郵送コスト削減にはSMS送信サービス！メリットなどを解説

2024年10月に郵送料金は値上がりしました。例えば「はがき」は63円→85円と3割を超した値幅です。送信数の多い企業にとっては、無視できない費用の増加です。

代替手段には、メールやアプリなど多々ありますが、特に注目されているのが電話番号宛てに短い文章を送ることができるSMS（ショートメッセージサービス）です。

当記事では郵送コストの値上がりについて解説したのち、代替手段であるSMS について解説していきます。

2024年10月の郵便料金値上げとは？

郵便サービスの安定的な提供を維持するために、郵便料金の変更がされました。変更された主な内容は以下の通りです。

	2024年9月30日まで（旧料金）	2024年10月1日以降（新料金）
定形封書（25g以下）	84円	110円
定形封書（50g以下）	94円	110円
はがき	63円	85円
レターパックプラス	520円	600円
レターパックライト	370円	430円

出典：日本郵便株式会社

郵便料金が値上げされた理由とは？

郵便局のサイトには「郵便サービスの安定的な提供を維持するため」と記載されています。背景として考えられるのは「デジタル化による郵便物の減少」と「人件費などコストの上昇」です。この値上げは消費増税の要因を除くと1994年1月以来の30年ぶりです。

今後もさらなるデジタル化になることが予想され、物価も上昇していくことが予想されるため、再び値上げになる可能性も０ではありません。

郵便物の主な代替手段

SMS（ショートメッセージサービス）

SMSは、電話番号宛てに短い文章を送るサービスです。メールアドレスや住所がわからなくとも、電話番号さえわかれば送信できます。また、文章のみの短い文章しか送ることができませんが、リンクを貼ることができます。そのため、文章で一番伝えたい要件を記載し、詳しくはWebサイトなどに誘導することで、より多くの情報を確認してもらうことができます。

また最大の特徴として、電話番号はメールアドレスと比べて変わり辛いなどの影響で、到達率が99%程度で開封率も極めて高いとされています。料金督促や支払情報など重要な内容を届けるときにも最適です。

メール

メールは、HTMLメールであれば画像の配置をすることもでき、長い文章でも送信することができます。またリンクを貼ることができるため、詳細をWebページで確認してもらうことも可能です。さらに、メール配信システムを活用して送信すれば、開封率やクリック率・到達率などデータを取得することができます。

ただし、メールアドレスの取得が必要です。郵送時には名前と住所に加え電話番号程度の情報のみであった場合には、新規にメールアドレスを取得しなければなりません。

アプリやWebサイトでの通知

スマートフォンアプリや、Webサイト内で情報を届けるということもできます。特にアカウント機能があれば、マイページなどにお知らせを届けることで個別の情報を送信することも可能です。

ただし、SMSやメールと比べて、アプリをインストールしたままにしてもらうことや、Webサイトにアクセスしてもらうなど、受取り手がアクションを起こす必要があります。

企業がSMSを送信するなら「SMS送信サービス」がオススメ

企業が顧客宛てにSMSを送る場合でも、社用携帯から送ることも可能ではありますが、送信履歴を見ることができず、属人化・ブラックボックス化する懸念があり、リスクが伴います。

SMS送信サービスは、PCなどから個別・一斉問わずSMSを送信できる専用サービスです。複数人で利用可能で、属人化を防止できます。

「SMS」と「SMS 送信サービス」の送信費用とは？

SMSは、送信する側のみ料金がかかるサービスで、一般的には1通3.3円から送ることができます。ただし、1通とはおおよそ70文字で1通とされるため、120文字の文章を送る場合には2通としてカウントされます。

URLなどを記載すると２～3通になる可能性がありますが、値上げされた「はがき」の料金である85円と比べると、大きくコスト削減に繋がります。

SMS送信サービスの場合は、1通8円程度で送ることができます。初期費用は掛からないケースが多いです。携帯から直接送る方法より多少費用は上がりますが、それでも「はがき」と比べると安価にすみます。

SMS送信サービスのメリットは？

送信先の管理ができる

SMS送信サービスのメリットは、送信先の管理ができます。CSVなどで管理画面に送信先情報をアップすれば、以降は配信するリストなどを選ぶだけで宛先設定が完了します。
またAPI連携を行えば、自動的に管理画面などの情報を管理画面に同期することができ、誤操作などの可能性も大きく低減できます。

さまざまな面でコストを削減できる

「はがき」の代替手段としてSMS送信サービスを利用する場合、１通当たりの送信費用が抑えられることはもちろんのこと、封筒の購入や印刷費用・封入作業など郵送でかかる業務量が減るため、業務効率化や人件費抑制などにもつながります。

SMS送信においても、送信に伴う業務はあるもの、送信先リストが管理画面にある場合には、送信するリストの選択と文章の作成に加え、必要に応じた配信設定を行えば、低負担で送信が完了します。

