メール配信で添付ファイルを送る方法!送れないときの対処法は?

公開日:2020/10/23  更新日:2020/11/26
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添付ファイルをメール配信できない時の対処法


「PDFやExcelのファイルをメールに添付して一斉配信したい」
「どのサービスが添付ファイルの一斉配信にいいのかわからない」

議事録や案内状のファイルを一斉配信できたら業務が一気に楽になりますよね。
この記事では「メールで添付ファイルを一斉に配信したいけど、何がいいのかわからない」という方にオススメの内容です。

今回は

  • ファイルを添付して配信するメリット
  • 添付ファイルが配信できない時の対処法

を紹介します。

どれも簡単にお試しいただける方法です。



メール(メルマガ)配信システム・サービスCuenote FC




■目次

添付ファイルをメール配信するメリット

メール配信システムを使う

ダウンロードリンクのURLを送る

まとめ



添付ファイルをメール配信するメリット


添付ファイルをメール配信するメリット


そもそも、メールにわざわざファイルを添付して配信することで、どんな利点があるのでしょうか?
まずはメリットを確認していきたいと思います。

  • 資料のレイアウトを固定化させる
  • セキュリティ対策ができる
  • クローズドコミュニティ限定で手軽に情報共有

こんな良い点が挙げられると思います。 順番に見ていきましょう。



資料のレイアウトを固定化させる


PDF等のファイルを送れば、資料のレイアウトを崩さずに情報を伝えることができます。

メールだと確認するデバイスやソフトによって表示が変わったり、レイアウトが崩れたりすることもありますよね。
自分の環境ではレイアウトに問題ないと作ったメールでも、いざ誰かのメーラーやスマホで確認してみると、レイアウトが崩れていた!なんていうこともあります。
このようなトラブルを実際に経験したメルマガ運用担当の方も、いるのではないでしょうか?
またレイアウト以外にも、文字化けが起きるリスクもあるので注意が必要です。

とにかくレイアウトを崩したくない!という情報を配信する時は、PDFとして保存したファイルを添付配信しましょう。



セキュリティ対策ができる


添付ファイルだとセキュリティ対策をして安全に情報を伝えることもできます。
例えば、ExcelやPDFではパスワードを設定して閲覧制限をかけることができます。
PDFではパスワード設定のほか、編集や印刷の制限をすることも可能です。

このような制限をかければ、発注書や見積書などの機密事項が記載された書類の送付にも役立ちます。
メルマガでの活用といえば、パスワードを知っているユーザーのみ閲覧してもらうことで、情報漏えいを防ぐことができます。



クローズドコミュニティ限定で手軽に情報共有


メルマガ会員や有料会員などのクローズドコミュニティでも、添付ファイルの配信が活用できます。
例えばクーポンや限定資料のPDF配信です。
この方法なら会員サイトのログイン作業も必要ありません。
読者はすぐに内容を確認することができます。

以上がファイルを添付配信するメリットでした。
では次に、どのようにしてファイルを一斉配信するのでしょうか?





メール配信システムを使う


配信リストをセグメント分けしない


最も確実にファイルを一斉配信する方法が、メール配信システムを利用することです。

メール配信システムを提供している業者は、もちろん配信の技術やノウハウを持っています。
なので、メール配信システムを活用すると、ファイルが添付されているメールでも高速・確実に届けられるメリットが得られます。
またメールにファイルが添付されていれば、受信者が見落とす可能性は低い点もメリットです。
ITに明るくない受信者でも、簡単に情報を確認することができるでしょう。


しかしメール配信システムを利用した添付ファイルの送信には弱点も・・・

  • オプション機能で提供していることが多い
  • ファイル容量の制限がある

このように、多くのメール配信システムでは、オプション機能を申し込む必要があったり、添付ファイルの容量制限が厳しかったりします。
そこで、ここからはメール配信システムを利用しない場合の方法もお伝えします。



ダウンロードリンクのURLを送る


反応しやすい配信時間を考慮しない


こちらは配信したいファイルを外部のサービスにあらかじめアップロードしておき、リンクのみをメールで伝える方法です。

受信者はリンクにアクセスしてファイルをダウンロード。そして情報の確認を行います。
この方法なら容量制限にひっかかることもありませんし、メールサイズが重くなることもありません。

一般的にはサービスは下記の4つが挙げられます。

  • FTPソフト
  • CMS
  • オンラインストレージサービス
  • ウェブサイトに情報を記載する

順番に見ていきましょう



FTPソフト


FTPソフトはサーバーにアップロードされたファイルの転送ができるツールです。
アップロードしたファイルはURLが生成され、インターネット上でアクセスできるようになります。
そのURLをメルマガ会員などのユーザーにお知らせする流れとなります。

技術的な知識が少し必要になる場合もあります。
もし活用したい場合は情報システム部門の方などに相談するとよいでしょう。



CMS


CMSはウェブサイトのテキスト・画像・デザイン・ページのテンプレートなどを保存・管理するシステムです。

なので、本来はブログやコーポレートサイトなどの、ウェブサイトを管理するためのシステムなのです。
ですが画像やPDFを保存できる機能もあるので、ファイルの共有でも飛び道具的に活用ができてしまいます。

こちらもFTPソフトと同じく、CMSにアップロードしたファイルはURLが生成されます。
そのURLを情報共有したいユーザーに伝えましょう。

注意点としてはCMSにアップロードしたファイルは、検索エンジンにインデックスされてしまいます。
なので、不特定多数のユーザーがキーワード検索した際に、何気なく閲覧できてしまうリスクもあります。
CMSを使って重要な資料の共有をするのは注意しましょう。



オンラインストレージサービス


最も一般的で手軽なファイル共有の方法が、オンラインストレージサービスの活用かもしれません。
なぜなら簡単に始められて、操作もわかりやすいからです。

オンラインストレージサービスにおいても同じく、ファイルをアップロードするとURLが生成されて共有できるようになります。
しかし他の方法と違うのが、ある程度の閲覧権限を設定できる点です。
「特定ユーザーだけ編集できる」「リンクを知っている人は編集できる」など調節できます。

検索エンジンでファイル名がヒットするということはないので、不特定多数のユーザーから閲覧されるリスクは低いです。
しかしユーザーアカウントや共有URLの管理には注意しましょう。
同じID・パスワードを社内で使いまわしてしまうと、情報が漏えいするリスクが高まります。

また、あくまで外部企業が提供するサービスですので、機密性は完璧とはいえません。
なので、重要事項が記載されたファイルのアップロードには注意しましょう。



自社ウェブサイトに情報を記載


自社ウェブサイトで作成したページに情報を載せ、そのURLを配信するもの一つの手です。

  • 製品リリース情報
  • 休業のお知らせ
  • イベント告知
  • ブログ記事

などが例として挙げられます。
共通しているのはどれも社外向けの情報ということ。
こうした社外向けニュースに適している方法といえます。



まとめ


添付ファイルのメール配信をするメリットから、メール配信システムを使わないファイルの伝え方を紹介しました。
メールで添付しきれないほどの容量が大きいファイルを扱う場合は、外部サービスを使ってみるのもオススメです。

今回お伝えしたように添付ファイルは便利な一方で、制限も大きい方法です。
ここぞというシーンで使い、効果的なコミュニケーションを取りましょう。



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