メール配信システムで添付ファイルを送る際の注意点を解説！

メールにファイルを添付することで、資料のレイアウトを崩さずに送信したり、特定の相手に限定情報を共有したりできます。しかし、添付ファイルを送信する場合は、いくつかの注意点があります。

今回は添付ファイルのメリットや具体的な活用方法、注意点について解説します。

添付ファイルをメール送信するメリット

ここでは、メールにファイルを添付して送信するメリットについて説明します。

資料のレイアウトを固定化できる

PDF等のファイルを送れば、資料のレイアウトを崩さずに情報を伝えることができます。

メールだと確認するデバイスやソフトによって表示が変わったり、レイアウトが崩れたりすることもありますよね。自分の環境ではレイアウトに問題ないと作ったメールでも、いざ誰かのメーラーやスマホで確認してみると、レイアウトが崩れていた！なんていうこともあります。このようなトラブルを実際に経験したメルマガ運用担当の方も、いるのではないでしょうか？

またレイアウト以外にも、文字化けが起きるリスクもあるので注意が必要です。とにかくレイアウトを崩したくない！という情報を配信するときは、PDFとして保存したファイルを添付配信しましょう。

セキュリティ対策ができる

添付ファイルだとセキュリティ対策をして安全に情報を伝えることもできます。例えば、ExcelやPDFではパスワードを設定して閲覧制限をかけることができます。PDFではパスワード設定のほか、編集や印刷の制限をすることも可能です。

このような制限をかければ、発注書や見積書などの機密事項が記載された書類の送付にも役立ちます。メルマガでの活用といえば、パスワードを知っているユーザーのみ閲覧してもらうことで、情報漏えいを防ぐことができます。

クローズドコミュニティ限定で手軽に情報共有できる

メルマガ会員や有料会員などのクローズドコミュニティでも、添付ファイルの配信が活用できます。例えばクーポンや限定資料のPDF配信です。この方法なら会員サイトのログイン作業が必要なく、読者はすぐに内容を確認することができます。

添付ファイルをメール送信する際の活用例

メールにファイルを添付して送信する場合、さまざまな活用方法があります。ここでは、業態別に具体的な活用例を紹介します。

BtoBでの活用例

BtoBにおいては、主にビジネスに関連する資料や報告書の送付が一般的です。例えば、IR資料や営業報告書、製品カタログの送付に利用されます。

重要なビジネス情報や決定事項を伝え、取引先やパートナー企業とのコミュニケーションを円滑にする役割を果たします。

BtoCでの活用例

BtoCでは、顧客との接点を強化するためにメール添付ファイルを活用するケースが多いです。例えば、会社説明会やイベントのお知らせ、会員限定のプレゼントの送付などが挙げられます。

顧客にとって有益な情報を提供し、イベントへの参加や商品の購入を促す目的で利用されます。

メール配信システムで添付ファイルを送る際の注意点

メールにファイルを添付して送信することにはメリットがあります。ただし、メルマガなどにおいては、いくつかの注意点も存在します。ここでは、メール配信システムで添付ファイルを送る際の具体的な注意点について解説します。

添付ファイルの容量に制限がある

メール配信システムには、添付可能なファイルサイズの上限が設定されていることが一般的です。多くのシステムでは5MB以下、場合によっては1MB以下に制限されていることもあります。

また、ビジネスマナーとして、大容量のファイルをメールで送ることは避けるべきとされています。一般的には、3MBまでが適切とされており、それ以上の容量があるファイルは別の方法で送るのが良いでしょう。

関連記事：「ビジネスメールに添付ファイルを送る時の注意点と送信するときのマナー・例文を紹介」

送信前に必ずウイルスチェックを行う

添付ファイルを送信する際は、必ずウイルスチェックを行うことが重要です。不特定多数に送信する場合、万が一ウイルスが混入していると大きなトラブルにつながる可能性があります。ウイルスチェックソフトを利用して、送信前に確認を徹底しましょう。

迷惑メールに振り分けられる場合がある

添付ファイル付きのメールは、ファイルサイズやファイル形式が原因で、迷惑メールフォルダに振り分けられるリスクがあります。exeや.zip形式のファイルはセキュリティ上の理由でブロックされやすいため注意が必要です。できるだけ安全性の高いファイル形式を選び、ファイルサイズも小さくすることが推奨されます。

