1. メール配信システムの活用例:保育園、幼稚園、学校、教育関連【連絡網編】

メール配信システムの活用例:保育園、幼稚園、学校、教育関連【連絡網編】

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メール配信システムの活用例:保育園、幼稚園、学校、教育関連【連絡網編】


みなさんは、メール配信システムと聞くと、

・メールマーケティングを行うためのシステム
・数十万、数百万、それ以上の配信データがないと使えないんじゃないの?
・メールマガジンを送るためのもの
・沢山の機能が付いていて使いこなせない

こういったイメージをお持ちではないでしょうか?

メール配信システムは、BtoBやBtoCといったマーケティングの手段だけではなく教育関連でもご利用いただけるんです。
そこで、今回は保育園、幼稚園、学校等、教育関連でのメール配信システムの活用方法をご紹介します。


このようなことでお困りではありませんか?


・災害時や緊急時の連絡に不安がある
・緊急時に電話連絡だと時間がかかってしまう、繋がらない
・保護者からメール連絡の要望がある
・生徒の個人情報管理が不安
・毎回手紙での連絡だと作成に時間がかかる
・保護者にてアプリがインストールできない

メール配信システムでは、このようなお悩みを解決できます。また、次のようなメリットもあります。

・全保護者へ一斉にメールでの連絡できる
・学年、クラスを分けて(セグメント配信)メールで連絡できる
・アプリなどのインストールが必要ないので、保護者は管理が楽
・管理画面あるので、メールアドレスが登録できない保護者がいても大丈夫


メール配信システムも連絡網として利用できるんです


緊急連絡は、特に即時性が問われますよね。また、日々の連絡やイベント時の連絡に関しても、お手紙だと手間がかかるし確認されているか心配ですね。
実際に娘達が通っているこども園でも、緊急連絡、日々の連絡、イベント等の連絡はメールでの連絡となっています。

上記はあくまでも一例ですが、次のように色々なメール配信にご利用いただけます。


メール配信システムの活用例:保育園、幼稚園、学校、教育関連【連絡網編】


かからないにこしたことはありませんが、今年はインフルエンザワクチンが少ないようなので、これからの時期インフルエンザで学級閉鎖があった際の一斉連絡にもご利用いただけます。


では、次に幼稚園での運用を例として、登録・管理・運用についてご紹介します。


メール配信システムでの【登録・管理・運用】はどのようにするの?


まず、新年度のタイミングで保護者の方に登録フォームから情報を登録してもらいます。
一家族に園児が複数名いても、人数分登録が可能です。
※登録フォームの内容は一例となります。

登録したデータは、メール配信システムのデータベースに溜まっていきます。


メール配信システムの活用例:保育園、幼稚園、学校、教育関連【連絡網編】


実際に登録されたデータは、下記のような状態で見ることが可能です。また、管理者の方はこちらの画面にて手動で変更が可能です。
保護者の方が「登録ができない!」といった方がいらしても、この画面から登録が可能です。


メール配信システムの活用例:保育園、幼稚園、学校、教育関連【連絡網編】


年度末には、全てのデータを削除されるかと思います。
こちらのデータを一括で全て削除することも可能ですし、登録データのみ初期化してご利用頂く事も可能です。


それでは次に、パターン別のメール配信をご紹介します。


一斉メール配信はどんな時につかうの?


緊急時、保護者全員に向けて一斉にメール連絡をしたい、といった時に「一斉メール配信」をご利用いただきます。

例えばこのような時にご利用いただけます。

・災害時の安否連絡
・Jアラート発令時の連絡
・運動会の前日の連絡
・遠足前日の持ち物の連絡
・感染性の病気が流行った時の連絡

一斉にメール配信を行う際には、赤枠部分のメールアドレスの保護者の方達に対して、一斉にメールが配信(送信)されます。

メール配信システムの活用例:保育園、幼稚園、学校、教育関連【連絡網編】


抽出配信(セグメント配信・絞り込み配信)はどんな時につかうの?


抽出配信(セグメント配信・絞り込み配信)は、学年毎、クラス毎、降園のコース別といったように、その情報が必要な保護者だけに向けてのメール配信ができます。


メール配信システムの活用例:保育園、幼稚園、学校、教育関連【連絡網編】


メール配信システムを利用することで、その時の内容によって、一斉配信・抽出配信(セグメント配信・絞り込み配信)と使い分けができ、手間をかけずに簡単に保護者へ一斉に連絡することが出来ます。


上記にてご紹介したように、メール配信システムも連絡網としてご利用していただく事が可能です。


おわりに


娘達が通っているこども園では、連絡アプリを使っていますが、保育園と幼稚園とで別々の連絡アプリを使っているため、私のように両方に在園している保護者はアプリを2つも入れなくてはいけません。 連絡があった際には、まずアプリで連絡がきてその後にメールで連絡がきます。 いつも、どちらか一方でいいのに・・・と思いつつ見ています。 また、同じ園なので同じシステムを利用すれば運用も楽になるのでは?と管理者側のシステム的な目線で見てしまいます。

色々な機能が付いたシステムもあります。ですが、使いこなせないともったいないので、今一度何をするべきで、何が必要なのかを洗い出し、検討を行ってみて下さい。

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