メール配信はスピードが重要な理由とは？

メルマガなどのメールマーケティングや、お知らせや重要通知でのメール配信など企業が顧客にメールを送ることは、多々あるでしょう。

「ただメールを届けられるだけでよい」と考えている方も多いと思いますが、実は配信スピードはとても重要な要素です。今回は配信スピードが重要な理由について紹介します。

メール配信システム比較！機能やサービス比較、目的別の選び方。

メール配信にスピードが重要となる3つの理由

そもそもメール配信は送る量が増えると配信遅延が起きます。高速で送ることのできるメール配信システムにおいても、数十万通規模であればすべての配信が終わるまでに数時間かかる場合もあります。

そんなメール配信においてスピードが重要になる理由は、主に3つ考えられます。

メールマーケティングの効果を上げるためにスピードが重要

読者がメールを読むタイミングを逃さないために、配信スピードが重要です。
メルマガ含めたメールマーケティングの効果を左右するポイントが「メールの開封率」です。開封率を上げる要素してはメールの件名と送信されるタイミングです。

「送信されるタイミング」には、ビジネスパーソンの通勤電車に乗る時、学生の放課後、家事・育児が落ち着く時などがあります。仮に数時間に及ぶ配信遅延が起きてしまうと、通勤電車に乗るタイミングに合わせて朝配信設定をしても、実際に届くのが10時過ぎなど業務開始後に届いてしまう可能性があり、読んでもらえなくなる可能性があります。

また、夕方に配信したつもりが、深夜にメールが届き迷惑になってしまう可能性もあります。狙った時間に確実に送ることができれば、開封率が上がりメールマーケティング全体の効果を上げることができます。

顧客の利便性を低下させないために重要

顧客がサービスを利用する時に、配信遅延が起きると利便性が低下する可能性があります。

例えば、ワンタイムパスワードをメールで送っている時や購入完了の通知メールなど、何かのアクションに応じてメールを送る「トランザクションメール」では、即座にメールを届けることが重要です。ログインしようと試みてもワンタイムパスワードのメールが届かなければ、ログインできずその後の購入やサービス利用ができなくなってしまいます。

そのため、トランザクションメールは顧客の利便性や満足度を低下させないよう、スピードが非常に重要です。

そもそもスピードが最重要なメール用途が発生する可能性があるため

システムトラブルや大きなトラブル・問題が発生し、顧客に伝えるときには一刻も早く連絡する必要があります。他にも従業員・住民に災害情報・防災情報など緊急情報を伝えるときにも、素早い情報提供が。必要です。

普段のメルマガではそこまで配信スピードが必要な内容を送っていない場合にも、突然スピードが重要になる可能性もあります。

マーケティング用途においても、売切れ次第終了のセール情報や期限がある内容のお知らせの場合には、低遅延でメールを送ることが求められます。

メールの配信スピードを速くするには

メールの配信スピードは、送信するツールによって大きく変わります。その理由を説明する前に、まずはメール配信の基本的な仕組みを解説します。

そもそものメール配信の基本的な仕組み

メール配信の仕組みは、送信してから受信者に届くまでに下図のように配送されます。

実際にはもう少し複雑になりますが、バケツリレーのように複数の場所を経由して相手に届きます。大量にメールを配信することや、通信負荷のかかる容量の多いメールを配信すると、サーバーが落ちてしまうことや処理が追い付かなくなります。すると、車の渋滞のように配信遅延が起きていきます。

一方、ただ高速でメールを配信すると、迷惑メールの流通量が非常に多いことから、迷惑メールを事前にブロックすることもあります。

メールでファイル添付をしないなど、軽量化を図る

バケツリレーにおいても水の少ないバケツと、満杯の水が入ったバケツでは受渡速度は変わるでしょう。同じようにメールの容量が多いとメール配信遅延が起きる可能性があります。重たいファイルを送りたいときには、ファイル共有サービスやWebサイト上に公開するなど、メールにはURLだけの記載でファイル共有が済む方法を取り入れると良いでしょう。

配信性能の高いメール配信システムを利用する

メールの一斉送信は、高速で送ることができる「メール配信システム」の利用が、一番早い解決法と言えます。メール配信システムは、高速に確実性高くメールを届けるために、メールの配信エンジンであるメール転送エージェント（MTA）の性能を上げるため、自社開発しているケースも多くあります。

例えば、当社が提供しているメール配信システム「Cuenote FC」では、毎時1000万通（配信サーバー1台における配信成功数を集計）の配信速度があります。

ただし、メール配信システムごとに性能の高さにはバラツキがあります。提供企業に確認してみるとよいでしょう。

送信準備に時間がかかることも問題になるケースと対策

メール配信のスピードは、配信準備の部分も重要です。例えば、重要で緊急なお知らせを一斉送信したいとき、いくら高速で送ることができるメール配信システムがあったとしても、送信準備に何時間も要してしまうと、結果的に配信までのスピードが遅くなります。

ここでは配信準備において時間がかかるケースと対策を解説していきます。

送信先リストの用意は、API連携で解決

送信する先のリストを送信するごとに設定していることや、直近で利用頂いた顧客がアドレスリストに登録を手動で行っている場合には、いざというときに時間がかかります。

メール配信システムなどの多くは、顧客関係管理システムであるCRMなどとAPI連携することができます。API連携をすることで、常にアドレスリストを最新の状態に保ちやすくなるため、素早い配信設定が実現できます。

メール作成に時間がかかる場合は、使いやすいHTMLエディターを

メール配信で時間がかかる大きなポイントが「メールの作成」です。文面の内容はもちろんのこと、画像やレイアウトを組んだHTMLメールを作成することは時間がかかります。

メール配信システムでは、HTMLなどの専門知識不要でHTMLメールを作成できる、HTMLメールエディター機能を搭載しています。使い勝手のよいエディターでは、非常に簡単で素早くメールを作成できます。急ぎのメールを送る以外においても、業務効率化のために使いやすいメール配信システムを利用することをオススメします。

運用がマニュアル化されていない

メールを配信する時には誤配信に気を付けなければいけません。宛先の誤りや、内容の間違い、配信する時間や設定の時間など、さまざまなポイントで注意が必要です。

事前にチェックするポイントがまとまっていることや、配信するまでの承認の有無などフローがマニュアル化されていれば、スムーズにメール配信を行うことが可能でしょう。

メール配信はスピードが重要！でも到達率も重要

メールは闇雲に高速で配信していると、スパムメールと判定されてしまい、正しく相手に届けられなくなります。高速で確実に送るためには、受信者側のメールサーバーでスパムメールと判定されないよう、適切なスピードで送る必要があります。

適切なスピードは、プロバイダごとなどに代わり、公表されていないことも多いため、ノウハウが必要です。メール配信システムを提供している企業の多くは、メールの到達率を上げるために独自のノウハウを要しています。

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