メルマガ配信の運用でセキュリティを高めるには?

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どんな企業でも、どんなビジネスであって敏感にならざるを得ないのが「情報セキュリティ」。連日情報漏洩のニュースが報じられることも、珍しくありません。
情報漏洩は、メルマガ配信を日々されているご担当者の中にも他人事ではないと考えられている方々が、多くいらっしゃるかもしれません。


そこで今回の記事では、メルマガ配信を行うセキュリティレベルを高めるためにはどうしたら良いのか紹介していきます。


情報の漏洩はどのような要因で起こるのか

情報漏洩は外部から悪意のある攻撃が約2割、約8割は「内部理由」によるものと言われています。


シマンテック社『情報漏洩の原因を徹底解析!原因と結果から学ぶ意識改革』


【出典】シマンテック社『情報漏洩の原因を徹底解析!原因と結果から学ぶ意識改革』

故意・過失を問わず、「ヒューマンエラー」が引き起こす人災がほとんどであると言えます。
つまり、外部から悪意のある攻撃に恒常的にセキュリティ対策をしつつも、力を入れるべきは「人災」を防止する仕組みづくりになります。


メルマガ配信の運営のおける情報漏洩はどのようにするか

それではメルマガ配信の運営において、情報漏洩を防止するにはどのようにしたらよいのでしょうか。メルマガ配信の運営においても「ヒューマンエラー」をいかに防止していくかが、運用におけるセキュリティ対策の重要事項になります。


では、どのように運用上のセキュリティ対策をしていけばよいでしょうか?


理屈上は簡単です。
「ヒューマンエラー」が起き得る運用をしなければよいのです。
とはいっても、100%完璧に対策することが難しいのも事実ですので、セキュリティ対策として、有効だと考えられる対策を紹介していきたいと思います。


1.一斉配信用途でメーラーを使わない

当たり前のように思えますが、ごく小さい規模であれば、メーラーのBCCを使って、メルマガ配信の運用をしているケースもあります。メーラーを使っているということは、作業のほぼすべてが人的であり、件数に比例して誤操作の可能性が増えるので、メルマガ配信では避けるべきでしょう。

これに対してメール配信システムやサービスでは、1通1通メールを送る仕組みを採用しているため、「誤操作によりCCへメールアドレスを入れてしまい情報漏洩」といったセキュリティ事故を防止することができます。

※メーラーで一斉配信をすることによるリスクは、過去のブログ記事『あなたもやっていませんか? メーラーの一斉送信に潜むリスク』でも紹介しています。


2.操作するユーザーの権限は最小限に

メルマガの運用では、必ずメールアドレスリストを扱いますが、このリストを扱う担当者の数が増えれば増えるほど、個人情報漏洩のリスクも増します。

故意でなくとも、誤ってリストを外部のストレージサービスに保存してしまったり、何かの手段で送ってしまったりということがあるかもしれません。

一般的なメール配信システムやサービスを利用すれば、システムやサービスの利用者単位に操作できる権限を使い分けることができるはずですので、セキュリティ上、保護すべきデータは、最小限の利用者のみに権限を与えるようにしてください。


操作するユーザーの権限は最小限に


3.社外利用を禁止する

皆さんは、会社で業務が終わらずに自宅に業務を持ち帰ってしまった経験はないでしょうか?

先程も述べましたが、メルマガの運用は、メールアドレスという個人情報を扱う業務が含まれています。そのように保護すべきデータが含まれた業務を自宅ですること自体は大きなセキュリティリスクになります。

そのため、メルマガ配信の運用業務は、社外で利用できないよう、システムやサービスを利用できるIPを制限し、社外で利用できないようにしましょう。


社外利用を禁止する


4.ダブルチェックできる仕組みを作る

メルマガを複数運用していると本来送るべき宛先ではないリストに誤って送ってしまったというケースはよく耳にします。

もちろん人間が操作するので、残念ながら100%ミスを防止することはできませんが、強制的にダブルチェックを必須とする運用を設けることはできます。

メール配信システムやサービスでは、一般的に「操作担当者以外の第三者が承認行為を行わなければ、メールを配信できない」といった承認機能を設けているでしょう。

この承認機能を使えば、ダブルチェックが運用上必須となり、「誤った宛先に送ってしまった!」、「メールの原稿を間違えた!」というミスを防止することができます。


ダブルチェックできる仕組みを作る


5.配信リストはメール配信システムやサービスと自動連係させる

人はロボットではありませんので、どんなに完ぺきな人でもいつかは、ミスをすることもあります。そういったミスのリスクをなくすには、そのような業務・運用を行わないに越したことはありませんよね。

メールアドレスという個人情報の塊であるメルマガの配信リスト。

当たり前ですが、利用者に触らせないようにすることが、運用をするうえで、最大の対策です。
メール配信サービスの中には、配信リストを自社の個客データベースやシステムと連係させるための機能を有しているサービスもあります。

比較的簡単に連係できると思いますので、リスク回避のため、配信リストはシステム間で自動連係させるのが最善です。


配信リストはメール配信システムやサービスと自動連係させる


まとめ

メルマガ配信は、顧客リストが増えれば増えるほど有効なマーケティングツールとなります。その一方で、それに比例して管理が困難になり、情報漏洩のリスクは高まります。

程度によりますが、人がやらなくて済む作業は、できるだけ仕組化・自動化することがヒューマンエラーを防止する第一歩になります。

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