ファイルの添付機能が追加オプションの場合もある

メール配信システムによっては、添付ファイル機能が標準で備わっておらず、追加オプションとして提供される場合もあります。

ツールを選定する際には、添付ファイル機能が必要かどうか、利用にかかるコストを事前に確認しておくことが大切です。

受信者に警戒されやすい

近年、サイバー攻撃の増加に伴い、ファイルが添付されたメールは受信者に警戒されることが多くなっています。一斉送信の場合、開封されないリスクが高まります。

受信者の安心感を高めるためには、メール本文や件名に「添付ファイルがある」旨やファイルの種類を明記することが効果的です。

メール配信システム以外で添付ファイルをメール配信する方法は？

添付ファイルを安全に送るには、ファイルを外部のサービスにあらかじめアップロードしておき、リンクのみをメールで伝える方法をおすすめします。

受信者はリンクにアクセスしてファイルをダウンロードし、情報を確認できます。この方法なら容量制限にひっかかることもありませんし、メールサイズが重くなることもありません。

リンクを確認してもらうには、主に4つの方法があります。

それぞれ順番に見ていきましょう。

FTPソフト

FTPソフトはサーバーにアップロードされたファイルの転送ができるツールです。アップロードしたファイルはURLが生成され、インターネット上でアクセスできるようになります。そのURLをメルマガ会員などのユーザーにお知らせする流れとなります。

技術的な知識が少し必要になる場合もあります。もし活用したい場合は情報システム部門の方などに相談するとよいでしょう。

CMS

CMSはウェブサイトのテキスト・画像・デザイン・ページのテンプレートなどを保存・管理するシステムです。なので、本来はブログやコーポレートサイトなどの、ウェブサイトを管理するためのシステムです。

ですが画像やPDFを保存できる機能もあるので、ファイルの共有でも飛び道具的に活用ができてしまいます。

こちらもFTPソフトと同じく、CMSにアップロードしたファイルはURLが生成されます。 そのURLを情報共有したいユーザーに伝えましょう。

注意点としてはCMSにアップロードしたファイルは、検索エンジンにインデックスされてしまいます。なので、不特定多数のユーザーがキーワード検索した際に、何気なく閲覧できてしまうリスクもあります。

CMSを使って重要な資料の共有をするときは注意しましょう。

オンラインストレージサービス

最も一般的で手軽なファイル共有の方法が、オンラインストレージサービスの活用かもしれません。なぜなら簡単に始められて、操作もわかりやすいからです。

オンラインストレージサービスにおいても同じく、ファイルをアップロードするとURLが生成されて共有できるようになります。しかし他の方法と違うのが、ある程度の閲覧権限を設定できる点です。「特定ユーザーだけ編集できる」「リンクを知っている人は編集できる」など調節できます。

検索エンジンでファイル名がヒットするということはないので、不特定多数のユーザーから閲覧されるリスクは低いです。

しかしユーザーアカウントや共有URLの管理には注意しましょう。同じID・パスワードを社内で使いまわしてしまうと、情報が漏えいするリスクが高まります。

また、あくまで外部企業が提供するサービスですので、機密性は完璧とはいえません。 なので、重要事項が記載されたファイルのアップロードには注意しましょう。

自社サイトに情報を記載

自社ウェブサイトで作成したページに情報を載せ、そのURLを配信するのもひとつの手です。

などが例として挙げられます。共通しているのはどれも社外向けの情報ということ。こうした社外向けニュースに適している方法といえます。

さいごに

今回は、添付ファイルのメール配信をするメリットや注意点、メール配信システムを使わないファイルの伝え方を紹介しました。

添付ファイルをメール配信システムで送信する際は、ファイルサイズに制限があることや、ウイルス混入のリスク、迷惑メールフォルダに振り分けられる可能性など、セキュリティ面でも注意が必要です。特にメルマガやビジネスメールにファイルを添付したいときは、外部サービスにあらかじめアップロードしておくなどの方法を取ると良いでしょう。

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