営業メールで新規開拓を行う時のポイント、開封率があがるコツを例文と共に解説

公開日:2021/11/24 　更新日:2022/07/22

営業メールの基本知識について

営業メールとは、普段メールを使用しているビジネスマンであれば既知の事実ですが、Web(オンライン)で行われる営業アプローチとなります。場所や時間にとらわれず顧客にアプローチできる便利な手法です。

しかし、その営業メールの基本としては、まずメールを読まれなければ意味がありません。
営業活動をしているからには、メールを開封して本文を読んでもらいたいですよね。

ただ、メールを送っているだけで満足していませんか？営業メールの開封率は数％とも言われています。

この開封率が低い理由としては、メール送信者の一方的な情報発信であったり、印象に残らないメールを送っていることが開封率の低さの原因となります。
メールの受け手は、日々多くの企業や個人間でメールの送受信、やり取りを行っています。

その中でも、思わず気になってしまうメールの件名はどのようなメールでしょうか？
気になってしまうメールは、メール受け手（自分自身）が気になっているキーワードや課題の内容が記載されていたり、簡潔でわかりやすいメッセージであることが多いです。

どのような内容のメールが送られているかが、一目で判断できるメールは、メールを開いた後もメール本文（コンテンツ）も読んでもらいやすく、かつ認知がされやすいです。メールの件名がモノをいいます。

また、読み手の立場になってメールを作成して送信していますか？

例えば、いきなりサービスや商品の内容を羅列したメールを送っていませんか？
売りたいという気持ちは理解できますが、相手が興味なければ開封すらされずに、そのままゴミ箱行きとなってしまいます。

一方的にサービスの紹介やアポイントの依頼は、送信側の都合だけになってしまうので相手にとって有益なメールではありません。営業メールは、相手（読み手）にとって役立つ情報を提供することが重要です

営業メールのKPI設定について

営業メールで新規開拓を開始する前にきちんとKPIを設定してから始めましょう。

メールは気軽に送信できる分、求めている期待通りにならないことも多くあると思います。
きちんとKPI設定をすることで、日々の行動を確かめやすくなります。

そもそもKPIとは、Key Performance Indicatorの頭文字からKPIと称されています。
日本語で「重要業績評価指標」とあらわされる、「目標に到達するまでのプロセスを数値化して評価するための指標」のことです。

簡単に表すと、売上金額に達成するために必要な受注件数を定めたりすることです。
売上件数を達成するために何が必要かをブレイクダウンさせた目標と認識しておくと良いです。

営業メールで設定されるＫＰＩの指標例
営業メールで設定される主なKPIの例を以下に挙げていきます。

１、送信数

営業活動に必要な行動量に値します。

日々、送信しているメールの数が多いのか少ないのかを確認する必要があります。
そもそもの送信する母数が少ないと、その先にあるコンバージョン数の確保が難しくなります。

２、到達数

次に、送信されたメールがきちんと届いているかを確認する必要があります。

メールを送りっぱなしにするのではなく、自社が送信したメールの到達数を追っておかなければなりません。

なぜなら、名刺交換で得た新しい顧客情報や休眠顧客に送信する宛先はメールアドレスの誤入力であったり、使われていないメールアドレスの場合もあります。
また、メール配信の技術的な問題にもなるのですが、メールサーバーが正しく稼働せずに届かない場合も発生します。

３、開封

送信、到達ときたら次は、どれだけ開封されているか？というコンテンツの部分に入っていきます。

送信したメールがどれだけ開封されたのか、どのコンテンツ内容のメールの開封数が多いのかを可視化させる必要があります。

送信したメールの内容によっては、開封数に差がでてくるので、どのようなメール配信を行うと反応が良いのかを把握することが重要です。

４、クリック数

配信したメールのURLをクリックした回数を計測します。

メールを開封された後に、受信者がどれだけ能動的に動いてくれたか？の指標にもなります。
送信したメールの内容で、どのコンテンツに興味を持ったのかそれぞれURLのクリック数を比較するのが良いです。