案内後の閲覧状況が分かる

SMS送信サービスでは、到達したかの有無を確認することができます。またリンクを設置していれば、クリック数を計測することもできます。

マーケティングオートメーションの略であるMAツールなどを併用すれば、見込み度の高い顧客を抽出するなど、マーケティング施策としても有効です。

郵送からSMS送信サービスに乗り換えた事例

SMSはコスト削減だけでなく、簡単に送信できるため、「はがき」よりも情報伝達の幅が広がります。

郵送の代替でコスト30%減 - 刈谷市役所様

直接的な郵送料はもちろん、封筒の印刷費用なども含めると、30%ほどのコスト削減に成功しました。これらも非常に大きいことですが、もう一つ大きな変化は事務時間の削減です。郵送の頃はおよそ1週間かけて準備をしていましたが、今は1日で全ての作業を終えることもあります。

また郵送の場合、印刷、封入、投函といった一連の作業が存在するため、ある程度まとまった時間を確保する必要がありました。それに対し、SMS配信はパソコン上ですべて完結する作業のため、すき間時間に対応できることもあり非常にありがたいです。印刷物と異なり配信直前まで編集も可能なため、精神的にも楽になったと思います。

引用元：刈谷市役所様事例

未納税者の回収率31％増を実現 - 木更津市役所様

Cuenote SMSの運用開始は2024年5月でしたが、直前の4月は年1〜2回ある催告文書大規模送付のタイミングでした。そこで初回のSMS配信として、催告文書に未反応の人を対象にメッセージを送ったのです。配信直後10日間の税金収納額を前年同時期と比較したところ、約３１％増加していました。電話や文書での催告も随時行っていたためすべてSMSの効果であるとは言い切れませんが、大きな実績をあげることができました。

また税金未納者への督促状発送件数も、2024年4〜9月は対前年比で2,000件ほど減っています。督促状が減ったということは、納税期限内に納付した人が増えたということです。詳細な数字は分析中ですが、郵送での督促状発送数が減ったことで、ハガキの郵便費用や制作費用が削減できました。督促状を減らすことは、二つの面での費用削減に貢献していると考えています。

引用元：木更津市役所様事例

SMS送信サービスの選び方

国内直接接続のサービスを選ぶ

SMS送信サービスは「国内キャリアと直接接続」のものとそれ以外のものがあります。SMSは海外では日本以上に利用が多く、迷惑メッセージも多いことから、海外通信網を利用していると相手に届き辛くなります。そのため、「国内キャリアと直接接続」であるか確認しましょう。

セキュリティの高いサービスを選ぶ

「はがき」から代替する用途では、個人情報を扱う内容もあるでしょう。このような場合において、誤送信やＳＭＳ送信サービスへの不正ログインなどによる情報流出を防ぐために、できるだけセキュリティレベルの高いサービスを選びましょう。

確認方法の１つに、導入事例などに市区町村や公官庁・金融機関など高いセキュリティを求める企業があるかチェックする方法があります。

双方向SMSができるサービスを選ぶ

SMS送信サービスは、名の通り基本的に送信しかできません。しかし、サービスによっては受信も可能な「双方向機能」があります。オプション費用が掛かるケースが一般的ですが、送った情報を元にやり取りが発生する場合には、双方向の機能があるか確認しましょう。

SMS送信サービス比較10選！選び方や比較ポイントについてわかりやすく解説

SMS送信サービスなら「Cuenote SMS」

Cuenote SMSは、1通6円～送信できるSMS送信サービスです。また、送信元番号をオプション費用なく設定できるなど、実際に導入した場合の料金も安価に抑えることができます。

またオプション費用が掛かるものの、双方向でやり取りができる機能など、SMSで連絡を行う際に必要な機能が揃っています。ぜひお問合せください。

代替手段にメールを利用するなら「メール配信システム」がオススメ

メールの場合、メールアドレスの取得が必要ですが、「はがき」の代替手段としても十分に有効です。特にメール配信システムを活用する場合には、SMSでは取得できない「開封の有無」を取得することも可能です。

またメールを読まなかった人には、メールの件名を変えて再送するなどの「シナリオメール」ができるサービスもあります。これを行えば、重要なメッセージをより高い確率で読んでもらうことが可能です。

メール配信システムの費用は？

メール配信システムは、通数に応じた料金テーブルと、送信するアドレス件数に応じた料金テーブルの２つあります。ただし、どちらの料金テーブルにおいても１万アドレス程度に送る場合は、数万円程度で収まります。

メール配信システム比較！機能やサービス比較、目的別の選び方。

さいごに

SMSもメールもそれぞれ特徴があります。「はがき」の代替手段として、重要な内容はSMS。お知らせなどライトな内容は「メール」など使い分けていくと良いでしょう。

当社ではメール配信システムの「Cuenote FC」も提供しています。それぞれご検討ください。