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体調不良で会社を休む場合のメールの書き方!気を付けるべきポイントは?

公開日:2024/05/01  更新日:2024/05/10
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体調不良で会社を休む場合のメールの書き方!気を付けるべきポイントは?

体調不良で会社を休む・欠勤してしまうことは誰にでも起こり得ることです。突然会社を休むことは周囲に迷惑がかかってしまうため避けたいと考える方もいらっしゃいますが、かぜなどの感染症にかかっている場合は感染を広げてしまう可能性もあるため、無理をせずに休んだ方が良いです。

本記事では、急な体調不良で仕事を休まなければいけない場合でも仕事が滞らないようにするための連絡方法やメールの書き方を紹介します。


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体調不良の連絡はメールで行っても良い?

急な休みの連絡は原則電話で

原則、急な体調不良で会社を休む場合の連絡は電話で行いましょう。 理由としては、電話は直接話すことができるので、状況が素早く確実に把握でき、今後の対応についても相談しやすいからです。 メールやチャットでは相手がメッセージを見るまで気付くことができず、最悪の場合見落とされてしまう(=無断欠席と思われる)ことがあります。

社内の主要なコミュニケーションツールに合わせても良い

しかし、昨今ではメールやチャットが社内の主要なコミュニケーションツールとなっており、固定電話がないというケースも少なくありません。 上司が着信に気付かず、他のメンバーも欠勤を知らずに始業してしまうのを避けたい場合には、メールやチャットでの連絡が適しています。
欠勤時の連絡については会社にとってルールが異なるため、入社時に先輩社員に聞いておくことをおすすめします。

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体調不良のメールを送る際に気を付けるポイント

始業前に連絡する

前日や当日の朝から体調不良で欠勤することが分かっている場合は、必ず始業前に連絡しましょう。 始業間際や始業後の連絡は気付かなかったり、忙しくて対応が遅れてしまったりする場合もあるため、メールの場合は始業1時間前までには送り、返信がなければ電話をかける等の対応ができるようにしておきましょう。

件名で欠勤と分かるようにする

社内外問わず、ビジネスマンは日々多くのメールを受信しています。欠勤の連絡を見逃されないようにするために、件名では部署や名前、欠勤の旨が分かるようにしましょう。

  • 体調不良メールの件名サンプル
  • ・体調不良につき休みをいただきます(○○部 ○○)
  • ・【○○部 ○○】本日休ませていただきます
  • ・【欠勤のご連絡/○○(名前)】体調不良のため

症状と状況を簡潔に説明する

欠勤のメールを送る際には、復帰の目途を記載できると良いものの、急な体調悪化となるとそのような予想も難しいことがあります。 そのような場合でも、現在の症状や今後の予定を簡潔に記載することで、受け手が状況を把握しやすくなります。
症状については、
「昨日より38度の熱が続いています」
「今朝より激しい腹痛があり、勤務が難しい状況です」

など発症したタイミングと症状について簡単に記載しましょう。また、状況については
「本日病院で診察予定です」
「かかりつけ医に相談します」

等、通院の予定を書くと診断結果が分かれば復帰の見通しが立ちやすくなるため、業務の割り振りの参考になります。

迷惑をかけて申し訳ない旨を伝える

体調不良は仕方ないことですが、急な欠勤は上司や同僚、また取引先にも迷惑が及んでしまうことがあります。 体調管理も仕事のうち、という考え方の人もいるため、急な欠勤で迷惑をかけてしまうことに対する謝罪は必ず入れるようにしましょう。

欠勤当日の予定や代理人を立ててほしい旨を伝える

欠勤する日に会議や訪問の予定が入っていることもあります。手元で予定が確認できる場合はすみやかに確認し、関係者にお詫びの連絡を入れると良いです。
急ぎの案件や当日対応しなければならないものに関しては、同じ部やチーム内で代理人を立ててもらい、対応してもらうよう依頼しましょう。

なお、会社に行かないと予定が確認できない場合は、上司や同僚に予定を確認してもらい、関係者への連絡をお願いすると良いでしょう。

本来自分がやるべき仕事を他のメンバーにお願いすることへの申し訳なさから、代理人を立てたくないと考える方もいますが、ビジネスにおいて最も重要なのは仕事を滞らせないことです。
やむを得ない欠勤の場合は周囲に助けてもらえるよう、日ごろから周囲への情報共有と何かあったら助け合える関係性が必要です。

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体調不良メールの例文

上司への連絡(自分の体調不良)

件名:体調不良につき休みをいただきます(○○部 ○○)

おはようございます。○○部の○○です。

昨日より38度の熱があるため、本日お休みをいただければと思います。
午前中に熱が下がらなければ、病院で診察してもらう予定です。
復帰の目途が立ちましたら改めてご連絡いたします。

なお、本日14時~○○社との打ち合わせがありますが、私がお休みにつき延期したいと考えております。 恐れ入りますが、どなたか先方の○○様までご連絡をお願いできますでしょうか。

【○○様のご連絡先】
メールアドレス:×××@××××.com
電話番号:080-××××-××××

本日は急なお休みでご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。
どうぞよろしくお願いいたします。

上司への連絡(家族の体調不良)

件名:本日、看病につき休ませていただきます(○○部 ○○)

おはようございます。○○部の○○です。

本日、子供が発熱しており通院が必要なため、
急で申し訳ございませんがお休みをいただけますでしょうか。
熱が下がりましたら明日は出社できる見込みです。

なお、本日12時に○○社へ訪問がありますが、私は不在のまま訪問をお願いできますでしょうか。皆様には負担をおかけしてしまい申し訳ありません。
持参する資料等については昨日共有した通りですが、ご不明な点があればご連絡ください。

