営業メールの書き方を例文で紹介！商談化させる5つのコツ

営業メールは、直接訪問や電話より効率が良い営業手法として今でも重宝されています。特にコロナウィルスの影響により、日本国内では非対面営業の必要性が急務となってきました。今まで通りの営業手法では厳しい状況にも直面しているかと思います。

今回は、メールによる営業で読まれるための書き方や営業メールでより成果を上げるためのコツ等を徹底的に解説していきます。皆さんも普段、数多くのメールを受信されていると思いますが、件名を見ただけで「気になる！」と思うメールがありませんか？

思わずクリックしてしまうようなメールには様々な工夫が施されています。営業メールの書き方のコツはもちろん、実際にすぐ使っていただける例文もご紹介します。

営業メールの重要性と効果とは

営業メールの役割と目的

営業メールは現代のビジネスにおいて不可欠なツールとなりました。その理由は、営業活動やビジネスコミュニケーションの一環として、顧客との効果的なコミュニケーションが可能だからです。営業メールの主な役割は、顧客との接点を増やし、効果的な成果を得ることです。また、新規顧客の獲得や既存顧客との関係強化、問題解決や情報提供などの目的にも使われます。

営業メールの主な目的は、受信者にサービス・製品に対する興味を持たせ、関心を引き、アクションを起こしてもらうことです。例えば、製品のデモや商談の調整、資料の提供などが含まれます。効果的な営業メールを作成することで、顧客とのコミュニケーションをスムーズに進め、成果を最大化することができます。

効果的な営業メールがビジネスに与える影響

効果的な営業メールは、営業の成果に多くの利点をもたらします。まず、顧客とのコミュニケーションを通じて、製品やサービスの価値を的確に伝えることができます。良好なコミュニケーションは、顧客の関心を引きつけ、信頼関係を構築する基盤となるため、今後の営業活動が行いやすくなります。

さらに、営業メールは効果的なリードナーチャリングの手段でもあります。適切なターゲットリストに対して魅力的なメールを送信することで、潜在的な顧客の関心を引きつけ、購買意欲を掘り起こすことができます。これにより、新たな商談のチャンスを作り出し、売上の増加に繋げられます。

さらに、効果的な営業メールは時間とコストの節約にも繋がります。対面や電話での営業活動に比べて、メールは迅速かつ効率的に大量の受信者にリーチすることができます。また、情報の一貫性を保ちながら、メールのテンプレートやメール配信システムを使用することで、手間を最小限に抑えられます。

ここからは営業メールで商談化させるために意識するべき5つのコツについて紹介します。

コツ１：パーソナライズされた件名を作成する

件名の重要性と開封率に与える影響とは

営業メールの件名は、受信者がメールを開封するかどうかを決定する重要な要素です。魅力的で関心を引く件名を作成することは、開封率を向上させるために欠かせません。なぜなら、受信者の時間は限られており、毎日届く多くのメールの中から選んで読みます。そのため、パーソナライズされた件名を使用することで、受信者がメールに興味を持ち、開封する可能性を高めることができます。

パーソナライズされた件名は、受信者の関心やニーズに直接的に訴えかけることが重要です。例えば、受信者の名前や所属する会社名を組み込むことで、個別性と関心を引く効果があります。また、特別なイベントや最新情報に関連した言葉を使用することも有効です。

パーソナライズされた件名の作成方法と具体例

パーソナライズされた件名を作成するためには、以下のポイントに注意する必要があります。まず、受信者の情報を収集し、それを活用して個別化された件名を作成します。これには、顧客との過去の対話や問合せ履歴が主に使われます。

具体的な例文としては、「〇〇様、最新の製品アップデートをご紹介します」といった形式が考えられます。また、「〇〇様への感謝の気持ちを込めた特別なご案内があります」というような個別の案内も有効です。

重要なのは、受信者が自分自身に関連性や特別さを感じるような言葉を使用し関心を引くことです。ただし、過度に個人情報を使用する場合は注意が必要です。プライバシーに配慮し、適切な範囲内でのパーソナライズを行うようにしましょう。

