要】【至急】など重要性を付けるとメールボックスの中でも目立つため、読み飛ばしを防止できます。

2．内容は、簡潔に伝える

わかりづらい依頼内容や長い文章のメールの場合、受け取る相手は内容を把握しづらいだけでなく、お願いを受ける気分が低下してしまう可能性があります。
すぐに内容を理解出来るよう、簡潔にわかりやすくしましょう。おすすめの方法は、PREP法です。

PREP法とは、上司への報告・文章作成などビジネスシーンで何かを伝える時に簡潔に伝えられる方法です。 それぞれの頭文字である、結論（Point）、理由（Reason）、具体例（Example）、結論（Point）の順番に伝えることでわかりやすくなります。

最後の結論は、くどく感じてしまう可能性がある場合には省くことも可能です。 大切なことは伝える順番で、結論＝要件、その理由、具体例（詳細）の流れを守るようにしましょう。

3．依頼・お願いの背景を伝える

前項での理由の部分に当たる、「背景」を伝えることが大切です。

背景を伝えることで、相手はなぜその依頼・お願いをしなければならないのか明確になります。納得して行動してもらえる可能性があり、内容によっては背景を踏まえた対応をしてもらえる可能性もあります。

4．期限を伝える

依頼・お願いは必ず期限伝えましょう。期限は「〇月〇日〇曜日の〇時まで」など具体的にしましょう。 「お手すきの際」「可能な範囲で」「〇〇ぐらいまでには」など抽象的な期限にしてしまうと、後回しにされることや、むやみに急がせてしまう可能性もあります。

ただし、期限は相手の忙しさや依頼ボリュームを踏まえて、余裕を持って設定することが大切です。

5．感謝など相手へ配慮する

依頼・お願いする際は、相手への感謝など気遣いが大切です。 「恐縮ですが」や、「大変申し訳ございません」「いつもご対応頂き感謝しております」などの言葉を添えるようにしましょう。

もし、メール以外でも接点がある場合には、口頭で感謝を伝えることも忘れずにしましょう。

依頼・お願いで使いたいフレーズ

依頼・お願いメールでは、より丁寧な文章を心掛けることで、少しでも好印象を与えるようにしましょう。よく使うフレーズは下記の通りです。

冒頭のフレーズ

• ご多用中の中、恐れ入りますが
• お手数おかけし、恐縮ですが
• まことに勝手なお願いなのですが、
• 急なお願いで申し訳ございません。

締めのフレーズ

• 引き続き何卒よろしくお願いいたします。
• お手数おかけしますが、ご協力のほどお願いいたします。

その他例

• ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
• ご送付いただけますでしょうか。
• ご教示いただけますでしょうか。
• ご教授願えますでしょうか。

シーン別依頼内容ついて

ここからは、各シーンにおけるメールの例文を記載します。コピペして必要な個所を修正して利用することも可能ですが、状況に応じて適宜調整しましょう。

会議・アポイントなど日程調整メール

見積依頼のメール

社内向けの確認依頼メール

社外向けのMTGなど返事をもらえていない時のメール

社外向けアンケートなどの協力をお願いする時のメール

まとめ

今回は、依頼・お願いメールの書き方について例文を交えながら紹介しました。 「依頼・お願い」メールは、相手に何かしらの行動を取ってもらうまでがゴールです。 相手の立場・状況もあり、お互い気持ちよく仕事をしていくために、丁寧に送りましょう。