メール配信はスピードが重要な訳

メール配信やメールマーケティングにおいてはスピードが重要です。

「スピードが重要」と言われてもピンとこないかもしれませんが、メールを送る会員や対象となるメールアドレス数が多くなればなるほど、メールをタイムリーに送信できるメール配信システムが欠かせないのです。

■メール配信にスピードが重要となる理由とは

メールの配信スピードが重要となるケースは、目的ごとに異なりますが、いくつかのケースを紹介します。

・マーケティングを目的とした重要性

メールマーケティングを効果的なものとするためには、「メールを見てもらう（開封率を上げる）」、「WEBサイトなどに訪問してもらう（クリック率を上げる）」ことが重要となります。

メールの受信者である顧客は、さまざまな属性の方が存在し、ライフサイクルや生活時間もそれぞれ異なりますが、顧客にメルマガを開封して読んでいただくためには、ライフサイクルにあった時間を想定し、その時間帯に合わせてメルマガを送ることが効果的です。
例えば、会社員の方には就業中ではなく、出社や帰宅タイミングに合わせ、主婦の方には家事などから解放された時間帯に合わせて送るなどが考えられるポイントです。

このように狙った時間帯にメルマガを送ろうとしても、メールのスピードが遅い場合には、狙ったタイミングを逃すこととなるため、最善の効果は望めなくなってしまうためです。

・メルマガの会員数や送信先のメールアドレス数が多い

前述したマーケティング用途で情報を一斉配信する場合はもちろん、ECサイトで会員登録や商品を購入した直後に届く完了メールやサンクスメール、予約完了メールといったトランザクションメールは、特にスピードが重要となります。

顧客の行動（会員登録や購入など）によって送るべきメールであることから、メールのスピードが遅く遅延しては、顧客の満足度を落としてしまいかねず、スピードは重要なものとなります。

・重要なお知らせや通知を目的として送る場合

会員へ早くお通知する必要がある重要な通知、住民への災害・緊急情報など、一刻も早くメールを送る必要がある用途では、特にメールのスピードが重要となります。

■メール配信スピードを速くするには

メールの配信スピードが速くすにはどのような手段があるのでしょうか。 手段の前にメールの基本的な仕組みも理解しておく必要があるため、仕組みについても解説していきます。

・メール配信の基本的な仕組み

メールは皆さんも特にビジネスシーンで頻繁に利用していると思いますが、普段の利用では遅いと感じられることはほとんどないかと思います。

では、なぜメルマガなど宛先が大量になった場合に時間がかかるようになるのでしょうか。 その理由を理解するため、メールの基本的な仕組みをお伝えしていきます。

メールは、送信してから受信者に届くまでに下図のように配送されます。 （実際には、受信サーバーまではさらにバケツリレーのようにいくつかのサーバーを経由しますが、複雑になるため、今回の説明では割愛しています）

・メールを一斉に送るとどのようになるのか

皆さんが普段の生活やビジネスで利用しているメールは、1通単位で送るもので、大量の宛先に同時に送ることは、少ないかと思います。

しかし、メルマガやメールマーケティングなど、一斉に大量のメールアドレスに対して、メールを一気に送ろうとすると、ISP（メール受信サーバー）は大量のメールが一気に届くので、受信サーバーが受信できる範囲内で少しずつ、メールを受信するようにします。

また、昨今迷惑メールの流通量も多く、受信サーバー側でも迷惑メールを不必要に受信してしまっては、いくら設備があっても不足するため、受信しないようにブロックしたりなども行います。

・メールのスピードを高速化するには

前述したようにメールを早く送りたいからといって、受信サーバー側の事情も考えず、一方的にメールを送信し続けるだけでは、スピードを速くすることもできず、受信サーバーからブロック等も受け、メールの到達率自体も下がってしまうということとなってしまいます。

ではどうしたら、スピードを速くすることができるのでしょうか？

スピードを速くするには、受信サーバー側が許容できる範囲内でコントロールしながら送るといったノウハウと技術が必要になります。

このように聞くと、それほど難しくは聞こえないのですが、現実的に受信サーバー側（ISP）も数万以上の数が存在し、全てのノウハウを習得するのは現実的ではないレベルです。さらに受信サーバーごと最適に送るためリアルタイムで、送り方を制御する技術もかなり難易度が高いものです。

皆さんもメルマガやメールマーケティングを行う場合は、メール配信システムなどの専用のサービスを利用されることが大半だと思いますが、こうしたサービスやツールが存在するのは、自分達では速いスピードかつ高い到達率を得られるシステムを作ることが難しいからなのです。

当社でも、配信スピードは時間1,000万通、月間のメール配信数76億通の実績を有するメール配信サービスを提供していますので、興味がありましたら、ご覧ください。

■スピードはあえて遅く送ることもある

実は、メルマガやメールマーケティングを運用していると、あえて遅く送りたいというケースも出てきます。

どのようなケースにおいて、ゆっくり送る必要があるのでしょうか？

明らかにアクセスが殺到すると思わるキャンペーン、希少性の高い商品の抽選販売などの告知においては、メールが一斉に顧客に届き、WEBサイトなどへのアクセスが一斉に行われ、アクセス過多が想定される場合には、アクセスを分散するためにゆっくりメールを送信する必要もあります。

■運用自体がボトルネックとなることもある

番外編として、メールの配信スピードだけではなく、運用体制自体がボトルネックとなり、メール配信までの時間を要してしまうケースもありますので、簡単に紹介します。

・システム連携しておらず、運用に時間がかかる

メール配信システムのスピードが速くても、運用が追い付かなければ、元も子もありません。運用方法によっては、顧客管理システムからメールの送信対象者を抽出し、メール配信システムへ連携するのに時間を要してしまうケースがあります。

このような場合は、APIなどを利用し、顧客リストはシステム連携を自動化しておくなどで、時間と労力を大幅に削減することもできます。

・HTMLメールのコーディングに時間がかかる

ECサイトなどでは、特に画像付きのHTMLメールを送ることが多いと思いますが、HTMLメールを作るには、HTMLでのコーディングが作業になります。HTMLメールのコーディングは独特の作法があったり、メーラーごとに表示のされ方が異なったりと、労力や時間を要するものです。

このような場合は、コーディングせずともドラッグアンドドロップで、HTMLメールを作成できるHTMLメールエディターというツールもあるため、そうしたツールを使いましょう。

当社のメール配信システムでも、HTMLメールエディターを用意していますので、興味ありましたら、ご覧ください。

・運用がマニュアル化されていない

メールを配信する際は、宛先が誤っていないか、メールのコンテンツが間違っていないか、配信する時間が正しいかなど、想定以上に気を遣うものです。

テストやチェックすべきポイントなど、簡単でも構いませんので、ある程度マニュアル化しておくと、余計な時間を取られずに済みます。

メールの配信スピードを速くするには意外と苦労するものですが、ご相談や困っている点などあれば、お気軽に当社までご相談ください。

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