５、コンバージョン数

最後に、コンバージョン数です。コンバージョンは、メールの配信者が望むユーザー行動をしてくれた数になります。

例えば、送信したメール内でサービスや商品の資料請求を促していた場合は、資料請求された回数、セミナーの参加促進であれば、申込をしてくれた数のことを指します。

営業メールで新規開拓する為の準備

さて次に、営業メールで新規開拓するために必要な準備について解説していきます。

ただメール本文を書いて送るだけではありません。
効果的なメール配信を行う場合は、メール配信までの準備が重要です。

１、営業メールリストを用意する

まずは、配信先となるメールリストの準備です。

営業メールリストは多いにこしたことはありませんが、質の部分も忘れてはいけません。
営業するためのメールリストを購入できるのですが、安易に購入することは推奨しません。

メールアドレスを一度にたくさん入手できるのはメリットですが、広告宣伝目的で送る場合は受信者の同意（オプトイン）が必要となります。

特定電子メール法という法律でも定められおり、法律で厳しく罰せられます。詳しくはこちらのリンクをご確認ください。

仮に購入したリストでサービスや商品案内のメールを送っても、受信者側は知らない相手から突然メールが届くことになるので、不審になり印象も悪くなります。

新規開拓で営業メールリストを用意する場合は、過去に取引のあった休眠顧客や展示会等で入手したメールアドレスを精査してリスト作成するのが良いでしょう。

メールリストの準備は大変ですが、会社の信用や法律にも関わることなので慎重に行いましょう。

２、メール配信システムを導入する

営業メールをいつも使用しているメーラー(Googleやoutlook等)で送信しようと思っていませんか？

宛先は数件であれば通常のメールソフトでも問題ないですが、一度にたくさんの顧客にメール配信を行う際は、メール配信システムの導入を検討しましょう。

月額費用がかかるものがほとんどですが、無料で利用できるメール配信システムもあるので自社に必要な配信機能が揃っているか確認してみてください。
メール配信システムを導入することで、営業活動が格段に効率化し、かつメールの到達度やクリック数等のＫＰＩの確認も同時にできます。

通常のメールソフトですと、宛先を1件1件登録しなければなりませんし、ＫＰＩの確認も難しい場合が多いです。

３、メール配信コンテンツを考える

メール配信をするための準備ができたら、コンテンツ内容の検討に入ります。

先述した通り、いきなり商談のアポ依頼やサービスの売り込みをしていませんか？
まずは、興味を持ってもらうことが大事なので、営業メールと言えどもいきなり商品を売り込むことは避けましょう。

KPIに合わせて、送信するターゲットが変わればメールのコンテンツも変える必要があるので配信コンテンツは1つではありません。

営業メールの効果をあげるポイント

営業メールの効果をあげるために、コンテンツ内容についてのポイントをご紹介します。

興味をもってもらうためには書き方に工夫が必要です。特に開封前に必ず目にする件名についてポイントを説明していきます。

１、タイトル（件名）は簡潔に分かりやすく

ビジネスメール以外でも、普段多くのメールを受け取っていると思いますが、メールの件名が長すぎて、途中で文字が切れていて内容がわからないものがありませんか？

このように、文字が途中で切れてしまっては内容が理解できませんし読む気もなくなってまいます。
したがって、営業メールの基本は「文字数に気を付ける」です。

それでは、何文字が適切なのでしょうか？

営業メールの件名の文字数は、長くても20文字以内に収めることが良いでしょう。
16～18文字程度でメール内容が垣間見る件名を設定するとなお良いです。

参考までにですが、Yahoo!ニュースのタイトルは、14.5文字にまとめるというルールがあります。
2021年4月に20年以来ルールが改訂されなかった13.5文字から１文字増えました。

理由としては、見出しは正確に理解されるように発信することが重要になったため。と公表しています。
インターネット上で、フェイクニュースが氾濫していることもあり信頼性を高める施策だと読みとれます。

そのYahoo!ニュースのトップページをみると分かると思いますが、簡潔かつ具体的でついクリックしてしまいますよね。件名（タイトル）は短すぎても長すぎても良くないことがうかがえます。

