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保育園、幼稚園におすすめのメール配信システム3選!メリットや使い方を解説

公開日:2024/08/20  更新日:2024/11/15
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保育園、幼稚園におすすめのメール配信システム3選!メリットや使い方を解説

保育園や幼稚園ではイベントの開催や園のルールの周知など、保護者への連絡・情報共有が必要な場面が多々あります。毎回電話や手紙で連絡しているものの、「もっと効率良く済ませられないか」と思う方も多いのではないでしょうか。そんなお悩みを解決するのに役立つのがメール配信システムです。

今回は、保育園でメール配信システムを導入するメリットや使い方、おすすめのメール配信システムなどについて解説します。

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保育園や幼稚園にメール配信システムを導入するメリット

「メール配信システムは大企業が使うツール」と思う方もいるかもしれません。しかし、小規模企業や保育園や幼稚園などの教育機関でも多く導入されており、業務効率化が期待されています。

保育園や幼稚園でメール配信システムを導入することにどのようなメリットがあるのか、詳しくみていきましょう。

全保護者へ一斉送信できる

メール配信システムを導入すると、保護者全員にメールを一斉送信できるようになります。

配信リストにメールアドレスを登録しておけば、簡単にメールの一斉送信ができます。保護者に個別でメールを送ったり電話したりする手間がかかりません。これまでお知らせの手紙を作成していた法人ではその手間が不要になるため、保育士の負担を軽減できます。

学年別・クラス別に連絡できる

多くのメール配信システムには、配信リストのユーザーを「年齢」「性別」などの条件でセグメント化(区分)し、特定のターゲットのみにメールを送る機能も搭載されています。そのため保護者全員に一斉送信するだけでなく、学年別・クラス別の連絡にも対応可能です。

指定した属性に該当するユーザーを自動で抽出してメールを配信するので、「〇〇組の保護者」「3歳クラスの保護者」「年少さんの保護者」など手作業で宛先を設定する手間も省けます。

さまざまなシーンで利用できる

メール配信システムは、下記のような幅広いシーンで活用できるのもメリットです。

  • 災害時の安否確認
  • Jアラート発令時の連絡
  • 運動会の前日の連絡
  • 遠足前日の持ち物の連絡
  • 感染性の病気が流行ったときの連絡

保護者のメールアドレスを手作業で宛先に入力する必要がないため、即効性が問われる緊急連絡や学級閉鎖のお知らせなどもスムーズに行えます。

保護者に負担をかけない

保護者への連絡にメッセージアプリなどを利用している保育園もあります。しかし、「わざわざアプリをインストールするのが面倒」「これ以上アプリを増やしたくない」という保護者も少なくありません。

メール配信システムなら保護者のメールアドレスがあれば連絡可能で、保護者は専用アプリをインストールしなくてもメールを受け取れます。このように、保護者の負担をかけることなくメールが配信できる点もメリットです。

保育園におけるメール配信システムの基本的な使い方

ここでは、保育園でも導入されているメール配信システム「Cuenote FC」を例に、メール配信システムの基本的な使い方を紹介します。

まず、新年度のタイミングで保護者の方に登録フォームからメールアドレスをはじめとする必要情報を登録してもらいます。一家族に園児が複数名いても、人数分の登録が可能です。

登録したデータは、メール配信システムのデータベースに溜まっていきます。(※登録フォームの内容は一例です)

メール配信システムの活用例:保育園、幼稚園、学校、教育関連【連絡網編】メール配信システムの活用例:保育園、幼稚園、学校、教育関連【連絡網編】

実際に登録されたデータは、下記のような状態で確認可能です。また、管理者の方はこちらの画面にて手動で変更できます。保護者の方が「登録ができない!」といった方がいらしても、この画面から登録が可能です。

メール配信システムの活用例:保育園、幼稚園、学校、教育関連【連絡網編】

年度末には、すべてのデータを削除されるかと思います。こちらのデータを一括ですべて削除することも可能ですし、登録データのみ初期化することもできます。

保育園におすすめのメール配信システム3選

保育園におすすめのメール配信システムは下記の3つです。

  • Cuenote FC
  • eメッセージ
  • ママれん!メール

それぞれの特徴を紹介しますので、どれが向いているかを考えてみましょう。

Cuenote FC

「Cuenote FC」は、2,400社以上の導入実績がある国内トップクラスのメール配信システムです。一斉配信やセグメント配信に対応しているほか、開封率のチェック機能もあるため、送信したお知らせを保護者が確認しているかどうかが判断しやすくなります。

どのデバイスからでも見やすいHTMLメールの作成機能や、属性別に内容を差し替えられるパーソナライズ機能のほか、多言語配信なども可能です。万全なセキュリティ体制が整っているため、リスク対策も安心できます。大規模な保育園や、きめ細かな連絡をしたい保育園におすすめです。

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eメッセージ

「eメッセージ」は、保育園で使うのに便利な機能が搭載された一斉連絡用システムです。お知らせの一斉配信や出欠確認、遅刻・欠席連絡などの日常的な連絡から緊急時の連絡まで対応できます。

そのほか、検温連絡機能や出欠確認や保育園の評価に関する簡易アンケート機能もあるため、組織全体でのペーパーレス化を進めたい保育園におすすめです。

>>eメッセージの詳しい機能や費用についてはこちら

ママれん!メール

「ママれん!メール」は保育園の連絡業務に特化したメール配信システムです。園からのお知らせを配信したり、保護者が出欠確認や遅刻連絡、お迎えの時間を連絡したりするための機能が充実しています。

時間外保育の料金計算もシステム内で簡単に行えることから、日頃の連絡や登降園管理をしたい保育園におすすめです。

>>ママれん!メールの詳しい機能や費用についてはこちら

さいごに

保育園では保護者との円滑な連絡が重要ですが、従来の方法では手間がかかることもあります。そこで、効率的な情報共有をサポートするメール配信システムの導入を検討してみませんか。

メール配信システムは、保護者への一斉通知やクラス別連絡、災害時の緊急連絡など、さまざまな機能がそろっており、業務効率化に役立ちます。今回紹介した内容をもとに、最適なツールを選びましょう。

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東証グロース上場のユミルリンク株式会社は、18年以上にわたり、メール配信システムをクラウドサービス・ソフトウェアとして提供し、メールに関する専門的な技術や運用ノウハウを蓄積してきました。
メール以外にも、SMS配信サービスWEBアンケート・フォームシステムもクラウドサービスとして提供しています。

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