日程調整メールの書き方とポイント！例文を交えて紹介

ビジネスシーンや採用面接等で、顧客や取引先とのアポイントを取るために日程調整メールを送ることがあります。 単なる日程調整と思われがちですが、相手にとって見やすく・分かりやすいメールの文面にすることでより日程調整がスムーズに進みます。
本記事では、日程調整メールを送る際の書き方とポイントについて、例文を交えてご紹介します。

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日程調整メールを送る際のポイント

日程調整メールで確実な連絡を行うためのポイントは、件名・内容・日程の連絡の3つに分けられます。 それぞれ以下で説明します。

件名で日程調整と分かるようにする

受け手が日々たくさんのメールを受信していることを想定して、件名を分かりやすく簡潔にしましょう。 「訪問日の調整について」や「アポイントの依頼」など、日程調整を目的としたメールであることが一目で分かるような書き方にすることをおすすめします。

内容には概要や目的を記載する

メールの内容には、なぜ日程調整を行いたいか、その目的や打合せの概要を記載するようにしましょう。 当日の相談事項や提案事項を前もって知らせておくことで相手も打合せに向けて準備することができ、効率化に繋がります。 想定される時間についても大まかに記載しておくようにしましょう。

日程の連絡についての注意事項

自分から日程候補を提示する

日程調整を行う場合は、原則として自分から候補日程を複数提示しましょう。 特にクライアントに対してメールを送る場合は、日程候補日を先方に出してもらうことは避けるのがベターです。
しかし、少し先の予定を確認する際や、先方の都合に合わせて対応できる場合は先方に候補を出してもらうように依頼することもできます。 先方から候補をもらいたい場合は、その理由を明記するようにしましょう。

候補日は少なくとも2～3日提示する

候補日は少なすぎず、多すぎないようにすることを心掛けます。
もし急な日程調整となり、やむを得ず少ない日数で提示する場合は、「候補日が少ないため、難しい場合は再調整させていただきますのでお気軽にご連絡ください。」など と相手を配慮した１文を入れると良いでしょう。

日にち・曜日・時間が記載されているか確認する

曜日の記載が漏れている、日にちと曜日が合わないなどのミスはよく発生します。 送信する前に改めてカレンダーを確認し、正しい日程・曜日になっているか確認しましょう。

• 認識相違を生まないためのポイント
• 日にち：「〇日」だけでなく「〇月」も必ず書く
• 曜日：日にちと曜日が合っているか確認する
• 時間：基本的には24時間表記（0:00～24:00）。12時間表記の場合はAM・PMを記載する

関係者の予定が空いているか再度確認する

日程調整を始めてからメールを送るまでの間に、関係者のスケジュールが埋まってしまうこともよくあります。 予定が空いていることを確認したら事前に仮でスケジュール登録をしておくか、社内のメッセージングツール等を使って本人に確認しておくと良いでしょう。 念のため、メール送信前に参加者全員の予定が空いているか確認してから送信する意識を持ちましょう。

オンラインの打合せか、対面の打合せかを記載する

打合せを行う場合、オンラインのミーティングなのか、訪問するのかを明確に記載するようにしましょう。 全体の所要時間が異なるほか、訪問される方は会議室の手配なども必要になります。 そのため、日程調整を依頼する段階で打合せ形式を伝えられると良いでしょう。

日程調整メールの例文

取引先へのアポイントメール

普段やりとりをしている取引先との日程調整のメールを想定した、基本的な文面です。

お客様へのアポイントメール

BtoBのビジネスや不動産など、問い合わせがあった方へ商談・訪問の日程を調整するメールを送ることもあります。 その場合のメール文例をご紹介します。

いただいた候補日への返信メール

日程調整メールが送られてきた際、相手の候補日に予定が合わなかった際のメールです。

日程調整メールの効率化に役立つツール

普段やりとりしている取引先との日程調整メールにはこれまでご紹介した例文を参考にしていただければと思いますが、 営業メールなど一度に多くのメールを送りたい場合はツールを利用するのがおすすめです。
日程調整の一斉配信に活用できるツールを、そのメリットと合わせて紹介します。

日程調整ツール

日程調整ツールとは、ZoomやGoogleMeet、MicrosoftTeamsなどのWeb会議ツールと連携し、 日程候補のリストアップから予定登録、Web会議のURL発行まで、日程調整タスクを自動化するツールです。
日程調整ツールを利用すれば候補の提示から回答、確認等のやりとりを省くことができ、最近では取引先との日程調整の際にも利用する企業が増えています。

メール配信システム

メール配信システムは、配信リストの作成、メール文書の作成、メールの一斉配信を簡単に行うことができるツールです。
日程調整におけるメール配信システムの活用方法は以下の通りです。

• ・メール文書をテンプレートで保存する
• ・アプローチリスト（営業リスト）を作成し、定期的にメールを送る
• ・問合せ等の行動を起点に自動で日程調整メールを送る

メール文書をテンプレートで保存する

一度作成した文書は、テンプレートで保存することが可能です。 また、属性差し込み機能を使えば宛名や役職を自動で差し込み、1to1のようなメールを送ることができます。
メール文面に日程調整ツールのURLを埋め込めば、最新の情報を送ることができるためメール文面作成における効率化に繋がります。

アプローチリスト（営業リスト）を作成し、定期的にメールを送る

過去になにかしらの接点があり、メールアドレスを収集した顧客リストを活用すれば、定期的にメールでの営業活動を行うことができます。ただし、営業目的のメールやメルマガを一斉配信する場合は、必ずオプトイン（配信の同意）を取ってから送るようにしましょう。
参考：オプトイン（Opt-in）とは？

問合せ等の行動を起点に自動で日程調整メールを送る

問合せや説明会の申込など、顧客がとった行動を起点に自動でメールを送ることができる機能があります。 さらに確度の高い見込み客のみにメールを送りたい場合は、メルマガの開封有無やURLのクリック有無に応じて自動でメールを送ることができる機能があり、 これらはステップ・シナリオメールという機能が搭載されているメール配信システムで利用できます。
このような機能はオプションになっているシステムもあるため、情報収集の段階で確認しておくのがおすすめです。

SMS配信システム

日程調整などの短いメッセージであれば、SMS（ショートメッセージサービス）を使うのも一つの手段です。 例えば、内見の連絡や求職者への面談の連絡、サービスの紹介等を目的とした商談の打診などは着眼率の高いSMSがおすすめです。

SMS配信サービスを利用すればスタッフ個人の携帯にしか履歴が残らない、ということを防ぐことができ、 双方向でメッセージを送受信した場合でも、そのやりとりを保存したりダウンロードすることができます。

電話番号のみ知っていればメッセージが届くという点もSMS配信システムのメリットです。

まとめ

本記事では、日程調整メールの書き方と例文、さらには業務効率化に役立つツールの紹介をしました。 基本的には、「相手が候補日程を見やすいか、認識の相違が生まれない書き方になっているか」という部分を確認して作成いただければと思います。
また、取引先との日程調整なのか、打合せや商談を打診する営業のメールなのかによっても適切なツールが異なります。 必要なツールを選定する際には、自社でやりたいことができる機能が搭載されているかどうかを確認し、問合わせるようにしましょう。

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