-例文

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文字がオレンジに変化している部分は実際には文章が切れてしまって見えなくなってしまっている部分です。ここでは20文字までが文章が見える範囲として設定しています。

一見問題なさそうな件名に見えるのですが、最近はコロナウィルスの影響により無料のオンラインセミナーがあらゆる業種で数多く開催されています。

自社の重要な情報を無料で公開することは、ユーザーにとって大きなメリットだろうと考えていても、ユーザー側からしたら、どこの企業でもやっている内容だ。と見飽きられてしまいます。

改善した件名の例文は、ユーザーの個人名を入れていることがポイントです。

受信したユーザーは、名前が入っているので、自分宛にきたメールであると目につきやすいので開封されやすくなります。
また、自分にだけ送られてきたメールと感じてもらいやすいので、印象が良くなり、開封率があがる傾向になります。

２、伝えたいポイントは1つに絞る

営業メールなので、自社のサービス情報やセールスしたい内容はたくさんあると思います。

しかし、件名にあれもこれもと内容を詰め込んでしまうと、本当に伝えたい内容がぼやけてしまう上に、件名の文字が途中で切れてしまって内容がわかりにくくなってしまいます。

1つのメールに対して、件名も1つのテーマに絞って送りましょう。
メール本文も、内容を詰め込みすぎずに、訴求するテーマは統一して盛り込みすぎずにボリュームも考えて作成することが大事です。

伝えたいポイントは簡潔に、読み手にとってメリットがある内容であるかを意識してみましょう。

３、受信者に何をしてほしいのか目標を具体的に

受信者に、メールを受け取った次にどのような行動をしてほしいのかを明確にしましょう。

メールを読んで、イベントやセミナーに参加してほしいのか、資料請求をしてほしいのか、具体的に記載することが大切です。
また設定したKPIからブレイクダウンさせた目標を組み込むことが重要です。

４、受信者に対して配慮を忘れない

メール受信者に対して、配慮を忘れてはいけません。

せっかく開封してくれたメールもコンテンツ内容によって不快に思われてしまっては非常にもったいないです。

誤字脱字や文字化け、添付ファイルがある場合は容量を軽くする等小さなことですが、この配慮を行うことが大切です。特に文字化けしやすい、環境依存文字の使用は避けましょう。

㈱や①など普段何気なく使用しているものが相手のデバイスの環境によっては表示されないこともあるので気を付けましょう。

また、改行もなく長く続く文や句読点がないものは読みにくいです。
言葉の使い方もそうですが、文章を作成している自分自身では気づかないことも多いので、作成したメールは第三者にも見てもらうようにすると良いです。

営業メールの注意するポイント

メールによる営業はメリットばかりではなく、デメリットもあります。

最大のデメリットとしては、メールが開封されにくい。という点です。
そもそもメールが届いていなかった、メールが届いていても開封をしていなかった。ということが多くあります。

また、テキストによる情報発信のため相手の感情、表情が読み取れないことです。
直接顔を合わせる営業とは異なり、相手の温度感がわかりにくいです。

開封がされていても、メール本文の内容が魅力的であったり、興味がそそられるものではないと途中で離脱されて読まれていない可能性もあります。

開封の確認がとれたからといって安心するのではなく、メール本文の内容も読んでもらえるような構成を考えることも重要となってきます。

前述の営業メールの効果を上げるポイントも意識しながら、コンテンツの見直しで開封率はあがってくるのでトライ＆エラーを繰り返し行ってみましょう。

メールによる営業は、メリット・デメリットをよく理解して適宜良いタイミングで使うことが必要となってきます。

営業メールを効率化するツール

ここまで営業メールのコンテンツを中心にお伝えしてきました。

そのメール作成の効率化や効果を高めるためにツールを利用することをおすすめいたします。
特にKPIや行動量の可視化をするためには、ツールの活用が必要となります。

-メール配信システムを利用(配信リスト準備編)

