メールが行き違いになった際の対処法は？原因や対策を解説

ビジネスシーンにおいて、メールのやり取りで見落としや連絡のずれが生じ、結果としてメールが行き違いになることは少なくありません。しかし、その後の対応を誤ると、相手に失礼な印象を与えてしまう可能性があります。

そこで本記事では、メールが行き違ってしまったときの対応方法から、行き違いメールを減らすためのポイント・事前対策まで解説します。

行き違いになった場合はどうしたらよい？

• 催促のメールを送ったら、その前に相手の対応が完了していた
• 相手からの返信に気づかずに間違った認識でメールを送ってしまった

など、もしも行き違いが発生してしまった場合は以下のように対応することをお勧めします。

早急に謝罪のメールを送る

まずはメールが行き違ってしまったことに対して早急に謝罪のメールを送りましょう。

特に、相手に誤った認識を与えたり、混乱を招いたりする可能性のある内容だった場合は、謝罪とともに正しい情報の案内を忘れずに行うことが重要です。 メールの行き違いは珍しいことではないため、慌てずに正確な情報を伝えることを最優先に考えましょう。

メールの行き違いが起こった際の謝罪メール例文

メールで行き違いが起こった時のいくつかの場合に分けて例文をご紹介します。

催促メールの場合

相手の対応と行き違いで催促メールを送ってしまった場合などは、迅速な謝罪と前回のメールの取り消しの内容を入れることが大切です。

確認事項のメールの場合

メールが行き違ったことによって誤った情報や混乱を招くような内容であった場合は、謝罪と合わせて正しい情報を伝えましょう。

状況によっては電話でフォローを行う

緊急性が高い内容や認識のずれが大きな問題に発展しそうな場合は、まずは上司などに相談し判断を仰いだうえで、メールだけではなく電話でのフォローを行うことをおすすめします。

メールのみでの連絡は、相手がすぐにメールに気づかない可能性や相手が確認できているかどうかがわからないというデメリットがあります。電話であれば、メールよりも相手が気づきやすく、迅速に状況を伝えることが可能です。

そのため、状況に応じて適切に電話も活用することで、メールが行き違った場合も迅速な対応・確認ができ安心です。

メールが行き違いになる原因は？

メールが行き違いになる原因としては以下の３つの理由が考えられます。

メールにはタイムラグがあるため

メールは電話やチャットツールなどと異なり、リアルタイムのやり取りには向かないツールです。これは、メールが送信されてから相手に届き、相手がメールの内容を確認するまでに時間がかかるためです。

このタイムラグにより、「まだ連絡がない」と思い催促のメールを送った直後に、相手から先にメールが届いていた、という事態が起こることがあります。

確認が漏れていた

メールが届いていないか、相手の対応が完了していないかといった確認が漏れていたり、見落としていたりするというケースも考えられます。また、納品や入金の確認など、自分と異なる社内の担当者との連絡ミスが起こるケースも行き違いの原因になります。

特に多くの人に確認や対応をお願いしているものは、こうした確認漏れによるメールの行き違いが増える可能性があります。

メール以外の方法でもやり取りがある

電話・チャットツール・郵便など、メール以外のコミュニケーションツールを併用している場合にも行き違いが発生しやすい傾向があります。例えば、以下のようなケースが考えられます。

• メールで確認しようとした内容が、すでにチャットで相手から回答されていた
• メールで書類の催促を送ったら、郵便ですでに届いていた

このように、複数のツールでコミュニケーションをとっている場合は、情報連携の不足により行き違いが発生しやすいので注意しましょう。

メールが行き違いにならないためのポイント

メールの行き違いを減らすために気を付けるべきポイントを3つ紹介します。

メール送付前に再度確認をする

確認漏れや別ツールのやり取りなどが原因での行き違いを減らすために、メールを送る前に相手の対応が完了していないか、メールが届いていないかを確認する習慣をつけましょう。

メール送付直前に確認することで、メール作成中に相手からメールが来ていたという事態を減らすことができます。

緊急性が高いものは電話やチャットツールを併用する

催促の連絡はメールで行うことが一般的ですが、急ぎ確認してもらいたい内容や迅速な返信が欲しいケースについては、よりリアルタイムなやり取りが可能な、電話やチャットツールを併用しましょう。

電話やチャットツールをメールと併用することで、タイムラグや確認漏れによる行き違いを減らせるほか、結果的にメールのみの連絡よりも早く対応を行うことができる可能性があります。

組織内・チーム内の情報共有を徹底する

メールの行き違いは、社内の情報共有が不足していることが原因で発生することもあります。こうした組織内の情報共有が不十分で確認が漏れるケースを防ぐためにも、進捗・確認状況を共有する仕組みを整えることが大切です。

行き違いが発生しそうな場合の対応策

どんなに気を付けていても、メールが行き違ってしまうことはあります。そのため、行き違いが発生する可能性のあるメールを送る際、あらかじめ本文中にその旨を断っておくと良いでしょう。 これにより、万が一メールが行き違った場合でも、相手に余計な混乱を与えずに落ち着いた対応をすることができます。

メールが行き違いになりやすい内容別に事前に断りを入れる際の例文をご紹介します。

催促・督促のメール

催促や督促のメールは相手の対応状況の確認にタイムラグが発生しやすいため、特に行き違いが発生しやすい傾向にあります。メールにてこういった連絡をする際は、メール本文中に以下のような一文を添えるのがおすすめです。

確認事項や情報共有が含まれるメール

確認事項や情報共有が含まれるメールが行き違ってしまうと、相手と認識のずれが生じ、正しい情報が曖昧になる可能性があります。事前に行き違いになる可能性を伝えることで、相手も自分も落ち着いて対応を行うことができます。

緊急性が高いメール

緊急性が高いメールは相手も早急に対応を進めている可能性が高く、行き違いが発生しやすいケースの一つです。可能であれば、電話など早急に相手に要件を伝えることのできるツールを活用することが望ましいですが、メールで連絡をしたい場合は以下のような一文を添えると良いでしょう。

まとめ

本記事では、メールが行き違ってしまった際の対応から、行き違いの原因、メールの行き違いを減らすための予防策まで解説しました。

メールのやり取りが多いビジネスの場において、メールの行き違いは決して特別なことではありません。大切なのは、行き違いが発生した際に迅速かつ適切な対応を行うことです。焦らずに、まずは丁寧な謝罪と正確な情報を伝えることを心がけましょう。