自治会でも使える！メール配信システムの活用法・メリット

「回覧板を回すのが面倒・・・」
「連絡網で電話したけど留守だった・・・」

アナタがお住まいの自治会・町内会では、こんな不便を感じたことはありませんか？
実はメール配信システムでこんな悩みも解決できます。
メール配信システムはビジネス向けだけでなく、自治会・町内会でもご活用いただけるんです。
そこで今回は、メール配信システムのメリット、自治会・町内会での活用方法、選ぶポイントをご紹介します。

【目次】

　メール配信システムとは

　メール配信システムのメリット

　活用シーン

　選定ポイント

　まとめ

メール配信システムとは

まずはメール配信システムとは何か、簡単におさらいしてみましょう。
メール配信システムとは一言で表すと、メールの一斉配信を可能にするシステムです。
一度の操作で大量のメールを同時に送信してくれます。
具体的にどういった機能があるのか確認していきましょう。

一斉配信・自動配信

さきほどお伝えした通り、一斉配信や自動送信はメール配信システムの代表的な機能です。
通常であれば一つ一つメールを送ったり、CC/BCCに何人も宛先を登録したりするのは、手間も時間もかかりますよね？
またCCとBCCを間違えて入力してしまうなど、ヒューマンエラーも起きやすいので、リスクがあります。
メール配信システムはそうした悩みや手間を手助けしてくれるツールなのです。

また、事前に予約設定した日時に、指定の宛先へメールを配信することも可能です。
ですので、配信時にPCやスマートフォンでわざわざ操作する必要はありません。
スキマ時間に設定しておけば完了です。配信作業に場所や時間が縛られることはありません。

配信リストの管理

メール配信システムは送るだけでなく、宛先の管理をする機能もあります。
自治会員の情報を一件ずつ手作業で入力して登録したり、直接アドレスを聞いて回ったりするのは大変ですよね？
加えて、この機能を使えば自治会員の方にメールアドレスを入力してもらい、配信リストへ自動登録することもできます。
最終的に自分のPCにリストを保存して管理する必要がなくなるので、手間もリスクも減らすことができます。

また、宛先の情報にはメールアドレスだけでなく、一つ一つ自治会員の情報を付け加えることもできます。
例えば、自治会員が住んでいる地域、年齢、役職等、任意に追加できます。
この機能を使うと、特定の地域の自治会員のみメールを送るなど、より高度な使い方もできます。

ただし、メール配信システム中には配信リストの管理機能が無いものもあるので注意です。
自分でリストを保存・管理したくない人はよくチェックして置きたいポイントです。

HTMLメールの作成

もしかしたら連絡をする際に、画像やイラストを使いたい場合があるかもしれません。
親睦会や美化活動等のイベント案内であれば、集合場所の地図を貼ったり、スケジュール表を付けたりすると内容が分かりやすいですよね。
そんな時に活躍するのが「HTMLメール」というメールの形式です。

HTMLメールというのは簡単に説明すると、色付きの文字や画像、表など文字以外も使用できるメールの形式です。
ところがこのHTMLメールを作成するには、通常だと専門的な知識が必要です。
HTMLをまったく知らない初心者が書くのはとても大変だと思います。
そこでメール配信システムを使えば、特別な知識が必要なくても誰でも作れてしまうのです。
例えば、文章や画像の配置をドラッグ&ドロップだけで調整、挿入することができます。
多くの場合、直感的に作成できる機能ですので、担当者が変わっても難なくHTMLメールを作成できると思います。

メール配信システムのメリット

ここまでメール配信システムの概要をおさらいしました。
では、自治会で使用するにあたって、どのようなメリットがあるのでしょうか？
このようなメリットが挙げられます。

回覧板、連絡網の情報発信が楽になる

連絡伝達の時間差が少なくなる

配信ミスを防ぐ

メールを確実に届ける

各ポイントを順番に詳しく見ていきましょう。

連絡伝達の時間差が少なくなる

回覧板や連絡網では家を回ったり、電話が繋がらなかったりする場合がありますよね。
なので、連絡の伝達にどうしても時間差が出てきてしまいます。
ですがメールなら連絡の時間差がありません。
そもそも隣家に足を運ぶ必要もありませんので、時間の節約になります。
また、電話と違って留守で話せないということも無いので、確実に連絡できます。
さらに、メール文章のテンプレートを用意しておけば、都度メールの文章やレイアウトを考える必要もなく、自宅であっという間に送信できます。
受信側としても、空いてる好きな時間に携帯電話やスマートフォンでメールを確認できるので、メリットになるでしょう。

配信ミスを防ぐ

メール配信システムを活用すれば作業の手間を省けて、しかも人為的なミスも防げます。
通常、メーラーを使う場合は宛先をCCやBCCへ一人ずつ入力する必要がありますよね。
毎回正確に作業できる人は少ないでしょう。
ちょっと気が散っていたりすると、間違えて宛先を入力してしまうリスクもあります。
送信するべきアドレスが宛先に漏れてしまうケースも考えられます。
メール配信システムでは事前に宛先グループを用意する機能があります。
なので、宛先の指定に漏れてしまうこともありません。

また、メール配信システムは基本的にBCCのように送信するので「CC/BCC入力間違い問題」は起こりえません。
こうした人為的なミスを減らすことができるのです。

さらに配信前に承認するステップを踏む機能もあります。
もし、責任者の方にダブルチェックしてもらってから配信したいという場合があれば、必要に応じて使ってみましょう。

メールを確実に届ける

実はメーラーの一斉配信で確実に届けるというのは非常に難しいことなんです。
ドメイン毎に配信制御をするなど専門的な技術が必要になります。
連絡網で伝え漏れる人がいたら困りますよね？
そこで役に立つのがメール配信システムです。