先述で、メール営業を行うためには配信先リストが必要とお伝えしてきました。

リストを購入しないで、なるべく手間をかけない方法は、メール配信システムのフォーム機能を使うと便利です。

メール配信システムのフォーム機能で、メルマガ会員登録やセミナー登録フォームとして使用すると、そのフォームを経由したユーザーは、メール配信システムの顧客データベースにシームレスに蓄積されるので、リストを集める度にインポート、エクスポートの作業がなくなります。

別途クラウド型フォームの契約も不要になりますし、最近、ノーコードで簡単に作成できるフォーム作成機能をもつメール配信システムもあります。

ノーコードでフォームを作成できるシステムは多くはないので、外注コスト削減や業務効率化のために検討してみるのも良いかもしれません。

-メール配信システムを利用(コンテンツ準備編)

まず、メールの文章や宛先を作成する工程で、宛先のグルーピング（配信したい宛先のみにすること）が出来たり、文章をテンプレートで保存することもできます。

ある程度の文章をテンプレート化してしまえば、コンテンツを少し書き換えるだけなので、工数削減に繋がります。

メールは、通常テキストのみで送ることが多いのですがHTMLメールといわれる画像や色を使った視認性の高いメールもコーディング知識なしで簡単に作れることもツールを利用するメリットです。
開封率を測るためにもHTML形式のメールの作成が必要になります。

また、数件程度のメール配信であれば通常のメーラーソフトで送信することも問題ないのですが、一度に数十件、数百数千とメール配信を行う際は普段利用しているメールソフトで送信をすると、相手にメールが届かない可能性が高くなります。

メール配信の技術的な話にはなるのですが、通常のメールソフトは個人間でのやり取りを行うために設計されているソフトなので、営業メール等の大量配信には対応していません。
メールを大量配信するためには、専用の配信基盤や技術が必要になります。

これ以外にもメール配信ツールを活用することで、効率化、営業メールの効果を高められる点はたくさんあります。

最新のメールマーケティングのトレンドは、パーソナライズされたメールを送ることが重要です。

パーソナライズされたメールというのは、受信者の需要に合わせたメールであったり、受信者の名前が差し込まれたりと受信者に寄り添ったメールを送ることです。

その受信者に寄り添ったメールを送る手法として、シナリオメールといった高度なメール配信も可能になります。

シナリオメールというものは、受信ユーザーがメールを開封か未開封かをメール配信システム側が判断して、その行動に合わせたメールを自動的に送ってくれる機能です。

受信者の行動に合わせてフォローしてくれる便利な機能です。
あらかじめ、開封した人用のメール、開封されなかった用のメールを用意する必要がありますが、継続的に顧客とのコミュニケーションをとることができます。

このシナリオメールで、開封した人には、お役立ち資料やセミナーの案内をする。等の自社の事業にあったコミュニケーションをとれるようになります。

売上に繋げるためには、顧客との接点を持ち続けることが重要なので、非接触メディアであるメールをビジネスでは大いに活用ができます。

営業メールについて～まとめ～

ここまで、新規開拓営業で必要なメールコンテンツの設計や読まれる件名のポイントをご紹介しました。

新規開拓で商談につなげるためには、闇雲にメールを送るだけではなく
件名やメール配信システムの機能を利用して工夫をすることで効果が得られやすくなります。

メールを配信するまでの事前準備に手間がかかりますが、営業メールを行う上で大事なポイントとなりますので面倒だと思って手を抜かずに取り組んでみましょう。

当社は、月額5,000円～送信通数無制限で利用できるメール配信システムを提供しております。
メールは送り放題で、コストを気にせずに始められるので初めての方にも安心してご利用できると思います。

メール配信システムを提供しているベンダーは、数多くあります。
無料のサービスもあるので自社に合ったメール配信システムを選定しましょう。

自社に必要な機能が揃っているか、コストが見合っているか、また実際に操作感や運用イメージを高めるために管理画面を確認し比較することをおすすめいたします。

各社トライアルも可能ですので気になったベンダーに問い合わせてみましょう。当社のメール配信システムも無料で体験可能ですので、お気軽にお問合せください。

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