件名の長さや文言の配置に注意

ビジネスメール以外でも、普段多くのメールを受け取っていると思いますが、メールの件名が長すぎて、途中で文字が切れていて内容がわからないものがありませんか？

このように、文字が途中で切れてしまっては内容が理解できませんし読む気もそがれてしまいます。したがって、営業メールの基本は「文字数に気を付ける」です。

それでは、何文字が適切なのでしょうか？

営業メールの件名の文字数は、長くても20文字以内に収めることが良いでしょう。
16～18文字程度でメール内容が垣間見る件名を設定するとなお良いです。

参考までにですが、Yahoo!ニュースのタイトルは、14.5文字にまとめるというルールがあります。
2021年4月に20年以来ルールが改訂されなかった13.5文字から１文字増えました。

コツ２：強力な導入文を作成する

メールの最初の数行が読者の注意を引く理由とは

営業メールでは、受信者の注意を引くために最初の数行が非常に重要です。なぜなら、受信者は忙しく情報に溢れた状況でメールを読むため、興味を引く導入文がなければスルーされてしまう可能性が高いからです。強力な導入文は、受信者にメールの価値と興味を伝える重要な役割を担っています。

導入文で読者の注意を引くには、興味をそそる情報や問題意識を提示することが効果的です。読者のニーズや課題に直接的に関連した内容を盛り込むことで、メールを読み続ける理由、動機付けをします。また、極端な言葉や驚きを含んだフレーズを使用することも読者の関心を引く手法の一つです。

強力な導入文の要素と具体的な例文

強力な導入文を作成するためには、以下の要素に注目することが重要です。まず、短く簡潔な文で読者の興味を引くことが必要です。長くて複雑な文は読者の関心を逸らしてしまう可能性があるため、短文で要点を伝えることが求められます。

また、具体的な数字や統計データを使用することも効果的です。数字は客観的で信頼性のある情報として受け取られやすく、受信者の興味を引く効果があります。さらに、問題意識を提示する言葉や疑問形式の文を使用することで、読者が自分自身に関連性を感じるようになります。

具体的な例文としては、「市場シェアを30％向上させる方法をお伝えします」というような興味を引く文や、「なぜ〇〇業界の競争がますます激化しているのか？」といった問いかけが挙げられます。

以上のように、強力な導入文を作成することで、読者の注意、関心を引きつけ、メール全体を読み進める動機付けをすることができます。

コツ３：読者を惹きつける本文を構築する

メッセージの明確さと価値提供の重要性

営業メールの本文は、明確かつ魅力的にメッセージを伝えるための核となる部分です。受信者は限られた時間の中では、簡潔で分かりやすい体裁と具体的な情報が求められます。また、受信者にとっての価値を提供することも大切です。価値提供とは、製品やサービスの利点や特長、問題解決の方法など、受信者が関心を持つ情報を提供することを意味します。

本文を明確かつ魅力的に構築するためには、以下のポイントに注意する必要があります。まず、冗長な表現や専門用語の使用を避け、分かりやすい言葉を使用することが大切です。受信者が一読しただけで伝えたいことを理解できるようにしましょう。

さらに、具体的な成功事例を提供することで、製品やサービスの利点や効果をイメージしやすくします。受信者に具体的なイメージを与えることで、サービスに対する価値を感じ、興味を持つことに繋がります。また、受信者のニーズや課題に合わせてパーソナライズされた情報を提供することも大切です。

強力なコールトゥアクション（CTA）の作成

営業メールの本文では、強力なコールトゥアクション（CTA）を作成することも重要です。CTAは、受信者に対して具体的なアクションを促す文やフレーズです。要するに、受信者にこの後何をして欲しいかを明確に示すということです。例えば、製品デモの希望をして欲しいのか、商談の日程調整をして欲しいのか、資料のダウンロードをして欲しいのかなどが含まれます。

効果的なCTAを作成するには、以下のポイントに注意する必要があります。まず、明確で具体的なアクションを示すことが重要です。受信者が何をすべきかを明確に伝えることで迷わずに行動に移しやすくなります。

また、CTAを強化するためには緊急性や魅力的な動機を加えることも有効です。特別なセミナーの案内や割引、無料トライアルなどの要素を組み込むことで、受信者の関心と行動意欲を高めることができます。

以上のように、明確で魅力的な本文と強力なCTAを組み合わせることで、営業メールの効果を最大限に引き出すことができます。

コツ４：メールのレイアウトとデザインは丁寧に

スッキリとしたレイアウトの作成

営業メールのレイアウトは、読みやすさと視覚的な魅力を両立させることが重要です。スッキリとしたレイアウトを作成することで、受信者は情報を簡単にスキャンし、重要なポイントを把握しやすくなります。