メール配信システムは、メールを高速・確実に送るノウハウが詰まったシステム。
メールの受信が送れたり、届かなかったりする人がググッと減ります。
もちろんユーザー側は、特別な技術や知識は必要ありません。
安心して自治会の連絡手段として活用できるでしょう。

活用シーン

ここまでメール配信システムの概要と、メリットについてお伝えしてきました。
では、実際に自治会でメール配信システムは、どんな用途で活用できるのでしょうか？
このようなシーンで考えられます。

回覧物

連絡網

災害発生時の緊急連絡

各ポイントを順番に確認していきましょう。

回覧物

「回覧板だと歩いて隣の家に向かわなきゃいけなくて面倒・・・」

回覧板でこんな風に思ったことはありませんか？
忙しい毎日にわざわざ近所の家へ歩いて回覧板を持っていくというのは、億劫に感じると思います。 昨今では手渡しによる様々なリスクも懸念されます。
ですがメールなら外出する必要はありません。

また、一軒ごとに回覧するのとは違って一斉にメールを送りますので、ほぼ同時に情報を共有することができます。
この方がタイムラグも少なくて効率的ですよね。
このように、メール配信システムは回覧板でも活用することができます。

連絡網

自治会内の電話連絡網でも、メール配信システムを活用することができます。
メールであれば、受信者の状況に関わらず送り届けることができますよね。
ですので、「電話の連絡網だと留守などで伝えられない」という問題を解決できます。

また、行事や資源回収、ボランティアなどイベント案内や連絡をする際は、画像や日程表も使用してわかりやすく伝えることもできます。
業者によっては資料の添付もできるので、PDFをダウンロードする流れにしてもいいでしょう。

災害発生時の緊急連絡

ここまで連絡手段の用途としての活用方法をお伝えしてきましたが、災害時の安否確認としても活用できます。
災害発生時に自治会員の無事を確認したい場合は、安否確認サービスという別サービスもオススメです。
安否確認サービスは主にメールで連絡をしますので、メール配信システムを安否確認に特化させたサービスとも言えるでしょう。

緊急時にメールを使うと何がメリットになるのかというと、回線の混雑を避けて連絡ができます。
災害発生時、多くの人が電話をかけて安否を確認すると思います。
すると、電話回線が逼迫してしまうので、電話が繋がらず連絡が取りづらい、という状況が発生してしまうのです。
そこで、混雑していないインターネット回線を使ってメールを送信すれば、滞りなく連絡が取れます。
なので緊急時のメール配信システムも十分活用できるといえます。
また、気象・地震データと連携した災害情報の通知もできるので、自治会員への注意喚起として利用することもできるでしょう。

選定ポイント

最後にメール配信システムを選ぶポイントをお伝えします。
多くの方が料金を一番重要な要素に挙げるかもしれません。
しかしそれ以外にもチェックするべき重要な点があるんです。
メール配信システムではこんなポイントが挙げられます。

操作感

メール到達率

配信スピード

サポート体制

順番に見ていきましょう。

操作感

実際に使ってみると気になるのが、操作感や画面の分かりやすさです。
自治会は毎年役職が変わったりするので、常に誰か１人が使用する状況にはなりませんよね。
だからこそ、誰でも理解できるシステムなのか、迷わない操作ができるかが重要になります。

多くのメール配信システム業者が無料トライアルを受け付けています。
シンプルな操作手順であるか、見やすい画面であるか、チェックしてみましょう。
触ってみないと実感できない部分もあると思いますので、まずは簡単に試してみてから検討するとよいでしょう。

メール到達率

到達率とは、送ったメールが相手の受信ボックスに届く精度のこと。
実はたくさんのメールを高速・確実に配信するには、難しいのです。
中にはメールがちゃんと届かないというシステムがあることも・・・
連絡事項が漏れてしまったら、また二度手間ですよね？
ですので、到達率というのはメール配信システムを選ぶ上で大事なポイントです。

ドメイン毎の適切な配信制御など、専門的な技術が必要となるため、誰でもすぐにできるわけではありません。
こうしたノウハウは長年の提供実績があるメール配信システム業者が豊富に持っています。
また上記のような確実にメール送信するための取り組みはコストがかかるため、無料のシステムだとなかなか対応できないものです。
自治会員への連絡漏れは防ぎたい！と重視する方は、有料の業者も検討してみてはいかがでしょうか。

配信スピード

配信スピードもメールの一斉配信をする際には重要なポイントです。
この配信スピードが遅いとどうなってしまうのでしょうか？
結論から言うと、メールがタイムリーに届きません。
配信作業時のメール文章はいわば「順番待ち」の状態。
配信スピードの性能が高いほど、次から次へとメールを送信できるのです。
場合によってはメールを送ったのに、実際に受信したのは数時間後ということもあります。
もし緊急、急ぎの連絡であればどうでしょう？
自治会員の方へはなるべく早く知らせたいですよね。

サポート体制

最後のポイントとして、サポート体制をチェックしましょう。
問い合わせ窓口の対応時間や対応手段、システム障害時の連絡有無等です。

例えば、業者によっては「問い合わせはメールのみの対応」など限定していることもあります。
そうした業者は電話ですぐ質問したいことが出てきた場合は対応できませんので、注意が必要です。
メール配信システムの検討をする際には、サポート体制も確認しておきましょう。

まとめ

今回はメール配信システムの概要からメリット、活用シーン、選定ポイントを紹介しました。 ビジネス向けの用途以外にも自治会などでご活用できることが、分かったと思います。

保育園や学校での導入検討する際のポイントも紹介しています。
興味のある方は「メール配信システムの活用例：保育園、幼稚園、学校、教育関連【連絡網編】」をご覧ください。