>△△さん
お手数ですが、本日の議事録をとっていただき、明日共有いただけると大変助かります。
よろしくお願いいたします。

取引先への連絡

件名:【株式会社○○】本日のアポイント日時変更のお願い

いつもお世話になっております。株式会社○○の○○です。

本日17時に、御社へ訪問予定でしたが、私が体調を崩してしまったため、日程変更をお願いしたくご連絡いたしました。
お時間を確保いただいた中で大変恐縮ですが、来週以降に改めて訪問させていただいても宜しいでしょうか。
日程につきましては、復帰次第すぐにご連絡を差し上げるようにいたします。

なお、私の不在中については同部署の△△が対応いたしますので、以下の連絡先までご連絡をいただけると幸いです。

【△△のご連絡先】
メールアドレス:×××@gmail.com
電話番号:080-××××-××××

ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございませんが、何卒宜しくお願い致します。

***********************************************
○○株式会社
営業本部 営業1課 ○○

住所:
電話番号:
メールアドレス:
***********************************************

体調不良メールを受け取った際の返信

体調不良メールを受信した際、どのような返信をするのが適切か迷ったことが一度はあるのではないでしょうか。送信の際にもポイントがあったように、返信にも抑えるべきポイントがあります。

できるだけ早く返信する

メールに気付いたら、簡単な内容でもできるだけ早く返信することを心掛けると親切です。 なぜなら、相手は体調不良の中メールを送り、相手から反応があるまではメールを気にしている可能性が高いからです。 出先でメールに時間をかけられない場合は「出先につき簡単なメールで失礼します。」等の文言を入れ、メールを確認した旨を伝えれば問題ありません。

相手の体調を気遣う言葉を入れる

メールを受け取ったことに加えて、相手の体調を気遣う言葉をかけられると良いです。以下でよく使う言葉を紹介しますので、ぜひメールを作成する際の参考にしてみてください。

ご自愛ください

「お自身の体を大切にしてください」「無理しないでください」といったニュアンスを含み、体調を気遣うメールでよく使われるものの一つです。自身を気遣う意味をもつ「自愛する」に、接頭語の「ご」をつけることで、相手を敬いながら、相手が体調をいたわるように願う表現です。

この言葉は相手が体調を崩していなくても使えるという特徴があり、季節の変わり目や繁忙期にも相手の体調を気遣う表現として使うことができます。

  • 「ご自愛ください」の例文
  • 一日も早く回復されるよう、どうぞご自愛ください。
  • 季節の変わり目ですので、ご自愛くださいませ。

静養なさってください

相手が病気やけがで休息が必要な場合に、お見舞いの言葉として用いられます。「心や体をゆっくりと休めてください」という意味を持ち、入院や治療に専念する期間が必要な場合など、長期の休暇が必要な相手に用いられることが多いです。

  • 「静養なさってください」の例文
  • 仕事のことは気にせずに、ご静養なさってください。
  • どうか無理なさらず、十分に静養なさってください。

お大事になさってください

「静養なさってください」よりも柔らかい表現として用いられる言葉です。一時的な風邪や、軽い体調不良の際に使用されることが多いです。上司や取引先だけでなく、同僚などフラットな関係性でも使用されます。

  • 「お大事になさってください」の例文
  • 風邪が流行っていますので、くれぐれもお大事になさってください。
  • ご無理のないよう、お大事になさってください。

急ぎの場合は代理人に連絡をする

急ぎの案件がある場合には、本人ではなく代理人へ連絡するようにしましょう。
代理人は本人から申し伝えがあることが多いですが、分からない場合は上司や普段メールのCCに入っている人、同部署の人などが該当します。 特に思い当たらない場合は会社の代表電話に架電し、「〇〇さんと同部署の方はいらっしゃいますか?」「〇〇の案件についてご存知の方はいらっしゃいますか?」などと質問すれば、先方側で代理人を立ててもらいやすいです。

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体調が回復し、出社した際にやること

スケジュールとタスクの確認

出勤したら、まずは普段と同じように1日のスケジュールとタスクの確認を行います。欠勤している間に会議や訪問の予定が追加されている場合もあるため注意が必要です。 また、本来であれば欠勤した日にやるべきであったタスクも抜け漏れなく行えるよう、入念に確認しましょう。

メール受信フォルダの確認

次に、メール受信フォルダを確認します。 休んでいる間に大量にメールが溜まることがありますが、重要なメールを見落とさないようにしましょう。 ひとまず受信フォルダの未開封メールすべてに目を通し、返信が必要なものはフラグを付けて後からまとめて返信するなど、優先度をつけて対応することをおすすめします。

関係者への連絡

社内外問わず、欠勤中に代理で対応してもらった人や、訪問できなかった取引先には回復して仕事に戻っている旨を連絡しましょう。 今後は自分宛ての連絡にも対応できるということを知らせる必要もあるため、この連絡はマストで行います。

打合せ等を先延ばしにした場合は、次回の日程調整メールを送る

欠勤中に打合せや訪問の予定があり、それを先延ばしにした場合は、自分からすみやかに日程調整メールを送りましょう。 日程調整メールの書き方や例文は以下でも紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

日程調整メールの書き方

日程調整メールの書き方とポイント!例文を交えて紹介

まとめ

体調不良などで急な欠勤となることは、誰にでも起こり得ることです。このような不測の事態が発生した際も、関係者に対して迅速に連絡をすることで仕事の遅延を最小限に留めることもビジネスマナーの一つです。
ビジネスシーンでよく発生する事象についてもメールの書き方を紹介していますので、よろしければ関連記事も参考にしてみてください。

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