まず、段落や箇条書きを使用して情報を整理しましょう。長い文や長大なブロックのテキストは読みづらく、受信者の関心を逸らしてしまう可能性があります。短い段落や箇条書きを使うことで、情報をわかりやすく分けることができます。

また、適切なフォントとフォントサイズを選ぶことも重要です。読みやすいフォントを選び、本文と見出しのフォントサイズの違いを明確にすることで、視覚的な階層感を生み出します。

視覚的な魅力を持つデザイン要素の活用

営業メールのデザイン要素は、受信者の目を引き、興味を惹く重要な役割を果たします。適切な画像やグラフィックを使用することで、情報を視覚的に魅力的に伝えることができます。

ただし、デザイン要素は適度に使用することがポイントです。情報を過剰に飾り立てると、メールが見づらくなり、本来のメッセージが埋もれてしまう恐れがあります。シンプルでクリーンなデザインを心掛け、必要な情報を効果的に強調することを目指しましょう。

また、カラースキームや配色の選択にも注意を払う必要があります。ブランドのカラーを活用したり、相補色を使ったりすることで、メールの一貫性を保ちつつ、視覚的な魅力を高めることができます。

以上のように、スッキリとしたレイアウトと視覚的な魅力を持つデザイン要素の活用は、営業メールの効果を高めるために欠かせない要素です。次に、ステップ5でメールの締めくくりとフォローアップについて見ていきましょう。

コツ５：メールの締めくくりとフォローアップ

強力な締めくくり文を作成する

営業メールの締めくくり文は、受信者に最後までメールを読み続けるよう促す重要な役割を果たします。締めくくり文は、メールの目的やアクションを強調し、受信者に対して次のステップを促すことが求められます。

強力な締めくくり文を作成するためには、以下のポイントに留意する必要があります。まず、明確なコールトゥアクション（CTA）を組み込むことが重要です。受信者に対して具体的なアクションを促す文やフレーズを使用し、彼らに次のステップを明示します。

また、メールの目的や提供する価値を再度強調することも効果的です。受信者がメールを読んだ後でも、メールの内容や提案についての認識を深めることができます。

フォローアップの重要性と方法

営業メールでは、フォローアップの重要性を理解することも大切です。受信者からの返信やアクションがなかった場合でも、諦めずにフォローアップを行うことで、営業の機会を逃さずに済むことがあります。

フォローアップの方法としては、以下のアプローチがあります。まず、受信者への感謝の気持ちや関心の表明を伝えることが重要です。受信者が興味を持っていることや問題意識を再確認し、それに対する自社の解決策を再度アピールすることも効果的です。

さらに、具体的な日程や提案を提示し、受信者にアクションを起こしやすい状況を作りましょう。また、フォローアップメールでは、前回のメールへの言及や継続性を持たせることも大切です。

以上のように、強力な締めくくり文と適切なフォローアップは、営業メールの成功に欠かせない要素です。これらのステップを踏んで、効果的な営業メールを作成することができます。

まとめ：効果的な営業メールを作成するためのポイント

明確な目的とターゲットの設定

効果的な営業メールを作成するには、まず明確な目的とターゲットを設定することが大切です。明確な目的を持つことで、メールの内容やアプローチ方法がを絞り込め、受信者にとっての価値を高めることができます。

目的とターゲットを明確にするには、以下のポイントに気を付けましょう。まず、何を達成したいのか、どのようなアクションを促したいのかを明確に定義します。例えば、商談獲得や問い合わせの増加などが具体的な目的となります。

また、ターゲットを特定する際には、受信者のニーズや関心、抱えている問題や課題を理解することが大切です。それにより、文面やコンテンツに手を加え、受信者にとって魅力的な情報を提供することが求められます。

パーソナライズとテストの重要性

営業メールの成功には、パーソナライズとテストの重要性を理解することも欠かせません。受信者に対してパーソナライズされたメッセージやコンテンツを送ることで、関心を引きつけ、応答率を向上させることができます。

パーソナライズの手法としては、受信者の名前を使った個別の挨拶や関心を引く引用、過去のコンタクト履歴や行動データに基づく提案などがあります。これにより、受信者が自分に対して特別なメッセージを受け取ったと感じるのです。

さらに、テストを行うことで、営業メールの効果を最大化することができます。A/Bテストやマルチバリエーションテストを活用し、件名や本文、CTAなどの要素を変えて効果を比較しましょう。データに基づいた改善を続けることで、メールの効果を高めることができます。

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