ビジネスメールに添付ファイルを送る時の注意点と送信するときのマナー・例文を紹介

ビジネスでは、請求書・依頼書などさまざまなファイルを社内外問わず共有することが非常に多くあります。そんな中でも、以前より主流である共有方法が「メールのファイル添付」です。

しかし、メールでのファイル添付においては、容量・セキュリティ・送信に対するマナーなど注意する点が多々あります。 今回は、メールの添付ファイルについて解説していきます。

メールにファイルを添付する前に知っておきたい３つこと

メールにファイルを添付して送信することは、非常に簡単で手軽にできます。一方、リスクもあります。正しく把握したうえで、適切なファイルを適切な方法で送信するようにしましょう。

添付ファイル関連でのウイルス感染のリスクがある

ウイルス感染させることが目的の迷惑メールは世の中に多々溢れています。感染する１つの要因が「添付ファイル」です。受信者はウイルスが仕込まれた添付ファイルを開くことにより感染し、さまざまな被害を受ける可能性があります。

そのため、特にビジネスシーンにおいては、添付ファイルがあるメールの開封は慎重になっているケースが多いでしょう。メールを送信するときは相手の立場を考えて、正しく問題ない添付ファイルを送っていることが分かるように配慮しなければなりません。

PPAP問題などセキュリティリスクがある

PPAP方式とは、添付するZIPファイルにパスワードを付けてメールを送る手法です。 1通目にパスワードをかけたzipファイルを添付して送り、2通目に開封パスワード名を送ることが一般的です。この方法にはセキュリティ上のリスクがあり「PPAP問題」と呼ばれることがあります。
2020年11月に政府が「中央省庁においてPPAP方式によるファイルのやりとりを禁止する」との発表をきっかけに広まりました。

メールは性質上、悪意を持った第三者に盗み見られる可能性があります。PPAP方式では、1通目を盗み見られた場合、2通目も見られてしまう可能性が高くあります。すると容易にパスワードを開封されてしまいます。

特に重要な情報は極力メールでの添付ファイル形式で送ることは避けましょう。

相手のメールフォルダや通信に負荷をかける可能性がある

添付ファイルを付けたメールは、テキストのみのメールと比べると容量が大きく異なります。特に重たいファイルを添付すると、相手側の通信に負荷をかける場合や、相手のメーラーボックスの容量を圧迫させてしまう可能性があります。

重たいファイルは、ファイル転送サービスを活用するようにし、メール添付ファイルが好ましい場合には、必要最低限のファイルを極力容量の圧縮・軽量化などしたうえで送るようにしましょう。

ビジネスメールでファイル添付する時のメール文章の書き方

ビジネスメールでファイルを添付して送信するときのメール文章の書き方を解説します。

メール文章は、何を・何の目的で添付しているか記載すること

冒頭のリスクで解説した通り、メールの添付を悪用する企業は多くあり、受信者側の負担を減らすためにも、誰が何の目的で何を添付しているのか分かりやすくしましょう。

商談後などにメールでファイルを送る場合には、商談中に相手に対して送る旨を伝えておくことも良いでしょう。

添付ファイルメールを送る場合の例文

既に何らかについてメールのやり取りを行っている場合には、件名は変えず返信する形でファイルを添付して送りましょう。
メールの文章には添付しているファイル名を記載しましょう。万が一添付ファイルが間違っていた場合に、気づきやすくなります。また、「〇〇の件に関しまして」など何でファイルを添付するか明記しましょう。

メールの添付ファイルの容量はどれぐらいならよい？

メールにて容量の大きい添付ファイルを送ることは、相手のサーバーや通信さまざまな負担をかけるため、基本的に避けなければなりません。

上限目安として添付ファイルしたメールの容量が２～３MBです。何らかの理由がある場合でも10MBを超えないようにしましょう。

10MBを超えたメールは、企業側で制限をかけていて受取れない可能性があります。またスマートフォンなどでも閲覧するケースがある場合には、外出先など通信が安定しない場合もあるため、容量を抑える必要があります。そのため、２～３MB程度がよいでしょう。

大容量のファイルを送信する場合は2つの方法を使用しましょう。

ファイル転送サービス

大きなファイルを転送するためのサービスです。無料で使えるサービスもあります。アップロードしたファイルのURLをメールに記載して送る方法です。
アップロードしたファイルに対しては、いつまでダウンロードできるのかの期限設定や、パスワード設定をかけましょう。

クラウドストレージ

昨今増えている方法で、ファイルを複数人で共有できる「クラウドストレージ」サービスを活用してファイルを共有します。ファイル転送サービスと同じく、ファイルをアクセスできるURLを送付するか、ファイルがある場所を見られる権限を付与するなどで、共有することが可能です。

閲覧権限を付与する場合、送信するたびにパスワードの設定が不要になりますが、誤った権限付与を行わないようにしましょう。

さいごに

メールにファイルを添付して送る手法は、非常に手軽に行えます。一方、リスクもあるため、当記事で紹介した点を踏まえて、リスクを許容できるファイルのみを行うようにしましょう。