メール配信システムの構築は面倒？用途と目的から最適なシステム構築を

　メールの一斉配信は、大量のデータを瞬時に処理する必要があることから、通常の１対１のメール送信と違い専門のノウハウを活かした配信システムを利用頂くのが一番です（参考：メール（メルマガ）配信システムとは？効果やメリットを徹底解説 ）。

　初めてメール配信システムの構築検討を行うような場合「sendmail、qmailやPostfixなどフリーのソフトウェアもあるから簡単そう」といった印象もあるかと思います。しかし、一度でもメール配信システムの導入や構築、システム運用に携わった経験がある方であれば、一斉配信を目的としたメール配信システムの構築は、"意外と面倒で独特のノウハウが必要"だと実感していると思います。

　法人向けのメール配信システムは「用途」「目的」「予算」等から様々な種類が選択でき、かつそれぞれのニーズに合わせた機能やサービスを組み合わせて構築することが可能です。今回は、メール配信システムの構築・選定にあたっておさえておきたいポイントと、パターン別の最適なシステム例について紹介します。

■目次

　メール配信システムは「用途」と「目的」を明確に

　メール配信システムにどのようにデータを反映させるか

　自社のシステム環境から最適なメール配信システムを考える

　メール配信システムの導入パターン

　おわりに

メール配信システムは「用途」と「目的」を明確に

　メール配信システムの導入にあたっては、自社におけるメールの「用途」と「目的」に沿って選定を行う必要があります。

　例えば数百～数千万件の顧客データベースに対して配信を行う用途があったとすれば、それ相応の配信性能を持ったシステムを選定する必要があり、その性能は価格帯などによっても幅があります。あるいは、ECサイトを運営していて、会員向けにページへの流入やコンバージョンを狙おうと思ったら、ビジュアルで豊富な情報を伝えられるHTML形式のメルマガを送ることが効果的です。その際、システム側でHTMLメールを簡単に作成・送信できる仕組みがあれば、効果アップに直結するばかりか担当者の業務負担の軽減にも繋がり一石二鳥です。近年重要性が高まる顧客行動データの分析や、受信者アクションに応じたシナリオメール配信などに対応したメール配信システムも存在します。

　様々なメール配信システムが存在する中で、自社の「やりたいこと」や「メールを通じて喚起したい行動は何か」によって最適なものは変わってきます。こうしたポイントを整理しておくとともに、可能であればメール配信システムの選定にあたってこれらの優先順位をつけておくことで、的確なシステム比較が出来るようになります。

メール配信システムにどのようにデータを反映させるか

　新規に事業を立ち上げた等で会員集めをゼロからスタートさせる場合はともかく、現在持っている会員データをどのように反映させるかも確認しておきたいポイントです。

　例えば、定期的なフォローアップのためにメルマガ配信リストをExcel等で保持し手動で管理している場合であれば、新しいシステムでもそのExcelをそのまま使ったCSVアップロードやバッヂ処理による自動取り込みが可能なのが理想でしょう。既にSFAやCRMなどの基幹システム、あるいはECパッケージ等にデータが入っている場合であれば、API連携によるデータのシンクロも選択肢となり得ます。また、入れ替えを機に顧客情報の管理もメール配信システムと一体で運用したいとなった場合には、アドレスなどの管理を一元的に行えるシステムを選定することになります。

　導入を予定しているシステムが、どのようなデータ受け入れ方式に対応しているかを確認するとともに、将来的なスケールアウトが可能かどうかも見ておきましょう。今はデータ量が少なく人力で対応できても、顧客数が増えた際に運用の自動化・効率化に対応できないと、業務負荷もそれに伴って増えてしまうからです。

自社のシステム環境から最適なメール配信システムを考える

　先に挙げた「ニーズ」や「データ規模」に加えて、自社のシステム環境を考慮した選定が必要なケースもあります。

　在宅勤務・テレワークが普及した今では、業務環境へのアクセスが特定環境に限定できないケースも発生します。リモートデスクトップ環境が用意できない場合でも、クラウド型の配信システムでIDとパスワードによる認証により操作権限を与えるパターンならこうした問題にも対応できます。逆に、セキュリティ要件上特定のIPアドレス以外からのアクセスを不可としたいケースでは、IP制御が可能なシステムを選ぶ必要があるでしょう。

　運用上自社内の物理サーバー内にシステムを組み込みたいというケースであれば、ライセンス形式（オンプレミス）の提供形態に対応していることが必要になります。また、配信システム選びからは少しそれますが、自社開発した配信システムを使っていて配信速度や到達率を改善したい、だけどUIは変えたくない、といった場合には、SMTPリレーに対応したメールリレーサーバーシステムを導入することで解決できるケースもあります。

メール配信システムの導入パターン

＜SaaS（クラウド・ASP）型＞

　近年、アプリケーションを自分に必要な分量、期間で利用できる「SaaS（Software as a Service）」型の提供形態をとるサービスないしは企業が増えています。代表的なのは動画や音楽の月額定額（サブスクリプション）サービスで、課金単位を「利用期間」としていることが特徴です。料金を支払っている期間中はそのサービスの持つコンテンツを自由に利用できることから、より魅力的なコンテンツの質と量を担保することがユーザーに対する訴求力を左右します。

　メール配信システムにおいても、SaaS利用の進展によりこのような提供形態をとるサービスが増えています。最大の特徴は、SaaS自身の利点でもある「自社にあったスケールでサービスを利用できる」点にあります。会員数や配信頻度、また必要とする機能などは企業ごとに異なります。多くのサービスではこうした規模感に合わせ柔軟な料金プランを持っていることから、自社の運用規模に合った、無駄のない運用が可能となります。

　また、システムのアップデートなどを容易に受けられることもクラウド型のメリットです。コンピューター上で動作するシステムは従来、パッケージ（買い切り）型の提供が殆どで、システムの更新やアップデートを受けるためには新たにアプリケーションのインストールをしたり、手動で更新プログラムを実行したりする必要がありました。その点、クラウド型は提供事業者側がシステム更新を行うことで最新の状態にアップデートでき、ユーザー側にとっては機能の拡充やセキュリティ対策を手間なく、短いリードタイムで受けられるメリットがあります。

＜オンプレミス（ソフトウェア）型＞

　物理サーバーに対してアプリケーションをインストールする方式で、今のようにクラウドが普及する前は企業におけるシステム導入の主流となっていました（「ライセンス型」「買い切り型」「パッケージシステム」等とも呼ばれます）。セキュリティやシステムの関係上自社の管轄内で完結させたい場合などは、この方式での構築を検討することになります。

　多くの場合、導入時の段階でライセンス料を一括で支払い、その後は保守・サポートにかかる手数料やオプション費用を月額利用料として支払うのが一般的です。

おわりに

　今回は、メール配信システムの構築・導入検討にあたって考えるべきポイントについて取り上げました。用途や目的、あるいは予算によって取れうる選択肢が変わることはもちろん、その時代でITサービスに求められる要件や基準が刻々と変化する中で、サービス自身も常に進化を続け、時代の要請に対応した機能や性能を搭載するようになっています。ご紹介した内容が、自社にとって最適なサービス選びの参考となれば幸いです。